事業(yè)單位人事檔案信息化建設(shè)探析

摘 要：信息的發(fā)展帶動(dòng)和各行各業(yè)的信息化發(fā)展，事業(yè)單位人事檔案的信息化建設(shè)過(guò)程中還面臨著許多困難，如何克服這些困難是本文研究的重點(diǎn)。筆者從思想上的重視程度，資金的投入，相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)和人才這幾個(gè)方面具體展開(kāi)了討論。

關(guān)鍵詞：人事；檔案；信息化

1 引言

信息革命的浪潮推動(dòng)了各個(gè)行業(yè)的信息化轉(zhuǎn)變，事業(yè)單位人事檔案管理在經(jīng)歷了傳統(tǒng)管理的方式后，逐步開(kāi)始向信息化轉(zhuǎn)變。人事檔案的信息化管理相比于傳統(tǒng)的管理方式有著一些獨(dú)特的優(yōu)點(diǎn)，例如儲(chǔ)存時(shí)間長(zhǎng)，更新速度快，方便查找，以及效率上的提升等，這些優(yōu)點(diǎn)會(huì)逐步拉大與傳統(tǒng)檔案管理方式的差距，促進(jìn)事業(yè)單位人事檔案信息化的進(jìn)一步發(fā)展。

2 事業(yè)單位人事檔案信息化建設(shè)的不足

2.1 思想上的不重視

事業(yè)范圍的領(lǐng)導(dǎo)更關(guān)注的是單位的經(jīng)濟(jì)效益和收入，對(duì)檔案的管理重視程度不夠，認(rèn)為檔案的建設(shè)對(duì)本單位的發(fā)展幫助不大。這就導(dǎo)致了事業(yè)單位的人事檔案沒(méi)有足夠的資金來(lái)進(jìn)行信息化建設(shè)。另外人事檔案部門的員工也不被領(lǐng)導(dǎo)重視，他們認(rèn)為在人事檔案部門得不到升職的機(jī)會(huì)，不愿意到人事檔案部門里來(lái)，這就直接導(dǎo)致了事業(yè)單位招聘不到優(yōu)秀的檔案專業(yè)人才，給人事檔案部的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展帶來(lái)了巨大的困難。

2.2 對(duì)人事檔案部的資金投入不足

人事檔案部門信息化的建設(shè)需要大量的資金投入，例如計(jì)算機(jī)主機(jī)的購(gòu)買，服務(wù)器的搭建，相關(guān)軟件的更新維護(hù)等，高素質(zhì)檔案管理人才的招聘等，這些都需要大量的資金支持。但是事業(yè)單位每年對(duì)人事檔案部的預(yù)算有限，沒(méi)有足夠的資金來(lái)購(gòu)買這些軟硬件和人才的開(kāi)支。資金門檻始終是事業(yè)單位信息化建設(shè)跨不過(guò)的一道坎。

2.3 缺乏相關(guān)的人事檔案信息化管理標(biāo)準(zhǔn)

檔案信息化管理標(biāo)準(zhǔn)是事業(yè)單位人事檔案管理部門進(jìn)行檔案信息化建設(shè)的依據(jù)和基礎(chǔ)，是高質(zhì)量的信息化檔案建設(shè)的保障。通過(guò)該標(biāo)準(zhǔn)，事業(yè)單位的人事檔案部門可以根據(jù)各部門的情況來(lái)擬定檔案建設(shè)工作。但是，現(xiàn)實(shí)情況是各事業(yè)單位沒(méi)有一套統(tǒng)一的檔案信息化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)，各個(gè)事業(yè)單位各自為政，互相缺乏交流。

2.4 人事檔案管理人員素質(zhì)參差不齊

人事檔案管理人員的素質(zhì)表現(xiàn)在以下兩個(gè)方面，一是專業(yè)的相符性，既是否是檔案管理相關(guān)專業(yè)出身，我國(guó)高校中相關(guān)的專業(yè)包括本科階段的信息管理專業(yè)以及研究生階段的圖書情報(bào)專業(yè)，這些專業(yè)畢業(yè)的學(xué)生能很好的適應(yīng)信息化檔案管理的任務(wù)。但是現(xiàn)實(shí)情況是很多事業(yè)的單位的檔案管理人員沒(méi)有相應(yīng)的專業(yè)背景，很難適應(yīng)檔案管理信息化建設(shè)的工作；二是檔案管理人員的工作年限，工業(yè)經(jīng)驗(yàn)的累計(jì)是衡量一個(gè)檔案管理人員能力的重要指標(biāo)，很多事業(yè)單位在招聘檔案管理人員時(shí)不考慮工作經(jīng)驗(yàn)，很難開(kāi)展相關(guān)工作。

2.5 資源共享不夠全面

事業(yè)單位人事檔案的信息化管理中地域差別較大，并不是所有地域的事業(yè)單位都是信息化管理。有些城市雖然早己經(jīng)將資源共享系統(tǒng)投入到使用中，但是檔案管理者的技術(shù)能力較為薄弱，不能充分利用該系統(tǒng)，最終造成了系統(tǒng)資源的浪費(fèi)。系統(tǒng)中存在一定的權(quán)限限制，各部門賬號(hào)登陸之后只能查閱自己部門的人事檔案的數(shù)據(jù)，部門之間的資源共享并沒(méi)有開(kāi)發(fā)出來(lái)，造成了各部門間的管理情況落實(shí)不夠全面，不符合現(xiàn)代社會(huì)的信息化發(fā)展趨勢(shì)。。

3 事業(yè)單位人事檔案信息化建設(shè)的完善策略

3.1 加大對(duì)人事檔案信息化建設(shè)的重視程度

首先，事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)要對(duì)人事檔案信息化建設(shè)引起充分的重視。人事檔案信息是單位的重要資源，它不僅記錄了個(gè)人的基本信息，還記錄和反應(yīng)了個(gè)人的工作經(jīng)歷和社會(huì)活動(dòng)表現(xiàn)，反應(yīng)了個(gè)人的綜合素質(zhì)和業(yè)務(wù)能力，是事業(yè)單位發(fā)現(xiàn)人才的重要途徑，為事業(yè)單位正確選拔職工提供重要依據(jù)。其次，人事檔案信息化建設(shè)不是一蹴而就的，是一個(gè)技術(shù)性很強(qiáng)的工作，需要提升檔案管理人員的信息化水平，為人事檔案管理工作輸送專業(yè)人才，以滿足檔案信息化建設(shè)的需要。一方面，事業(yè)單位要加大對(duì)現(xiàn)有檔案管理者的培訓(xùn)力度，提升檔案管理者的計(jì)算機(jī)技術(shù)、信息管理技術(shù)，多為檔案管理者提供信息管理技術(shù)交流平臺(tái)，營(yíng)造良好的學(xué)習(xí)環(huán)境。另一方面，要積極引進(jìn)專業(yè)人才，招納一批懂檔案管理知識(shí)，又懂信息化技術(shù)和檔案信息管理技術(shù)的專業(yè)人才，為事業(yè)單位人事檔案信息化建設(shè)做貢獻(xiàn)。

3.2 加大資金的投入

加大資金投入，保障檔案信息化建設(shè)進(jìn)程。檔案信息化建設(shè)的前提是完善基礎(chǔ)設(shè)施，因此事業(yè)單位需要投入資金完善基礎(chǔ)設(shè)施，保障檔案信息化建設(shè)進(jìn)程。實(shí)現(xiàn)人事檔案信息化管理，是事業(yè)單位適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的必然選擇，也是檔案管理者而臨的重要任務(wù)。要配置信息化管理儀器，如高配置的計(jì)算機(jī)、打印機(jī)、刻錄機(jī)、數(shù)碼相機(jī)、掃描儀等技術(shù)裝備。另外，要加大對(duì)人事檔案工作者的培訓(xùn)費(fèi)用投入，對(duì)工作人員進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn)和指導(dǎo)。

3.3 建立完善相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)

人事檔案部門首先要制定出檔案信息化管理的規(guī)章制度，保障具體工作的充分落實(shí)；其次要建立檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)，例如在檔案的信息化錄入時(shí)規(guī)定包含哪些方面的信息、信息多久更新一次、信息的維護(hù)操作等。在法規(guī)與標(biāo)準(zhǔn)的制定時(shí)一方面要邀請(qǐng)相關(guān)專家以座談會(huì)的形式進(jìn)行討論，另一方面也要通過(guò)調(diào)查問(wèn)卷，實(shí)地調(diào)查等手段收集民眾的意見(jiàn)，以此建立起一個(gè)科學(xué)、有效、規(guī)范的信息化檔案運(yùn)行機(jī)制。

3.4 引進(jìn)專業(yè)化人才

事業(yè)單位要想做好檔案管理信息化，就需要培養(yǎng)出一批高素質(zhì)、穩(wěn)定、專業(yè)化的檔案管理人員。隨著信息技術(shù)的發(fā)展越來(lái)越快，對(duì)管理人員的專業(yè)素質(zhì)上的要求也必將越來(lái)越高。要求檔案管理人員不僅僅懂得檔案管理、懂得信息化的管理技術(shù)，而且由于人事檔案管理工作具有特殊性，其中涉及了個(gè)人的信息資料，為防比這些數(shù)據(jù)外漏，還需要工作人員良好的品德素質(zhì)。

3.5 做好檔案數(shù)據(jù)庫(kù)和檔案管理系統(tǒng)的同步工作

由于人事檔案的數(shù)據(jù)都是百萬(wàn)量級(jí)的，因此建立檔案數(shù)據(jù)庫(kù)顯得非常必要。檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的建立要滿足一下幾個(gè)方面的要求，一是實(shí)現(xiàn)的信息的準(zhǔn)確錄入和刪除操作、二是實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)庫(kù)的動(dòng)態(tài)更新、三是實(shí)現(xiàn)人事檔案更新的及時(shí)性、四是實(shí)現(xiàn)人事檔案數(shù)據(jù)的長(zhǎng)期保存、五是保證檔案數(shù)據(jù)在數(shù)據(jù)庫(kù)中的安全性。人事檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的建立不僅可以極大的減少工作人員的工作量，而且可以實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)及時(shí)更新，使數(shù)據(jù)管理起來(lái)更加方方便。

4 總結(jié)

隨著信息化時(shí)代的到來(lái)，事業(yè)單位要深刻認(rèn)識(shí)人事檔案信息化建設(shè)的重要性，加大資金的投力度，完善相關(guān)的檔案建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)，培養(yǎng)檔案管理專業(yè)化人才，只有這樣才能加快人事檔案信息化建設(shè)的步伐，適應(yīng)信息時(shí)代的發(fā)展需要。

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作者簡(jiǎn)介

吳靈軍（1984-），男，甘肅靈臺(tái)人，本科，畢業(yè)于中央電視廣播大學(xué)，助理檔案館員，研究方向，人事檔案管理。