◎朱喬芙
探究新形勢(shì)下檔案管理工作的規(guī)范化
◎朱喬芙
在新的形勢(shì)下,日常生活以及各行業(yè)生產(chǎn)都不能缺少信息技術(shù)。作為一種重要資料,檔案記載了企事業(yè)單位日常工作的流程以及各階段成果,因而是不可缺少的珍貴資料。從檔案管理角度來(lái)講,新形勢(shì)下的各行業(yè)亟待探尋適合自身的檔案管理流程與模式。確保檔案管理流程的規(guī)范化,這樣做有利于企業(yè)明確檔案資料的現(xiàn)狀,從而便于檔案查找與檢索等。從現(xiàn)狀來(lái)看,很多單位都意識(shí)到檔案管理在新形勢(shì)下的重要意義,因而也致力于規(guī)范檔案管理。為此在信息化背景下,企事業(yè)單位有必要明確檔案管理的基本特征及內(nèi)容;結(jié)合檔案管理的現(xiàn)狀,探析規(guī)范化檔案管理的可行思路。
通常情況下,企事業(yè)單位的檔案信息都包含了較多內(nèi)容,與之相應(yīng)的檔案管理也相對(duì)繁瑣。從目前來(lái)看,多數(shù)單位都已經(jīng)意識(shí)到檔案規(guī)范化管理的必要價(jià)值,因而增加了檔案管理有關(guān)的機(jī)制和流程。然而不應(yīng)當(dāng)忽視,仍有某些單位經(jīng)常忽視現(xiàn)階段的檔案管理,沒(méi)有運(yùn)用新時(shí)期的技術(shù)手段來(lái)實(shí)現(xiàn)規(guī)范化管理。由此可見(jiàn),規(guī)范化的檔案管理工作有助于保證檔案管理的綜合質(zhì)量,在此基礎(chǔ)上創(chuàng)新檔案管理流程。從單位的角度看,各行業(yè)有必要依照規(guī)范化的思路來(lái)完善新階段的檔案管理,確保各部門(mén)都能密切配合并且服務(wù)于檔案管理及檔案利用的規(guī)范化。
對(duì)于企業(yè)或事業(yè)單位來(lái)講,檔案應(yīng)當(dāng)構(gòu)成重要的一種財(cái)產(chǎn),這是因?yàn)闄n案保存著各階段的珍貴信息。在妥善保管檔案的基礎(chǔ)上,相關(guān)人員可以查閱并且調(diào)取檔案中的某些信息,從而為企業(yè)決策提供參照。在遇到繁雜的問(wèn)題時(shí),也可以通過(guò)查閱檔案來(lái)尋找決策支持,進(jìn)而保障決策的科學(xué)化。由此可見(jiàn),檔案資源對(duì)于單位而言是尤其重要的。進(jìn)入新時(shí)期后,檔案管理領(lǐng)域逐步融入了信息技術(shù)和手段,可以借助網(wǎng)絡(luò)來(lái)保留檔案信息,這樣做就在根源上杜絕了信息遺失或被竊取的隱患。例如:企業(yè)可以選擇把現(xiàn)階段的檔案保存在云端,運(yùn)用永久性保存的方式來(lái)確保信息完整性。
但是截至目前,負(fù)責(zé)檔案管理的某些人員并沒(méi)有真正認(rèn)識(shí)到規(guī)范化對(duì)于檔案管理的必要意義,這種現(xiàn)狀不利于提升檔案管理的綜合水準(zhǔn)。某些單位負(fù)責(zé)管理檔案的人員仍依照傳統(tǒng)的手工流程來(lái)完成歸檔整理,忽視了現(xiàn)階段信息技術(shù)的重要價(jià)值。在這種情況下,一旦需要查找或者參閱某些檔案信息,那么還會(huì)耗費(fèi)較多時(shí)間用來(lái)查閱信息。面對(duì)信息化的新形勢(shì),檔案的人工分類(lèi)與保存已經(jīng)不再適用,因而亟待轉(zhuǎn)變現(xiàn)有的檔案保存與檔案管理模式。相關(guān)人員應(yīng)當(dāng)明確的是:確保規(guī)范化的檔案管理,這樣做有利于減少檔案管理中的誤差,同時(shí)也方便了實(shí)時(shí)性的檔案信息查閱。
從現(xiàn)階段來(lái)看,檔案管理仍面臨某些難點(diǎn),其中的關(guān)鍵難題就在于檔案缺損。企業(yè)或事業(yè)單位通常會(huì)保存瑣碎的檔案信息,因而很難徹底避免檔案缺損的發(fā)生。同時(shí),某些單位并沒(méi)有給出明確的制度,這種狀況下檔案管理就會(huì)欠缺可操作性。由此可見(jiàn),新形勢(shì)下做好規(guī)范性的檔案管理應(yīng)當(dāng)從根源入手,運(yùn)用信息化手段來(lái)彌補(bǔ)檔案管理流程的缺陷與漏洞。具體而言,促進(jìn)檔案管理規(guī)范化應(yīng)當(dāng)落實(shí)如下措施:
運(yùn)用信息化的流程和手段。面對(duì)新的形勢(shì),檔案管理不能缺少信息化作為基本支持。為完善規(guī)范化的檔案管理,檔案管理的負(fù)責(zé)人員有必要明確信息化的重要意義,在此基礎(chǔ)上運(yùn)用信息化方式來(lái)規(guī)范檔案信息收集、檔案存儲(chǔ)以及檔案查閱等。相比于傳統(tǒng)管理流程,信息化檔案管理在本質(zhì)上杜絕了繁瑣的手工操作,因而有利于檔案管理綜合實(shí)效的提高。具體的措施為:檔案管理人員先要構(gòu)建電子檔案,借助掃描儀來(lái)錄入各階段的存檔信息。在錄入信息的前提下,就可以擬定明確的檔案目錄。一旦構(gòu)建了專(zhuān)用性的電子檔案,那么將會(huì)節(jié)省查閱檔案消耗的時(shí)間,同時(shí)也在根本上方便了查閱各類(lèi)檔案信息。
制定明確的流程。在規(guī)范化檔案管理的具體實(shí)踐中,完善檔案管理前提就在于設(shè)計(jì)制度,從而全面完善建立檔案與保存檔案的流程。為了改進(jìn)現(xiàn)狀,企事業(yè)單位有必要制定檔案管理的流程,詳細(xì)規(guī)定檔案保管的相關(guān)事項(xiàng)。只有完善了檔案管理流程,才能確保遵照現(xiàn)行的規(guī)定來(lái)保存檔案信息;一旦需要查閱信息,那么相關(guān)人員也應(yīng)當(dāng)依照規(guī)定來(lái)查找檔案,不能破壞檔案或丟失數(shù)據(jù)信息。作為檔案管理者,也應(yīng)當(dāng)提升自身的綜合素養(yǎng),積極參與企業(yè)或事業(yè)單位的相關(guān)培訓(xùn)。現(xiàn)階段的檔案管理負(fù)責(zé)人員應(yīng)當(dāng)具備更高層次的檔案專(zhuān)業(yè)知識(shí),明確電子檔案的建立流程,從而運(yùn)用信息化手段來(lái)收集信息并且整理檔案。
加大信息化檔案管理的投入。各單位及其部門(mén)如果要建立新時(shí)期的信息化檔案,那么先要投入足夠資金用來(lái)購(gòu)買(mǎi)信息化設(shè)備等。為此,在規(guī)范化檔案管理的實(shí)踐中有必要增加投入,及時(shí)更新現(xiàn)有的設(shè)備。在此基礎(chǔ)上,企業(yè)有必要運(yùn)用高性能計(jì)算機(jī)來(lái)完善電子化的歸檔過(guò)程,同時(shí)也不能缺少查殺系統(tǒng)病毒的專(zhuān)用軟件。對(duì)于信息化設(shè)備而言,相關(guān)人員有必要予以經(jīng)常保養(yǎng),確保發(fā)揮信息化設(shè)備的效能。
檔案包含了較多信息,面對(duì)新時(shí)期的形勢(shì),檔案管理活動(dòng)也應(yīng)當(dāng)體現(xiàn)規(guī)范化的特征,通過(guò)設(shè)計(jì)明確的規(guī)定來(lái)約束檔案管理中的各項(xiàng)工作。近些年來(lái),信息技術(shù)正在逐步融入各個(gè)行業(yè),這種趨勢(shì)也給檔案管理提出了更高要求。作為檔案管理的負(fù)責(zé)人員,有必要借助新時(shí)期的信息技術(shù)來(lái)完善存檔工作與檔案信息調(diào)取工作,在歸檔整理的基礎(chǔ)上確保檔案完整性與信息真實(shí)性。然而截至目前,各行業(yè)在規(guī)范檔案管理的具體實(shí)踐中并沒(méi)有達(dá)到完善,仍有待長(zhǎng)期的提高與改進(jìn)。在未來(lái)的實(shí)踐中,檔案管理人員還需要摸索經(jīng)驗(yàn),進(jìn)而保障檔案管理規(guī)范化的全面實(shí)現(xiàn)。
(作者單位:四平市人事考試中心)