高校的學籍檔案管理如何創(chuàng)新

于海濤

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高校的學籍檔案管理如何創(chuàng)新

于海濤

【摘 要】眾所周知，在高校的學籍檔案是其十分重要的信息資源，同時，也是教學研究的關鍵資料內容，能夠真實反映教學質量與管理水平，并且在學生畢業(yè)分配中也發(fā)揮著業(yè)務檔案的具體作用，在學生綜合考查中更是扮演重要角色。因此，對于高校學籍檔案的管理工作進行創(chuàng)新是當前最重要的工作內容。

【關鍵詞】高校 學籍檔案 管理 創(chuàng)新

一、學籍檔案管理觀念創(chuàng)新

要想實現學籍檔案管理工作的創(chuàng)新，最重要的就是要創(chuàng)新觀念。而管理創(chuàng)新的實現，觀念創(chuàng)新最關鍵，并且在管理創(chuàng)新整個過程中始終貫穿。然而，在新形勢下，學籍檔案管理工作的發(fā)展卻出現了較多的教育改革問題，所以，應站在管理者的角度上，從實際出發(fā)，對原有管理理念進行合理地更新。而檔案管理工作人員則必須要對檔案管理創(chuàng)新的意義進行深入地認識，并且將成為檔案管理工作的最終目標[1]。

二、學籍檔案管理方式創(chuàng)新

因為經濟條件限制、行政管理條例的制約，所以使得高校檔案管理以及學籍管理模式都十分落后。手工操作會耗費較多的人力物力，并且十分容易產生錯誤，同時，計算機的單機整理不完整而且不及時，在網絡管理平臺中的違規(guī)招生問題也很容易出現管理的盲區(qū)[2]。由此可見，檔案部門最重要的就是應該對設備與技術進行更新，進而實現工作效率的提升，保證學籍信息錄入工作的質量。在此基礎上，還應該實現辦公系統(tǒng)的自動化，采用現代化的管理手段，并將學籍檔案管理工作同學校核心工作進行有機結合，進而為教學與科研工作提供便利條件。

三、學籍檔案管理內容創(chuàng)新

（一）學生基本信息錄入程序的簡化

在學生基本信息入檔工作過程中，以往的方法都是檔案管理工作人員根據學生升學檔案內容進行轉抄或者是錄入到單機計算機當中，而后，在學生入學以后補充學籍表內容。而這種方式就要求檔案管理工作人員需要定期向學生征集新信息的內容并補充記錄，這樣就加大了工作量，給工作人員增加了較大的壓力。構建網絡學籍檔案管理系統(tǒng)，檔案管理工作人員就可以將招生庫中的信息導入到學生的基本信息中，后期工作可以利用學生主體性來完成。開通學生權限，使其自主登錄到系統(tǒng)中，查看并核對其進本信息，并在不同的學習階段更新或者補充相應的資料信息。同時，相關的管理部門也可以通過網絡學籍檔案管理系統(tǒng)中學生的基本信息，并打印出學生需要的相關證件。

（二）成績信息管理一體化

學生成績信息涵蓋的內容較為廣泛，其中有平時成績、補考成績及重修成績等等，而且在學籍檔案管理工作中，成績管理是十分重要的部分。以往成績管理工作需要教師在校生花名冊中記錄平時成績，并且手工登記期末考試成績，而后將平時成績與卷面成績按照相應的比例來計算出期末的總評成績，最終將成績冊交予教研室，將書面成績上報學籍科，管理工作人員將最終成績錄入。以上原有的成績整理方式需要任課教師根據具體的比例來這算分數，并且在成績錄入的時候也很容易出現錯誤，步驟較為復雜。應用網絡學籍檔案管理系統(tǒng)，管理部門僅需要在系統(tǒng)中輸入所需的課程名稱與類別、學生的名單和具體比例的程序，任課教師在完成期末評卷以后可以登錄系統(tǒng)，將學生的平時成績與卷面成績輸入進去，這樣，系統(tǒng)就可以自動地生成學生的總評成績，在核查后就能夠直接上報給學籍科。

（三）學籍資料統(tǒng)一數據庫資源共享

按照教育部要求，應貫徹并實行高校學生學籍信息的電子注冊，并把教育部信息管理平臺當作重要的基礎，積極構建高效網絡學生學籍管理統(tǒng)一數據庫，最終實現資源的共享。而對于學生來講，就能夠隨時查看自身考試的成績；對于學員的領導而言，能夠對學生選擇選修課的數量及考查的成績進行深入地了解，進而達到課程優(yōu)化設置的目的；對于學校相關部門而言，則能夠對學生學籍的異常情況進行查詢，并將學生學習資料打印出來。最為重要的就是，網絡學籍檔案管理系統(tǒng)內部還具備學生學歷學位證書管理功能，能夠有效地滿足社會各行業(yè)對學生學籍、學歷信息資料的驗證需求。在此基礎上，應實現高校網絡學籍檔案管理系統(tǒng)同教育部和教育廳信息管理平臺的連接，為上級部門掌握學生情況提供便利，更有利于調整并制定政策。同時，網絡學籍檔案管理系統(tǒng)還需要實現資源的共享，進而推動學籍管理工作的規(guī)范化與效率化。

四、學籍檔案管理人才資源創(chuàng)新

加快學籍管理工作人員的自身素質建設，定期對學籍管理干部進行培訓與教育，以培養(yǎng)其職業(yè)道德并提高業(yè)務水平。對先進的教育政策、法律法規(guī)進行學習，熟練掌握現代化的管理技術與方法，了解學籍管理的特點，進而不斷拓展自身知識面，提升實際運用的能力與操作的水平。

五、結語

綜上所述，學籍檔案管理工作十分繁雜，并且要求細致，所以，需要學籍檔案管理工作人員付出較大的努力，并具備耐心與責任心。由此可見，高校學籍檔案管理部門的工作人員應在長期實踐中學習并總結經驗，及時發(fā)現存在的問題，時刻關注檔案管理的新技術與新動態(tài)，找出新的規(guī)律，掌握學籍管理工作的發(fā)展方向，更好地開展高校學籍檔案管理工作。

參考文獻：

[1]胡映君.芻議網絡環(huán)境下高校學籍檔案管理模式的創(chuàng)新[J].蘭臺世界,2011(15):46～47.

[2]郭登權.淺談高校學籍檔案管理現狀與對策[J].華人時刊（中旬刊）,2013(7):215～216.

（作者單位：內蒙古錫林郭勒職業(yè)學院草畜學院）