文/濟(jì)寧市市直機(jī)關(guān)醫(yī)院 劉茂祥

醫(yī)院檔案管理中存在的問題及解決措施

文/濟(jì)寧市市直機(jī)關(guān)醫(yī)院 劉茂祥

醫(yī)院檔案管理最終想要實(shí)現(xiàn)的工作管理目標(biāo)是，使醫(yī)院所儲備的檔案資料最大限度地為科研項(xiàng)目，醫(yī)療體系以及醫(yī)學(xué)教學(xué)實(shí)驗(yàn)提供最優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。進(jìn)行與醫(yī)院檔案相關(guān)的管理工作，檔案管理者需要切實(shí)的與醫(yī)院的各個(gè)部門以及各個(gè)科室保持密切的聯(lián)系，與此同時(shí)將所處醫(yī)院的各類信息資源融入檔案管理的工作進(jìn)程中。現(xiàn)階段我國醫(yī)院的檔案管理工作中存在諸多問題尚未解決，本文將對其進(jìn)行淺析，相應(yīng)的提出一些有效的解決措施，最終實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案管理水平提升的目標(biāo)。

醫(yī)院檔案管理；問題；解決措施

醫(yī)院檔案管理工作是確保醫(yī)院整體事業(yè)穩(wěn)定高效運(yùn)行的重點(diǎn)工作項(xiàng)目。隨著我國綜合國力的增強(qiáng)，醫(yī)療水平也在飛躍的發(fā)展階段，盡管我國大部分醫(yī)院的檔案管理不再采用傳統(tǒng)的業(yè)務(wù)管理模式，現(xiàn)代化的檔案管理時(shí)刻發(fā)揮著管理的優(yōu)勢。美中總是會有不足存在的，檔案管理問題在某個(gè)工作環(huán)節(jié)也會凸顯出來。當(dāng)問題得到妥善解決的時(shí)候，新時(shí)期的意愿檔案管理工作才會開展得井井有條，管理的工作效率也會大大的提升。因此本文作者積極的對醫(yī)院檔案管理中出現(xiàn)過的問題進(jìn)行客觀的探究，并列舉了一些解決措施，期待與醫(yī)院檔案管理人員共同分享。

一、醫(yī)院檔案管理中存在的明顯問題

（一）檔案管理者缺乏的管理工作的重視程度，造成他們長期的管理興致不高。醫(yī)院檔案管理者的主觀意識直接關(guān)系著所處醫(yī)院檔案管理工作質(zhì)量的優(yōu)劣。目前我國大部分的檔案管理部門沒有對管理者的職能進(jìn)行明確的分工，沒有對其開展的管理工作實(shí)施監(jiān)督體制，這樣管理者的思想就會長期的處于懶散的狀態(tài)，使醫(yī)院檔案管理的工作處于凌亂的狀況。由于醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)沒有認(rèn)識到檔案管理的重大現(xiàn)實(shí)意義，就致使他們對其的重視度不高，醫(yī)院將管理工作的重點(diǎn)內(nèi)容設(shè)置在提高臨床醫(yī)生以及護(hù)士的專業(yè)技能以及綜合素質(zhì)上，在某種程度上忽視檔案管理工作，認(rèn)為其在該醫(yī)院的事業(yè)發(fā)展中是可有可無的，這樣最終的惡果就是該醫(yī)院的檔案管理質(zhì)量一直處于走下坡的運(yùn)行狀態(tài)。

（二）醫(yī)院對檔案管理工作未能構(gòu)建完善的管理體制。我們都知道“沒有規(guī)矩，不成方圓”的大道理，這句話說明只有加強(qiáng)管理管治工作，才會使事件的進(jìn)展?fàn)顟B(tài)是規(guī)范的，該事件也會具有現(xiàn)實(shí)意義以及存在價(jià)值。目前在我國許多醫(yī)院都依據(jù)自身的條件狀況以及醫(yī)療事業(yè)發(fā)展的模式擬定了相關(guān)的管理體制，但是我們發(fā)現(xiàn)，檔案管理體制并未呈現(xiàn)完整的狀態(tài)，體制中的細(xì)節(jié)內(nèi)容是籠統(tǒng)的。因?yàn)轶w制的建設(shè)工作是不完善的，所以檔案管理體制也未能發(fā)揮其自身的作用，一些重要的歸檔文件沒有得到穩(wěn)妥的保存，甚至被存放在私人辦公室或者科室之內(nèi)。相對那些已經(jīng)被收藏至檔案庫房的文件而言，由于沒有及時(shí)的實(shí)施監(jiān)管體制，隨意對檔案借閱的現(xiàn)象頻頻的發(fā)生，甚至?xí)霈F(xiàn)部分檔案丟失的現(xiàn)象。

檔案管理工作中缺乏先進(jìn)的管理設(shè)施的參與。換句話說，就是醫(yī)院對檔案管理工作的硬件設(shè)備投入的資金不足，進(jìn)而造成現(xiàn)代化檔案館工作效率“走下坡”?，F(xiàn)階段，各種急慢性病發(fā)生的頻率越來越高，進(jìn)醫(yī)院進(jìn)行診治的患者數(shù)目也隨之增多，醫(yī)院的醫(yī)療用房時(shí)刻處于緊張的狀態(tài)，這樣就造成了檔案存放的空間變得狹小擁擠了，這就不滿足現(xiàn)代化檔案管理的要求。

二、構(gòu)建科學(xué)完整的檔案管理體制，解決管理中的常見問題

首先，應(yīng)該從醫(yī)院檔案管理部門管理人員的素質(zhì)教育做起，使他們提高對檔案管理工作的重視程度，醫(yī)院可以定期地對檔案管理員開展《檔案法》的宣傳工作，使他們切實(shí)地認(rèn)識到檔案管理工作對醫(yī)院整體事業(yè)發(fā)展起著不可取代的作用。醫(yī)院應(yīng)該依據(jù)該院的實(shí)際情況，科學(xué)合理的構(gòu)建檔案采集、應(yīng)用以及歸檔的體制，力爭使檔案管理的每一個(gè)工作細(xì)節(jié)開展時(shí)候做到有規(guī)可循。由于醫(yī)院檔案管理工作涵蓋的內(nèi)容寬廣，形式又呈現(xiàn)多樣化，因此醫(yī)院在構(gòu)建檔案采集等體制的基礎(chǔ)上，還應(yīng)該建立健全的檔案傳送以及借閱登記機(jī)制，這樣就能實(shí)現(xiàn)對檔案資料動(dòng)態(tài)化管理的目的，使檔案文件資料的安全得到了保障。

三、提升檔案管理員的專業(yè)技能以及綜合素質(zhì)

檔案管理者的專業(yè)技能水平以及他們的職業(yè)道德素質(zhì)在某種程度上，直接影響著檔案管理工作的質(zhì)量。所以說醫(yī)院要想實(shí)現(xiàn)檔案管理質(zhì)量提升的目標(biāo)，就應(yīng)該抓好培養(yǎng)檔案管理員的綜合能力，定期地開展院內(nèi)整體培訓(xùn)工作，同時(shí)可以開展管理者院外進(jìn)修的工作內(nèi)容，使他們吸收更多的成功管理經(jīng)驗(yàn)，使其為己所用。與此同時(shí)，醫(yī)院也可以通過邀請國際上專業(yè)的檔案管理人士在本院開展講座課程，向醫(yī)院管理人員傳授理論知識以及技能。另外我們知道醫(yī)院檔案管理部門的工作人員之間的能力存在差異，有的管理員能力較強(qiáng)，因此醫(yī)院可以鼓勵(lì)這些優(yōu)秀的管理人員參加相應(yīng)學(xué)位的學(xué)習(xí)班進(jìn)行更深層次的學(xué)習(xí)，為他們提供一定的經(jīng)濟(jì)補(bǔ)助，并在年終大會上為其頒發(fā)證書。當(dāng)然醫(yī)院同時(shí)也要抓好鼓勵(lì)員工自學(xué)的工作項(xiàng)目，員工自學(xué)的意識增強(qiáng)了，那么此時(shí)檔案管理員的綜合素質(zhì)也就相應(yīng)的提升了。

四、加強(qiáng)信息化建設(shè)的水平

在醫(yī)院檔案管理工作中，將檔案信息資源實(shí)現(xiàn)一體化的管理模式，即對檔案資料進(jìn)行統(tǒng)一收集，同時(shí)加工，一致統(tǒng)計(jì)。醫(yī)院應(yīng)該對檔案管理部門投放更多的資金，使其實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)聯(lián)網(wǎng)工作，這樣就保證檔案管理系統(tǒng)化的運(yùn)行，此時(shí)信息資源的共享目的就達(dá)到了。

五、結(jié)束語

綜合全文的梗概，我們知道醫(yī)院檔案管理工作具有長期性，系統(tǒng)性以及煩瑣性的屬性，醫(yī)院以及醫(yī)療部門必須真正的重視檔案管理工作的細(xì)節(jié)問題，積極的挖掘問題的本質(zhì)，分析造成問題的根本原因，采取有效的措施對其進(jìn)行解決工作。當(dāng)然檔案管理水平的提高依賴于全體管理人員的共同努力，這就對管理人員提出了新的要求，要求他們具備嫻熟的專業(yè)操作技能，以及較高尚的職業(yè)道德素養(yǎng)，共同推進(jìn)醫(yī)院檔案管理事業(yè)的發(fā)展進(jìn)程。

[1]鄒海峰,張常強(qiáng).談新時(shí)期醫(yī)院檔案管理中的問題及改進(jìn)措施[J].醫(yī)學(xué)信息(中旬刊),2010(2).

[2]何薇.新時(shí)期醫(yī)院檔案管理存在的問題及改進(jìn)措施[J].中國外資,2012(9).