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      新時(shí)期我國(guó)高校檔案管理的現(xiàn)狀及對(duì)策研究

      2016-11-26 04:41:15姚樹靜
      長(zhǎng)江叢刊 2016年26期
      關(guān)鍵詞:庫(kù)房檔案管理信息化

      姚樹靜

      新時(shí)期我國(guó)高校檔案管理的現(xiàn)狀及對(duì)策研究

      姚樹靜

      檔案是記錄真實(shí)信息的重要方式,其在高校建設(shè)中承擔(dān)著不可或缺的作用。合理的對(duì)檔案信息進(jìn)行管理及利用,可為領(lǐng)導(dǎo)決策的制定提供重要的參考,同時(shí)也是教育教學(xué)及科研的重要信息來(lái)源。然而,現(xiàn)階段我國(guó)高校雖加強(qiáng)了對(duì)檔案信息管理的力度,但在實(shí)際的管理過(guò)程中仍有不足之處。本研究對(duì)新形勢(shì)下我國(guó)高校檔案管理情況進(jìn)行了分析,并提出了相應(yīng)的解決對(duì)策,以期為今后高校檔案管理工作提供借鑒。

      高校檔案管理 現(xiàn)狀 研究對(duì)策

      社會(huì)的進(jìn)步及信息技術(shù)的快速發(fā)展,不僅有效地促進(jìn)了高校檔案管理工作向現(xiàn)代化、信息化方向發(fā)展,同時(shí)也給檔案管理工作提出了新的挑戰(zhàn)。信息技術(shù)的不斷發(fā)展及更新,對(duì)高校檔案管理工作水平也有了更高的要求,高校管理檔案必須要不斷創(chuàng)新、不斷提高服務(wù)效能,才可在高校的發(fā)展及建設(shè)中更好的發(fā)揮積極作用。新時(shí)期怎樣做好高校檔案管理工作已成為高校建設(shè)管理的重點(diǎn)。本文以高校檔案管理現(xiàn)狀為切入點(diǎn),對(duì)現(xiàn)階段高校檔案管理中存在的問(wèn)題進(jìn)行了分析,并提出了解決對(duì)策。

      一、我國(guó)高校檔案管理現(xiàn)狀研究

      (一)檔案管理制度不健全

      缺乏健全的檔案管理制度及統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)是當(dāng)前多數(shù)高校檔案管理中普遍存在的現(xiàn)象,該現(xiàn)象的存在往往會(huì)影響檔案管理質(zhì)量。管理人員在存放檔案時(shí)缺乏條理,隨意存放檔案,致使檔案混亂,進(jìn)而在使用檔案時(shí)難以及時(shí)有效的查找、調(diào)配檔案,影響高校工作效率。另外,部分高校檔案管理人員缺乏對(duì)檔案管理重要性的認(rèn)識(shí),認(rèn)為檔案無(wú)足輕重,不過(guò)文檔、紙張,甚至檔案管理部門的存在并無(wú)重要作用,這樣的思想必然會(huì)影響其工作態(tài)度及工作質(zhì)量,甚至?xí)?duì)高校檔案管理工作的開(kāi)展產(chǎn)生制約。

      (二)管理技術(shù)落后

      隨著科技不斷地發(fā)展,計(jì)算機(jī)技術(shù)已經(jīng)得到普遍的應(yīng)用。然而,高校檔案管理中讓存在有較為普遍的傳統(tǒng)性傾向,檔案的管理方式及手段仍以手工為主,利用圓珠筆或鉛筆填寫檔案信息,從而極易造成檔案內(nèi)容模糊、缺欄少項(xiàng)、記錄不規(guī)范等現(xiàn)象,難以準(zhǔn)確、完整的對(duì)相關(guān)情況進(jìn)行體現(xiàn)。此外,對(duì)于手寫檔案通常需要進(jìn)行目錄、頁(yè)碼編排、組卷裝訂,然而在實(shí)際的工作中,相關(guān)人員為避免麻煩,往往只是將檔案放在一起,而未進(jìn)行組卷、裝訂,不僅會(huì)對(duì)檔案的美觀性造成影響,而且會(huì)給后期的查找使用造成不便,進(jìn)而嚴(yán)重影響其使用價(jià)值

      (三)缺乏檔案保護(hù)意識(shí)

      檔案保護(hù)也是檔案管理工作的一項(xiàng)重要內(nèi)容,一旦出現(xiàn)工作紕漏往往會(huì)給社會(huì)造成極大的危害及損失?,F(xiàn)階段多數(shù)檔案管理人員仍處于被動(dòng)工作的狀態(tài),對(duì)檔案保護(hù)的認(rèn)識(shí)不夠,在工作中得過(guò)且過(guò)。此外,多數(shù)高校并未挑選明確的檔案管理負(fù)責(zé)人,這就導(dǎo)致在出現(xiàn)問(wèn)題后責(zé)權(quán)不明,工作人員相互推諉責(zé)任。

      二、新時(shí)期高校檔案管理對(duì)策

      (一)建立健全的高校檔案管理制度

      建立健全完善的檔案管理制度是提高我國(guó)高校檔案管理工作質(zhì)量的必要措施,制定明確的檔案管理工作機(jī)制,并制定相關(guān)的檔案收集及管理?xiàng)l例,對(duì)確保工作有章可循、促使檔案管理工作逐漸步入科學(xué)化、正規(guī)化有重要幫助。同時(shí)高校還應(yīng)該制定明確的獎(jiǎng)懲制度,要求相關(guān)人員必須要嚴(yán)格按照相關(guān)制度辦事,對(duì)于違反規(guī)章制度、工作應(yīng)付了事者需予以懲處,以保證檔案管理工作合理開(kāi)展。

      (二)創(chuàng)新管理方式

      創(chuàng)新管理模式,合理對(duì)現(xiàn)代化技術(shù)手段進(jìn)行利用,實(shí)現(xiàn)檔案信息資源網(wǎng)絡(luò)化對(duì)提高檔案管理質(zhì)量有重要幫助。在實(shí)際的檔案管理中必須要合理的對(duì)計(jì)算機(jī)技術(shù)進(jìn)行利用,通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)對(duì)檔案著錄、標(biāo)引、編目等進(jìn)行整理,以信息化技術(shù)替代手工填寫檔,將紙質(zhì)文檔轉(zhuǎn)換為數(shù)字檔案,構(gòu)建檔案網(wǎng)絡(luò)服務(wù)平臺(tái),用戶可通過(guò)目錄查詢系統(tǒng)查找相關(guān)信息資源,從而可有效地提高檔案的條理性及管理的便捷性,為用戶提供更加便捷、高效的服務(wù)。

      (三)提高安全意識(shí)

      建立健全的檔案管理規(guī)章制度,加強(qiáng)對(duì)相關(guān)管理人員檔案保護(hù)意識(shí)培訓(xùn),提高檔案管理人員對(duì)檔案安全管理的認(rèn)知也是當(dāng)前高校檔案管理工作的重點(diǎn)。高校應(yīng)制定細(xì)致的管理規(guī)范,并且應(yīng)選拔檔案管理負(fù)責(zé)人,將管理責(zé)任明確到人,不斷提高管理人員的責(zé)任意識(shí)。同時(shí),科室應(yīng)嚴(yán)格落實(shí)值班制度,加強(qiáng)對(duì)檔案庫(kù)房的監(jiān)控,并且應(yīng)在檔案庫(kù)房?jī)?nèi)配備滅火器,同時(shí)定期進(jìn)行檢查更換,以保證其有效性。另外,還應(yīng)定期對(duì)檔案庫(kù)房的電氣、電路等設(shè)備進(jìn)行檢查及維修,保證各設(shè)備安全運(yùn)行。此外,還應(yīng)在檔案庫(kù)房?jī)?nèi)設(shè)置溫感、煙感探頭,以便及時(shí)發(fā)現(xiàn)庫(kù)房?jī)?nèi)存在的安全隱患,預(yù)防意外事件發(fā)生。

      三、結(jié)語(yǔ)

      總而言之,高校檔案管理作為高校管理工作的一項(xiàng)重要內(nèi)容,其必須要做到與時(shí)俱進(jìn),合理的利用現(xiàn)代化技術(shù),不斷創(chuàng)新管理模式,以最大化的發(fā)揮檔案管理的價(jià)值。

      [1]江心乾.信息化時(shí)代保證高校檔案管理安全性的措施探討[J].中國(guó)培訓(xùn),2016(2):199.

      [2]陳紅.試論高校檔案管理工作對(duì)于思想政治教育工作的意義[J].中共山西省直機(jī)關(guān)黨校學(xué)報(bào),2016(2):49~50.

      [3]江心乾.信息化時(shí)代保證高校檔案管理安全性的措施探討[J].中國(guó)培訓(xùn),2016(2):199.

      [4]吳軍.如何提升辦公室檔案管理的效率[J].經(jīng)營(yíng)管理者,2016(18).

      [5]王守斌.血站檔案管理存在的問(wèn)題及解決對(duì)策研究[J].中國(guó)管理信息化,2016(14).

      [6]陳莉.檔案管理對(duì)于組織發(fā)展的重要性研究[J].中國(guó)管理信息化,2016(14).

      (作者單位:山東廣播電視大學(xué))

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