試論事業(yè)單位檔案管理中知識管理的運用

張　華鄄城縣人力資源和社會保障局 274600

試論事業(yè)單位檔案管理中知識管理的運用

張華
鄄城縣人力資源和社會保障局 274600

事業(yè)單位中的檔案管理是國家檔案管理工作中的重要組成部分。隨著信息化時代的發(fā)展，檔案管理的工作也逐漸實現(xiàn)了信息化建設(shè)，然而在這樣與時俱進的管理基礎(chǔ)上，加強知識管理在檔案管理中的運用，無疑是完善檔案管理的有效途徑，對于事業(yè)單位而言具有重要的意義，因此本文針對事業(yè)單位檔案管理中知識管理的應(yīng)用展開討論。

事業(yè)單位；檔案管理；知識管理

一、引言

隨著國家的快速發(fā)展，事業(yè)單位的發(fā)展也在穩(wěn)步進行。檔案管理工作作為事業(yè)單位管理工作中的重要組成部分，對其的完善具有重要意義。知識管理是對復(fù)合學(xué)科的綜合管理，將其運用到事業(yè)單位的檔案管理中具有積極的促進作用，也是目前國內(nèi)運用比較少的管理方法。因此，本文對于事業(yè)單位檔案管理中知識管理的應(yīng)用探討具有指導(dǎo)意義。

二、知識管理與檔案管理概述

（一）知識管理簡介。“知識管理”是一種具有靈活性、多變形、創(chuàng)新性的管理方式，其主要的管理對象仍然是知識，但是知識的屬性從傳統(tǒng)意義上發(fā)生了根本性的改變。這里所指的“知識”是一種在從事各種信息活動中所發(fā)掘的隱形知識，它具有一定的運動特征和結(jié)構(gòu)轉(zhuǎn)變。“知識”的價值在于其可以創(chuàng)造出一種價值資本，使得在行業(yè)中產(chǎn)生明顯的競爭優(yōu)勢，同時由此深入可以發(fā)掘出更多的創(chuàng)新元素和技能，在某種意義上克服了信息管理的弊端，是信息管理的互補管理。

（二）檔案管理簡介。檔案管理，顧名思義是以檔案為核心實行的一系列的管理活動，目的是保證檔案信息的安全維護，持久存儲以及快捷調(diào)配等。檔案信息一般可以定義為是個人或者機關(guān)部門在社會活動中所產(chǎn)生的一系列可以用文字、圖像或者其它載體代替的事跡信息的總稱。因此在對檔案進行管理過程中，由于管理基數(shù)大、信息內(nèi)容多而存在著各種難度，需要結(jié)合其它很多方式進行綜合管理。

三、知識管理與事業(yè)單位檔案管理聯(lián)系的必要性和可行性

（一）知識管理與事業(yè)單位檔案管理聯(lián)系的必要性分析。如今信息化管理的引入使得事業(yè)單位的檔案管理逐漸實現(xiàn)了信息化建設(shè)，然而信息化管理本身并不是管理的最佳狀態(tài)，其也存在一定的弊端，即只能實現(xiàn)對檔案內(nèi)容、信息等的快速處理與運用，而對其它與檔案相關(guān)的潛在知識并不能深度的挖掘并加以運用，因此引入知識管理是必要的。知識管理與檔案管理同屬于管理方法，二者在某種程度上講具有很多的相同之處，例如在管理對象上具備相同的元素例如文件，檔案等，在目的上也是一致的，即實現(xiàn)社會服務(wù)的快捷和便利，在技術(shù)方法上都充分的運用了信息化和數(shù)字化技術(shù)，因此兩者在屬性上存在著必然的聯(lián)系，因此兩者的結(jié)合也是必要的。此外，對于檔案的知識管理是對檔案管理的范圍擴充。使得與檔案相關(guān)的內(nèi)容在知識管理過程中同樣實現(xiàn)其價值最大化和管理最佳化。檔案本身就是一個大的集體，因此細化到每一個環(huán)節(jié)，充分的學(xué)習(xí)到每一個環(huán)節(jié)的精華是知識管理的學(xué)習(xí)價值體現(xiàn)。

（二）知識管理與事業(yè)單位檔案管理聯(lián)系的可行性分析。知識應(yīng)用于任何一個領(lǐng)域都不會被排斥和被淘汰，從知識本身的屬性分析，其可行性不必考究。其次，從實踐知識管理的角度進行分析可以發(fā)現(xiàn)在將其融入到事業(yè)單位的檔案管理工作過程中具備可行的所有條件，這些條件包括技術(shù)支持。人力支持、資金支持等。當然，從事業(yè)單位本身的屬性來分析，其具備一定的知識管理優(yōu)勢。事業(yè)單位隸屬于國家管理機構(gòu)，其最明顯的特點就是政治性，因此在知識的學(xué)習(xí)模式上就如同政策理念的宣傳一樣，其很容易被人接受。此外，事業(yè)單位的檔案管理工作本身就存在著知識整理的環(huán)節(jié)，只不過沒有將知識管理的精髓專業(yè)化，需要加強培訓(xùn)體制的建設(shè)，從而達到目的。

四、事業(yè)單位檔案管理中知識管理的運用方法

(一）將知識管理內(nèi)涵普及，從根本上改變觀念。要想做好知識管理與事業(yè)單位的檔案管理工作建設(shè)深度結(jié)合的工作，就需要開展一系列的宣傳活動，使人們意識到知識管理的重要作用，將新的知識結(jié)構(gòu)、知識運用、以及知識創(chuàng)新帶入到檔案管理的工作中去。使人們看到知識的力量，以及帶給檔案管理工作新內(nèi)涵。

（二）完善制度建設(shè)，積極推進知識管理的運用。事業(yè)單位要制定出相關(guān)的適用制度，以保證知識管理在檔案管理的運用過程中有效實施。目前，知識管理應(yīng)用于事業(yè)單位的檔案管理工作中的案例還屬于空白階段，這就要求現(xiàn)階段的事業(yè)單位能夠?qū)⒁庾R落實到實踐中去，首先開展摸索工作，提出一些試點性質(zhì)的制度，時刻觀察分析其應(yīng)用結(jié)果，并在總結(jié)的過程中不斷改善。

（三）加大投資力度，保證管理順利進行。成本是完成任務(wù)建設(shè)的基礎(chǔ)，要想保證知識管理在事業(yè)單位檔案管理中起到一定的效果，且能夠穩(wěn)步持續(xù)的推行，其基本的條件是保證在資金方面的支持力度。這就要求檔案管理部門對于預(yù)算的分析能夠詳明，且能夠控制在單位的承受范圍之內(nèi)，向財政部門進行及時的上報，在這個過程中要反復(fù)推敲，不斷落實跟進資金去處，發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)該及時的匯總上報，從而找到解決問題的方法。

（四）提前制定好知識管理的運用規(guī)劃。對于知識管理應(yīng)用于事業(yè)單位檔案管理的過程中，要對具體的實施過程落實到方案的制定上，從而得到確切的應(yīng)用流程。在方案中要明確知識管理應(yīng)用于檔案管理中的目標，以及具體的實施策略，管理內(nèi)容，管理范圍等。此外在總的流程中還要有應(yīng)用技術(shù)、平臺、資金等的詳細說明，這樣可以為部門準備工作提供材料，保障知識管理工作的順利開展。

（五）構(gòu)件學(xué)習(xí)小組，提高個人的綜合素質(zhì)水平。在知識管理的過程中也是一個員工互相學(xué)習(xí)的過程，因此學(xué)習(xí)小組的構(gòu)件可以在一定程度上建立競爭關(guān)系，刺激員工的學(xué)習(xí)欲望，從而在這樣的學(xué)習(xí)模式下提高個人的綜合素質(zhì)水平。

五、結(jié)論

綜上所述，在新的時代條件下，在新的技術(shù)支撐下，完善事業(yè)單位的檔案管理工作具有重要的意義。文中討論了知識管理應(yīng)用于事業(yè)單位檔案管理的必要性和可行性，以及提供了一些應(yīng)用策略和方法，通過這些分析可以發(fā)現(xiàn)，在檔案管理信息化的基礎(chǔ)上，完善知識結(jié)構(gòu)，進行知識創(chuàng)新使用，擴大檔案學(xué)習(xí)范圍是檔案管理工作的未來發(fā)展趨勢。

[1]丁欽.試論事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)狀及對策[J].東方企業(yè)文化,2014,17:157+161.