◎景通

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高校檔案管理信息化建設(shè)

◎景通

隨著我國社會主義現(xiàn)代化進(jìn)程的不斷加快，我國的社會主義市場經(jīng)濟(jì)建設(shè)也走上了一個新的臺階，開始需要大量的高素質(zhì)綜合性人才去進(jìn)行社會主義建設(shè)。教育部門作為為社會輸送大量人才的專業(yè)機(jī)構(gòu)，長久以來我黨和人民政府對其進(jìn)行了大量的人力、物力和財力方面的扶持和幫助，取得了非常顯著的成效。本文將主要針對教育行業(yè)中高校檔案管理信息化方面的內(nèi)容進(jìn)行分析和討論，并提出相關(guān)意見，僅供大家參考。

隨著科學(xué)技術(shù)的快速發(fā)展，我國在各行各業(yè)中不斷融入現(xiàn)代化的科學(xué)技術(shù)，進(jìn)一步推動市場經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展。對于高校檔案管理來說，其作為高校教學(xué)和管理中重要的組成部分，得到了相關(guān)部門的關(guān)注和重視，近些年來取得了非常顯著的進(jìn)步。

我國高校檔案管理信息化建設(shè)的發(fā)展現(xiàn)狀

本文通過對筆者所在城市幾所高校在檔案信息化建設(shè)中的情況進(jìn)行走訪調(diào)查，結(jié)合若干網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)和文獻(xiàn)資料的參考，將其發(fā)展現(xiàn)狀總結(jié)為以下幾個方面：

高校檔案管理人員思想觀念過于落后。本文通過一系列走訪調(diào)查發(fā)現(xiàn)，很多高校的檔案信息管理人員在思想觀念上沒有及時的與時俱進(jìn)，甚至很多高校的檔案信息從業(yè)人員都是非專業(yè)出身，他們僅僅依靠傳統(tǒng)的管理模式去進(jìn)行檔案的管理，不能熟練的操作計算機(jī)等現(xiàn)代化的管理設(shè)備，難以做到真正的檔案管理信息化。除此之外，現(xiàn)階段在很多高校中相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)部門并沒有對檔案管理工作給予充分的重視，進(jìn)而導(dǎo)致其檔案管理人員在工作中也嚴(yán)重的忽視了檔案管理的重要性，長此以往，對于檔案管理工作發(fā)展將會起到嚴(yán)重的阻礙作用。

對檔案管理信息化軟件的使用效率整體不高。雖然現(xiàn)階段在我國各大高校的檔案管理中逐漸引進(jìn)了信息化的管理模式和管理手段，但是本文通過調(diào)查研究發(fā)現(xiàn)，很多高校是為了應(yīng)付上級部門的檢查工作才引進(jìn)的管理軟件，實際上在日常的管理過程中并沒有切實的對其進(jìn)行應(yīng)用，甚至在很多不得不使用軟件進(jìn)行管理的情況下由于從業(yè)人員操作的不熟練，還會嚴(yán)重影響工作效率，得不償失。

高校檔案管理信息化經(jīng)費不足。本文通過調(diào)查走訪發(fā)現(xiàn)，導(dǎo)致現(xiàn)階段我國高校檔案管理信息化建設(shè)發(fā)展遲緩的一個非常重要的原因就是很多高校中檔案信息化管理的從業(yè)人員待遇較低，員工缺乏工作的積極性和動力，長此以往也不利于其正常的開展工作。除此之外，由于經(jīng)費不足，導(dǎo)致很多高校在信息化建設(shè)方面出現(xiàn)不同程度的設(shè)施不全現(xiàn)象，嚴(yán)重阻礙了檔案信息化的建設(shè)和發(fā)展。

針對高校檔案管理信息化建設(shè)的相關(guān)建議

本文通過對現(xiàn)階段我國高校檔案管理信息化建設(shè)的情況進(jìn)行分析，結(jié)合國內(nèi)外先進(jìn)的檔案信息化管理的實例和若干參考文獻(xiàn)，將其改進(jìn)建議總結(jié)為以下幾點：

提高高校檔案管理從業(yè)人員的綜合素質(zhì)。檔案管理人員作為整個檔案管理活動的主要參與者，其綜合素質(zhì)的高低將會直接影響到整個檔案管理活動進(jìn)行的順利與否及其質(zhì)量的好壞，因此，想要從根本上提升高校檔案管理信息化的水平，就應(yīng)該首先從提高檔案管理從業(yè)人員的綜合素質(zhì)入手。首先，相關(guān)高校應(yīng)該根據(jù)本校檔案管理的實際需求和情況，有針對性的對檔案管理的從業(yè)人員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)；其次，高校還應(yīng)該聘請專業(yè)技術(shù)人員，針對檔案管理軟件的使用方法對管理人員進(jìn)行技術(shù)培訓(xùn)；最后，相關(guān)部門還應(yīng)該積極宣傳檔案管理的重要性，全面提高檔案管理從業(yè)人員對其工作的重視程度并定期對其進(jìn)行考核，成績不合格者不予參加工作。

不斷對搞笑檔案管理信息化模式進(jìn)行優(yōu)化升級。隨著各大高校規(guī)模的不斷擴(kuò)大，其管理手段和模式也應(yīng)該隨之進(jìn)行更新和完善，特別是對于檔案管理信息化來說，其需要相關(guān)高校的領(lǐng)導(dǎo)部門根據(jù)本校的實際情況制定管理模式，對其進(jìn)行有效管理。相關(guān)高校還應(yīng)該建立專業(yè)的檔案管理工作委員會去專門負(fù)責(zé)檔案管理工作，安排專業(yè)的人員去負(fù)責(zé)，快速的形成科學(xué)化的管理模式。除此之外，為了進(jìn)一步推動高校檔案管理信息化的建設(shè)，可以在各個檔案管理的部門都安排一個兼職的檔案管理人員，協(xié)助其開展業(yè)務(wù)和對日常檔案進(jìn)行保管收集工作，共同促進(jìn)檔案管理工作的順利開展。

不斷對檔案管理信息化制度進(jìn)行健全。檔案管理作為一項法律性較強(qiáng)的工作，相關(guān)從業(yè)人員在工作中必須嚴(yán)格遵守管理條例。高校的檔案管理領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)應(yīng)該結(jié)合本校的實際情況和法律法規(guī)的規(guī)定，為本校制定一套相對完善的檔案管理方面的規(guī)章制度，以便于在未來的管理中進(jìn)行參考。除此之外，為了確保檔案管理信息化的順利運行，在進(jìn)行檔案移交的時候，需要進(jìn)行備份，紙質(zhì)材料和電子材料同時進(jìn)行，為今后的查找工作奠定一定的基礎(chǔ)。

切實加強(qiáng)檔案信息安全保障體系建設(shè)。為了進(jìn)一步推動高校檔案管理信息化的建設(shè)，相關(guān)部門還必須對其安全保障體系進(jìn)行加強(qiáng)和完善。具體來說，首先，在進(jìn)行信息化管理的過程中要嚴(yán)格按照操作程序去進(jìn)行，防止網(wǎng)絡(luò)病毒等對整個管理系統(tǒng)的侵害；其次，相關(guān)人員在進(jìn)行資料查閱的時候，需要對其身份進(jìn)行確認(rèn)，切實保障檔案的嚴(yán)密性；最后，嚴(yán)格控制檔案的復(fù)制工作。

進(jìn)行高校檔案管理的數(shù)字化建設(shè)。本文經(jīng)過調(diào)查研究發(fā)現(xiàn)，很多高校在之前的檔案管理中都采用的是傳統(tǒng)的紙質(zhì)管理模式，進(jìn)行現(xiàn)代化的信息管理模式之后，就需要對這些傳統(tǒng)的檔案管理內(nèi)容進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)換，這項工作的任務(wù)和數(shù)量相對來說是比較龐大的，需要高校的管理部門指定專業(yè)的人員去進(jìn)行。

檔案管理作為高校建設(shè)中非常重要的內(nèi)容，現(xiàn)階段已經(jīng)得到了相關(guān)部門的重視，并對其進(jìn)行不斷的改進(jìn)和完善，特別是在其信息化和數(shù)字化的建設(shè)方面，已經(jīng)取得了很大的成就。本文主要針對現(xiàn)階段在我國高校檔案管理信息化建設(shè)中存在的問題進(jìn)行分析，提出改進(jìn)建議，希望能在未來高校的建設(shè)和發(fā)展中起到一定的促進(jìn)作用，進(jìn)一步推動我國教育行業(yè)的發(fā)展。

（作者單位：淄博市技師學(xué)院）