淺談如何做好機關(guān)檔案的收集和利用工作

朱小艷，張福華

（山東省日照市人民防空辦公室，山東 日照 276800）

淺談如何做好機關(guān)檔案的收集和利用工作

朱小艷，張福華

（山東省日照市人民防空辦公室，山東 日照 276800）

機關(guān)檔案是領(lǐng)導(dǎo)決策的依據(jù)，是機關(guān)各項工作查考的憑據(jù)。做好機關(guān)檔案的收集和利用工作，對于提高檔案管理水平、發(fā)揮檔案對工作的促進作用具有十分重要的意義。本文就如何加強機關(guān)檔案收集和利用進行了深入探討，以期提高檔案管理工作水平。

機關(guān)檔案；收集；利用

檔案是機關(guān)活動的歷史記錄，直接、客觀地記錄了形成者的真實活動情況，具有原始記錄性，具有法律效用，是國家信息資源的重要組成部分，可以為機關(guān)開展工作、進行決策提供依據(jù)和咨詢材料，在社會建設(shè)和經(jīng)濟發(fā)展中發(fā)揮了舉足輕重的作用。在檔案管理工作中既要重視各種檔案載體的保管與保護，更要重視檔案資源的開發(fā)與利用，以實現(xiàn)信息資源共享，提高計劃和決策的科學(xué)化，克服官僚主義和盲目性，提高機關(guān)工作的效率。下面結(jié)合筆者自身多年的檔案工作經(jīng)歷，就如何做好檔案收集和利用談幾點體會。

1　增強檔案意識，扎實做好檔案資料收集工作

收集是做好檔案工作的基礎(chǔ)，是實現(xiàn)檔案集中統(tǒng)一管理的基本手段。要把分散形成的文件材料整理成齊全完整的檔案，就必須不斷強化檔案意識，規(guī)范檔案工作程序，明確質(zhì)量要求。及時收集，檔案資料完整齊全；鑒選得當(dāng)，為科學(xué)管理檔案打下良好基礎(chǔ)。要做到維護檔案的完整與安全，把有保存價值的檔案都集中管理起來，必須做好以下幾個方面。

1.1提高全體干部職工的檔案意識

檔案資料的形成不是由一個人，一個部門或者一個科室完成，它形成于單位的每一個工作人員的每一項工作的各個環(huán)節(jié)中，這就要求每名工作人員充分認(rèn)識到，自己既是檔案的形成者，又是檔案利用的直接受益者，更是檔案收集的責(zé)任者，從而切實增強檔案意識，在具體工作中及時將形成的檔案資料進行收集，確保檔案資料的安全、完成、規(guī)范。

1.2完善機關(guān)檔案收集歸檔制度

目前檔案收集工作形勢并不樂觀，很多部門和個人對檔案資料的收集工作認(rèn)識不足，存在怕麻煩的抵觸意識，存在不愿移交的想法，存在誰形成歸誰所有的做法，造成很多有保存價值的檔案沒有及時歸檔，甚至造成遺失、損壞。針對檔案資料收集難的問題，要建立歸檔制度，明確歸檔范圍、歸檔時限，在工作中產(chǎn)生的文件材料處理完成后，不得由承辦部門或個人保存，必須移交檔案管理部門統(tǒng)一管理歸檔，任何部門和個人不得以任何理由拒絕向檔案管理部門移交對單位有價值的檔案材料，在確保數(shù)量的同時保證質(zhì)量。

1.3關(guān)注檔案的形成過程

檔案管理人員不僅要把已形成的文件收集齊全，還要關(guān)注文件的形成過程和辦理情況，對程序不全，制式不符合要求的及時提醒辦理人員更正，并對移交情況進行督促，及時發(fā)現(xiàn)把有價值的檔案當(dāng)一般資料處理等情況的苗頭，從源頭有保護、規(guī)范檔案的意識。

2　增強服務(wù)意識，積極做好檔案利用工作

檔案工作的根本目的就是開發(fā)檔案信息資源，服務(wù)經(jīng)濟建設(shè)。只有做好檔案利用工作，才能帶動整個檔案工作的發(fā)展，才能使檔案的價值得以實現(xiàn)。檔案人員要破除落后保守的“重藏輕用”的思想，積極開展利用，根據(jù)不同的利用要求，有針對性地提供檔案，認(rèn)真研究檔案利用工作所面臨的新情況、新特點，解決好利用工作中的新問題。開展檔案利用工作，不是僅靠檔案管理人員的主觀意愿能完成的，必須遵循客觀規(guī)律，做到如下幾點。

2.1熟悉室藏檔案，充分掌握和了解本單位開展各項工作的需要

單位檔案利用工作面向每位干部職工，利用需求各有特點，而且隨著時間的變化，利用需求也會發(fā)生變化。檔案數(shù)量龐大，尤其個別需求者對文號、題名，甚至年份一無所知，只記得有哪一項規(guī)定，而且往往時間緊急。這就要求對保存檔案的內(nèi)容、數(shù)量、保存狀況、存貯地點十分清楚，真正做到如數(shù)家珍，才能為利用者及時、準(zhǔn)確、迅速地提供檔案；檔案人員還要研究利用者的需求，從事哪項工作的人員需要哪方面的檔案，工程建設(shè)、計劃財務(wù)、組織人事，等等。檔案管理人員要進行研究、分析、總結(jié)、分類，作出科學(xué)的預(yù)測，讓利用者與利用檔案對號，從而為更好地開展利用工作創(chuàng)造條件。

2.2正確處理利用與保密的關(guān)系

正確處理好檔案利用與保密的關(guān)系是充分利用檔案的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。在利用工作中，要始終堅持“利用服從保密”的原則，既能保證利用者對檔案的利用，又能保證保守檔案機密，保護檔案安全。堅持保密原則與更好地開展檔案利用是一致的，檔案因其自身的特點，往往有些內(nèi)容是需要保密的，需要在一定范圍內(nèi)控制使用。一是通過開辟專門的閱覽場所向利用者提供密級檔案，便于較好地控制檔案的利用范圍。凡密級檔案尤其機密絕密檔案一律不外借，不復(fù)印，不允許閱知范圍外的人員查閱。二是對密級檔案進行分類。加強對絕密、機密檔案的日常管理，利用者必須經(jīng)業(yè)務(wù)分管領(lǐng)導(dǎo)及檔案保密分管領(lǐng)導(dǎo)的審批后借閱；三是增強檔案管理人員及利用者的保密意識。檔案人員要有較強的責(zé)任心和高度的保密意識，要有嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ髯黠L(fēng)，經(jīng)手檔案利用次次有頭有尾，有借有退，利用有登記，嚴(yán)格按程序執(zhí)行，并對利用者作出保密要求。

10.3969/j.issn.1673 - 0194.2016.20.121

G272；G273.5

A

1673-0194（2016）20-0178-01

2016-09-20