李曉軍黑龍江省佳木斯市樺川縣機關(guān)事業(yè)保險局　黑龍江樺川　154300

?

強化機關(guān)事業(yè)養(yǎng)老保險檔案管理

李曉軍
黑龍江省佳木斯市樺川縣機關(guān)事業(yè)保險局黑龍江樺川154300

【摘要】我國于2015年頒布實施了《國務(wù)院關(guān)于機關(guān)事業(yè)單位工作人員養(yǎng)老保險制度改革的決定》，這也使廣大百姓更為關(guān)注參加養(yǎng)老保險、繳費及退休待遇領(lǐng)取等問題，而且這次改革涉及的范圍較廣，任務(wù)較重，這也給機關(guān)事業(yè)養(yǎng)老保險檔案管理帶來了嚴(yán)竣的挑戰(zhàn)。一直以來機關(guān)事業(yè)養(yǎng)老保險檔案管理都是大致延用企業(yè)職工基本養(yǎng)老保險檔案管理方法，但由于機關(guān)事業(yè)單位養(yǎng)老保險檔案所面對的群體具有職業(yè)上的特殊性，這也使檔案在管理使用上具有較強的特殊性，因此需要我們進一步強化機關(guān)事業(yè)養(yǎng)老保險檔案管理工作，提高檔案管理的規(guī)范化和制度化水平。

【關(guān)鍵詞】機關(guān)事業(yè)單位；養(yǎng)老保險檔案；檔案管理

為了更好的推動機關(guān)事業(yè)養(yǎng)老保險檔案管理工作的順利開展，需要加快推動機關(guān)事業(yè)養(yǎng)老保險檔案管理規(guī)范化、制度化和科學(xué)化的進程，制定科學(xué)的檔案管理目標(biāo)及服務(wù)于機關(guān)事業(yè)參保人員及參保單位為重點的管理機制，做好檔案的歸檔和整理工作，為機關(guān)事業(yè)養(yǎng)老保險檔案管理工作健康發(fā)展奠定良好基礎(chǔ)。

一、健全組織，強化領(lǐng)導(dǎo)

隨著養(yǎng)老保險業(yè)務(wù)的不斷完善，養(yǎng)老保險業(yè)務(wù)檔案數(shù)量也呈不斷增加的趨勢，這就需要加強養(yǎng)老保險檔案的管理工作。在具體管理工作中，需要遵循高標(biāo)準(zhǔn)、嚴(yán)要求的方針，成立養(yǎng)老保險檔案領(lǐng)導(dǎo)小組，加強對檔案的安全保管和使用進行管理，同時還要配備責(zé)任心強，具有良好服務(wù)意識的專職檔案人員，有效的推動機關(guān)事業(yè)養(yǎng)老保險檔案管理工作的順利開展，利用現(xiàn)代化的管理理念提升機關(guān)事業(yè)單位養(yǎng)老保險檔案管理服務(wù)的水平，為機關(guān)事業(yè)單位養(yǎng)老保險檔案工作的順利推進奠定良好的基礎(chǔ)。

二、完善制度，抓好落實

加強機關(guān)事業(yè)養(yǎng)老保險檔案管理工作，需要制定完善的檔案管理辦法、檔案管理流程，明確檔案管理的歸檔范圍及保管期限。并要進一步劣實基礎(chǔ)，重點抓好規(guī)章制度建設(shè)工作，建立健全《檔案歸檔制度》、《檔案保管制度》、《檔案保密制度》、《檔案移交制度》、《檔案人員崗位責(zé)任制》等規(guī)章制度。從檔案立檔一直到利用都能夠做到有章可循，確保檔案工作的順利開展。為了進一步規(guī)范機關(guān)事業(yè)養(yǎng)老保險檔案管理工作，可以組織檔案人員到其他市縣參觀學(xué)習(xí)，并邀請專業(yè)人員進行指導(dǎo)，加強對檔案管理人員的培訓(xùn)工作，努力提高檔案管理人員的政治素質(zhì)和業(yè)務(wù)能力，使其能夠更好的勝利機關(guān)事業(yè)保險檔案管理工作。

三、加強管理，提供保障

當(dāng)前各地都加快了養(yǎng)老保險檔案電子化建設(shè)的進程，這就需要人力和物力的支持。需要充分的認(rèn)識到養(yǎng)老保險檔案管理工作的重要性，將其與其他工作放在同等重要的地位置，各科室需要明確一名檔案管理兼職人員，及時對各科室日常工作中形成的檔案資料進行收集和整理。同時還要加大經(jīng)費投入力度，配備完善的硬件和軟件設(shè)施，為養(yǎng)老保險檔案規(guī)范化管理提供重要保障。

四、做好檔案開放問題的管理

機關(guān)事業(yè)單位養(yǎng)老保險檔案參保群體屬于國家行政和社會事業(yè)管理人員，歸屬于國家行政序列，在《機關(guān)事業(yè)單位工作人員基本養(yǎng)老保險經(jīng)辦規(guī)程》中提到了“社保經(jīng)辦機構(gòu)應(yīng)積極主動地依法依規(guī)就可開放的業(yè)務(wù)檔案面向參保對象、行政管理等相關(guān)部門提供檔案信息查詢服務(wù)”，但第十三條第（三）款規(guī)定，“屬于涉及國家安全、保密等特殊人群的，可采用專門方式采集相關(guān)信息，并作特殊標(biāo)記”。這就需要在養(yǎng)老保險檔案管理工作中需要針對不員人員采取不同的開放管理方法，對于國家安全及保密部門工作人員的檔案是不能對外開放的，另外一些具有一定職務(wù)及級別的國家領(lǐng)導(dǎo)干部，也需要在信息系統(tǒng)中對其養(yǎng)老保險進行特殊管理。

五、養(yǎng)老保險檔案的科學(xué)分類、有序整理、標(biāo)準(zhǔn)化裝訂

檔案分類不僅是檔案管理中的一個工作程序，更重要的是在整個檔案管理工作中具有主導(dǎo)作用，養(yǎng)老保險檔案要確定分類標(biāo)準(zhǔn)，實現(xiàn)科學(xué)分類，這樣才能引導(dǎo)其它各項后續(xù)工作的有序展開。一般來說，對于國家和地方政府出臺的有關(guān)養(yǎng)老保險政策，可以按文件的出處、類型、文號、實施時間等要素分類歸檔，對于經(jīng)辦機構(gòu)在養(yǎng)老保險管理工作中的各種記錄，比如保險登記證、各類報表、說明或證明材料等，可以按歸屬部門、材料類型、時間等要素分類歸檔，對于與參保人員個人有關(guān)的材料，比如繳費手冊或卡片、人事命令、賬戶轉(zhuǎn)移情況表等，應(yīng)為每一個人單獨建檔進行管理。在養(yǎng)老保險檔案管理過程中，還應(yīng)當(dāng)注意有序整理，規(guī)范編號，包括個人身份證號、養(yǎng)老保險編號、單位編碼、社保登記證號等在養(yǎng)老保險檔案管理中都要進行整理和規(guī)范。把握業(yè)務(wù)規(guī)律，比如日常業(yè)務(wù)、月度業(yè)務(wù)、年度業(yè)務(wù)等，在養(yǎng)老保險檔案中要能清晰體現(xiàn)。對于已經(jīng)辦理完畢的事項，相關(guān)材料要及時分類歸檔，對于還在辦理過程中的事項，要注意及時跟進，掌握動態(tài)，保持檔案材料之間的聯(lián)系，保證檔案的齊全完整。按照國家最新的檔案管理辦法，養(yǎng)老保險業(yè)務(wù)類檔案必須裝訂成冊。裝訂材料，必須選用經(jīng)檔案行政部門認(rèn)可，符合檔案保護要求的安全材質(zhì)。裝訂檔案，一律采用案卷左側(cè)裝訂，并將左、下側(cè)對齊，采用“三孔一線”的方法裝訂。

六、養(yǎng)老保險檔案要便于檢索

養(yǎng)老保險檔案要逐步提高檢索技術(shù)，建立符合規(guī)范的全宗卷，繪制業(yè)務(wù)檔案存放示意圖，編制室藏檔案的案卷目錄、專題目錄，配備適用的養(yǎng)老保險檔案管理軟件，實現(xiàn)全部檔案的計算機檢索。養(yǎng)老保險經(jīng)辦機構(gòu)要依托信息化技術(shù)，突出養(yǎng)老保險檔案的服務(wù)功能，注重檔案利用的實際效果，在使用檔案管理軟件，將檔案信息輸入微機系統(tǒng)便于檢索之后，還要建立電子檔案，實現(xiàn)全文檢索，開展在線服務(wù)，實現(xiàn)現(xiàn)代化的養(yǎng)老保險檔案服務(wù)方式。

七、結(jié)束語

機關(guān)事業(yè)養(yǎng)老保險檔案管理工作中，需要我們加快推動檔案數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化的建設(shè)，建立健全完善的機關(guān)事業(yè)養(yǎng)老保險檔案目錄數(shù)據(jù)庫，使機關(guān)事業(yè)養(yǎng)老保險檔案管理走上規(guī)范化、信息化和專業(yè)化的管理之路，從而更好的推動機關(guān)事業(yè)養(yǎng)老保險檔案管理工作的健康、有序發(fā)展。

參考文獻

［1］王英忠.機關(guān)事業(yè)單位養(yǎng)老保險檔案管理需把握的幾個問題［J］.蘭臺內(nèi)外，2015-08-31.

［2］沈加琴.加強養(yǎng)老保險檔案管理促進社保事業(yè)健康發(fā)展［J］.改革與開放，2013，（15）.

［3］任娟.淺談養(yǎng)老保險業(yè)務(wù)檔案管理［J］.科技致富向?qū)В?013年16期.