社保檔案管理的創(chuàng)新途徑探析

鄭秀華

（福鼎市機(jī)關(guān)事業(yè)單位社會(huì)保險(xiǎn)管理中心，福建　福鼎　355299）

社保檔案管理的創(chuàng)新途徑探析

鄭秀華

（福鼎市機(jī)關(guān)事業(yè)單位社會(huì)保險(xiǎn)管理中心，福建福鼎355299）

社保的有效開(kāi)展是一個(gè)國(guó)家穩(wěn)定發(fā)展的基礎(chǔ)，我國(guó)當(dāng)前的社保事業(yè)仍處于起步階段，在長(zhǎng)期的發(fā)展過(guò)程中，社保檔案的管理將對(duì)我國(guó)社保事業(yè)的有序發(fā)展起到重要作用。文章以社保檔案管理為研究對(duì)象，分析當(dāng)前我國(guó)社保檔案管理的開(kāi)展現(xiàn)狀，并進(jìn)一步提出可行性創(chuàng)新途徑。

社會(huì)保險(xiǎn)；檔案管理；創(chuàng)新途徑

1　社保檔案管理概述

1.1社保檔案管理的重要性

（1）社會(huì)保險(xiǎn)檔案是參保人員維系自身利益的的主要法律憑據(jù)。社會(huì)保險(xiǎn)作為一個(gè)聚焦全社會(huì)目光的“焦點(diǎn)事件”，其覆蓋范圍較大，由于其大量比較復(fù)雜的作業(yè)和業(yè)務(wù)，導(dǎo)致其流程中大量的信息資料產(chǎn)生。社會(huì)保險(xiǎn)檔案是參加社保的對(duì)象在社保中所有基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的文件檔案，是決定參保對(duì)象是否有資格享有各種社會(huì)補(bǔ)助的根本憑據(jù)，同時(shí)還是參保對(duì)象維系自身利益的基本證據(jù)。（2）做好社會(huì)保險(xiǎn)檔案的管理作業(yè)也有助于社會(huì)的安定協(xié)調(diào)。社會(huì)保險(xiǎn)檔案是組成民生檔案的關(guān)鍵構(gòu)成之一，關(guān)系到每一戶人家。社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理必須要做到位，因?yàn)檫@關(guān)系著成千上萬(wàn)參保對(duì)象的根本權(quán)益，若辦理社保的單位在資料的管理中稍有差池，就會(huì)嚴(yán)重危害到參保對(duì)象的權(quán)益，從而導(dǎo)致社會(huì)動(dòng)蕩不安。在這種背景下，要求必須努力提升在這方面的作業(yè)能力，使得所有參保對(duì)象都可以體驗(yàn)到優(yōu)質(zhì)的社保服務(wù)，進(jìn)而促進(jìn)整個(gè)參保流程的穩(wěn)定進(jìn)步。

1.2社保檔案管理開(kāi)展的原則

（1）對(duì)于參加社保的人員必須保證他們的文件材料要完善并且與事實(shí)相符。每有一個(gè)新的參保人員，在對(duì)他們進(jìn)行資料注冊(cè)的時(shí)候必須用戶口本或者身份證來(lái)確定他們的真實(shí)年齡，必須在注冊(cè)資料的時(shí)候確保他們的年齡在戶口本和身份證上都一致，參保過(guò)程中在這方面出現(xiàn)問(wèn)題的參保人員，應(yīng)當(dāng)根據(jù)一定的程序?qū)徍撕驼{(diào)查。

（2）管理社保檔案的過(guò)程必須保證規(guī)范依法。每一個(gè)參加社保的客戶最原始的文件材料必須先由業(yè)務(wù)人員經(jīng)辦，業(yè)務(wù)窗口負(fù)責(zé)人初審，然后由業(yè)務(wù)分管領(lǐng)導(dǎo)審核，最后由經(jīng)辦機(jī)構(gòu)的負(fù)責(zé)人審批，從而保證客戶資料的嚴(yán)密性和真實(shí)性。參保過(guò)程中，參保單位必須嚴(yán)格監(jiān)督參保信息的真實(shí)可靠，堅(jiān)決杜絕虛假捏造信息的出現(xiàn)，相關(guān)單位必須保證各個(gè)環(huán)節(jié)的手續(xù)嚴(yán)密真實(shí)并進(jìn)行必要的監(jiān)控管理，確保檔案的真實(shí)有效。

2　社保檔案管理中存在的主要問(wèn)題

2.1管理責(zé)任心不足，不夠注重資料的嚴(yán)密性

經(jīng)辦單位在管理意識(shí)方面沒(méi)有投入精力培養(yǎng)，導(dǎo)致某些工作人員在工作中不夠?qū)Ｐ挠眯?，沒(méi)有合理的整合文件檔案，不能集中歸納，嚴(yán)重者致使參保人員的資料流失或損毀。我國(guó)社會(huì)保險(xiǎn)的工作面越來(lái)越寬廣，越來(lái)越多的群眾參與到社保之中，因此社會(huì)保險(xiǎn)資料數(shù)量也隨之驟增，但是社會(huì)保險(xiǎn)資料的管理工作水平卻依然維持不變，管理設(shè)備也不能滿足數(shù)量龐大的資料需求，最終導(dǎo)致社會(huì)保險(xiǎn)的資料管理工作環(huán)境和秩序愈來(lái)愈差，經(jīng)辦機(jī)構(gòu)不能夠理想的進(jìn)行管理作業(yè)。某些部門由于淺薄的管理意識(shí)，無(wú)法合理的安置客戶資料，難以避免的造成參保人員資料的丟損。

2.2沒(méi)有足夠的專業(yè)管理人才，導(dǎo)致管理能力的嚴(yán)重不足

社會(huì)保險(xiǎn)資料管理組織部門的資料工作者當(dāng)前主要存在兩方面的問(wèn)題：（1）管理人員在管理方面的內(nèi)涵不足，其中在運(yùn)用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行管理的技能水平尤為低下；（2）相關(guān)機(jī)構(gòu)沒(méi)有安置專職的社會(huì)保險(xiǎn)資料工作者，專職保管資料的人嚴(yán)重匱乏，大多機(jī)構(gòu)安置的工作者只是從其他部門暫且調(diào)過(guò)來(lái)的，沒(méi)有熟練的管理能力，使得社會(huì)保險(xiǎn)資料的管理水平愈加下降。經(jīng)辦機(jī)構(gòu)也沒(méi)有足夠的重視對(duì)資料保管者的培養(yǎng)，投入的精力并不多，這就直接影響到新的管理技術(shù)和思想沒(méi)有被引入和運(yùn)用，最終導(dǎo)致經(jīng)辦機(jī)構(gòu)的管理能力普遍低下，難以滿足現(xiàn)代社會(huì)的需求。綜上所述，社保機(jī)構(gòu)在社會(huì)保險(xiǎn)資料管理職工方面主要存在匱乏足夠的專業(yè)知識(shí)以及專業(yè)能力，導(dǎo)致整個(gè)機(jī)構(gòu)的管理不夠?qū)I(yè)和能力低下，尤其在管理的新技能儲(chǔ)備方面更為匱乏，根本不能迎合越來(lái)越進(jìn)步的社會(huì)保險(xiǎn)管理需求。當(dāng)前社會(huì)保險(xiǎn)對(duì)資料管理工作人員的要求也越來(lái)越高，不僅需要他們相關(guān)的知識(shí)儲(chǔ)備，還需要他們熟練的掌握計(jì)算機(jī)工作技能，才能滿足參保人員的服務(wù)需求。

2.3沒(méi)有合理的資料管理框架，不能規(guī)范集中資料

我國(guó)當(dāng)前對(duì)社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理并沒(méi)有出臺(tái)相應(yīng)的統(tǒng)一規(guī)定，導(dǎo)致沒(méi)有很好的檔案管理標(biāo)榜，從而造成社會(huì)保險(xiǎn)資料檔案不完整、檔案管理模式不科學(xué)等諸多不良現(xiàn)象，最終致使社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理工作不能規(guī)范有效的進(jìn)行。

2.4管理責(zé)任不明晰，存在多頭管理的缺陷

我國(guó)現(xiàn)在在社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理方面采用的是多個(gè)部門參與管理的模式。根本原因是社保覆蓋范圍廣，不同的社保分屬在不同的部門進(jìn)行保管，而這些部門的管理手段也都不盡相同，所以也沒(méi)有明晰哪個(gè)部門負(fù)責(zé)哪一塊的責(zé)任，正是這樣各負(fù)其責(zé)卻難明職責(zé)的方式使得難以標(biāo)榜一個(gè)一致的管理標(biāo)準(zhǔn)。在上述基礎(chǔ)上，參保人員不能很便利地使用自己的資料，并且在社保轉(zhuǎn)移等工作中，也必須要在多個(gè)部門辦理手續(xù)，不能夠很有效率的去解決需求；并且致使社保系統(tǒng)不可避免的發(fā)生許多問(wèn)題和缺陷，比如在“涉?！比艘蚬识篮?，關(guān)系到他的社保賬戶卻沒(méi)有停止，有些人會(huì)冒用他的信息領(lǐng)取保險(xiǎn)金。

2.5對(duì)信息發(fā)掘不能與時(shí)俱進(jìn)，不能合理利用信息資源

我國(guó)對(duì)社會(huì)保險(xiǎn)改革已經(jīng)進(jìn)行了很久，但社會(huì)保險(xiǎn)的檔案管理水平卻仍然很低，管理能力也較低下，這其中很大一部分原因是因?yàn)椴荒芘c時(shí)俱進(jìn)發(fā)掘社會(huì)保險(xiǎn)檔案的信息資源，導(dǎo)致許多有利用價(jià)值的信息不能被利用。

3　社保檔案管理的創(chuàng)新途徑設(shè)想

3.1加大強(qiáng)化管理意識(shí)力度，培育相關(guān)專職人員

社保檔案是對(duì)社?；顒?dòng)中各種事實(shí)的錄入，是參保人員維系自身利益的關(guān)鍵憑據(jù)，同時(shí)還是提高社會(huì)保險(xiǎn)工作進(jìn)步的基礎(chǔ)。經(jīng)辦單位必須通過(guò)各種培訓(xùn)方式對(duì)工作人員進(jìn)行專業(yè)的訓(xùn)練，提升部門全體人員在社會(huì)保險(xiǎn)管理方面的素養(yǎng)，使他們都具備相關(guān)的專業(yè)知識(shí)和技能。同時(shí)經(jīng)辦機(jī)構(gòu)必須制定相關(guān)的制度章程，建立相關(guān)的評(píng)定制度以鞭策全體職員提升自身素養(yǎng)以及認(rèn)識(shí)到具備這方面知識(shí)技能的重要性，進(jìn)而承擔(dān)起社會(huì)保險(xiǎn)資料管理責(zé)任。在培訓(xùn)全體人員知識(shí)技能的同時(shí)，也要為他們灌輸新的管理知識(shí)，特別是越來(lái)越發(fā)達(dá)的信息技術(shù)以及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)。在培育的基礎(chǔ)上，發(fā)掘出對(duì)社會(huì)保險(xiǎn)管理有作用的現(xiàn)代化全面型職員，進(jìn)而提升整體機(jī)構(gòu)的管理水平，才能為參保人員提供更優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

3.2改善檔案管理章程，規(guī)范檔案管理行為

各個(gè)類別的檔案都必須有與之對(duì)應(yīng)的管理系統(tǒng)，在日常工作中才可有理有據(jù)，檔案就不容易雜亂一團(tuán)。每一個(gè)經(jīng)辦機(jī)構(gòu)都必須結(jié)合自身的實(shí)際特點(diǎn)以及人群需要，來(lái)建立一個(gè)合理的系統(tǒng)機(jī)制。系統(tǒng)章程中必須明晰的說(shuō)明相關(guān)工作的程序，不同部門對(duì)自己所屬業(yè)務(wù)的資料必須統(tǒng)籌管理，以杜絕造成在同一業(yè)務(wù)上投入過(guò)多不必要精力。這種科學(xué)的組織架構(gòu)能夠避免參保人員資料的流損，對(duì)管理的質(zhì)量也有明顯提升作用，進(jìn)而為參保對(duì)象提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)以及促進(jìn)管理發(fā)展進(jìn)步。

3.3合理利用信息技術(shù)管理檔案，充分發(fā)揮社保檔案的服務(wù)功能

隨著信息技術(shù)的持續(xù)進(jìn)步，使得社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理也有了更多的資源可以使用，經(jīng)辦機(jī)構(gòu)利用信息技術(shù)更加容易、便利的管理檔案。社會(huì)保險(xiǎn)的紙質(zhì)檔案有很多不方便的地方，并且也不好保存，經(jīng)辦機(jī)構(gòu)需提高信息網(wǎng)絡(luò)的利用率，投入更多人力物力在建立信息檔案庫(kù)上，改進(jìn)保存檔案的方式。在建立電子檔案庫(kù)的過(guò)程中，經(jīng)辦機(jī)構(gòu)必須保證有相關(guān)工作人員的引導(dǎo)，并利用電子掃描技術(shù)把傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案變?yōu)殡娮訖n案，實(shí)現(xiàn)社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理的改革。這種電子信息庫(kù)也會(huì)使百姓受益，不需要上門跑腿辦事，方便、快捷、效率，從而實(shí)現(xiàn)優(yōu)質(zhì)服務(wù)的核心理念。政府和參保人員需要相關(guān)數(shù)據(jù)信息的時(shí)候，也可以直接上網(wǎng)查詢，以便及時(shí)的維系參保人員權(quán)益。

3.4利用網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行信息資源的傳輸，達(dá)成信息資源共享目標(biāo)

建立文檔資源的的最終目的是為了利用，而越來(lái)越進(jìn)步的信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)則為充分發(fā)揮檔案價(jià)值提供了一個(gè)更好的平臺(tái)。經(jīng)辦機(jī)構(gòu)現(xiàn)在在檔案管理方面的重心應(yīng)當(dāng)轉(zhuǎn)移到建立電子信息庫(kù)上來(lái)，經(jīng)辦機(jī)構(gòu)需加大信息資源發(fā)掘力度，集合自身機(jī)構(gòu)特點(diǎn)建立符合自身需要的電子信息庫(kù)充分挖掘社會(huì)保險(xiǎn)檔案的功能價(jià)值。首先，社會(huì)保險(xiǎn)檔案是對(duì)參保對(duì)象信息數(shù)據(jù)的真實(shí)記載，研究其中關(guān)于就業(yè)及實(shí)業(yè)的信息，能夠給領(lǐng)導(dǎo)作決策提供有用的信息，亦可以為政府在解決這方面難題的時(shí)候提供參考，通過(guò)對(duì)這些信息及時(shí)合理的利用，逐步解決由來(lái)已久的國(guó)家難題。第二，是各個(gè)領(lǐng)域內(nèi)在職員工或退休員工參加以后的社會(huì)保險(xiǎn)的基本證據(jù)，也是他們可以維護(hù)自身權(quán)益的根本憑據(jù)。第三，檔案可以輔佐政府在社會(huì)保險(xiǎn)相關(guān)工作中做決策或者制定相關(guān)的章程制度。檔案庫(kù)的建立可以更好的發(fā)掘其利用價(jià)值，為政府和人民群眾提供了更有效便捷的服務(wù)。

4　結(jié)論

社保檔案是對(duì)參保對(duì)象整個(gè)人生信息的記載，與人民群眾戚戚相關(guān)，所以今后的社保工作重心應(yīng)該轉(zhuǎn)移到這一領(lǐng)域，并且投入更多精力在其中。同時(shí)在做相關(guān)工作的過(guò)程中，必須保持認(rèn)真負(fù)責(zé)的態(tài)度，確定檔案的真實(shí)性，并合理的開(kāi)發(fā)應(yīng)用信息網(wǎng)絡(luò)等先進(jìn)科學(xué)技術(shù)設(shè)立電子信息庫(kù)，合理規(guī)范的模式才可以確保不損害參保對(duì)象的權(quán)益和國(guó)家利益。社保檔案的管理工作要科學(xué)規(guī)范合理的進(jìn)行，才可以促進(jìn)社會(huì)保險(xiǎn)穩(wěn)定協(xié)調(diào)的發(fā)展，進(jìn)而推動(dòng)國(guó)家社會(huì)整體和諧穩(wěn)定。

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A

1673-0194（2016）11-0198-02

2016-02-29