論財務(wù)共享中心制度及核心系統(tǒng)的構(gòu)建

劉彩銀

【摘 要】 概述財務(wù)共享中心的涵義及建設(shè)背景，并基于此建設(shè)企業(yè)財務(wù)共享中心制度的建設(shè)，包括流程制度的設(shè)計、組織結(jié)構(gòu)的設(shè)計、信息系統(tǒng)制度的建設(shè)，在這些制度建設(shè)基礎(chǔ)上，為企業(yè)構(gòu)建財務(wù)共享中心核心系統(tǒng)制定總架構(gòu)，并適時提出總賬報表實施財務(wù)共享時的注意事項。

【關(guān)鍵詞】財務(wù)共享中心；核心系統(tǒng)；制度

一、財務(wù)共享中心的建設(shè)現(xiàn)狀

1.財務(wù)共享中心的涵義

財務(wù)共享中心即為財務(wù)共享服務(wù)中心，簡稱FSSC，是近年來被企業(yè)、政府部門廣泛應(yīng)用的會計和報告業(yè)務(wù)管理方式。具體是將不同國家、地點的實體會計業(yè)務(wù)拿到一個共享服務(wù)中心（SSC）進行記賬和報告，以確保會計記錄與報告的規(guī)范、結(jié)構(gòu)的統(tǒng)一。適合建立財務(wù)共享服務(wù)中心的企業(yè)行業(yè)包括金融企業(yè)、服務(wù)企業(yè)、制造業(yè)的銷售網(wǎng)點、連鎖企業(yè)、通訊服務(wù)業(yè)。而一些制造業(yè)的工廠、勘探業(yè)、信息化程度較低的企業(yè)等則不具備建立財務(wù)共享服務(wù)中心的技術(shù)條件。財務(wù)共享中心一般是人員素質(zhì)較高的制造業(yè)企業(yè)所屬個分支機構(gòu)、辦事處，這些分支機構(gòu)一般只承擔(dān)銷售業(yè)務(wù)，除銷售業(yè)務(wù)之外的財務(wù)核算等并不涉及。例如，DELL在中國各地區(qū)的銷售網(wǎng)點僅由一個銷售團隊和服務(wù)人員構(gòu)成，通過設(shè)在廈門的總部標(biāo)準(zhǔn)訂單統(tǒng)一處理業(yè)務(wù)，財務(wù)可共享至廈門。

2.財務(wù)共享中心的建設(shè)背景

我國引進和采用財務(wù)共享服務(wù)模式的時間晚于國外，20世紀(jì)末，共享服務(wù)中心才由國外咨詢公司業(yè)務(wù)外包公司傳入中國，并開始有一些應(yīng)用嘗試。1999年，摩托羅拉公司在天津成立亞洲財務(wù)結(jié)算中心，2006年更名為摩托羅拉全球會計服務(wù)中心，盡管后來摩托羅拉公司倒閉，但是其最先探索財務(wù)共享服務(wù)中心的行為卻在國內(nèi)擴散開來。越來越多的企業(yè)開始認識到財務(wù)共享中心模式的諸多優(yōu)勢。

2013年底財政部發(fā)布的《企業(yè)會計信息化工作規(guī)范》最初以規(guī)章的形式提出財務(wù)共享服務(wù)中心，該規(guī)范中明確提出：“分公司、子公司數(shù)量多、分布廣的大型企業(yè)、企業(yè)集團應(yīng)當(dāng)探索利用信息技術(shù)促進會計工作的集中，逐步建立財務(wù)共享服務(wù)中心?！?014年底，《財政部關(guān)于全面推進管理會計體系建設(shè)的指導(dǎo)意見》中再次提及財務(wù)共享服務(wù)中心：“鼓勵大型企業(yè)和企業(yè)集團充分利用專業(yè)化分工和信息技術(shù)優(yōu)勢，建立財務(wù)共享服務(wù)中心，加快會計職能轉(zhuǎn)變和管理會計工作的有效開展?！?/p>

由此可見，我國大型集團公司和跨國公司采用財務(wù)共享服務(wù)模式已是大勢所趨。2014年中國鐵建成功建成了國內(nèi)建筑業(yè)企業(yè)第一家財務(wù)共享服務(wù)中心，也是國內(nèi)首家集成影像技術(shù)、使用中國電信云服務(wù)平臺，同時建設(shè)時間最短的財務(wù)共享服務(wù)中心。

二、財務(wù)共享中心制度及核心系統(tǒng)的構(gòu)建

1.財務(wù)共享中心制度的建設(shè)

（1）流程制度的設(shè)計

流程制度的設(shè)計包括標(biāo)準(zhǔn)化業(yè)務(wù)流程、具體流程內(nèi)容規(guī)劃、全電子化和影像化財務(wù)核算流程三大部分。

第一，標(biāo)準(zhǔn)化業(yè)務(wù)流程。該部分包括細化業(yè)務(wù)流程、業(yè)務(wù)調(diào)研、整合業(yè)務(wù)流程、規(guī)范輸入與輸出4個小部分。其中，細化業(yè)務(wù)流程主要是制定流程清單，對所有業(yè)務(wù)流程進行細化；業(yè)務(wù)調(diào)研則是開展對各個部門管理者、高層領(lǐng)導(dǎo)的訪談和關(guān)鍵崗位的調(diào)研；整合業(yè)務(wù)流程則是界定職責(zé)、定位功能，整合與簡化業(yè)務(wù)流程；規(guī)范輸入與輸出則是對財務(wù)共享服務(wù)中心的業(yè)務(wù)流程輸入與輸出標(biāo)準(zhǔn)進行規(guī)范，將制度與規(guī)范嵌入到業(yè)務(wù)流程當(dāng)中，標(biāo)準(zhǔn)化每個流程。

第二，具體流程內(nèi)容規(guī)劃。主要包括收集流程、匯總整合、分類分級、流程設(shè)計四個環(huán)節(jié)。其中，收集流程的主要內(nèi)容是使用部門流程調(diào)查表收集每個部門現(xiàn)有和應(yīng)有的流程（參與者：單位、部門主管及相關(guān)人員），并說明流程的主要執(zhí)行者、參與者，并解釋流程的目的與功能，最后需交付所有部門流程調(diào)查表；匯總整合則是利用流程匯總表及清單模板對從各個部門收集到的流程進行匯總（參與者：流程小組人員），并合并重疊每一項流程，最后需交付分類分級前的流程清單表；分類分級則是利用業(yè)務(wù)分類表對所有流程按照業(yè)務(wù)模型進行分類、分級（參與者：流程小組人員），分類是根據(jù)不同屬性劃分流程，分級則是對同一個事物的細化，最后需交付分類分級的流程清單表；流程設(shè)計則是利用崗位作業(yè)分工對共享流程及流程所對應(yīng)的崗位、共享前和共享后的變化、費共享流程等進行設(shè)計（參與者：流程小組人員），最后需交付財務(wù)共享中心崗位流程清單表。

第三，全電子化和影像化財務(wù)核算流程。這部分包括票據(jù)掃描流程、財務(wù)審核流程和票據(jù)歸檔流程。其中，票據(jù)掃描流程包括影像掃描、條碼識別、文件分組、數(shù)據(jù)上傳4個重要內(nèi)容。財務(wù)審核流程同樣包括任務(wù)分配、票據(jù)審核、信息確認、ERP操作四個重要內(nèi)容。票據(jù)歸檔流程則包括記賬憑證打印、粘貼歸檔。具體如圖1所示。

（2）組織結(jié)構(gòu)的設(shè)計

企業(yè)集團在實施財務(wù)共享中心后，企業(yè)的組織結(jié)構(gòu)必然會發(fā)生變化，尤其是人員的減少，企業(yè)集團的組織結(jié)構(gòu)層次也將發(fā)生變化，所對應(yīng)的職責(zé)也會有所不同。而財務(wù)共享中心制度的建設(shè)以組織結(jié)構(gòu)設(shè)計為基礎(chǔ)，因而企業(yè)集團的組織結(jié)構(gòu)設(shè)計顯得尤為重要。

組織結(jié)構(gòu)設(shè)計主要有兩種：矩陣式、按照業(yè)務(wù)分工與會計主體分工相結(jié)合。兩種組織結(jié)構(gòu)設(shè)計各有優(yōu)點。矩陣式原則：既要有以業(yè)務(wù)循環(huán)單位的操作型崗位（縱向），又要有以跨業(yè)務(wù)循環(huán)的管理型和協(xié)同型崗位。其優(yōu)點表現(xiàn)為：在業(yè)務(wù)操作專業(yè)化時，確保內(nèi)部充分協(xié)同與外部的反饋及時。按照業(yè)務(wù)分工與會計主體分工相結(jié)合原則：對于某些業(yè)務(wù)（如費用報銷審核），適合采用搶單的方式，跨法人賬套進行專業(yè)操作，以提高操作效率并防止舞弊；對另一些業(yè)務(wù)（如報表、收款核對），由專人固定服務(wù)具體的會計主體，以降低溝通成本。其優(yōu)點表現(xiàn)為：清晰界定哪些工作側(cè)重于效率型、哪些屬于專項型工作。相對比之下，組織結(jié)構(gòu)設(shè)計按照業(yè)務(wù)分工與會計主體分工相結(jié)合原則更為適合。

（3）信息系統(tǒng)制度的建設(shè)

此項制度建設(shè)重點是關(guān)于財務(wù)共享服務(wù)中心的系統(tǒng)安全性建設(shè)，是為財務(wù)共享中心核心系統(tǒng)構(gòu)建提供重要信息技術(shù)支撐。財務(wù)共享中心核心系統(tǒng)的構(gòu)建需要有一個數(shù)據(jù)平臺的支撐，而信息系統(tǒng)制度則要求集團下每個分公司所有部門的系統(tǒng)都統(tǒng)一納入到集團公司的信息系統(tǒng)中，以形成子公司和集團公司的信息共享，并以此確保集團電子數(shù)據(jù)的絕對安全性。而這就要求IT咨詢?nèi)藛T定期做好備份系統(tǒng)數(shù)據(jù)工作，并構(gòu)建防火墻。除集團和分公司重要領(lǐng)導(dǎo)人員和管理者有權(quán)對數(shù)據(jù)訪問外，其他人員不能直接訪問基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫，以防治病毒入侵，也能防治一般黑客對集團信息的攻破。此制度還能防止公司職員未經(jīng)許可下私自獲取公司數(shù)據(jù)進行販賣等行為的發(fā)生，以保障公司商業(yè)機密的安全性。

2.財務(wù)共享中心核心系統(tǒng)的構(gòu)建

基于前面對集團公司財務(wù)共享中心流程制度、組織結(jié)構(gòu)、信息系統(tǒng)制度的建設(shè)，最后為國內(nèi)集團公司制定一個財務(wù)共享中心核心系統(tǒng)的總架構(gòu)，具體如圖2所示。

此外，集團公司總賬報表在實施財務(wù)共享時需要注意如下兩個問題：

第一，單體報表與合并報表問題。法定單體報表主要放在共享中心進行編制，但合并報表在已有的案例中比例大約占50%；另外的50%主要是考慮編制合并報表的人員是否放在共享的問題，對外披露的財務(wù)報告一般不放在共享中心，原因是要對外做許多溝通工作，較為靈活，不是共享所擅長，因而該項工作需要貼近管理層和財務(wù)高層較妥當(dāng)。

第二，管理報告的編制。若是定制化的管理報告，固定格式的可由財務(wù)共享中心統(tǒng)一出具，對于沒有固定模板的，隨機性較強的管理報告，現(xiàn)有案例較少放在財務(wù)共享中心進行出具的，操作模式上是由共享中心提供相關(guān)數(shù)據(jù)，由各部門自行分析。

三、結(jié)論

總而言之，財務(wù)共享中心制度及核心系統(tǒng)的構(gòu)建是一門技術(shù)活，不可能一蹴而就且不是適用于所有企業(yè)。只有一些具有關(guān)聯(lián)性、連鎖性、多網(wǎng)點的行業(yè)才能發(fā)揮財務(wù)共享中心的最大效用，構(gòu)建也才具有重要意義。盡管財務(wù)共享中心對于多個行業(yè)的大型公司而言已經(jīng)是大勢所趨，但在構(gòu)建上也應(yīng)做好防火墻及風(fēng)險防范工作，比如需要應(yīng)對組織架構(gòu)、變革心理、人員轉(zhuǎn)型等管理型風(fēng)險和信息系統(tǒng)、制度、流程、過程控制等技術(shù)型風(fēng)險。

參考文獻：

[1] 王之君. 財務(wù)共享服務(wù)中心建設(shè)的分析研究[J]. 中國石油學(xué)會石油經(jīng)濟專業(yè)委員會第三屆青年論壇， 2014.

[2] 王仲兵寫. 會計制度設(shè)計[M]. 中央廣播電視大學(xué)出版社， 2011.

[3] 王壘壘， 連長嵩. 企業(yè)集團財務(wù)共享服務(wù)中心制度建設(shè)研究[J].江蘇商論， 2015（29）：171-172.