何玉敏

(新疆博爾塔拉蒙古自治州住房公積金管理中心，新疆 博樂(lè)　833400)

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談?wù)勛》抗e金貸款檔案管理工作

何玉敏

(新疆博爾塔拉蒙古自治州住房公積金管理中心，新疆 博樂(lè)833400)

摘要：住房公積金貸款檔案主要是指各級(jí)住房公積金管理機(jī)構(gòu)在公積金貸款工作中形成和歸集的各種文件材料和權(quán)證，是各方當(dāng)事人在借貸過(guò)程中履行各自權(quán)利和義務(wù)的真實(shí)記錄，也是住房公積金管理部門(mén)債權(quán)存在的原始證明。隨著住房公積金業(yè)務(wù)的不斷發(fā)展，貸款不斷增加，其風(fēng)險(xiǎn)亦日益凸顯。由于住房公積金貸款階段，目前還沒(méi)有一個(gè)全國(guó)性的管理制度和管理辦法，筆者結(jié)合我市住房公積金管理中心的實(shí)際，對(duì)住房公積金貸款檔案的管理進(jìn)行初步探討，以便更好地促進(jìn)這項(xiàng)工作的發(fā)展。

關(guān)鍵詞：住房公積金；檔案管理；公積金貸款

目前，我國(guó)公積金管理機(jī)構(gòu)大多推行終身制貸款，而實(shí)現(xiàn)這一機(jī)制的載體就是貸款檔案。由于還款時(shí)間長(zhǎng)短不一和人員變遷等因素影響，增加了貸款檔案跟蹤管理的復(fù)雜性，同時(shí)也進(jìn)一步凸顯了完善貸款檔案管理制度的必要性和重要性，否則，貸后管理就是一紙空談。

住房公積金個(gè)人住房貸款檔案是住房公積金管理中心利用住房公積金發(fā)放個(gè)人住房抵押貸款，在辦理和管理貸款業(yè)務(wù)過(guò)程中形成的具有保存價(jià)值的專業(yè)材料。但在實(shí)際工作中，貸款檔案管理工作往往會(huì)被疏忽，存在一定的風(fēng)險(xiǎn)隱患。信貸資金雖然成千上億，但它是一種“符號(hào)資產(chǎn)”，它的存在和歸屬無(wú)法像“實(shí)體資產(chǎn)”那樣明確，必須靠各種合同、文字資料、數(shù)據(jù)表格、帳戶等為載體予以證明。貸款檔案的缺失，就意味著信貸資金有可能不被法律保護(hù)。因此，如何加強(qiáng)貸款檔案的管理，確保資金安全，維護(hù)繳存人權(quán)益，同住房公積金業(yè)務(wù)工作同等重要。

一、住房公積金貸款檔案的特點(diǎn)

(一)長(zhǎng)期性。公積金貸款檔案是需要長(zhǎng)期保存的文件，檔案內(nèi)容需要不斷完善、修改、補(bǔ)充，直到貸款還清為止，體現(xiàn)了檔案管理的長(zhǎng)期性。

(二)復(fù)雜性。公積金貸款檔案是在不斷完善各種手續(xù)的過(guò)程中逐漸完成的，其中涉及到的部門(mén)眾多，材料復(fù)雜多樣，來(lái)自不同業(yè)務(wù)部門(mén)的各類憑證、票據(jù)以及不同行業(yè)的資料，很難做到外觀上和格式上的完全統(tǒng)一。

(三)動(dòng)態(tài)性。公積金貸款檔案會(huì)根據(jù)個(gè)人需求和請(qǐng)求的改變而改變，到還清貸款時(shí)檔案不可能一成不變，這就要求檔案管理者眼勤手勤，對(duì)每一卷檔案都要實(shí)行動(dòng)態(tài)化管理。

二、公積金貸款檔案管理中存在的問(wèn)題

(一)對(duì)檔案的重視不夠。在我國(guó)，很多人都會(huì)有這樣一種認(rèn)識(shí)：檔案嘛，只要不丟失、不泄密就足夠了，當(dāng)有關(guān)部門(mén)來(lái)查閱的時(shí)候，能夠找得到就行了。這種觀念在很多檔案管理員甚至領(lǐng)導(dǎo)心中根深蒂固貽害無(wú)窮，是檔案規(guī)范化管理理念的大敵。

(二)檔案的不完整和不準(zhǔn)確。在收集、整理、審核檔案的過(guò)程中，資料不完整的情況時(shí)常出現(xiàn)。有些職工認(rèn)為個(gè)別項(xiàng)目不必填寫(xiě)，自作主張地不填或者隨便填；有些職工則在填寫(xiě)內(nèi)容發(fā)生變化后不能主動(dòng)申報(bào)修改，造成了檔案信息的不完整和不準(zhǔn)確。

(三)管理人員力量薄弱。很多大型的檔案室管理人員明顯不夠，人手不足，加之不少檔案管理人員沒(méi)有受過(guò)專業(yè)培訓(xùn)，常常造成檔案不能及時(shí)歸檔和完善，直接影響到檔案的管理水平。

(四)查閱制度不嚴(yán)格。國(guó)家對(duì)檔案的查閱制度有著嚴(yán)格的規(guī)定，但是據(jù)筆者調(diào)查了解，在實(shí)際工作中有不少公積金管理中心的貸款檔案管理員不能嚴(yán)格按照規(guī)范程序調(diào)閱檔案，這樣極易造成檔案丟失和貸款人信息泄露。

三、公積金貸款檔案意識(shí)淡薄，管理不規(guī)范，主要表現(xiàn)在以下幾方面的問(wèn)題

(一)貸款檔案產(chǎn)生方面。存在著對(duì)資料審核把關(guān)不嚴(yán)、記載不清，借據(jù)要素不齊全，缺章少印的問(wèn)題。

(二)貸款檔案收集方面。存在著沒(méi)有建立貸款檔案工作制度，沒(méi)有落實(shí)信貸員、檔案員的職責(zé)，貸款檔案的收集不系統(tǒng)，不配套，不齊全。

(三)貸款檔案的整理方面。貸款檔案沒(méi)有進(jìn)行微機(jī)系統(tǒng)管理，貸款業(yè)務(wù)系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)不能倒入檔案系統(tǒng)。

四、針對(duì)目前貸款檔案管理存在的問(wèn)題，就如何加強(qiáng)貸款檔案管理提出如下建議

(一)加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，建立貸款檔案工作組織體系。公積金管理中心應(yīng)將貸款檔案工作納入貸款分管負(fù)責(zé)人責(zé)任制；將貸款檔案的收集管理納入貸款工作計(jì)劃，建立檔案工作網(wǎng)絡(luò)，配備專兼職貸款檔案人員，落實(shí)貸款檔案工作的組織保證體系。

(二)建立完善貸款檔案管理規(guī)章制度、標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范。

(三)堅(jiān)持檔案工作與貸款工作同步進(jìn)行。堅(jiān)持同步管理就是要求貸款檔案的收集、整理、歸檔與貸款的立項(xiàng)、發(fā)放、回收同步進(jìn)行。特別要做好貸款檔案資料收集工作，它是貸款檔案的基礎(chǔ)，也是一項(xiàng)系統(tǒng)工程。必須從源頭開(kāi)始，嚴(yán)格按照貸款管理的有關(guān)規(guī)定，在貸款檔案收集的范圍內(nèi)，做到有的放失，各相關(guān)部門(mén)應(yīng)及時(shí)收集貸款借款人資料和貸后管理的資料，并認(rèn)真檢查有關(guān)資料的責(zé)任人簽字、蓋章手續(xù)是否完備，履行資料交接手續(xù)，確保貸款檔案資料的完整性、準(zhǔn)確性。

(四)堅(jiān)持集中統(tǒng)一保管和使用。公積金中心應(yīng)設(shè)專用檔案庫(kù)對(duì)貸款檔案進(jìn)行集中統(tǒng)一保管。配備懂業(yè)務(wù)的專職檔案保管員。特別重要的憑證(抵押他項(xiàng)權(quán)證)和業(yè)務(wù)材料應(yīng)放置在特別裝具或保險(xiǎn)柜內(nèi)，以確保其完整及安全。貸款業(yè)務(wù)尚未終結(jié)的檔案和核銷后的檔案分類、分區(qū)排列和存放。

五、進(jìn)一步完善公積金貸款檔案管理

面對(duì)迅猛發(fā)展的商品房交易和不斷暴增的公積金貸款業(yè)務(wù)，如何完善公積金貸款檔案管理是擺在我們面前的一個(gè)重大課題，這就要求我們?cè)趯?shí)際工作中不僅要嚴(yán)格執(zhí)行檔案管理流程，更要使檔案的管理設(shè)計(jì)符合自身的業(yè)務(wù)需要。

(一)建立科學(xué)的管理制度。檔案管理有兩大要求，即真實(shí)性和齊全性，對(duì)貸款檔案來(lái)說(shuō)這點(diǎn)尤為重要。如果貸款檔案不完整或者缺失，就意味著房貸資金面臨風(fēng)險(xiǎn)。為了保證房貸資金安全，就必須建立健全科學(xué)完整的檔案管理制度，明確由專業(yè)人員進(jìn)行檔案資料的收集、整理、審核等工作，確保檔案的真實(shí)準(zhǔn)確和完整齊全。

(二)安全保管貸款檔案。公積金貸款檔案不但涉及金額較大，而且牽涉眾多職工的切身利益。

總之，發(fā)放公積金個(gè)人住房貸款是建立住房公積金制度的根本目的，也是發(fā)揮住房公積金社會(huì)效益的重要途徑，公積金貸款作為政策性住房金融的主體，對(duì)加強(qiáng)城市住房建設(shè)，解決居民的住房問(wèn)題，改善居住條件，拉動(dòng)住房消費(fèi)起到了巨大的推動(dòng)作用。住房公積金是老百姓的血汗錢(qián)，是一種返還性的住房?jī)?chǔ)金，不允許出現(xiàn)風(fēng)險(xiǎn)損失。這就要求我們公積金管理機(jī)構(gòu)應(yīng)高度重視對(duì)公積金個(gè)人住房貸款的風(fēng)險(xiǎn)管理，而只有建立健全貸款檔案，才能掌握貸款發(fā)放收回的主要依據(jù)、借款人信用情況及債權(quán)存在的證明。一旦管理中心與借款人之間出現(xiàn)糾紛、風(fēng)險(xiǎn)，貸款檔案立即就成為“呈堂證供”。以確保住房公積金貸款萬(wàn)無(wú)一失。

中圖分類號(hào):G271

文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

文章編號(hào)：1671-864X(2016)04-0140-01