事業(yè)單位檔案工作存在的問題及對(duì)策

張曉文

事業(yè)單位檔案工作存在的問題及對(duì)策

張曉文

隨著事業(yè)單位改革的不斷深入，事業(yè)單位檔案管理工作日趨凸顯出一系列問題，我們應(yīng)該直面這些問題，針對(duì)這些問題加以改進(jìn)，以利用更好地加強(qiáng)事業(yè)單位檔案管理工作。本文從事業(yè)單位檔案管理工作中存在的問題入手，分析事業(yè)單位檔案管理的對(duì)策和創(chuàng)新性探索。

事業(yè)單位 檔案管理 工作對(duì)策

檔案，真實(shí)記錄了一個(gè)單位工作方方面面，涉及人事檔案、相關(guān)文件資料、宣傳影音資料等，這些都是保證單位協(xié)調(diào)、有序運(yùn)轉(zhuǎn)的重要保證，事業(yè)單位亦是如此。作為開展工作的基礎(chǔ)性參照，如果缺少檔案，一切工作就不可能在繼承中發(fā)展，在前進(jìn)中創(chuàng)新。因此，只有有效解決事業(yè)單位檔案管理中存在的問題，才能滿足時(shí)代發(fā)展的要求，有利于事業(yè)單位檔案管理工作朝著更好的方向發(fā)展。

一、事業(yè)單位檔案工作的現(xiàn)狀及存在問題

近年來，事業(yè)單位檔案管理工作逐步走向規(guī)范化管理，事業(yè)單位工作人員的升職與調(diào)動(dòng)均要以個(gè)人檔案為依據(jù)，其真實(shí)記錄了個(gè)人在不同時(shí)期的成長(zhǎng)經(jīng)歷與所獲得的獎(jiǎng)懲情況。隨著我國(guó)事業(yè)單位改革的不斷推進(jìn)，對(duì)檔案管理人員的專業(yè)水平和專業(yè)素養(yǎng)提出了更高的要求，目前一些陳舊的檔案管理思路和模式已經(jīng)不適應(yīng)事業(yè)單位發(fā)展整合的需要，因此，直面檔案管理現(xiàn)狀，反思檔案管理中存在的問題，結(jié)合單位實(shí)際尋求切實(shí)可行的檔案管理工作方法顯得尤為重要。

（一）事業(yè)單位檔案管理制度相對(duì)滯后

制度作為一種激勵(lì)手段，相對(duì)完善配套并符合工作人員需求的制度，在實(shí)際工作中可以起到有效的激勵(lì)作用，從而提高工作效率和工作質(zhì)量。事業(yè)單位制度形成以后，便會(huì)在較長(zhǎng)一段時(shí)間內(nèi)保持不變，具有較強(qiáng)的穩(wěn)定性，這是事業(yè)發(fā)展的基礎(chǔ)和保障。近年來，事業(yè)單位檔案管理制度逐步走向規(guī)范化管理的軌道，但在檔案制度的制定和實(shí)施等方面仍存在一些制約因素。隨著事業(yè)單位改革的推進(jìn)，職能和體制的變更，部分事業(yè)單位照搬照抄上級(jí)文件和書本的理論來制定管理制度已經(jīng)不適應(yīng)工作發(fā)展的需要，甚至有些單位只是為了應(yīng)付相關(guān)檢查、為認(rèn)定等級(jí)而制定，缺乏實(shí)踐性和可操作性。因此，加強(qiáng)制度建設(shè)，是保證一個(gè)單位各項(xiàng)工作正常運(yùn)轉(zhuǎn)的有效保證，是制約工作行為的重要工具，建立完善的檔案工作制度，不僅可以保證事業(yè)單位的發(fā)展，對(duì)整個(gè)文化社會(huì)的健康發(fā)展都具有舉足輕重的重要意義。

（二）事業(yè)單位檔案管理缺乏有效的監(jiān)督

事業(yè)單位的檔案管理部門，往往既是檔案制度的制定部門，又是檔案制度的執(zhí)行部門，在工作中缺乏有效的監(jiān)督，僅僅依靠自覺主動(dòng)，不能形成良好的約束作用。只是以單位檔案室名義下發(fā)，沒有納入單位崗位責(zé)任制和整體管理標(biāo)準(zhǔn)的檔案，沒有一定的檢查和監(jiān)督機(jī)制作保障，制度的實(shí)施職能考檔案管理人員的自覺自愿，無法實(shí)現(xiàn)檔案管理的常態(tài)化運(yùn)行。

（三）事業(yè)單位檔案管理人員缺乏檔案意識(shí)

長(zhǎng)期以來，相當(dāng)一部門檔案從業(yè)人員對(duì)檔案管理工作存在誤區(qū)，以為檔案就是對(duì)日常事務(wù)性文件進(jìn)行立卷整理，不是主要的工作，只要保證基本查檔和檢查過關(guān)就符合要求，甚至有些部門沒有專職檔案員，兼職檔案員身兼數(shù)職，不能專注于檔案工作，檔案意識(shí)弱化，嚴(yán)重影響檔案工作的質(zhì)量。從目前從事檔案管理的人員來看，許多事業(yè)單位檔案管理人員的工作緊緊停留在最原始的階段，缺少現(xiàn)代化管理的基本素質(zhì)，沒有掌握先進(jìn)的現(xiàn)代化操作技能，缺乏創(chuàng)新意識(shí)。事實(shí)上，事業(yè)單位檔案包含眾多類別，這些類別對(duì)干部的選拔、考核、人事調(diào)動(dòng)都有著至關(guān)重要的作用，通過查閱檔案了解干部的階段性信息，對(duì)下一步合理安排工作奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

（四）事業(yè)單位檔案管理人員專業(yè)素養(yǎng)匱乏

檔案工作是一項(xiàng)頭緒繁瑣的工作，具有較強(qiáng)的專業(yè)性和連續(xù)性，由于檔案管理人員對(duì)檔案工作認(rèn)識(shí)上的欠缺，導(dǎo)致許多事業(yè)單位檔案人員未經(jīng)專業(yè)的檔案管理知識(shí)理論的培訓(xùn)，對(duì)檔案工作的重要性，以及對(duì)檔案資料的收集、整理、歸檔等業(yè)務(wù)不熟悉，對(duì)檔案管理工作的具體程序和工作要求了解甚少。而且由于事業(yè)單位人員結(jié)構(gòu)等方面的因素，多數(shù)檔案人員往往身兼數(shù)職，對(duì)檔案工作無法投入過多精力，僅僅滿足于將有關(guān)資料放入檔案盒便完成了歸檔工作缺乏這方面的專業(yè)知識(shí)和能力，導(dǎo)致對(duì)檔案工作不重視，嚴(yán)重影響檔案管理水平。

二、加強(qiáng)事業(yè)單位檔案管理的方法與策略

隨著經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，社會(huì)的進(jìn)步，現(xiàn)代信息技術(shù)突飛猛進(jìn)，事業(yè)單位改革的不斷深化，為檔案管理工作提出了更高的要求，也為檔案工作的開展創(chuàng)造了良好的契機(jī)。同時(shí)，對(duì)以往的檔案管理模式、管理方法都提出了新的挑戰(zhàn)。因此，檔案管理需要從管理制度、管理模式、人員素養(yǎng)等方面進(jìn)行全面更新，不斷探索現(xiàn)代化的管理模式，才能跟上新形勢(shì)發(fā)展的需要。

（一）完善檔案管理工作制度，改善員工工作環(huán)境

在新時(shí)期新階段，事業(yè)單位要結(jié)合工作實(shí)際對(duì)檔案管理制度與方法進(jìn)行思考，要從制度入手，建立完善切實(shí)可行的檔案資料管理制度，要打破傳統(tǒng)觀念，采用新技術(shù)與新方法，使事業(yè)單位檔案管理工作有章可循、有法可依，促進(jìn)檔案管理工作的健康有序可持續(xù)發(fā)展。此外，檔案工作人員身處比較好的工作環(huán)境中，能夠充分調(diào)動(dòng)他們工作的積極性與主動(dòng)性，檔案室必須要培訓(xùn)相關(guān)的基礎(chǔ)設(shè)備和各種檔案安全保護(hù)措施，例如：檔案柜、溫度計(jì)、濕度計(jì)、空調(diào)及防火設(shè)施，設(shè)計(jì)保密等級(jí)較高的檔案還要配備保險(xiǎn)柜、攝像頭等防盜設(shè)施。同時(shí)，完善的檔案管理環(huán)境有助于對(duì)檔案進(jìn)行整理與保存，因此，事業(yè)單位要從維護(hù)檔案材料的安全性和完整性出發(fā)，改善檔案工作人員的辦公環(huán)境和檔案室的硬件配置，使事業(yè)單位檔案工作發(fā)揮最大的社會(huì)價(jià)值。

（二）創(chuàng)新檔案管理模式，打破傳統(tǒng)思想觀念

近年來，《新勞動(dòng)法》的實(shí)施和人事制度改革的不斷深入，迫切要求檔案管理人員需要打破傳統(tǒng)的檔案管理思路，加強(qiáng)檔案管理意識(shí)。檔案工作分類復(fù)雜，以人事檔案為例，全國(guó)事業(yè)單位正在逐步推行全員聘用制，檔案管理人員要按照改革發(fā)展的需要，不斷豐富人事檔案的內(nèi)容。例如：職工簽訂的聘用制合同、工作協(xié)議、崗位合同、年終考核表等績(jī)效獎(jiǎng)懲材料，對(duì)職工的動(dòng)態(tài)管理情況在檔案中要如實(shí)記錄，對(duì)于進(jìn)修情況、繼續(xù)教育、專業(yè)技術(shù)資格學(xué)習(xí)情況等新增內(nèi)容要隨時(shí)補(bǔ)充，要做到觀念上與時(shí)俱進(jìn)，管理上從嚴(yán)把關(guān)，工作上嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致。采用現(xiàn)代化的管理模式和管理手段，充分利用計(jì)算機(jī)、掃描儀等現(xiàn)代設(shè)備和技術(shù)輔助管理，實(shí)現(xiàn)將文字、圖片、聲像等資料通過技術(shù)處理后轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)據(jù)資料，有效達(dá)到檔案資料的紙質(zhì)與數(shù)據(jù)資料的并存，以實(shí)現(xiàn)檔案資料的資源共享。

（三）加強(qiáng)專業(yè)人員的學(xué)習(xí)培訓(xùn)，打造專業(yè)的檔案管理團(tuán)隊(duì)

發(fā)展事業(yè)單位檔案工作，需要打造具有較高思想品德和專業(yè)業(yè)務(wù)素質(zhì)的管理團(tuán)隊(duì)，這就需要挑選政治上可靠、作風(fēng)正派、責(zé)任心強(qiáng)的共產(chǎn)黨員從事本單位的檔案管理工作，同時(shí)，檔案管理人員還要有廣博的知識(shí)和務(wù)實(shí)的工作作風(fēng)，精通檔案業(yè)務(wù)，熟練掌握檔案工作的方法和規(guī)律，有較強(qiáng)的大局意識(shí)和責(zé)任觀念，主管部門要經(jīng)常組織檔案人員業(yè)務(wù)知識(shí)培訓(xùn)，讓他們及時(shí)掌握最新的管理方法和管理技術(shù)，從而提高業(yè)務(wù)人員的專業(yè)素質(zhì)，提升檔案管理技術(shù)水平，為檔案事業(yè)的發(fā)展做貢獻(xiàn)。

總之，檔案管理工作雖然取得一些成績(jī)，事業(yè)單位檔案管理仍存在一些需要改善之處，有待于我們?nèi)グl(fā)現(xiàn)，去解決。努力做好檔案管理工作，以創(chuàng)新的思想開拓檔案管理，為檔案管理事業(yè)的發(fā)展做出自己的一份貢獻(xiàn)。

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［2］孫鳳玲.事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新與改革探討［J］.改革與開放，2012（04）.

［3］楊公之.檔案信息化建設(shè)導(dǎo)論［M］.北京:中國(guó)檔案出版社，2001.

［4］劉洪.高職院校檔案工作之管見［J］.科教導(dǎo)刊，2009（09）.

（作者單位：泰安市泰山區(qū)廣播電視臺(tái)）

張曉文（1984-），女，漢族，肥城人，助理館員，研究方向：檔案管理。