談中職學校學生電子檔案的建立和使用

文/衡水科技工程學校 李霄

談中職學校學生電子檔案的建立和使用

文/衡水科技工程學校 李霄

隨著辦公自動化以及信息網(wǎng)絡化的發(fā)展，學校中學生的檔案也從紙質(zhì)版向電子版過渡，打破循規(guī)蹈矩的存檔模式，建立電子版的收集、篩選、檢查、保存等流程。加速了整理學生檔案的速度，豐富了學生檔案的內(nèi)容，讓學生個人檔案集圖片、聲音、文字于一身。更加具體的描述出學生在校期間的學習及思想等情況，使得個人檔案更加真實可靠。

中職學校；學生電子檔案；建立；使用

所謂電子檔案是指通過計算機磁盤等設備進行存儲，與紙質(zhì)檔案相對應。相互關聯(lián)的通用電子圖像文件集合，通常以案卷為單位。中職學校學生檔案是記錄每個中職學生在校期間的最重要最具有參考價值的資料，包括了學生的學習情況、參加的各種活動、學生的思想道德情況。而學生電子檔案的建立更能全面并且隨時記錄學生在校的任何突發(fā)狀況。最重要的是在校領導查詢學生檔案的時候方便快捷。

一、中職學校學生電子檔案作用

1.信息的非人工識讀性，相對于紙質(zhì)版來說篩查信息時電子版的準確率更高，且篩查識讀效率更高；

2.查閱信息的方便性。在學生畢業(yè)面臨就業(yè)的過程中，一般需要向就業(yè)公司投放自己的簡歷，其中會包括自己在中職學校的學生檔案，而電子版的檔案更方便公司的查閱；

3.電子檔案的內(nèi)容豐富。電子檔案不僅可以包含文本信息還可以包含圖片等，所以使得學生個人檔案更加具體。

4.電子檔案能更好地保存并伴隨自己的一生。在工作中一份完整的個人檔案會讓自己在更換工作時避免不必要的坎坷，很多中職學生因為在學校期間就沒有完整的電子檔案，到了工作期間更加不可能完善自己的檔案資料，導致自己當檔案一直停留在學生時代并且還是不完善的，學生時代的電子檔案會伴隨該學生的一生，以后的養(yǎng)老金領取也需要經(jīng)過對自己檔案的審核，還有職務和社保等都要以一直伴隨自己的檔案為依據(jù)，比如在自己退休時必須要根據(jù)檔案中的出生和就業(yè)時間來確定退休時間以及確定下來開始繳納費用的時間來計算自己養(yǎng)老金的金額；學生時代電子檔案的建立會讓自己培養(yǎng)出完善個人資料的良好習慣，在以后的干部升職過程中起到重要作用。

二、中職學校學生電子檔案的建立的幾個要素

1.建立檔案工作室。檔案工作室有專門負責管理的人員，檔案室可存儲校內(nèi)各類檔案包括紙質(zhì)版和電子版。校內(nèi)檔案室可保證檔案的完整性和安全性。防止檔案的丟失。

2.設有專職人員，對于中職學校的學生電子檔案的管理應該設有專職人員，以便在校領導或其他需要查閱學生信息的人可以很快找到查詢學生檔案的途徑。負責該職責的人員應接受過專業(yè)培訓，充分了解檔案專業(yè)知識，對學生電子檔案的收集、整理，編輯、分類、存檔等的每個步驟都熟練的掌控好。并且嚴格遵循黨和國家檔案工作的政策以及法規(guī)，工作之余學習馬克思主義毛澤東思想還有鄧小平理論以及“三個代表”的思想。熱愛工作認真負責。

3.電子檔案的收集、規(guī)整流程：首先進行掃描和接受，然后形成原始電子文件經(jīng)過轉(zhuǎn)換到標準電子文件再移交到暫存存儲器最后備份。其中在由原始電子文件到標準電子文件的過程中還會經(jīng)過電子文件登記表包括歸檔電子文件登記表和歸檔電子文件然后物理歸檔、脫機。

4.統(tǒng)一電子檔案格式。格式的統(tǒng)一有助于管理者的整理與篩查，更體現(xiàn)出電子檔案的重要性，讓學生深刻意識到檔案的嚴密性。

5.規(guī)范的查閱查找流程.在曾經(jīng)以紙質(zhì)檔案為主的時代里對于學生檔案的查找是件非常困難的事情，需要人工翻閱大量的紙質(zhì)材料，尤其對于陳舊的資料便更加困難，甚至有時候會因為放置已久紙張破損后者整個材料丟失。然而電子版的學生檔案在建立了完善的查找流程后會分分鐘讓領導看到需要的學生資料。

6.關于檔案的安全問題。需要校方對檔案室門窗進行著實加固，還要配備消防器材，禁止在檔案室防止易燃易爆品，管理檔案人員不可輕易帶無關人員進入檔案室，不可將學生電子檔案外泄，保存電子檔案的每一臺電腦要有不已破解的密碼，和嚴密的防火墻，每一分電子檔案都應該與已備份，以防因某些原因?qū)е碌牟《救肭质沟秒娮訖n案丟失。還有用數(shù)字時間印章技術可以保障電子檔案的原始性與真實性。也就是說如果歸檔的信息被改變了這份檔案在網(wǎng)絡上的生成時間是不會改變的。

三、中職學生電子檔案的使用

（一）現(xiàn)今學生電子文檔的使用情況。當今社會中大部分國人是不重視自己的檔案的使用的，很多人的檔案在學生時代便面目可憎，更不用說畢業(yè)走上職業(yè)生涯以后的檔案，或許很多人的一生檔案只停留在學生時期，這都是因為國民對于個人檔案的不重視導致的。而這種不重視的氛圍一方面由于當今社會中各個用人單位不嚴格查驗員工的個人檔案，一方面是自己意識不到這種一般情況下自己看不見摸不著的東西，生活中用不到就想不到，用到的時候才發(fā)現(xiàn)自己已經(jīng)很久沒有完善。

（二）學生自己充分了解自己電子檔案的使用流程和使用情況。在校期間經(jīng)過學校電子檔案專職人員的講解，知道每個階段都需要在自己檔案里所填寫的內(nèi)容，以及什么時候會用到電子檔案，學生自己明白了電子檔案的重要性自然會充分應用自己的電子檔案，并且保持自己電子檔案的完整性，在關鍵時刻不會因檔案的確實耽誤終身大事。

四、結束語

當今社會發(fā)展形勢越來越體現(xiàn)出個人檔案的重要性，所以對于各類中職學校應對學生的個人檔案予以重視，國家也應該在電子檔案專職人員培養(yǎng)上給予更多的支持與鼓勵。

[1]姜珊.淺談中職學校學生檔案的管理和利用[J].商業(yè),經(jīng)濟,2008(16).

[2]李進德,李桂華.淺談中職學校學生心理檔案的管理及應用[J].科技創(chuàng)新導報,2008(16).