試論文書檔案的科學化管理

姜斌

摘 要：文書檔案作為社會發(fā)展的記載器，它代表著各單位的歷史進程。隨著社會發(fā)展的進步，文書檔案的管理模式也發(fā)生了變化，這就意味著其向科學化管理的邁進已具備了充足的基礎條件。在現(xiàn)代背景下如何運用新的管理模式及計算機技術來對文書檔案進行科學化的統(tǒng)一管理已成為重點。本文就對其科學管理的策略進行分析。

關鍵詞：文書檔案；科學化管理；策略

文書檔案記錄作為社會組織而從事的的各項管理活動，它的組成部分是活動過后具有儲存價值的文書。隨著社會的不斷發(fā)展，文書檔案管理也面臨著新的挑戰(zhàn)。如何能實現(xiàn)文書管理現(xiàn)代化，如何能提高對文書檔案進行科學的具有價值性的資料歸檔，對其工作以及社會的發(fā)展都有著重要的現(xiàn)實意義。

1 傳統(tǒng)的文書檔案與實現(xiàn)文檔一體化

我國傳統(tǒng)的文書檔案處理一般都屬于不同的部門負責，即檔案管理由檔案部門執(zhí)行，文書處理則由其他不同的工作者負責。這種兩者隔開的管理方式在處理過程中容易出現(xiàn)錯誤，比如難以修改已歸類好的檔案，或者由于程序復雜而出現(xiàn)的遺漏現(xiàn)象。這些直接影響了文書檔案管理的效率，降低了檔案的信息服務功能。所以，隨著社會的發(fā)展需求，文檔一體化成為了一種新穎、具有高效的管理模式。文檔一體化的意思就是把當前在工作中的各單位相對分散并獨立的文件管理和檔案管理統(tǒng)一歸為一個完整的整體來進行有效的管理。這種新的管理方式徹底改變了過去文件管理與檔案管理獨立開來，過于分散的狀態(tài)，將其統(tǒng)一為更方便管理的有機整體。

文檔一體化管理模式的運用將文書的處理項目推向了文檔管理工作中最重要的一部分。再者，文件的處理質量直接影響著文書檔案管理的有效性與準確性。所以文檔一體化不僅創(chuàng)造了科學管理所帶來的嶄新的空間，更使文檔的管理程序更加精細與有序。體現(xiàn)了文檔一體化的科學性與時效性，充分發(fā)揮了文書檔案的真正價值。

2 計算機技術下文書檔案的管理

隨著計算機信息技術的快速發(fā)展，以無紙化資源為主導的操作模式為檔案管理模式的轉化起到了決定性作用。它不僅使檔案管理的模式由手動操作升級為計算機操作，還使其儲存的方式也發(fā)生了根本性變化，由紙質形式變?yōu)殡娮淤Y源形式。

這種檔案的管理模式按類即整理歸檔，不僅減輕了工作者的勞動量，還從整體上大大的提高了工作效率。另外，我國傳統(tǒng)的文書檔案管理中，對以歸檔整理好的文檔若要再次進行修改處理的話，就只有將文書檔案拆開重做，這種呆板的管理模式?jīng)]有任何意義之外，還極大浪費了時間、資源與勞動力。而基于計算機信息技術下的文書檔案管理模式根本不會出現(xiàn)這種問題，文件的修改僅僅依靠鍵盤操作即可。信息的運用與保存也可以直接轉化為電子版的文獻信息，網(wǎng)絡科技的運用隨時可以提供文書檔案需要檢索的資源，與傳統(tǒng)管理方式相比，這種準確率是占絕對優(yōu)勢的。

3 加強檔案原始性的認定、存儲于備份

1.檔案的形成是文件有規(guī)律、有價值的轉化過程，是一種具有考查性與法律性結合而形成的原始記錄的過程。而文件的收集、整理、以及鑒定是以傳統(tǒng)的紙質檔案記錄為主的工作起點，當然這也是檢驗檔案有效性與真實性的關鍵。

2.作為信息技術支持下的電子檔案，它主要來源于檔案庫的數(shù)字化與現(xiàn)實結合而產(chǎn)生的電子文件，雖然數(shù)字化之后的電子原件可以作為紙質原件的副本，但它與傳統(tǒng)的文件還是存在差異，比如收集、整理、檢查等過程屬于交叉形式，比較復雜，雖然過程當中也有數(shù)字簽署、電子簽署等技術來保證電子文件的原始性等，但其形成后的電子文件相對于原載體來說仍然充滿了不定性，因為它可以繼續(xù)編輯、修改制定，而且在轉化為電子檔案時并沒有表現(xiàn)出文件歸納成檔案的一個過渡階段，完全是依靠工作人員通過網(wǎng)絡進行復制、粘貼、上傳，這類文檔的質量是根本無法確認的。所以，我們要注意的是，電子文件在歸檔時必須要附屬于每一份文件的靜態(tài)以及動態(tài)數(shù)據(jù)信息。靜態(tài)數(shù)據(jù)信息包括滿足于大眾想查詢的原件屬性信息以及原件所設定的存儲格式、版本問題、涉及到的處理工具等基本環(huán)境的記錄。動態(tài)數(shù)據(jù)信息包括創(chuàng)建、審核、接收、變更、歸檔等貫穿于文件始末處理過程的記錄。這樣才能確認檔案的原始性，確保電子文件的最高有效性。同時，這也要求檔案管理者在接收電子文件時要通過對其數(shù)據(jù)的信息分析與核對，如果發(fā)現(xiàn)有信息不符的文檔就必須返回給歸檔人。除此之外，管理者還要在一定程度上保證數(shù)據(jù)來源是以系統(tǒng)自動提取為主的，減少系統(tǒng)之外的人為干涉。

電子檔案是依賴于現(xiàn)代計算機技術的硬件、軟件產(chǎn)品的科技產(chǎn)物。它所歸檔的類型有很多種，包括圖文文件、圖像文件、音頻文件、視頻文件等。為了對電子文件進行更安全有效的管理，對其進行隱秘的儲存必要備份是非常重要的。其中，電子檔案的存儲格式要按照主流存儲格式進行。對于部分非通用格式的電子文件，應提供格式轉換的功能進行管理。對于存儲電子檔案用到的設備應該充分考慮到其使用的發(fā)展性與成熟性，特別針對不允許公開的機密電子文件，一定要保證其對檔案具有脫機保管的性能。

另外，關于電子文檔存儲的方式也很重要，應該提供多樣性的存儲方式，比如目錄存儲、光盤存儲、云盤存儲、數(shù)據(jù)庫存儲等，而用戶也可以根據(jù)自己的實際情況來選擇。

為了防止文件的丟失，應該分別建立數(shù)據(jù)庫備份、系統(tǒng)備份、網(wǎng)絡備份到電子文檔原件備份當中去。

4 科學管理文書檔案的基本要求

1.提高職業(yè)修養(yǎng)

基于文書檔案工作的特點以及環(huán)境因素來看，從事該項工作的人員往往經(jīng)歷的是缺乏活力、枯燥乏味的過程。另外，在工作中長期與數(shù)據(jù)、文字打交道，會因為其繁瑣而導致心理麻痹，從而出現(xiàn)錯誤，直接影響了文書檔案信息安排的質量。因此，這種情況下要求工作人員本身必須具有較高的職業(yè)素養(yǎng)與嚴謹?shù)乃季S，耐得住性子，善于自我調節(jié)。另外企業(yè)在招聘檔案管理職位時，要將門檻放高，注重人員的綜合素質體現(xiàn)，從而確保檔案的準確性。

2.加強培訓，提高職員專業(yè)性

文書檔案這類工作所服務的對象比較重要，所以，為了提供更優(yōu)質的服務，展現(xiàn)企業(yè)的整體風貌，工作人員必須具備一定的專業(yè)知識和較強的管理技能，這也是一名合格文檔管理員應該具備的基本特性。

因此，企業(yè)內部應該加強檔案工作人員的培訓工作，采用“內育”和外培相結合的方式，定期進行檔案統(tǒng)計工作培訓，通過員工與領導橫向、豎向的雙向交流，熟練檔案操作以及專業(yè)知識的方法與技巧。員工之間要互相借鑒先進的工作經(jīng)驗，發(fā)現(xiàn)、正視自身的不足，認真分析工作中遇到的問題，探索解決問題的根本方法。提高檔案管理工作的時效性。

3.健全檔案管理工作監(jiān)督機制

企業(yè)內部部門之間要接受上級單位的監(jiān)督，接受業(yè)務單位的業(yè)務指導。對上級要求提供的檔案內容如實填寫、匯報，對統(tǒng)計中存在的問題不要選擇回避或者視而不見。

建立檔案定期清點制度。即檔案員要定期的對庫存案卷逐類進行清點、統(tǒng)計，保存清理痕跡，與臺賬仔細核對，如果發(fā)現(xiàn)有出入的地方，要查閱檔案移交、借出、轉出登記，查實出入數(shù)據(jù)，在進行數(shù)據(jù)更改。一方面，切實發(fā)揮上級部門監(jiān)督的作用，另一方面，維護好庫存檔案的完整性。

5 結束語

文書檔案工作是一項長期性、復雜性、連續(xù)性的工作，企業(yè)各基層需要對其高度重視，通過一系列的規(guī)章制度來提高企業(yè)內外形勢發(fā)展的需求，樹立良好的企業(yè)理念，在傳統(tǒng)的基礎上不斷創(chuàng)新的進行資源開發(fā)、管理。

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