新時期企事業(yè)單位文書檔案的管理工作思考

畢彩云

新時期企事業(yè)單位文書檔案的管理工作思考

畢彩云

企事業(yè)單位中文書檔案管理是企事業(yè)的重要組成部分，甚至企事業(yè)單位為了資料的完整性和及時更新性，可以開設(shè)一個專門的部門進(jìn)行文書檔案的管理。因此，本文通過新時期企事業(yè)單位在文書檔案管理方面的缺陷、新時期企事業(yè)單位文書檔案管理工作的必要性和新時期在企事業(yè)單位中文書檔案管理的有效措施三個方面進(jìn)行分析。希望通過以下措施可以在新時期中，企事業(yè)單位可以得到啟發(fā)將文書檔案的管理工作有序進(jìn)行。

隨著社會的不斷發(fā)展，一個企事業(yè)單位的經(jīng)營是否良好、是否成功，在很大程度上決定于文書檔案管理是否完整。文書檔案記錄了企事業(yè)單位中一直以來的點滴，記錄了每一個時間段管理公司、人員表現(xiàn)、收支情況等都有一個詳細(xì)的記錄，這樣在今后的公司發(fā)展過程中有據(jù)可依，可以根據(jù)之前的記錄讓之后的人學(xué)習(xí)其中的優(yōu)點，并且改正之前遇到的各種問題和不足，讓之前的思維方式制定成書延續(xù)到之后，從而展現(xiàn)出延續(xù)性。企事業(yè)單位中文書檔案管理是企事業(yè)的重要組成部分，甚至企事業(yè)單位為了資料的完整性和及時更新性，可以開設(shè)一個專門的部門進(jìn)行文書檔案的管理。企事業(yè)單位文書檔案的管理有利于企事業(yè)單位資料的有效保存，有利于豐富企事業(yè)公司資料，有利于總結(jié)之前經(jīng)驗讓今后的工作越做越好。

新時期下企事業(yè)單位文檔管理的現(xiàn)狀

新時期下，大家都關(guān)注怎樣盈利更大，然而往往忽略將策劃案、會議簽到表、日常管理、會議記錄等紙質(zhì)資料的收集和保留，這樣不利于管理員工。同時在今后的工作中對于之前工作犯的一些錯誤進(jìn)行反思，可以讓今后工作的開展越來越順利。然而新時期的企事業(yè)單位現(xiàn)在還沒有意識到文書檔案管理的重要性，之前針對工作寫的策劃、進(jìn)行的工作總結(jié)等，寫完了最后就直接扔掉了，完全沒有保留下去的思想觀念。

新時期下企事業(yè)單位文書管理的意義

俗話說：好記性不如爛筆頭。特別是企事業(yè)單位不是一時的，它會不斷地更換管理人，為了企事業(yè)的順利運(yùn)行，除了創(chuàng)新還要關(guān)注在之前的管理過程中遇到的不足，或者能夠延續(xù)下去的優(yōu)越性。企事業(yè)單位的更新?lián)Q代不是一朝一夕的，而且在企事業(yè)管理的過程中，管理人員和工作人員不斷更換，所以只有把這些人的思想記錄成案才能很好的保留、不會遺忘。有利于讓后人能夠更快速、更準(zhǔn)確的找到之前的資料并且借鑒，這樣在學(xué)習(xí)中成長、在錯誤中改正，才能讓企事業(yè)的發(fā)展越來越好。

新時期下企事業(yè)單位文檔管理的措施

設(shè)置專門的文檔管理部門，有嚴(yán)格的規(guī)章制度。隨著時間的不斷推移，企事業(yè)單位中的文檔有很多，完全依靠個人將文檔進(jìn)行整理不利于今后文檔的收集，從而不能進(jìn)行系統(tǒng)的管理，然而個人整理不利于以后尋找同一種類的資料，而且容易丟失。因此為了解決這一弊端，企事業(yè)單位應(yīng)該安排一個專門的部門負(fù)責(zé)企事業(yè)單位文檔的管理。當(dāng)然也要給這個新設(shè)立的部門制定一定的規(guī)章制度。

將文檔資料進(jìn)行分類收取并且做好沒交、補(bǔ)交等詳細(xì)的登記，只有這樣嚴(yán)格的規(guī)章制度，才能保證企事業(yè)單位的文檔管理的完整性，分類性的文檔在之后才能更快的找到。

為文檔的更新制定固定的時間，從而確保文檔的時效性和繼承性。同時規(guī)定固定的收取時間可以顯示出文件檔案管理的重要性，也會引起大家足夠的重視。反而言之，如果不固定規(guī)定的時間，大家就會一拖再拖，隨著時間的推移，文件檔案管理的程序就會逐漸變得簡單，甚至消失。

部門人將文檔進(jìn)行很好的保管，不能使文件檔案因為管理不當(dāng)而產(chǎn)生字跡模糊、紙張腐爛等情況。另外，部門在收集文檔的時候發(fā)公告，這樣顯得更加正式，顯示出新時期文檔整理的重要性，大家也會積極配合。如果大家想要使用之前的文檔必須做好登記，記錄借出時間和歸還時間。在此過程中要提高文件檔案管理者的素質(zhì)，不能將這些信息透露出去，一定要按照規(guī)章制度好好保管。

積極開展企事業(yè)單位文書檔案管理活動。企事業(yè)單位文件檔案管理不是毫無意義的，反而言之具有具有十分深遠(yuǎn)的意義。為了讓企事業(yè)單位的文件檔案管理能夠一直延續(xù)下去，企事業(yè)單位需要開設(shè)一定的活動來保持這個良好傳統(tǒng)的延續(xù)。企事業(yè)單位除了設(shè)置專門的檔案文書部門之外，甚至可以在每個部門內(nèi)部設(shè)立一個專門收集的分支，然后由專門的部門再統(tǒng)一收集。這樣不僅僅大大減少了文件檔案管理部門的工作量，而且分支對本部門的資料有更清楚的了解，從而做出更加科學(xué)的分類。企事業(yè)單位可以在每個部門在規(guī)定的時間上交文件檔案之后開設(shè)一個活動：通過內(nèi)容多少、內(nèi)容豐富程度和分類標(biāo)準(zhǔn)等方面進(jìn)行一個評比，將各個部門整理的文件檔案分出一個等級，從而評選出整理的最好的部門進(jìn)行一定的獎勵。這樣的活動不僅能夠激勵各個部門將文檔管理一直延續(xù)下去，而且能夠通過活動拉近各個部門之間的距離。

總之，文書檔案記錄了企事業(yè)單位中一直以來的點滴，記錄了每一個時間段管理公司、人員表現(xiàn)、收支情況等都有一個詳細(xì)的記錄，這樣在今后的公司發(fā)展過程中有據(jù)可依。實踐證明，在企事業(yè)單位中科學(xué)化、規(guī)范化、繼承性的管理文書檔案，有利于更好的開展工作，在此過程中要重視管理文書檔案提高規(guī)范化管理、提高服務(wù)質(zhì)量的優(yōu)越性，讓這些文書檔案作為后面經(jīng)營者的參考，從而更好的經(jīng)營企事業(yè)單位，這是必不可少、也是不可代替的環(huán)節(jié)。希望通過以上措施可以給企事業(yè)單位啟發(fā)，提出更多的措施進(jìn)一步發(fā)展文件檔案的管理。

（工作單位：威海通明照明工程有限公司）