正確處理好檔案保密與利用的關(guān)系

岳翠平

交通運(yùn)輸部天津水運(yùn)工程科學(xué)研究所

正確處理好檔案保密與利用的關(guān)系

岳翠平

交通運(yùn)輸部天津水運(yùn)工程科學(xué)研究所

社會(huì)經(jīng)濟(jì)的飛速發(fā)展，促使文化交流與合作快速發(fā)展，科學(xué)技術(shù)水平亦隨之不斷提升，這時(shí)的檔案保密工作面臨著諸多問(wèn)題與新挑戰(zhàn)。機(jī)密檔案失泄事件接連不斷的發(fā)生，企業(yè)單位亦紛紛提高了信息安全意識(shí)，且對(duì)檔案保密要求不斷提高，許多單位更是過(guò)分注重信息安全，而導(dǎo)致檔案不能正常使用，檔案的作用亦不能充分發(fā)揮。本文探討了正確處理好檔案保密與利用的關(guān)系，并提出了實(shí)用性應(yīng)用措施，為檔案保密與利用提供參考依據(jù)。

檔案保密；檔案利用；關(guān)系

保守機(jī)密為檔案管理人員最重要的職責(zé)，檔案管理人員應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況管理檔案，高度重視檔案保密工作。而因傳統(tǒng)觀念的制約，檔案工作均是重保管、輕利用，導(dǎo)致其間存在諸多不足之處，大量檔案未能得到有效利用，其間諸多有價(jià)值的檔案根本不能被充分應(yīng)用，從而造成很大的資源浪費(fèi)。因此，探討正確處理好檔案保密與利用的關(guān)系，對(duì)檔案保密與利用有著極大現(xiàn)實(shí)意義。

一、加強(qiáng)開(kāi)放檔案審查

審查工作為檔案開(kāi)放工作的重要基礎(chǔ)，亦是檔案開(kāi)放時(shí)的關(guān)鍵內(nèi)容，此項(xiàng)工作主要任務(wù)為準(zhǔn)確無(wú)誤的區(qū)分、判定檔案開(kāi)放性，從而嚴(yán)格控制其使用范圍。應(yīng)加強(qiáng)初審工作，檔案館中的工作人員要根據(jù)規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)，嚴(yán)格審查開(kāi)放期限中的檔案，以此準(zhǔn)確判定其開(kāi)放及控制范圍；且應(yīng)加強(qiáng)中審工作，具有高政策水平及業(yè)務(wù)能力的同志審查初審中未確定的檔案，從而嚴(yán)格判定檔案開(kāi)放及使用控制，根據(jù)實(shí)際情況取舍；再是要加強(qiáng)終審工作，根據(jù)所得的初審及中審結(jié)果，全面分析和審查檔案開(kāi)放與否。

二、加強(qiáng)檔案解密

保密檔案具備相應(yīng)的等級(jí)，保密等級(jí)均是以《保密法》規(guī)定的，通常是分為絕密、機(jī)密、秘密這三個(gè)級(jí)別。要根據(jù)實(shí)際情況嚴(yán)格確定檔案密級(jí)，從而為檔案工作人員提供不同的管理措施，以便提高檔案利用率。但秘密并不是始終不變的，若秘密保管時(shí)間到期，則當(dāng)時(shí)便失去了其自身的保密價(jià)值，這時(shí)則不可按部就班的保密文件管理，要根據(jù)實(shí)際情況展開(kāi)管理工作，這亦說(shuō)明檔案保密極具時(shí)效性。為社會(huì)各界開(kāi)放的檔案，到了一定時(shí)限的檔案應(yīng)予以開(kāi)放，但要根據(jù)實(shí)際規(guī)劃劃分解密，從而將未解密的檔案納入使用控制范圍中，之后則對(duì)相應(yīng)的保密檔案予以解密，且根據(jù)《保密法》中的規(guī)定進(jìn)行解密，也可以說(shuō)解密為原確定密級(jí)的機(jī)關(guān)與單位、上級(jí)機(jī)關(guān)展開(kāi)的，普通人員不可參與。

三、加強(qiáng)檔案開(kāi)放基礎(chǔ)

開(kāi)放檔案之前，應(yīng)為檔案開(kāi)放作好充分準(zhǔn)備，要根據(jù)實(shí)際情況提高開(kāi)放檔案案卷內(nèi)在質(zhì)量。根據(jù)原有基礎(chǔ)對(duì)檔案資料進(jìn)行嚴(yán)格的整理，務(wù)必做到分類科學(xué)、組卷合理、編目清楚、排列系統(tǒng)等規(guī)定要求；要構(gòu)建完善的檔號(hào)，適當(dāng)開(kāi)放檢索及管理要求；并編制檢索工具，包括基礎(chǔ)性檢索工具、骨干性檢索工具、文字?jǐn)⑹鲂詸z索工具等，要逐漸將開(kāi)放檔案檢索工具促生為骨干性檢索工具，將基礎(chǔ)性檢索工具作為輔助工具，并將敘述性檢索工具作為補(bǔ)充檢索工具，從而確保檢索途徑多元化；應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況準(zhǔn)備適當(dāng)?shù)母北?，及時(shí)抄錄珍貴、重要的檔案，并對(duì)其進(jìn)行詳細(xì)的復(fù)印與照相，要盡可能搞好檔案副本。

四、加強(qiáng)保密檔案解密時(shí)限設(shè)置

科學(xué)技術(shù)的飛速發(fā)展，催生了諸多新理論與新方法、新材料應(yīng)用速度亦飛速提升，此時(shí)一密定終生的方式根本不可取。比如美國(guó)克林頓總統(tǒng)簽署的12958號(hào)總統(tǒng)令，其間規(guī)定了政府新機(jī)密，提出解密期限為10年，而25年前的機(jī)密文件僅是特例外自動(dòng)解密。國(guó)內(nèi)科研檔案保存時(shí)限為30年，所涉及到保密檔案亦是逐漸建立了相應(yīng)的解密期制度，要根據(jù)實(shí)際情況，適時(shí)調(diào)整解除密級(jí)，從而更好的服務(wù)于各大行業(yè)和社會(huì)。

五、加強(qiáng)檔案分卷歸類

通常歸檔時(shí)，大都是一把抓的進(jìn)行分卷歸類，其間設(shè)計(jì)的保密信息均分散于各種卷文檔中，而這并不利于檔案保密，且給普通內(nèi)容檔案檢索工作帶來(lái)極大的困難。這時(shí)歸檔時(shí)應(yīng)根據(jù)涉密內(nèi)容設(shè)置相應(yīng)的保密卷，亦增加了檔案開(kāi)放程度，從而更好的確保了涉密內(nèi)容安全。查與人可以根據(jù)自己所需的內(nèi)容，降低因小部分文檔內(nèi)容涉密，從而影響到資料查閱工作。

六、加強(qiáng)檢索工作信息化

要根據(jù)實(shí)際情況，構(gòu)建適當(dāng)?shù)臋n案索引及全文數(shù)字化信息庫(kù)，并全面分析保密檔案的實(shí)際需求，其所涉及的內(nèi)容應(yīng)具備專門字段；涉密數(shù)據(jù)表可采用口令或者是其他方式達(dá)到加密的目的，以便提高信息安全度，確保保密及普通檔案內(nèi)容的有效隔離，從而提高檢索效率，并更好的確保信息安全。

七、加強(qiáng)管理者保密意識(shí)教育

日常生活中應(yīng)不斷加強(qiáng)保密形勢(shì)教育，引導(dǎo)干部職工更深刻的掌握保密工作所面臨的重要形勢(shì)，要深層領(lǐng)會(huì)現(xiàn)代化保密工作的重要性，引導(dǎo)相關(guān)人員積極自主的將非常滯后的觀念摒棄，并將其于傳統(tǒng)體制中解放出來(lái)，這時(shí)便可有效提高其責(zé)任感與使命感。應(yīng)全面結(jié)合法律法規(guī)教育，以提高職工群眾法律意識(shí)及法律素質(zhì)，確保依法保密、依法治密，從而嚴(yán)格杜絕所有悖于常理的法律及法規(guī)行為。要對(duì)工作人員施以嚴(yán)格的保密知識(shí)教育，并嚴(yán)肅保密紀(jì)律，要根據(jù)實(shí)際情況加強(qiáng)防范，確保保密工作嚴(yán)格落實(shí)，引導(dǎo)保密工作人員政治堅(jiān)定，思想純潔，業(yè)務(wù)精通，作風(fēng)嚴(yán)謹(jǐn)，從而確保各項(xiàng)檔案保密工作有序開(kāi)展。

八、結(jié)束語(yǔ)

機(jī)密檔案要嚴(yán)格保密，而保密有時(shí)間、地點(diǎn)、范圍等方面的限制，如果保而不用則根本沒(méi)有失保的意義，利用均是于保密基礎(chǔ)上而實(shí)現(xiàn)的，無(wú)限制的使用檔案會(huì)帶來(lái)極大的安全危害。檔案工作的保密與利用非常重要，要根據(jù)實(shí)際情況正確處理好檔案保密與利用關(guān)系，而始終不變的對(duì)待檔案秘密性，則其秘密性實(shí)效根本不能實(shí)現(xiàn)，無(wú)限制拓展開(kāi)放利用范圍并不有效。本文探討了正確處理好檔案保密與利用的關(guān)系，并提出了實(shí)用性應(yīng)用措施，要不斷加強(qiáng)開(kāi)放檔案審查與檔案解密、檔案開(kāi)放基礎(chǔ)，并根據(jù)實(shí)際情況加強(qiáng)保密檔案解密時(shí)限設(shè)置與檔案分卷歸類、檢索工作信息化，還應(yīng)有效提高管理者保密意識(shí)教育，為檔案保密與利用提供參考依據(jù)。

［1］郝曉靜.淺談如何正確處理機(jī)關(guān)檔案保密與利用工作的關(guān)系［J］.山東工業(yè)技術(shù)，2013（06）.

［2］郭巖.如何正確處理檔案保密工作和檔案開(kāi)放利用工作的關(guān)系［J］.黑龍江檔案，2013（12）.