信息化時(shí)代高校學(xué)籍檔案的管理與開(kāi)發(fā)利用研究

文/ 寧德職業(yè)技術(shù)學(xué)院 占生富

?

信息化時(shí)代高校學(xué)籍檔案的管理與開(kāi)發(fā)利用研究

文/ 寧德職業(yè)技術(shù)學(xué)院 占生富

【摘要】環(huán)視目前高校學(xué)籍檔案的管理與開(kāi)發(fā)利用的現(xiàn)實(shí)場(chǎng)域，確實(shí)存在很多的問(wèn)題，與信息化發(fā)展、社會(huì)的需求相差一些距離，鑒于此，高校務(wù)必要重視學(xué)籍檔案的管理與開(kāi)發(fā)利用，以高等教育信息化為契機(jī)，以服務(wù)檔案主體與檔案需求為主，做好學(xué)籍檔案工作的理念、內(nèi)容、方式、主體素質(zhì)、保障與考核機(jī)制等層面的工作，以此建構(gòu)起適應(yīng)信息化發(fā)展的學(xué)籍檔案的管理與開(kāi)發(fā)利用的長(zhǎng)效機(jī)制。

【關(guān)鍵詞】信息化；高校學(xué)籍檔案；開(kāi)發(fā)利用

信息化的浪潮給高校各個(gè)方面的工作帶來(lái)諸多的便捷，也帶來(lái)諸多的挑戰(zhàn)。作為高校重要工作，學(xué)籍檔案工作也一樣受到信息化的影響。如何在信息化時(shí)代提升學(xué)籍檔案管理與開(kāi)發(fā)利用的效率，如何做到學(xué)籍檔案信息的安全、真實(shí)與完善等，都是值得思考與重視落實(shí)的問(wèn)題。學(xué)籍檔案管理與開(kāi)發(fā)利用涉及到學(xué)生的學(xué)業(yè)和就業(yè)問(wèn)題，涉及到社會(huì)的用人問(wèn)題，涉及到學(xué)校的學(xué)生教學(xué)管理工作，具有很強(qiáng)的現(xiàn)實(shí)功能，需要引起高度重視，這也高校教務(wù)系統(tǒng)、學(xué)生管理系統(tǒng)推動(dòng)信息化發(fā)展非常謹(jǐn)慎的原因。因此研討信息化時(shí)代高校學(xué)籍檔案的管理與開(kāi)發(fā)利用等問(wèn)題具有諸多的現(xiàn)實(shí)意義與長(zhǎng)遠(yuǎn)價(jià)值。

一、高等教育信息化與高校學(xué)籍檔案工作的相關(guān)性分析

高等教育信息化已經(jīng)成為當(dāng)今高校發(fā)展的主要模式與平臺(tái)，學(xué)籍檔案工作作為高校的重要工作，需要緊跟信息化發(fā)展的大潮；學(xué)籍檔案工作的信息化為高等教育信息化發(fā)展提供了空間，因此兩者具有一定的相關(guān)性。

（一）高等教育信息化與高校學(xué)籍檔案工作的內(nèi)涵與價(jià)值。高等教育信息化作為信息化的一個(gè)發(fā)展領(lǐng)域，主要是指向高等教育的發(fā)展模式、管理模式的信息化發(fā)展，具有很多的價(jià)值與功能，一方面能夠極大提升高校發(fā)展和人才培養(yǎng)的質(zhì)量。另一方面能夠極大提升高校學(xué)生成長(zhǎng)和校地合作辦學(xué)的發(fā)展，還能極大提升高校的社會(huì)服務(wù)能力與文化創(chuàng)新發(fā)展。

學(xué)籍檔案作為學(xué)生檔案的重要部分，主要是指學(xué)生在校各個(gè)方面表現(xiàn)的真實(shí)記錄，具有諸多價(jià)值與功能，一方面具有學(xué)生檔案信息的儲(chǔ)存功能和收藏功能；另一方面能夠一定程度上警示大學(xué)生務(wù)必要注重自己各個(gè)方面的發(fā)展，力求有一個(gè)好的檔案信息記錄；再者能夠?yàn)橛萌藛挝惶峁┮欢ǖ臋n案信息，為科研工作者提供一定的科研素材。

（二）高等教育信息化與高校學(xué)籍檔案工作的相關(guān)性。高等教育信息化發(fā)展為學(xué)籍檔案工作帶來(lái)新的發(fā)展模式，新的發(fā)展機(jī)會(huì)，促使學(xué)籍檔案管理與開(kāi)發(fā)利用的理念、方式和內(nèi)容、主體素質(zhì)等方面不得不做出及時(shí)的調(diào)整與適應(yīng)，當(dāng)然也帶來(lái)一些挑戰(zhàn)，比如如何確保學(xué)籍檔案信息的真實(shí)與安全就成了一個(gè)不得不應(yīng)對(duì)的大問(wèn)題。

學(xué)籍檔案工作作為學(xué)校檔案工作的重要部分，是高等教育信息化涉及到的重要部分。學(xué)籍檔案信息化發(fā)展為高校信息化工作的重要部分，其各個(gè)層面的信息化發(fā)展能夠極大推動(dòng)高校信息化工作的發(fā)展。

二、主動(dòng)適應(yīng)信息化發(fā)展要求，提升高校學(xué)籍檔案管理與開(kāi)發(fā)利用水平

學(xué)籍檔案的重要性由上可知，但是放眼目前對(duì)學(xué)籍檔案的管理與開(kāi)發(fā)利用的現(xiàn)實(shí)場(chǎng)景，確實(shí)還有很多的不足，比如理念問(wèn)題、內(nèi)容問(wèn)題、方式問(wèn)題等都還存在，極大影響了高校學(xué)籍檔案管理與開(kāi)發(fā)利用的效率提升，也影響了高校立德樹(shù)人的教育方針的貫徹實(shí)施，影響了學(xué)校的人才培養(yǎng)和檔案工作的發(fā)展，需要引起高度重視與解決。

（一）高校學(xué)籍檔案管理與開(kāi)發(fā)利用存在的問(wèn)題。一是檔案工作的理念問(wèn)題，影響了高校學(xué)籍檔案管理與開(kāi)發(fā)利用工作的健康發(fā)展。這方面主要體現(xiàn)在服務(wù)型的檔案工作理念堅(jiān)持不足，科學(xué)化與信息化發(fā)展的理念堅(jiān)持不足。二是檔案工作的內(nèi)容體系問(wèn)題，影響了高校學(xué)籍檔案管理與開(kāi)發(fā)利用工作的視閾拓展。這方面主要體現(xiàn)在學(xué)籍檔案信息沒(méi)有很好覆蓋完學(xué)生成長(zhǎng)的各個(gè)方面，高校各個(gè)部門沒(méi)有及時(shí)將學(xué)生的信息匯總到學(xué)籍檔案管理部門，彰顯了高校學(xué)籍檔案工作的內(nèi)容體系還不不是很完整。三是檔案工作的方式方法問(wèn)題，影響了高校學(xué)籍檔案管理與開(kāi)發(fā)利用工作的有效推動(dòng)。這方面主要體現(xiàn)在學(xué)籍檔案工作信息化方式使用不夠，學(xué)籍檔案的數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化做得不夠好；同時(shí)，傳統(tǒng)的學(xué)籍檔案管理與開(kāi)發(fā)利用方式創(chuàng)新不夠，沒(méi)有很好地根據(jù)需求不斷改變檔案工作形式。四是檔案工作的主體素質(zhì)問(wèn)題，影響高校學(xué)籍檔案管理與開(kāi)發(fā)利用工作的積極開(kāi)展。這方面主要體現(xiàn)在主管學(xué)籍檔案工作的人員數(shù)量少，很多高校就一個(gè)或者兩個(gè)人，而且人員的思想素質(zhì)、文化素質(zhì)、網(wǎng)絡(luò)素養(yǎng)等方面不高，同時(shí)對(duì)學(xué)籍檔案工作人員的培訓(xùn)提升也不夠。五是檔案工作的保障機(jī)制與考核機(jī)制問(wèn)題，影響了高校學(xué)籍檔案管理與開(kāi)發(fā)利用工作的條件供給。這方面主要體現(xiàn)在高校還沒(méi)有形成一套學(xué)籍檔案管理與開(kāi)發(fā)利用的各個(gè)環(huán)節(jié)各個(gè)層面的保障體系與考核體系，致使這項(xiàng)工作的后勤保障與督導(dǎo)引領(lǐng)不夠。

（二）以信息化為契機(jī)，全力提升高校學(xué)籍檔案管理與開(kāi)發(fā)利用。一是堅(jiān)持服務(wù)的理念為主，不斷健全高校學(xué)籍檔案管理與開(kāi)發(fā)利用的理念體系。檔案工作理念是學(xué)籍檔案管理與開(kāi)發(fā)利用的先導(dǎo)，因此高校在推動(dòng)學(xué)籍檔案管理與開(kāi)發(fā)利用工作時(shí)，務(wù)必要分析信息化時(shí)代人們對(duì)這項(xiàng)工作理念的要求，堅(jiān)持信息化與網(wǎng)絡(luò)化的發(fā)展理念，推動(dòng)這項(xiàng)工作信息化發(fā)展；堅(jiān)持科學(xué)化的理念，推動(dòng)這項(xiàng)工作更加標(biāo)準(zhǔn)化與規(guī)范化發(fā)展；堅(jiān)持創(chuàng)新復(fù)合的理念，推動(dòng)這項(xiàng)工作的各個(gè)層面不斷創(chuàng)新和不斷擴(kuò)大視閾。二是以學(xué)生檔案需求為主，努力完善高校學(xué)籍檔案管理與開(kāi)發(fā)利用的內(nèi)容體系。檔案工作內(nèi)容是學(xué)籍檔案管理與開(kāi)發(fā)利用的內(nèi)涵基礎(chǔ)，因此高校在推動(dòng)學(xué)籍檔案管理與開(kāi)發(fā)利用工作時(shí)，務(wù)必要分析信息化時(shí)代人們對(duì)這項(xiàng)工作內(nèi)容的要求，積極與學(xué)校其他部門協(xié)作 ，將學(xué)生誠(chéng)信、禮儀與其他公民素養(yǎng)的表現(xiàn)也納入其中，力求將學(xué)生在校期間的各類表現(xiàn)都囊括其中 。三是以信息化手段為主，不斷整合創(chuàng)新高校學(xué)籍檔案管理與開(kāi)發(fā)利用的形式。檔案工作方式是學(xué)籍檔案管理與開(kāi)發(fā)利用的形式，因此高校在推動(dòng)學(xué)籍檔案管理與開(kāi)發(fā)利用工作時(shí)，務(wù)必要分析信息化時(shí)代人們對(duì)這項(xiàng)工作方式的要求，充分利用互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)與大數(shù)據(jù)，加快推進(jìn)這項(xiàng)工作的信息化發(fā)展，積極采用信息化的工作方式，建構(gòu)信息化工作平臺(tái)；同時(shí)，不斷創(chuàng)新傳統(tǒng)學(xué)籍檔案管理與開(kāi)發(fā)利用方式，以此形成高校學(xué)籍檔案管理與開(kāi)發(fā)利用工作的強(qiáng)大合力。四是以檔案工作人員的各類素質(zhì)提升為主，不斷提升高校學(xué)籍檔案管理與開(kāi)發(fā)利用的水平。檔案工作主體素質(zhì)是學(xué)籍檔案管理與開(kāi)發(fā)利用的主要承擔(dān)者，因此高校在推動(dòng)學(xué)籍檔案管理與開(kāi)發(fā)利用工作時(shí)，務(wù)必要分析信息化時(shí)代人們對(duì)這項(xiàng)工作人員素質(zhì)的要求，利用各種平臺(tái)與渠道，從德才等方面全力提升這項(xiàng)工作主體的素質(zhì)與能力。五是以檔案開(kāi)發(fā)利用效率為主，健全高校學(xué)籍檔案管理與開(kāi)發(fā)利用的保障機(jī)制與考核機(jī)制。檔案工作的保障機(jī)制與考核機(jī)制是學(xué)籍檔案管理與開(kāi)發(fā)利用的，因此高校在推動(dòng)學(xué)籍檔案管理與開(kāi)發(fā)利用工作時(shí)，務(wù)必要分析信息化時(shí)代人們對(duì)這項(xiàng)工作保障機(jī)制與考核機(jī)制的要求，做好這項(xiàng)工作的經(jīng)費(fèi)保障、制度保障與設(shè)施保障供給，以檔案工作效率為主要考核指標(biāo)形成強(qiáng)大的考核體系。

總之，高校學(xué)籍檔案的管理與開(kāi)發(fā)利用的創(chuàng)新發(fā)展是一項(xiàng)系統(tǒng)復(fù)雜的長(zhǎng)期工程，需要高校、高校檔案管理者、學(xué)生以及使用者要齊心協(xié)力，更需要不同視角的思考與探索。高等教育信息化的發(fā)展為高校學(xué)籍檔案的管理與開(kāi)發(fā)利用提供了很好的契機(jī)，也提供了一種很好的視角。目前重要的是高校主動(dòng)以高等教育信息化發(fā)展為契機(jī)，以服務(wù)各類需求為宗旨，全面推進(jìn)學(xué)籍檔案工作的創(chuàng)新發(fā)展，以此不斷提升學(xué)籍檔案的管理與開(kāi)發(fā)利用的信息化水平。

【參考文獻(xiàn)】

［1］郝曉瑞.試論高校學(xué)籍檔案的開(kāi)發(fā)利用.山西檔案201 3 （S1）.

［2］何祖華，種金成，路穎，徐俊.基于信息化時(shí)代高校學(xué)生類檔案管理模式研究.蘭臺(tái)世界 2012（23）.

［3］梁頌華.學(xué)校學(xué)籍檔案管理及開(kāi)發(fā)利用探討.辦公室業(yè)務(wù) 2015（11）.

［4］張忠良.信息化下高校學(xué)籍檔案管理的研究.鄭州鐵路職業(yè)技術(shù)學(xué)院學(xué)報(bào)，2011（01）.