文/廣東醫(yī)科大學(xué) 林婷婷

高校檔案利用存在的障礙及相應(yīng)對策

文/廣東醫(yī)科大學(xué) 林婷婷

為了更好地開展高校辦學(xué)、公開高校信息的工作，人們越來越關(guān)注高校檔案的利用情況，希望可以用最理想、最快速的方式使用檔案信息。目前開展高校檔案利用工作的制約因素有兩點，一是沒有檔案可以使用，二是有檔案但是無法使用，兩種因素的影響下使得資源無法被充分的利用。在本文中首先給出了檔案利用的概念，隨后針對高校利用檔案資源的過程中存在的障礙，提出了幾點有效的應(yīng)對對策，旨在提高高校檔案的資源利用率。

高校；檔案利用；障礙；應(yīng)對對策

一、檔案利用的概念

檔案利用指的是對檔案的閱覽、復(fù)制、外借和摘錄，是檢驗檔案鑒定、整理、收集等工作過程的重要階段。高校內(nèi)建立檔案是為了給高校提供教學(xué)和科研方面的有價值的參考數(shù)據(jù)，起到了一個輔助性、支撐性的作用。檔案的充分利用可以發(fā)揮人才優(yōu)勢，使得人才流動更加敏捷，進(jìn)一步提高管理檔案工作的水平和效率。

二、高校檔案資源在利用的過程中存在的障礙

受到多種因素的影響，高校檔案并沒有受到應(yīng)有的重視，主要存在以下幾點問題：

（一）檔案資源形式單一。高校在不斷的發(fā)展過程中融入了各類檔案資源，涵蓋了每所高校的發(fā)展歷程，但是由于某些因素的影響，高校無法給利用者提供所需的資源，與此同時，高校對于檔案資源的管理收納并不仔細(xì)，不同類型的檔案摻雜在一起，當(dāng)想尋找相關(guān)檔案時并不能立刻查找到所需資源。

（二）高校對檔案管理工作不重視。高校對于檔案的管理工作并沒有充足的積極性，收集狀態(tài)較為散漫，只注重數(shù)量，對于遺失的檔案或者沒及時上交的檔案都沒有進(jìn)行詳細(xì)的統(tǒng)計，檔案資源就會出現(xiàn)大量流失的情況。面對這種不全面的管理形式很可能影響利用者對檔案的選擇情況。

（三）高校具備不完善的資源利用體系。盡管高校已經(jīng)認(rèn)識到檔案資源的重要性，但是基于種種問題的存在，檔案資源并沒能夠有效地使用，資金和人力的投入也沒能達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)。不完善的資源利用體系只是保留了最原始的數(shù)據(jù)，這對于高校自身來說很不利于工作的展開，也不便于利用者對資源進(jìn)行查閱。

三、提高高校檔案資源利用的對策

以上問題是社會無法充分利用檔案資源的主要原因，因此為了能夠有效利用高校檔案資源，應(yīng)該采取以下幾種對策：

（一）提升利用高校檔案資源的意識。首先要做的就是提升利用高校檔案資源的意識，讓管理者意識到檔案資源不僅關(guān)系到社會的發(fā)展，同時還關(guān)系到高校自身的發(fā)展。高校應(yīng)該給企業(yè)提供安全可靠的檔案資源，確保滿足企業(yè)的一切需求，不會出現(xiàn)資源泄漏或者盜用的狀況。高校還應(yīng)該建立完善的檔案閱覽部門，明確檔案之間的分類，對管理檔案資源的專業(yè)人員做出嚴(yán)格的規(guī)定。

（二）加大對檔案管理的資金投入。檔案的管理工作對高校來說是十分重要的，因此應(yīng)當(dāng)加大對檔案管理的資金投入，可以邀請專業(yè)人員管理檔案，對檔案的分類和放置有一個系統(tǒng)的分工，就可以在查找檔案時用最短的時間找到所需檔案，與此同時還應(yīng)該將數(shù)據(jù)庫引入管理工作中，在計算機(jī)內(nèi)建立完善的檔案信息，對其進(jìn)行實時更新。在保存檔案資源的同時，還要保留檔案副本，這樣可以有效地確保檔案資源的完整性。

（三）加強(qiáng)檔案管理人員的綜合素質(zhì)。檔案管理人員的綜合素質(zhì)對檔案的管理工作起著決定性的作用。信息化的帶動下，管理人員應(yīng)當(dāng)與時俱進(jìn)，不斷在學(xué)習(xí)中擴(kuò)充自己的能力，才可以更好地開展檔案管理工作。管理人員還可以參加定期的知識培訓(xùn)，邀請專家定期來高校開展關(guān)于檔案管理方面的講座，加強(qiáng)檔案學(xué)的理論知識的學(xué)習(xí)，讓自己的能力更具專業(yè)性，還可以到別的地區(qū)多聽聽，多看看，把握目前管理工作的新動態(tài)，才有助于更好地開展檔案管理工作。

（四）積極推廣宣傳工作，拓展利用途徑。高校檔案大都塵封在圖書館內(nèi)，長時間無人問津，這樣就需要管理人員積極推廣宣傳工作，拓展檔案資源的利用途徑，讓資源為更多的人使用。同時還要對檔案進(jìn)行數(shù)字化建設(shè)，追趕時代的腳步，改變傳統(tǒng)的管理方式，可以實現(xiàn)檔案資源的實時更新，在查找檔案資源時可以花費最短的時間找到所需的檔案資源。老師和學(xué)生可以通過數(shù)字化的網(wǎng)絡(luò)獲取最新檔案信息，對具體的信息進(jìn)行共享，充分發(fā)揮檔案資源的利用率。

（五）整合、統(tǒng)一檔案資源管理原則。整合、統(tǒng)一檔案資源是有效開展工作的前提和基礎(chǔ)。整合資源是為了擴(kuò)充檔案的多樣性，提高檔案資源的總體質(zhì)量，每年學(xué)校都應(yīng)該對歸檔部門進(jìn)行嚴(yán)格要求，確保將檔案完整、齊全、系統(tǒng)的收入檔案部門。統(tǒng)一資源是為了更好地開展檔案管理工作，在此基礎(chǔ)上可以利用向領(lǐng)導(dǎo)呈報專題報告或者向老師和同學(xué)印發(fā)宣傳手冊等方式加強(qiáng)對檔案法律法規(guī)的宣傳，明確檔案管理規(guī)章制度，有效的整合檔案資源。

四、結(jié)束語

高校檔案是否能夠充分利用關(guān)系到高校的教育質(zhì)量、學(xué)術(shù)以及管理水平等多個方面。盡管高校資源利用面臨著無檔可用以及有檔難用的困境，但是高校和相關(guān)部門一定可以做出積極的應(yīng)對方式來解決這一類問題，同時檔案管理人員也應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對檔案資源的管理工作意識，積極做好檔案資源的管理工作。

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