教育檔案網(wǎng)絡(luò)化管理分析

侯麗榮

東海縣安峰中學(xué) 江蘇東海 222300

教育檔案網(wǎng)絡(luò)化管理分析

侯麗榮

東海縣安峰中學(xué) 江蘇東海 222300

學(xué)校檔案管理是學(xué)校管理的重要組成部分。依靠傳統(tǒng)的檔案管理方法已經(jīng)無法適應(yīng)時代的發(fā)展。隨著信息技術(shù)的發(fā)展，利用計算機和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的管理和建設(shè)項目文件，已成為提高學(xué)校檔案管理的自動化程度和效率的最重要的途徑和最有效的工具。雖然學(xué)校檔案室網(wǎng)絡(luò)建設(shè)已經(jīng)成熟，但在網(wǎng)絡(luò)的過程中仍然存在著許多問題。本文介紹了學(xué)校檔案管理的網(wǎng)絡(luò)條件，分析了網(wǎng)絡(luò)管理的特點，并提出了實行網(wǎng)絡(luò)化管理的對策。

教育檔案；管理；網(wǎng)絡(luò)化

就現(xiàn)如今社會而言，計算機網(wǎng)絡(luò)已是一項促進社會發(fā)展的重要“基礎(chǔ)設(shè)施”。隨著學(xué)校辦公自動化的全面應(yīng)用，各學(xué)校要求建立數(shù)字化檔案室將檔案進行網(wǎng)絡(luò)化管理的呼聲越來越高，數(shù)字化檔案室的建立會給學(xué)校檔案管理開啟了新的里程碑，標(biāo)志著檔案事業(yè)從傳統(tǒng)手工管理進化為計算機網(wǎng)絡(luò)化管理。

一、檔案網(wǎng)絡(luò)化管理的特點

（一）管理對象數(shù)字化。網(wǎng)絡(luò)化管理不會改變檔案的性質(zhì)和內(nèi)容。檔案在網(wǎng)絡(luò)化管理中的變化主要發(fā)生在其形式載體上和人們對其實體和信息內(nèi)容的管理與使用方式上。從目前來看，檔案的載體首先會進一步多樣化，然后會進一步趨向非直觀化，也就是說以“機讀檔案”為典型代表的適宜于計算機等現(xiàn)代化信息技術(shù)處理、管理的載體形式將日趨取得統(tǒng)治地位。傳統(tǒng)的檔案管理對象是以紙質(zhì)載體形式的檔案為主，這使得檔案的載體與內(nèi)容信息密不可分。而現(xiàn)在工程檔案管理的對象正隨著辦公自動化及信息技術(shù)的發(fā)展逐漸演變?yōu)椤皺C讀檔案”——存儲于計算機中的集圖、文、聲、像于一體的多媒體信息。這就意味著，檔案的實體管理與內(nèi)容信息的管理在使用上將趨向分離。分離后的檔案內(nèi)容信息將日趨實用化，而檔案實體將被作為最原始的也是最終的憑證精心保存。

（二）檔案收集網(wǎng)絡(luò)化。收集工作的業(yè)務(wù)內(nèi)容并不復(fù)雜，專業(yè)性也不很強，但它卻有著決定收藏水平，決定檔案室身價的重要意義。過去收集主要針對項目負責(zé)人，及時了解設(shè)計進度，做到隨時收集入庫，而現(xiàn)在隨著信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的日臻完善，網(wǎng)上電子文件的傳輸已被廣泛采用，這為檔案部門的收集開辟了一條新途徑，可充分利用網(wǎng)絡(luò)優(yōu)勢進行電子檔案收集。

（三）檔案發(fā)布、查詢網(wǎng)絡(luò)化。檔案室保存著大量的檔案信息資源，我們把一些可共享利用的非保密的檔案公布于網(wǎng)上，憑著其是歷史記錄的原始性、真實性、權(quán)威性的特點，會吸引更多的讀者，這是檔案室擴大影響、開發(fā)利用檔案信息的有效途徑。

二、教育檔案管理存在的問題

（一）學(xué)校對教育檔案管理工作的不重視。學(xué)生數(shù)量的增加，使得學(xué)校逐漸忽略了對教育檔案管理的重視。除此之外，學(xué)校對教育檔案管理工作大多配備的是一些不專業(yè)的人員，他們對教育檔案管理沒有足夠的經(jīng)驗，也沒有受到任何相關(guān)管理制度的約束，所以在工作中表現(xiàn)得領(lǐng)導(dǎo)重視力度不夠，工作人員漫不經(jīng)心。雖然部分學(xué)校有專業(yè)的教育檔案管理人員，但在管理方法上比較落后，難以滿足對教育檔案管理的新要求。

（二）對教育檔案的管理缺乏專業(yè)人才。對教育檔案的管理，目前我國許多學(xué)校并沒有建立專門的檔案室，對于學(xué)生的檔案管理工作，學(xué)校認(rèn)為不是很重要，而且其檔案管理人員并沒有教育檔案管理所需要扎實的理論知識和足夠的管理經(jīng)驗，在工作中對于檔案的分類或者保存方式處理不得當(dāng)，導(dǎo)致檔案管理工作中出現(xiàn)各種各樣的問題檔案管理工作質(zhì)量持續(xù)下滑。

（三）教育檔案管理方法比較落后。隨著我國社會經(jīng)濟水平的不斷提高，我國已進入網(wǎng)絡(luò)時代，如果不把教育檔案管理工作與計算機網(wǎng)絡(luò)相結(jié)合，在利用檔案的過程中就非常不方便，大大降低了教育檔案管理的工作效率。

三、學(xué)校檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)和實施

（一）制定完善的網(wǎng)絡(luò)化管理標(biāo)準(zhǔn)。檔案網(wǎng)絡(luò)化管理的核心是檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，要實現(xiàn)高校檔案網(wǎng)絡(luò)化管理就需要加緊管理標(biāo)準(zhǔn)的建立。首先是要建立管理工作部門的標(biāo)準(zhǔn)，規(guī)定各部門的具體業(yè)務(wù)范疇，使檔案管理的每一個環(huán)節(jié)都有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)制約，規(guī)范行業(yè)行為。其次，高校要建立檔案信息標(biāo)準(zhǔn)，規(guī)范檔案資料，提高檔案管理的效率，方便工作人員做進一步的整理與歸類。最后，也是最關(guān)鍵的是要建立檔案共享間的標(biāo)準(zhǔn)。目前大部分高校的檔案信息數(shù)據(jù)只能實現(xiàn)校內(nèi)的部分信息共享，高校間的檔案信息數(shù)據(jù)庫都是獨立的，不能實現(xiàn)高校間或高校企業(yè)間的檔案共享?！盎ヂ?lián)網(wǎng)+”背景下，高校要更好地利用互聯(lián)網(wǎng)資源，開發(fā)檔案管理的具體標(biāo)準(zhǔn)，真正實現(xiàn)資源的共享，改變傳統(tǒng)檔案管理服務(wù)的被動情況，將檔案服務(wù)變得更為主動。

（二）加強數(shù)據(jù)庫的建設(shè)。學(xué)校檔案的網(wǎng)絡(luò)化管理主要就是通過數(shù)據(jù)庫來實現(xiàn)的，數(shù)據(jù)庫屬于整個網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)中非常重要的信息資源，因此，要想實現(xiàn)整個管理系統(tǒng)的有效建設(shè)，首先就需要加強數(shù)據(jù)庫的建設(shè)。在建設(shè)數(shù)據(jù)庫時，要以國際上和國家制定好的統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)來執(zhí)行，集中物力、財力和人力來建設(shè)成通用性好、標(biāo)準(zhǔn)化的全文數(shù)據(jù)庫、條文數(shù)據(jù)庫、多媒體數(shù)據(jù)庫。此外，學(xué)校還應(yīng)該充分結(jié)合自身的實際特點和發(fā)展情況建立屬于自己的數(shù)據(jù)庫，以此來改變現(xiàn)有的低水平建設(shè)、重復(fù)性建設(shè)和力量分散的局面。對于一些學(xué)校數(shù)據(jù)庫規(guī)模比較小的情況，這些學(xué)校還要抓緊對數(shù)據(jù)庫進行標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的改造，以實現(xiàn)數(shù)據(jù)庫容量的擴大以及數(shù)據(jù)庫上網(wǎng)率的提升。

（三）不斷地創(chuàng)新檔案管理模式并將電子信息和檔案管理相結(jié)合。隨著我國信息技術(shù)的飛速發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理方法已不適合應(yīng)用在現(xiàn)代的檔案管理工作中，需要管理人員不斷地創(chuàng)新管理模式，提高檔案管理工作效率。因此，教育檔案管理工作需要與電子信息技術(shù)相結(jié)合，進而促使檔案管理向信息化管理方向發(fā)展，這樣可以使教育檔案得到最大化的利用，而且還可以進一步地促進我國教育檔案管理工作的可持續(xù)發(fā)展。

四、結(jié)束語

隨著我國社會信息化水平的不斷提高，教育檔案的管理直接影響著我國教育事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展，所以只有不斷地加強檔案管理，提高管理人員自身綜合素質(zhì)，建立一支具有較高素質(zhì)的管理隊伍，才能實現(xiàn)教育檔案信息化管理，促進我國教育事業(yè)的高效穩(wěn)健發(fā)展。

[1]宋艷萍．加強學(xué)校檔案管理之我見[J]．黑龍江檔案,2014(04)．

[2]孔麗．現(xiàn)代檔案管理保密工作存在的問題及解決對策[J]．現(xiàn)代商業(yè),2013(17):188．