信息技術(shù)對(duì)檔案信息化建設(shè)的影響

文/柳州市市政設(shè)施維護(hù)管理處 陳艷云

信息技術(shù)對(duì)檔案信息化建設(shè)的影響

文/柳州市市政設(shè)施維護(hù)管理處 陳艷云

本文就信息技術(shù)對(duì)檔案信息化建設(shè)的影響進(jìn)行研究，通過分析檔案信息化建設(shè)發(fā)展的三個(gè)階段、信息技術(shù)對(duì)檔案信息化建設(shè)的影響分析以及其發(fā)展趨勢(shì)，提出自己的一些建議。

信息技術(shù)；檔案信息化；階段；影響；趨勢(shì)

作為企業(yè)發(fā)展重要的資源，檔案記錄著企業(yè)發(fā)展中的方方面面，隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的廣泛應(yīng)用，推動(dòng)了企業(yè)檔案管理朝著信息化的方向發(fā)展。檔案管理工作內(nèi)容包括了收集、整理、分析等，根據(jù)企業(yè)在發(fā)展的實(shí)際情況，為企業(yè)提供真實(shí)的數(shù)據(jù)，供企業(yè)進(jìn)行參考，從而使企業(yè)能夠及時(shí)發(fā)現(xiàn)自身在發(fā)展中存在的問題，并制定相關(guān)發(fā)展戰(zhàn)略來解決這些問題。而信息技術(shù)的運(yùn)用，極大地提高了檔案工作的效率，使得檔案信息更加準(zhǔn)確，同時(shí)方便了企業(yè)的搜索和查閱，推動(dòng)了企業(yè)檔案信息化建設(shè)。

一、檔案信息化建設(shè)發(fā)展的三個(gè)階段

我國檔案信息化建設(shè)目前分為三個(gè)階段，每個(gè)階段都與我國的經(jīng)濟(jì)和科學(xué)技術(shù)的發(fā)展相關(guān)，檔案管理的信息化建設(shè)也隨著經(jīng)濟(jì)和科學(xué)技術(shù)的發(fā)展而發(fā)展。 檔案信息化建設(shè)的第一階段是從改革開放之后，伴隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用，一直到上世紀(jì)90年代末，在這一階段中，檔案管理發(fā)生了很大的變化，建立了數(shù)據(jù)庫，用戶可以使用相關(guān)軟件來搜索所要尋找的檔案。但由于當(dāng)時(shí)的計(jì)算機(jī)技術(shù)還未成熟，所以在計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)以及軟件應(yīng)用上都存在著一些問題。

隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)研究的進(jìn)一步深入，檔案信息化建設(shè)進(jìn)入了發(fā)展的第二階段。從21世紀(jì)到十一五期間，這是檔案信息化建設(shè)飛速發(fā)展的時(shí)期。在這一階段中，由于計(jì)算機(jī)性能的提高，存儲(chǔ)量逐漸變大，逐漸實(shí)現(xiàn)了“三網(wǎng)”“三庫”的建設(shè)(建設(shè)“三網(wǎng)”，即建設(shè)完善各級(jí)組織部門內(nèi)部局域網(wǎng)，建設(shè)拓展全國組織系統(tǒng)專網(wǎng)，積極穩(wěn)妥地利用國際互聯(lián)網(wǎng)。建設(shè)“三庫”即建立完善組織機(jī)構(gòu)和人員信息庫、辦公信息庫、知識(shí)信息庫)。

自“十二五”以來，伴隨著新媒體以及移動(dòng)終端的快速發(fā)展以及檔案管理的法律法規(guī)的健全，使得檔案信息化建設(shè)逐漸形成一個(gè)完整的系統(tǒng)。在這一時(shí)期，用戶查詢的途徑逐漸多樣化，可以通過手機(jī)、電腦以及網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行查詢，同時(shí)在檔案的保護(hù)上的法治建設(shè)逐漸明朗，相關(guān)的法律法規(guī)不斷地健全。

二、信息技術(shù)對(duì)檔案信息化建設(shè)的影響分析

信息技術(shù)對(duì)檔案信息化建設(shè)的影響很大，首先是對(duì)人力資源檔案管理的影響。在人力資源檔案管理中運(yùn)用信息技術(shù)，極大地方便了企業(yè)對(duì)人事的管理，提高了工作效率。建立人力資源檔案管理系統(tǒng)，系統(tǒng)可自動(dòng)計(jì)算工作年限，職工工資標(biāo)準(zhǔn)調(diào)整等操作。在進(jìn)行各項(xiàng)操作時(shí)，系統(tǒng)自動(dòng)生成對(duì)應(yīng)的記錄。系統(tǒng)還能根據(jù)員工工資自動(dòng)計(jì)算出社保養(yǎng)老保險(xiǎn)金、醫(yī)療保險(xiǎn)金、失業(yè)保險(xiǎn)金以及總合計(jì)數(shù)。同時(shí)，系統(tǒng)還會(huì)對(duì)員工的逐次調(diào)資、學(xué)歷、年度考核、年終評(píng)比、人事職稱、資格職稱、用工性質(zhì)、合同簽訂、聘任職務(wù)、處分登記、獲獎(jiǎng)登記均有詳細(xì)的過程記錄，查詢方便。并且系統(tǒng)具有完善的查詢功能，用戶可任意輸入查詢條件，選中相應(yīng)的字段動(dòng)態(tài)生成各種報(bào)表及人員信息情況。其次，隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，檔案信息化的載體豐富多樣，用戶可以通過手機(jī)、電腦以及其他移動(dòng)設(shè)備下載客戶端，通過客戶端進(jìn)行查詢，這極大地推動(dòng)了檔案信息化建設(shè)的發(fā)展。最后，在信息化建設(shè)下，為了保護(hù)檔案信息，逐漸出臺(tái)了關(guān)于電子檔案的管理辦法以及其他一些法律法規(guī)，為檔案信息化建設(shè)提供了保障。

三、檔案信息化建設(shè)發(fā)展走向分析

（一）基礎(chǔ)設(shè)施集約化。電子政務(wù)云平臺(tái)建設(shè)是幫助檔案部門降解技術(shù)瓶頸的有效舉措。除涉密、核心檔案信息數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)外，檔案部門將各個(gè)檔案應(yīng)用服務(wù)系統(tǒng)遷移政務(wù)云平臺(tái)，可大大減輕配置設(shè)備、運(yùn)行維護(hù)、數(shù)據(jù)備份、安全防御、應(yīng)急演練等技術(shù)工作量，消除部分檔案部門信息化建設(shè)經(jīng)費(fèi)、技術(shù)力量不足的難題。

（二）檔案管理智能化。 隨著物聯(lián)技術(shù)的完善成熟，檔案實(shí)體管理將納人智能化網(wǎng)絡(luò)體系管理，極大地提高了檔案管理查檔、調(diào)閱、盤庫、統(tǒng)計(jì)、安全監(jiān)管各項(xiàng)工作效率，達(dá)到館庫與存放的檔案、檔案實(shí)體與檔案信息、檔案與人等互聯(lián)互通、相互感知，實(shí)現(xiàn)更高效的智能化管理。

（三）電子檔案管理新常態(tài)。 近年來，檔案部門重點(diǎn)針對(duì)規(guī)范格式的電子文件的歸檔及電子檔案管理進(jìn)行研究與探索，已出臺(tái)系列標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范，積極開展電子文件歸檔以及重要電子文件的雙套制管理。隨著依法治國戰(zhàn)略方針的貫徹實(shí)施，各級(jí)政府依法行政、簡(jiǎn)政放權(quán)，加快推進(jìn)電子政務(wù)進(jìn)程，各類行政審批事項(xiàng)網(wǎng)上辦理，網(wǎng)上公開。

（四）數(shù)字檔案館集群化。依托云平臺(tái)、大數(shù)據(jù)等技術(shù)，建立各單位的文檔管理一體化，檔案館檔案管理一體化、檔案館際檔案信息資源一體化的集群化的信息共享系統(tǒng)，并實(shí)現(xiàn)與其他業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)的對(duì)接已經(jīng)可行。在各單位、各館的數(shù)字檔案信息庫基礎(chǔ)上，跨地域空間建設(shè)檔案信息資源大數(shù)據(jù)的有序組織、分析、整合和共建共享，可提高檔案利用價(jià)值及利用效率，進(jìn)一步擴(kuò)大檔案信息服務(wù)的社會(huì)效益。

四、結(jié)論

綜上所述，隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，檔案管理信息化建設(shè)不斷的深入，提高了檔案管理工作效率，方便了企業(yè)、用戶的查詢和應(yīng)用。

[1]曾海容,試論企業(yè)技術(shù)創(chuàng)新環(huán)境下的人事檔案信息化建設(shè).中國新技術(shù)產(chǎn)品, 2013（11）.

[2] 宋華,黃麗華.信息技術(shù)對(duì)檔案信息化建設(shè)的影響與路徑指引.交流. 中國檔案,2015（10）.