企業(yè)檔案信息化管理系統(tǒng)構建目標的實現研究

文/河南省中緯測繪規(guī)劃信息工程有限公司 蘇青麗

企業(yè)檔案信息化管理系統(tǒng)構建目標的實現研究

文/河南省中緯測繪規(guī)劃信息工程有限公司 蘇青麗

本文論述了企業(yè)檔案信息的采集和加工，企業(yè)檔案信息的輸出使用，企業(yè)檔案信息的反饋，

企業(yè)檔案信息；管理系統(tǒng)；目標實現

企業(yè)檔案信息安全是企業(yè)存亡的重要影響因素。隨著科學技術的發(fā)展，計算機網絡進入到企業(yè)內部管理當中，傳統(tǒng)的企業(yè)檔案信息管理方式不再適用于當前企業(yè)對于檔案信息的需求。目前，大多數企業(yè)已經利用現代信息技術進行信息收集和檔案管理。企業(yè)通過檔案信息化管理系統(tǒng)目標的構建，尋找目標實現的主要手段，以期完善企業(yè)檔案信息化管理系統(tǒng)，提高檔案信息使用性，為企業(yè)發(fā)展提供強大的信息支持。

一、企業(yè)檔案信息的采集和加工

對于企業(yè)檔案信息化管理系統(tǒng)而言，最基礎的是企業(yè)檔案信息的數量和質量管理。所以說，企業(yè)檔案信息管理系統(tǒng)構建是基于對企業(yè)信息完整性、全面性的采集上。

首先，企業(yè)檔案信息管理系統(tǒng)要對相關信息進行無差別式采集。

其次，在信息采集過程中需要相關管理人員同管理系統(tǒng)相協(xié)同，發(fā)揮人的柔性，對信息進行分類、加工，使檔案信息具有整體性和系統(tǒng)性。最終，使檔案信息化管理達到系統(tǒng)化目標。

另一方面，系統(tǒng)要擁有對檔案信息進行甄別的能力，例如將具有長遠意義的信息進行歸檔并永久保存成電子檔案，對具有短暫性的檔案信息進行臨時保存。嚴格對檔案信息進行性質分類加工存儲，為檔案信息的有效輸出作貢獻，確保管理系統(tǒng)的有效性，提升信息的質量，為企業(yè)技術和未來發(fā)展提供精確的信息依據。

二、企業(yè)檔案信息的輸出使用

企業(yè)檔案信息化管理系統(tǒng)構建的最終目的即其使用目的在于促使企業(yè)能夠高效地輸出相關檔案信息，增加企業(yè)的社會影響和經濟效益。所以，企業(yè)檔案信息的輸出功能構建對于系統(tǒng)整體構建具有關鍵性意義。因此，在系統(tǒng)構建中要注意提高信息輸出的形式多樣性、速度的便捷高效。

（一）開發(fā)檔案信息電子借閱形式，增加信息輸出的形式。企業(yè)通過設置檔案信息網址，對可公開的檔案信息展示在公開網站上，由此傳遞給使用者；而對每個企業(yè)發(fā)展中的機密信息，則通過設置用戶權限來限制其傳播。電子檔案信息借閱形式的開發(fā)具有許多優(yōu)勢，首先是減輕了企業(yè)紙質檔案信息的借閱地區(qū)局限性。其次是改變了紙質檔案一次只能借閱給一人的數量局限性。然后通過無人數量限制借閱提升了企業(yè)檔案信息的借閱量。最后使企業(yè)內部相關人員能夠及時、高效地得到相關檔案信息，同時增加外界人士對于企業(yè)文化的認知感、認同感。

（二）主動展示企業(yè)檔案信息，宣傳檔案信息對企業(yè)的重要性。企業(yè)通過創(chuàng)新技術手段，主動向外展示檔案信息，如開展企業(yè)文化展示會、在招聘時進進行宣講等，展示的主要內容是檔案信息的結構和重要性。通過企業(yè)歷史發(fā)展和具體事例說明檔案信息對于企業(yè)發(fā)展的重要性，同時借此機會將企業(yè)的相關檔案信息公開傳遞，提升企業(yè)文化傳播性。

（三）提升檔案信息的服務功能，實現企業(yè)檔案信息化管理系統(tǒng)的智能化。企業(yè)檔案信息主要是對信息的服務功能，即對使用者提供咨詢服務功能，這一功能的開發(fā)不僅節(jié)約使用者的查詢時間，還提高檔案信息系統(tǒng)的信息服務質量。當代生活節(jié)奏日益變快，檔案信息的使用者越來越強調效率，通過檔案信息的咨詢服務功能，能夠擺脫展示和電子借閱的缺陷，得到更為人性化的答案。而對提供咨詢信息的企業(yè)服務人員來說，擁有豐富的檔案知識至關重要，需要擁有適當使用檔案信息的私密性信息和公開性信息的職業(yè)素質。

三、企業(yè)檔案信息的反饋

企業(yè)檔案信息化管理系統(tǒng)的長久生存在于企業(yè)檔案信息能夠形成良性循環(huán)，在此循環(huán)圈中首先是對信息進行采集、加工，其次是對檔案信息的輸出使用，并借此為企業(yè)創(chuàng)造經濟效益，同時產生新的檔案信息。最終，系統(tǒng)再進行新的信息采集、加工。綜上，企業(yè)檔案信息的反饋對于企業(yè)檔案信息化管理系統(tǒng)的長遠發(fā)展具有關鍵性意義。

（一）反饋信息的采集和加工。同樣地，反饋信息的采集最重要的是保證信息的完整性和準確性。對電子檔案借閱者和借閱情況的分析；對借閱者借閱感受的直接訪問等都是獲得反饋信息的重要舉措。在信息采集過程中使用者的使用效果和對檔案部門的建議是信息加工的重要指向。

（二）反饋信息的處理。由于反饋信息主要由檔案信息使用者的感受、意見和使用產生的效益組成，其目的在于引導檔案信息化管理系統(tǒng)的構建。反饋信息中檔案信息使用者的感受應受到管理人員的高度重視，根據檔案信息系統(tǒng)存在問題，對檔案信息化管理系統(tǒng)進行改進和完善，從而提高系統(tǒng)的服務職能。

（三）加強反饋信息與企業(yè)內部的聯系。檔案信息是企業(yè)生產管理的理論依據，加強反饋信息同企業(yè)內部的聯系，促使企業(yè)內部對反饋信息進行歸納、總結。根據意見和建議更改檔案信息不符合企業(yè)內部發(fā)展的部分，提高檔案信息對經典信息資料的宣傳力度，從而實現企業(yè)檔案信息化管理系統(tǒng)的構建目標。

四、結束語

本文主要通過企業(yè)檔案信息的采集、輸出和反饋三個流程的分析，研究企業(yè)檔案信息化管理系統(tǒng)構建目標的實現情況。通過分析研究可以得知，企業(yè)檔案信息化管理系統(tǒng)的構建目標實現仍處于積極探索階段，應該結合企業(yè)發(fā)展的實際情況，實現目標達成的最優(yōu)化。

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