論高校學(xué)生公寓管理服務(wù)的信息化建設(shè)

朱建寶

論高校學(xué)生公寓管理服務(wù)的信息化建設(shè)

朱建寶

中國(guó)教育事業(yè)的快速發(fā)展，讓大學(xué)教育由精英教育逐步轉(zhuǎn)變成大眾教育，近年來各高校不斷擴(kuò)大招生，高校在校學(xué)生人數(shù)急速增長(zhǎng)。高校后勤部門對(duì)學(xué)生公寓的管理正在經(jīng)歷一場(chǎng)深刻的變革，信息技術(shù)將廣泛地運(yùn)用到學(xué)生生活的各個(gè)鄰域，故加快信息化建設(shè)步伐是推進(jìn)高校發(fā)展的必經(jīng)之路。本文對(duì)高校學(xué)生公寓信息建設(shè)的背景及意義做了詳盡的闡述，本文對(duì)中國(guó)計(jì)量大學(xué)學(xué)生公寓在推行管理服務(wù)信息化過程中遇到的問題及取得的成果作了深入分析，并總結(jié)提出推進(jìn)高校公寓管理服務(wù)信息化應(yīng)遵循的原則。

高校 學(xué)生公寓 信息技術(shù)

隨著中國(guó)教育體制不斷改革，大學(xué)教育由精英教育逐漸轉(zhuǎn)變成大眾教育，近年各高校不斷擴(kuò)大招生，在校學(xué)生人數(shù)激增。學(xué)生公寓作為學(xué)校的部門，對(duì)學(xué)生公寓的管理機(jī)制上正在經(jīng)歷一場(chǎng)深刻的變革。這次變革要求學(xué)生公寓管理必須改變陳舊的工作方式，提高管理效率，提升服務(wù)質(zhì)量，逐步完善公寓的育人功能，最終滿足當(dāng)前高等教育對(duì)保障提出的高水平要求。如何實(shí)現(xiàn)這一目標(biāo)是當(dāng)前學(xué)生公寓管理過程中極其重要的問題。有效解決問題的途徑之一，是在公寓管理服務(wù)各個(gè)環(huán)節(jié)廣泛運(yùn)用各種先進(jìn)技術(shù)，并形成統(tǒng)一管理系統(tǒng)，加快完善公寓管理的信息化建設(shè)步伐，推進(jìn)規(guī)范管理和優(yōu)質(zhì)服務(wù)?？梢?，全面提升學(xué)生公寓管理服務(wù)信息化水平，勢(shì)在必行。

一、學(xué)生公寓管理服務(wù)中信息化建設(shè)的背景和意義

（一）學(xué)生公寓管理服務(wù)中信息化建設(shè)的背景

信息技術(shù)的發(fā)展給人們的生活帶來很大的便利，各種電子化解決方案已經(jīng)在企業(yè)管理和服務(wù)中發(fā)揮了重要的作用。同樣在教育領(lǐng)域，信息化手段也日益顯示處其重要性。信息技術(shù)在高校的廣泛應(yīng)用必將有效地促進(jìn)教育現(xiàn)代化及管理信息化，高校本身的信息化建設(shè)也是培養(yǎng)面向信息化社會(huì)創(chuàng)新人才的要求。

高校后勤作為高等教育事業(yè)的組成部分，也充分意識(shí)到信息化給日常管理及服務(wù)帶來的益處，其中學(xué)生公寓管理部的信息化建設(shè)是學(xué)校后勤信息化建設(shè)中重要的一環(huán)。近年來高校學(xué)生公寓管理的機(jī)制、體制已經(jīng)發(fā)生了根本性的變革。提高管理效率，提升服務(wù)質(zhì)量，逐步完善學(xué)生公寓的育人功能，滿足當(dāng)前高等教育對(duì)后勤保障提出的高水平要求，是當(dāng)前高校對(duì)學(xué)生公寓管理的具體要求，而解決問題的有效途徑是在公寓管理各個(gè)環(huán)節(jié)廣泛運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)為基礎(chǔ)的各種先進(jìn)技術(shù)，加快推進(jìn)學(xué)生公寓管理的信息化建設(shè)步伐。

（二）學(xué)生公寓管理服務(wù)中信息化建設(shè)的意義

學(xué)生公寓信息化建設(shè)的意義在于：1、通過技術(shù)手段實(shí)現(xiàn)管理與服務(wù)信息化，使信息系統(tǒng)成為部門與部門關(guān)系的紐帶和服務(wù)學(xué)校服務(wù)師生的橋梁，相應(yīng)的數(shù)據(jù)報(bào)表將成為學(xué)生管理的決策依據(jù)。通過信息化建設(shè)實(shí)現(xiàn)科學(xué)運(yùn)行管理、合理利用資源、提高管理效率、降低運(yùn)行成本、確保師生生命財(cái)產(chǎn)安全、確保學(xué)校安全穩(wěn)定。2、運(yùn)用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)能很好地解決工作中原來都無法解決的難題，信息化建設(shè)的過程就是引進(jìn)新思路、新設(shè)備解決新問題的過程。3、信息化將帶動(dòng)組織機(jī)構(gòu)、崗位人員優(yōu)化。以中國(guó)計(jì)量大學(xué)為例，學(xué)生在學(xué)校日常事務(wù)的辦理，如：水、電、飯卡充值、退費(fèi)、報(bào)修、開網(wǎng)、寢室調(diào)整等需要去很多的部門辦，為了減少學(xué)生辦事的時(shí)間和路程，后勤服務(wù)中心專門在生活區(qū)建設(shè)了后勤服務(wù)大廳，實(shí)現(xiàn)了一站式服務(wù)。定制并開通了“計(jì)量微報(bào)修”服務(wù)平臺(tái)，專門設(shè)立了報(bào)修接單員崗位和專職工作人員，負(fù)責(zé)線上線下接單工作，這些都是信息化給組織機(jī)構(gòu)帶來的優(yōu)化措施。

二、學(xué)生公寓管理服務(wù)信息化的實(shí)際應(yīng)用

各大高校在學(xué)生公寓管理服務(wù)信息化建設(shè)中，都有一些實(shí)踐與探索，公寓管理與服務(wù)涉及的內(nèi)容很多，許多領(lǐng)域已經(jīng)逐步引進(jìn)使用信息技術(shù)。中國(guó)計(jì)量大學(xué)后勤服務(wù)中心公寓管理部在信息化過程中，廣泛引進(jìn)利用計(jì)算機(jī)技術(shù)、電子通信技術(shù)、自動(dòng)控制技術(shù)等先進(jìn)技術(shù)對(duì)管理與服務(wù)的諸多環(huán)節(jié)進(jìn)行了改造提升。

（一）學(xué)生公寓的住宿管理

中國(guó)計(jì)量大學(xué)在校生從幾千人到現(xiàn)在的幾萬人規(guī)模，學(xué)生公寓也達(dá)到了21幢，原有的學(xué)生公寓信息系管理模式已不適用于現(xiàn)在的學(xué)生規(guī)模，公寓管理部引進(jìn)計(jì)算機(jī)技術(shù)，并研發(fā)了“公寓學(xué)生信息管理軟件”，實(shí)現(xiàn)了在電腦上查詢學(xué)生住宿信息，如：寢室床位查找、換寢操作、退寢操作等功能。這幾年內(nèi)，該軟件發(fā)揮了較大的作用。但這個(gè)軟件需要人工錄入信息，同時(shí)也不能與學(xué)工部、分院、共享信息，成為了信息孤島，逐漸不適應(yīng)現(xiàn)代的管理需求。

現(xiàn)校學(xué)工部聯(lián)合各分院及公寓管理部，結(jié)合學(xué)校信息化的建設(shè)要求，設(shè)計(jì)了一套學(xué)生宿舍信息綜合管理系統(tǒng)。該系統(tǒng)包括學(xué)生基本資料庫，根據(jù)實(shí)際宿舍安排的原則，實(shí)現(xiàn)對(duì)學(xué)生入住寢室的自動(dòng)安排，并可記錄學(xué)生在宿舍里的一切情況，并具備統(tǒng)計(jì)、查詢和分析等功能。從而準(zhǔn)確、快速地了解到整個(gè)學(xué)生公寓的住宿情況、房間和床位的安排情況，為以后的發(fā)展規(guī)劃提供科學(xué)的依據(jù)。

（二）學(xué)生公寓的資產(chǎn)設(shè)備管理

校后勤資產(chǎn)管理處，根據(jù)工作需要，引進(jìn)了資產(chǎn)設(shè)備管理軟件，首先，在采購入庫時(shí)，將設(shè)備信息錄入信息庫，并打印條碼標(biāo)簽，張貼在實(shí)物上。同時(shí)管理者可以通過計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，查詢家具設(shè)備等資產(chǎn)使用情況及安裝時(shí)間、地點(diǎn)、使用年限、規(guī)格、單價(jià)等。使用部門也可以通過辦公網(wǎng)，查看本部門家具設(shè)備的使用情況，并且可以在網(wǎng)上申請(qǐng)報(bào)廢、更新、調(diào)整歸屬部門等工作，基本實(shí)現(xiàn)了專項(xiàng)工作網(wǎng)上辦公。

（三）學(xué)生公寓的水電消費(fèi)自動(dòng)化管理

我校學(xué)生公寓開始使用的是人工抄表的電表和水表，新校區(qū)建成后采用了插卡式電表和水表，在公寓信息化推進(jìn)過程中，分批更新為網(wǎng)絡(luò)充值自動(dòng)扣繳的電表。計(jì)算機(jī)控制和管理系統(tǒng)可以自動(dòng)對(duì)公寓內(nèi)各宿舍的電表、水表消耗量進(jìn)行動(dòng)態(tài)計(jì)數(shù)并自動(dòng)結(jié)算形成專用數(shù)據(jù)庫，水電管理人員可以隨時(shí)對(duì)水電的用量、費(fèi)用等需要的數(shù)據(jù)進(jìn)行打印報(bào)表。解決了學(xué)生排隊(duì)繳費(fèi)的問題，解決欠費(fèi)停電充電困難的問題，解決了收費(fèi)員不足，加班加點(diǎn)的問題，解決了用電用水安全的問題，提升了管理服務(wù)水平。

（四）學(xué)生公寓的安全管理（門禁、監(jiān)控、消防報(bào)警等）

學(xué)生公寓安全管理關(guān)系到學(xué)生人身安全和財(cái)產(chǎn)安全，關(guān)系到學(xué)校和一方平安。學(xué)校和后勤領(lǐng)導(dǎo)非常重視標(biāo)準(zhǔn)化公寓建設(shè)和公寓信息化工作的推進(jìn)，學(xué)生公寓借助標(biāo)準(zhǔn)化公寓建設(shè)的東風(fēng)，引進(jìn)了無障礙門禁系統(tǒng)，經(jīng)過一段時(shí)間試用后，進(jìn)一步完善升級(jí)為有障礙通道和門磁鎖雙安全識(shí)別系統(tǒng)，白天和夜間均實(shí)現(xiàn)了刷卡識(shí)別出入公寓，解決了學(xué)生串樓和外來人員溜入樓內(nèi)行竊的問題，還實(shí)現(xiàn)了學(xué)生刷卡晚簽到，解決了學(xué)生代簽到和晚歸、不歸現(xiàn)象發(fā)現(xiàn)不了的問題。學(xué)校的21幢公寓樓，主副樓梯通道口都安裝了高清監(jiān)控探頭，沿街部分樓宇在各層樓道，也進(jìn)行了安裝，實(shí)現(xiàn)了24小時(shí)全方位視頻監(jiān)控，同時(shí)在樓宇外圍安裝了紅外報(bào)警系統(tǒng)，進(jìn)行夜間布控，有效防止了學(xué)生公寓盜竊案件的發(fā)生。學(xué)校高層學(xué)生公寓在設(shè)計(jì)建造時(shí)，就安裝了煙感報(bào)警系統(tǒng)和自動(dòng)噴淋系統(tǒng)，能夠在第一時(shí)間發(fā)現(xiàn)并發(fā)出報(bào)警，有效降低了火災(zāi)的發(fā)生，使學(xué)生公寓安全得到保障。

（五）學(xué)生公寓的檢修、報(bào)修管理

學(xué)生公寓基礎(chǔ)設(shè)施設(shè)備的好壞，關(guān)系到學(xué)生的住宿環(huán)境，更關(guān)系到學(xué)生的學(xué)習(xí)和生活。修不了、修不好、修不及時(shí)、是學(xué)生在公寓內(nèi)遇到的最鬧心、最頭痛、最影響生活的問題。學(xué)校和后勤領(lǐng)導(dǎo)為此也廢了很多腦筋，想了很多辦法。在后勤公寓信息化推進(jìn)過程中，研發(fā)了網(wǎng)絡(luò)報(bào)修軟件，開通了“計(jì)量微生活”服務(wù)平臺(tái)。學(xué)生通過關(guān)注“計(jì)量微生活”進(jìn)行簡(jiǎn)單操作，就可實(shí)現(xiàn)在寢室內(nèi)，將問題通過網(wǎng)絡(luò)傳到維修部。改變了以往拿著報(bào)修單到處找維修部的現(xiàn)象，改變了見不到維修工而無法簽單確認(rèn)的現(xiàn)象，改變了因修不好、修不了、修不及時(shí)而無處反映的現(xiàn)象。同時(shí)后勤還實(shí)行免材料、免人工服務(wù)費(fèi)，并為此專門設(shè)置了“計(jì)量微生活”接單員崗位和人員，落實(shí)接單、派單、跟蹤、回訪等工作，確保工作措施落到實(shí)處。

（六）后勤服務(wù)大廳網(wǎng)上辦公系統(tǒng)

隨著規(guī)模擴(kuò)大，宿舍面積也隨之?dāng)U大，學(xué)生公寓分布在不同的生活區(qū)，計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)使工作人員之間溝通不再困難，信息通過網(wǎng)絡(luò)很快傳遞到每個(gè)角落。工作效率有了質(zhì)的轉(zhuǎn)變。同時(shí)辦公自動(dòng)化也大大節(jié)約了辦公經(jīng)費(fèi)和成本，提高了經(jīng)濟(jì)效益。

三、學(xué)生公寓信息化建設(shè)需注重幾個(gè)階段

（一）需求分析階段

要對(duì)學(xué)生公寓管理系統(tǒng)的現(xiàn)狀進(jìn)行調(diào)查研究，即對(duì)管理部門的新型體制、信息交流渠道、各部門之間的聯(lián)系進(jìn)行調(diào)查了解，收集整理各種原始數(shù)據(jù)找出其內(nèi)在的聯(lián)系和規(guī)律，而后轉(zhuǎn)化為相應(yīng)的公寓管理問題，建立相應(yīng)的管理模型。

（二）開發(fā)設(shè)計(jì)階段

通過對(duì)實(shí)際情況的調(diào)查研究，由專門開發(fā)設(shè)計(jì)人員通過現(xiàn)代化的信息技術(shù)進(jìn)行合理設(shè)計(jì)，各個(gè)子系統(tǒng)的設(shè)計(jì)都不一樣，大體分為硬件部分和軟件部分，如住宿管理主要是對(duì)數(shù)據(jù)庫和應(yīng)用軟件的設(shè)計(jì)。整個(gè)設(shè)計(jì)應(yīng)嚴(yán)格按照科學(xué)規(guī)范的流程進(jìn)行，以便系統(tǒng)的維護(hù)。

（三）系統(tǒng)調(diào)試并投入運(yùn)行階段

通過大量的測(cè)試和調(diào)試，得到一個(gè)功能完善、運(yùn)行穩(wěn)定、操作方便的學(xué)生公寓管理系統(tǒng)。經(jīng)過一段時(shí)間的試運(yùn)行，在確認(rèn)系統(tǒng)正確可靠后，確定投入正式運(yùn)行，并做好鑒定和檢驗(yàn)工作。

（四）整理資料，規(guī)范工作流程

信息技術(shù)的更新和發(fā)展是非?？斓?，設(shè)計(jì)者可根據(jù)文檔快速實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)的更新?lián)Q代，設(shè)計(jì)好系統(tǒng)后，應(yīng)具備有關(guān)的文檔資料，如幫助文檔，以便使用者能夠快速掌握并按照規(guī)定的工作流程工作。

（五）推廣運(yùn)用，為教育管理實(shí)現(xiàn)整體信息化創(chuàng)造條件

對(duì)整個(gè)學(xué)校而言，很多部門管理服務(wù)的對(duì)象都是學(xué)生，學(xué)生公寓管理系統(tǒng)已經(jīng)建立了一整套信息資料，這些資料都是可以互相共享的，為實(shí)現(xiàn)教育管理整體信息化創(chuàng)造條件。

四、學(xué)生公寓信息化建設(shè)應(yīng)遵循幾個(gè)原則

（一）領(lǐng)導(dǎo)重視

領(lǐng)導(dǎo)者確立組織的宗旨和方向。要推進(jìn)學(xué)生公寓信息化建設(shè)必須解決推進(jìn)過程中遇到的一切問題，如資金不足、人才短缺等。

（二）全員參與

信息化建設(shè)的再好。如果大家都視作若有若無，平時(shí)不去宣傳它、使用它、依賴它，那我們的錢就浪費(fèi)了。因此在建設(shè)和使用過程中就應(yīng)倡導(dǎo)全員參與。

（三）持續(xù)改進(jìn)

信息化技術(shù)不是一開發(fā)出來就能適應(yīng)本校的實(shí)際情況，需要用實(shí)踐來檢驗(yàn)其是否可行。在實(shí)際運(yùn)用過程中肯定會(huì)遇到一些不完善的功能，因此應(yīng)建立一套改進(jìn)機(jī)制，使整個(gè)系統(tǒng)逐步完善。

經(jīng)許多高校實(shí)踐證明，學(xué)生公寓管理服務(wù)實(shí)現(xiàn)信息化大大推動(dòng)了高校后勤服務(wù)的改革，提高了公寓管理水平。因此，作為高校公寓管理者，應(yīng)該充分認(rèn)識(shí)到信息技術(shù)給我們帶來的好處，積極探索，把學(xué)生公寓建設(shè)成為現(xiàn)代化家園。

［1］李敏.王海亮高校后勤信息化建設(shè)現(xiàn)狀與對(duì)策研究［J］.中北大學(xué)學(xué)報(bào)（社會(huì)科學(xué)版），2007，23（SI）.

［2］于璞.高校后勤信息化改革探索與實(shí)踐［J］.中央民族大學(xué)學(xué)報(bào)（自然科學(xué)版），2008：17（01）.

［3］劉建萍.高校后勤管理信息化探索［J］.高校后勤研究，2008（04）.

（作者單位：中國(guó)計(jì)量大學(xué)）

朱建寶（1973-），男，漢族，浙江杭州人，本科，助理經(jīng)濟(jì)師，研究方向：高校后勤管理。