淺談醫(yī)院公文處理與檔案立卷歸檔工作的銜接

文/肇慶市高要區(qū)人民醫(yī)院 黃莉

淺談醫(yī)院公文處理與檔案立卷歸檔工作的銜接

文/肇慶市高要區(qū)人民醫(yī)院 黃莉

在檔案管理工作中，檔案資料主要來源于公文，公文處理工作是一個(gè)很重要的工作過程，亦是檔案管理的前提和基礎(chǔ)性工作，本文結(jié)合工作實(shí)際，剖析了醫(yī)院公文處理和檔案立卷歸檔之間的關(guān)系、銜接中存在的問題和如何做好兩者的銜接，為日后醫(yī)療單位的公文處理與檔案立卷歸檔工作提供有效的參考經(jīng)驗(yàn)。

公文處理；檔案；立卷歸檔銜接

公文是一種具有特定效力或法定效力及規(guī)范格式的文書，是一個(gè)單位對外聯(lián)系、溝通、協(xié)調(diào)的媒介，亦是黨政機(jī)關(guān)實(shí)現(xiàn)其職能的重要手段和工具。公文與檔案是同一文件不同階段的表現(xiàn)形式，無論是上級來文所形成的公文，還是醫(yī)院內(nèi)部行文處理所形成的公文，其最后環(huán)節(jié)均指向公文的立卷歸檔管理工作。換言之，公文是檔案的前身，檔案由公文轉(zhuǎn)化而來，檔案是公文的歸宿。公文是公文處理與檔案管理工作的銜接主體，故醫(yī)院公文處理程序與檔案立卷歸檔管理工作之間存在著密切的銜接關(guān)系，如何在公文處理工作中充分考慮公文資料立卷歸檔管理的要求，方便年終歸檔的同時(shí)，為日后工作人員的查閱、檢索利用打好基礎(chǔ)。因此，應(yīng)該明確公文處理與公文原始資料立卷歸檔之間的關(guān)系，探討在公文處理過程中如何將公文資料轉(zhuǎn)化形成醫(yī)院的檔案，以圓滿完成公文資料的立卷管理任務(wù)。

一、公文處理與檔案立卷歸檔的基本關(guān)系

公文是管理黨務(wù)、處理政務(wù)、完成事務(wù)的一個(gè)重要工具，公文處理工作就是通過互相銜接的一系列程序和手續(xù)，完成對公文的擬制、處理和管理的系統(tǒng)活動(dòng)，就是說公文處理是完成公文處置和管理的過程。公文是檔案材料的重要來源，立卷歸檔工作就是將經(jīng)過處理的公文進(jìn)行分類收集整理，然后形成醫(yī)院的檔案。立卷歸檔是醫(yī)院文秘工作的最后環(huán)節(jié)，同時(shí)也是檔案管理工作的前提和基礎(chǔ)性工作，公文處理的質(zhì)量直接影響著檔案管理工作的質(zhì)量，由此可見，公文處理過程是檔案立卷歸檔的基礎(chǔ)性工作。換言之，立卷歸檔工作依賴于公文處理工作，反過來，公文處理工作也在一定程度也依賴于立卷歸檔工作。上級來文和醫(yī)院內(nèi)部行文的處理往往涉及處理完畢的檔案原始材料，因此，檔案立卷歸檔工作要依賴于已經(jīng)將事務(wù)處理完畢的公文材料，對它們必須進(jìn)行分類歸檔，便于日后單位工作人員進(jìn)行檢索和查閱，以更好地服務(wù)于機(jī)要文秘工作。

二、公文處理與檔案立卷歸檔銜接中存在的問題

雖然醫(yī)院公文處理和檔案立卷管理工作均由辦公室工作人員完成，但兩項(xiàng)工作實(shí)行分塊管理制，這種運(yùn)作模式拉開了公文處理與檔案立卷管理工作的距離，由于文秘人員檔案意識淡薄，檔案人員也很少考慮公文處理工作，導(dǎo)致公文處理與檔案立卷歸檔在銜接過程中出現(xiàn)了如下問題：

（一）收文處理欠科室，導(dǎo)致檔案歸檔資料不全面。公文來源于本院的行政行文和上級來文，在實(shí)際工作中，本院的行政行文均有固定文號，且是連續(xù)的，每年檔案工作人員只要根據(jù)文號來進(jìn)行匯總立卷歸檔即可將本單位的行政行文高質(zhì)量地完成。而上級來文通過信件、發(fā)郵件等方式接收，往往會(huì)出現(xiàn)收文拆封后不登記、郵件里的附件打印不齊全等情況，且收文需要經(jīng)過公文處理程序才轉(zhuǎn)化為檔案，承辦文件事務(wù)的科室在辦理公文事務(wù)過程中，把對原文件的說明、解釋和證實(shí)作用的附件（如轉(zhuǎn)發(fā)文件、表冊等）按要求上報(bào)相關(guān)部門后遺留在科室，未能一并將公文原件歸還文秘處理人員整理存檔，導(dǎo)致整理原始材料歸檔時(shí)往往有正件、無附件。此外，由于機(jī)要文秘人員工作上的疏忽、拖拉，收集檔案原始材料意識淡薄，在文件材料處理過程中經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)流入辦理文件的科室，事后卻又不進(jìn)行追蹤收回文件材料，導(dǎo)致醫(yī)院在某一時(shí)期的相關(guān)歷史素材不能得于歸檔甚至丟失。這些問題的存在，直接影響著歸檔公文的系統(tǒng)性、完整性。

（二）文秘人員責(zé)任心不強(qiáng)，歸檔材料價(jià)值不高。在檔案的管理過程中，由于部分檔案人員的管理意識較為薄弱，往往僅重視于紅頭文件、有編號的文件材料歸檔管理，忽略無編號或一般性的文件資料，特別是有關(guān)部門的重要通知，往往不作為歸檔文件材料來進(jìn)行公文處理，這間接影響了文件材料的歸檔工作，致使存入綜合檔案室的檔案材料可利用價(jià)值不高，再加上檔案工作人員的責(zé)任心不強(qiáng)，在進(jìn)行公文材料與立卷工作銜接時(shí)，沒有認(rèn)真記錄與整理相關(guān)的檔案文件，立卷歸檔工作一般是在次年年初進(jìn)行，造成檔案文件材料來源的真實(shí)性難于鑒別，文件材料的原件與復(fù)印件不能區(qū)分等等，這些細(xì)節(jié)均會(huì)影響檔案歸檔材料的價(jià)值，導(dǎo)致文件材料的利用價(jià)值喪失或降低，法律依據(jù)性不強(qiáng)。

三、如何做好公文處理與檔案管理的銜接

既然公文處理與立卷歸檔之間存在著相互依賴的密切關(guān)系，在日常公文處理和立卷歸檔工作中，文秘工作人員應(yīng)結(jié)合檔案管理工作要求，隨時(shí)為公文資料的立卷歸檔做好前續(xù)的準(zhǔn)備。

（一）實(shí)現(xiàn)公文處理規(guī)范化和科學(xué)化。立卷歸檔前的上級來文處理及院內(nèi)行文處理包括多重環(huán)節(jié)，從日常檔案管理工作來看，公文處理的每一個(gè)環(huán)節(jié)都與立卷歸檔工作有關(guān)，因此必須對公文處理程序規(guī)范化，制定單位公文處理的制度，各個(gè)環(huán)節(jié)應(yīng)做到準(zhǔn)確、力求當(dāng)日事務(wù)當(dāng)日處理完畢，同時(shí)對公文全程跟蹤。公文接收人必須簽字接收，文秘工作人員要設(shè)立文件處理的臺賬，登記來文的具體信息并及時(shí)更新，（二）提高醫(yī)院文秘工作人員檔案管理意識。組織醫(yī)院文秘人員參加公文處理和檔案業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，提高醫(yī)院文秘人員的專業(yè)技術(shù)水平。不論是文秘工作人員還是檔案工作人員，在崗位職責(zé)中明確，都必須認(rèn)真學(xué)習(xí)領(lǐng)會(huì)好公文處理和檔案管理的要素，尤其是《國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》《國家行政機(jī)關(guān)公文處理格式》和《中華人民共和國檔案法》等法律法規(guī)，對機(jī)關(guān)事業(yè)單位的公文處理及公文資料歸檔都作了明確規(guī)定，都應(yīng)該認(rèn)真學(xué)習(xí)，熟練掌握，在精通的基礎(chǔ)上認(rèn)真執(zhí)行。

包括文件的處理狀態(tài)，隨時(shí)掌握文件的去向，避免文件漏傳、橫傳等現(xiàn)象，文件事務(wù)處理完畢后及時(shí)退還并與未處理完畢的公文分開存放，同時(shí)做好文件資料收集、分類等前期歸檔管理工作；對需要?dú)w檔卻不符合歸檔要求的公文資料（特別是涉及人事變更等重要原始憑證）要盡力采取措施進(jìn)行補(bǔ)救，在符合檔案工作原則的前提下，采取尋找公文經(jīng)辦當(dāng)事人，到有關(guān)部門進(jìn)行核實(shí)、補(bǔ)辦手續(xù)等辦法，給予必要的說明和補(bǔ)充，并對經(jīng)糾正、補(bǔ)充的公文視其實(shí)際價(jià)值，進(jìn)行保管期限的調(diào)整，以維護(hù)歸檔文件的系統(tǒng)性和完整性。

（三）公文處理與檔案管理銜接的全過程管理。日常工作中，公文處理映射出檔案管理的每個(gè)環(huán)節(jié)，檔案管理是公文處理的歸宿，因此加強(qiáng)公文處理過程（如簽收、承辦、辦結(jié)等過程）等管理工作，所有這些細(xì)節(jié)的處理都與后續(xù)的立卷歸檔工作有關(guān)：公文處理過程等工作記錄反映了檔案立卷工作的原始和主要信息，是檔案歸檔工作的素材來源，相關(guān)的文件原件，包含擬辦意見和領(lǐng)導(dǎo)批示、承辦科室簽名等內(nèi)容的公文處理單，醫(yī)院內(nèi)部行文審批單等材料都是立卷歸檔的原始素材，表明處理結(jié)果的附表、文字說明等亦是檔案立卷歸檔的對象之一。因此，在公文處理過程中牢記并把握立卷歸檔的要求，嚴(yán)格遵循公文和檔案管理的法規(guī)規(guī)定，實(shí)施全過程的科學(xué)、高效管理，認(rèn)真做好各個(gè)環(huán)節(jié)的工作，即對公文處理進(jìn)行全過程監(jiān)管，為以后的立卷歸檔打下扎實(shí)基礎(chǔ)，保證檔案管理工作的順利進(jìn)行。

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