在高校人事檔案管理中的幾點思考

王劍

【摘 要】在現(xiàn)代高校人事活動中，人事檔案管理工作是不可或缺的一部分，它能夠為人事活動提供基礎(chǔ)材料，人事檔案的開發(fā)利用，有效促進高校發(fā)現(xiàn)人才，激勵人才，做到對人的合理使用，在整體人事活動中起著及其重要的作用。建設(shè)團隊檔案管理，為高校專業(yè)人才團隊與梯隊的搭建提供一種平臺支持，在整個學校科學管理中，在高校人事制度改革、資源重新配置中對提高高校的凝聚力和核心竟爭力具有深遠的意義。

【關(guān)鍵詞】人事檔案；地位；轉(zhuǎn)變

在人類社會的發(fā)展過程中，檔案起著不可或缺的作用，其中人事檔案的作用很多學者給予了內(nèi)涵一致的描述。著名學者陳譚從公共管理的角度這樣描述：“人事檔案作為一種公共管理工具，充分體現(xiàn)了國家安全與管理的有效性，它的存在為龐雜的公共事務(wù)管理和復雜的人事任免更替找到了依據(jù)，對中國幾十年來經(jīng)濟社會發(fā)展和國家的安全穩(wěn)定起到了不可言喻的作用”。同樣在我國高校中，人事檔案對高校的自身發(fā)展和綜合竟爭力的提升起著不可估量的作用。我國一大批高素質(zhì)的優(yōu)秀人才集聚在高校，那么，如何管理好這些優(yōu)秀人才的人事檔案，讓檔案準確有效的反應(yīng)這些優(yōu)秀人才的個人特點，把他們個人在教學、科研、管理活動中出色的表現(xiàn)，反映在人事檔案材料中，為學校發(fā)展提供寶貴的材料，如何通過對人事檔案的有效管理來助推高校教學、科研、管理隊伍建設(shè)，做到對人的合理使用，充分激勵教師的學術(shù)潛能，產(chǎn)出更多更高水平的高科技成果，都是非常值得探究的問題，這對檔案管理人員以及檔案部門的領(lǐng)導提出了新的要求。

1 高校人事檔案管理的重要性

高校人事檔案是高校檔案的重要組成部分之一，人事檔案是對教師的學歷、工作經(jīng)歷、家庭背景、業(yè)務(wù)能力、科研水平、思想品德、獎勵處罰、工資水平以及健康狀況等方面的記載。記述和反映教職工個人經(jīng)歷和德才表現(xiàn)，在高校的人事、組織等部門在選拔、培養(yǎng)、使用人才和引進人才時，以備考察的基本材料。而高校人事檔案管理就是圍繞人事檔案材料的收集、鑒定、整理、保管和提供利用開展的工作，這個工作盡管不直接參與學者的教學科研實踐，但在整個學?？茖W管理中，對提高學校的凝聚力和竟爭力，確保高校健康、有序、良性運轉(zhuǎn)具有重要意義。首先是在高校人事管理工作中，檔案材料能夠為激發(fā)教職員工的科研能力提供依據(jù)。隨著國家人事聘任制度的深化，高校學者作為學校重要的人力資源，其流動性日益增強，學者與學校之間靈活配置的新機制日漸形成。只有將最優(yōu)秀的人才與最具挑戰(zhàn)性的職位搭配起來，高校學者的專業(yè)優(yōu)勢與潛能才可能得到充分地激勵與開發(fā)。其次是高校人事檔案工作能夠推進人才的高效流轉(zhuǎn)。在一切學校管理要素中，人，尤其是高層次知識分子、高精尖學者，是最具膨脹力、能動性與發(fā)展后勁的管理要素，是將所有物資資源、信息資源、人力資源整合起來，使之發(fā)揮最優(yōu)化現(xiàn)實效能的重要要素。人事檔案管理作為高校管理的基礎(chǔ)工作，是學校比較競爭力迅速提升的根本依托，。再次是通過對人事檔案信息化管理工作的有效開展，科學完善人事檔案特別是教師檔案信息系統(tǒng)，讓人事檔案合理利用，為學校人事決策工作提供客觀、準確的信息保障，推進高校人才管理工作的高效能運行?？梢哉f，高校人事檔案管理工作是學校科學發(fā)展不可或缺的基礎(chǔ)信息系統(tǒng)。

2 人事檔案在高校管理中的地位決定了對人事檔案管理的新要求

隨著國家人事制度改革的深化，高校人事制度改革和人才資源的合理配置也在不斷深化和完善，人事檔案管理工作要適應(yīng)當前的工作形式，要想在人事制度的改革中發(fā)揮自身職能，就必須改變思路，從以下三個方面改變?nèi)耸聶n案工作重點：

2.1 人事檔案管理材料的內(nèi)容從“人事檔案”向“人才檔案”的轉(zhuǎn)變

在傳統(tǒng)的人事檔案材料整理基礎(chǔ)上，由簡單記錄高校教師的個人基本信息、學歷、工作經(jīng)歷、年度考核、職稱、工資信息等，這種個人基本信息的匯集，增加高校教師的本科、碩士及博士學習研究內(nèi)容、專業(yè)變更情況、在工作中的主要研究方向和教學專業(yè)方向、完成的科研教學工作及成就、發(fā)表論文和項目獲獎等重要信息納入人事檔案之內(nèi)，增加對教師人才的特長與優(yōu)勢方面的檔案信息，使之適合國家人才發(fā)展戰(zhàn)略的要求，充分發(fā)揮人事檔案對人才個人專業(yè)成長的激勵功能的要求，使人才檔案成為輔助高校教師人才成長規(guī)劃的重要輔助工具。

2.2 建設(shè)優(yōu)秀人才團隊的檔案管理

在高校中有形形色色的團隊，如教學團隊、學術(shù)團隊、科研團隊等，他們對知識生產(chǎn)與學術(shù)創(chuàng)新最具促進效能，高校發(fā)展依靠的就是人才個體間的協(xié)作與協(xié)同功能的發(fā)揮，因此，高校人事檔案管理工作的重點也應(yīng)該由以“個人為主”向“團隊為主”的方向轉(zhuǎn)變。在人事檔案建設(shè)中，建設(shè)校內(nèi)的學術(shù)組織或教學組織團隊檔案，一方面能顯現(xiàn)各個團隊的教學、科研能力，為各個團隊的人才隊伍建設(shè)政策提供材料；另一方面通過整個團隊的檔案材料，顯現(xiàn)這些團隊的人才梯隊狀況，為各個學術(shù)組織、教學組織的人才建設(shè)提供參考信息，促進各團隊的健康發(fā)展。

2.3 將人事檔案管理參與到高校人才管理工作中

長期以來，人事檔案管理工作在高校中一直處于無人重視的地位，只能在教學、人事活動發(fā)生后，做一些收集資料與信息記載等類似“秘書”性質(zhì)的工作，它為學校人才資源的匯聚與人才內(nèi)力的釋放提供的數(shù)據(jù)與信息支持，以及它本身具有的先導功能不能在學校人事管理及發(fā)展中發(fā)揮。不能讓它為學校教師人才的合理、有序、正向流動提供保駕護航的本職功能得到發(fā)揮。學校人才選聘與發(fā)展規(guī)劃，應(yīng)以人事檔案管理工作為基礎(chǔ)，讓“人事檔案”參與學校人才政策的制定，真正以現(xiàn)有人才隊伍為基礎(chǔ)，開展學校人才引進工作，也就是在以現(xiàn)有人才檔案為依據(jù)，編制與審核學校年度人才引進計劃。這樣通過把現(xiàn)有人才檔案和團隊人才檔案材料反饋給學校決策人員，使得學校人才建設(shè)工作基于校情之上，最大化地提升學校人才組合配置、人才選聘、引進工作的效能。

3 實現(xiàn)高校人事檔案科學管理的途徑

3.1 領(lǐng)導重視

在我國高校領(lǐng)導權(quán)力和地位不可忽視，一個部門的地位和重要性除了自己的努力以外，更重要的是取絕于這個部門在學校整體工作布局中的位置，取絕于這個部門在學校整體工作中所處的次序。而學校工作整體上的布局是領(lǐng)導決定的。一個學校的人事活動，人事檔案管理工作能否提供現(xiàn)有的人才資源情況，讓現(xiàn)有的人才檔案做為基礎(chǔ)，為學校引進人才計劃的編制做參考和依據(jù)，這些不是人事檔案工作人員可以決定的，人事檔案工作人員只能提供給學校領(lǐng)導，由領(lǐng)導決定，因此，人事檔案管理的作用能否發(fā)揮，不僅取決于工作人員的工作態(tài)度和工作水平，更大程度取決于領(lǐng)導對人事檔案管理的重視度。

3.2 資金投入

在高校中諸多工作都已經(jīng)實現(xiàn)信息化處理，人事檔案管理工作也急待于信息化建設(shè)，在高校整體工作的信息化平臺上，實現(xiàn)共同管理，讓人事檔案的利用更為便捷和科學，真正發(fā)揮人事檔案管理的作用，使得檔案不只是收集在檔案柜里，而是分級利用。這就需要將人事檔案管理在傳統(tǒng)的實物管理基礎(chǔ)上，進行信息化處理，學校就要投入必要的設(shè)備，引進《全國組織人事管理信息系統(tǒng)》，讓人事檔案工作人員有條件開展信息化處理工作。通過收集、整理人事檔案信息，科學建立人事檔案電子檔案，準確提供班干部電子檔案利用，讓人事檔案的開發(fā)和利用工作落到實處，為學校引進人才、利用人才提供依據(jù)，讓學校的人才工作基于校情之上，最大化的提升現(xiàn)有的人才資源配置，切實有效的促進學校綜合競爭力的提升。

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