滿學(xué)璐

(黃岡職業(yè)技術(shù)學(xué)院 機電學(xué)院，湖北 黃岡 438002)

淺析高職院校教學(xué)檔案管理

滿學(xué)璐

(黃岡職業(yè)技術(shù)學(xué)院 機電學(xué)院，湖北 黃岡 438002)

高職院校核心工作是教學(xué)，教學(xué)過程中產(chǎn)生了大量繁雜的教學(xué)檔案。在教學(xué)檔案管理過程中，面臨各種問題。本文立足高職院校教學(xué)檔案內(nèi)容特點及管理現(xiàn)狀，從教學(xué)檔案管理措施上提出一些管理措施，為教學(xué)檔案管理人員提供借鑒和幫助。

高職院校；教學(xué)檔案；管理現(xiàn)狀；管理措施

高職院校的教務(wù)處是教學(xué)管理的核心部門，在教學(xué)管理過程中產(chǎn)生了很多有價值的檔案資料。管理大量積累的教學(xué)資料，要靠提高教學(xué)檔案資料的管理水平作為保障。

一、高職院校教學(xué)檔案的內(nèi)容及特點

(一)高職院校的教學(xué)檔案的內(nèi)容

高職院校的教學(xué)檔案內(nèi)容復(fù)雜，分類整理如下表1所示。

表1 高職院校的教學(xué)檔案內(nèi)容

(二)高職院校教學(xué)檔案的特點

1.教學(xué)檔案呈現(xiàn)形式多元化。教學(xué)檔案不僅有文字紙質(zhì)材料，還有各種電子文檔、照片、影音、視頻等多媒體材料。紙質(zhì)材料的規(guī)格多種多樣，紙張類型、排版都不盡相同，而電子材料還有不同的文件格式要求，有的還需要和紙質(zhì)材料之間保持關(guān)聯(lián)，如下發(fā)的紅頭文件等。

2.教學(xué)檔案管理內(nèi)容多樣化。教學(xué)檔案既有公文、計劃、方案、總結(jié)、研討會記錄等行政化強的材料，還有教學(xué)管理過程產(chǎn)生的各種材料，涉及面廣，內(nèi)容多元化。

3.教學(xué)檔案來源分散化。教學(xué)檔案來源于教學(xué)工作的每個環(huán)節(jié)，并且主體內(nèi)容來源于一線教師。對這些材料，由于教師的檔案管理觀念及方法等因素，再加上很多材料沒有及時歸檔，且沒有副本，導(dǎo)致很長時間存在于教師個人手中。所以，教學(xué)檔案的來源具有明顯的分散性。

4.教學(xué)檔案具有專業(yè)化。高校的專業(yè)設(shè)置、學(xué)科劃分比較細致，一般的高校專業(yè)數(shù)量少則十幾個，多則幾十個甚至上百個，且每個專業(yè)在課程設(shè)置、教學(xué)內(nèi)容及方法等方面各有不同，導(dǎo)致這些教學(xué)檔案材料表現(xiàn)出很強的專業(yè)性。

二、高職院校教學(xué)檔案管理的現(xiàn)狀

(一)重一線教學(xué)，輕檔案管理工作

隨著高職院校的穩(wěn)步發(fā)展，各校都在走內(nèi)涵發(fā)展之路，教學(xué)改革永遠不會停歇下來，教學(xué)檔案將記錄這些歷程，教學(xué)檔案的作用和利用率都在與日俱增。與高職院校教學(xué)改革的迅猛速度相比，人們對高職院校的教學(xué)檔案管理的認識、所運用的管理方法還很落后。

對檔案的認識觀念淡薄。對于檔案到底有什么作用，如何建檔案、管理檔案停留在簡單紙質(zhì)材料歸整上。如何利用檔案的作用更好為教學(xué)及學(xué)校的發(fā)展服務(wù)更是無人去思考和研究，教學(xué)檔案的價值得不到體現(xiàn)。

對教學(xué)檔案管理重視不夠。很多領(lǐng)導(dǎo)都注重日常教學(xué)管理、教學(xué)質(zhì)量提升等一線教學(xué)工作，對產(chǎn)生的相關(guān)檔案資料就忽視了。很多高職院校下面都設(shè)置了二級教學(xué)學(xué)院或者系，大部分教學(xué)檔案都是自己管理，他們對教學(xué)檔案管理沒有足夠重視，有時還將學(xué)校的檔案檢查、評比當(dāng)成一件突擊任務(wù)，敷衍應(yīng)付。

(二)教學(xué)檔案管理方式滯后，缺少創(chuàng)新

絕大部分教學(xué)檔案資料管理依然停留在文字紙質(zhì)材料上，僅僅用Word、Excel簡單工具處理，還停留在資料柜保存和使用狀態(tài)，人工處理依賴大，歸檔步驟多，程序復(fù)雜，工作量重，占用空間大，且不方便保管。對于實體、影音、圖片、視頻等資料缺乏處理、存儲和歸檔，沒有實現(xiàn)教學(xué)檔案系統(tǒng)化、信息化、網(wǎng)絡(luò)化。教學(xué)檔案管理方式單一、落后造成了教學(xué)資料查找檢索不方便、占用空間大、共享性差、可利用率低、保密性不強、無備份易丟失損壞等諸多問題。

教學(xué)檔案收集和管理最終目的是利用，為學(xué)校的教學(xué)工作服務(wù)。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案柜只是把檔案進行了簡單儲藏，如果不利用現(xiàn)代信息化技術(shù)進行傳播，那么檔案的“價值”就無從談起了。那么，這種管理方式嚴(yán)重影響了教學(xué)檔案管理的效率和質(zhì)量，也就影響了學(xué)校教學(xué)改革的進程。

(三)缺少專業(yè)的教學(xué)檔案管理人員

教學(xué)檔案其實核心在學(xué)校的二級教學(xué)單位，但二級教學(xué)單位都沒有配置專職的檔案管理員，一般由辦公室人員或教務(wù)秘書兼任。而專職的教學(xué)檔案管理員其實要求很高，不僅要熟悉教學(xué)管理業(yè)務(wù)，還要懂檔案管理專業(yè)知識，再加上掌握現(xiàn)代常見的信息化技術(shù)。這些兼職教學(xué)檔案人員平常的管理任務(wù)很多，并且他們?nèi)藛T調(diào)換頻繁，另外他們還缺少檔案管理的專業(yè)化培訓(xùn)，不精通檔案管理業(yè)務(wù)，嚴(yán)重地影響了教學(xué)檔案管理的質(zhì)量。

(四)教學(xué)檔案管理制度不夠健全

教學(xué)檔案管理停留在經(jīng)驗管理模式層面，缺乏制度保障，管理機制不完善，檔案管理人員崗位職責(zé)不具體，教學(xué)檔案管理工作落不到實處，教學(xué)檔案管理難以系統(tǒng)化。一些二級教學(xué)單位在材料的申報過程中，對申報材料審核不嚴(yán)，甚至不加審核，直接報送上級部門，造成報送的材料錯誤不斷，這些申報材料有的甚至不留檔造成存檔和后面查詢的麻煩。對教學(xué)檔案管理過程中出現(xiàn)的問題沒有進行問責(zé)，對優(yōu)秀的檔案管理人員也沒有激勵的機制，造成獎懲不明。

(五)檔案管理硬件落后

高職院校的二級教學(xué)單位管理了大量教學(xué)檔案，但絕大部分沒有配備專門的檔案室，更不要說檔案室配置的空調(diào)、去濕器、監(jiān)控設(shè)備、消防設(shè)備和密集架等硬件，教學(xué)檔案隨意存放在綜合辦公室、教務(wù)辦公室或行政辦公室，有的甚至存放教師個人手中，造成檔案管理混亂，導(dǎo)致重要檔案丟失或損壞。

教學(xué)檔案除了紙質(zhì)材料，還有很多電子檔案。這些需要一些專業(yè)軟件、計算機、掃描儀、數(shù)碼相機、彩色打印機、復(fù)印設(shè)備及網(wǎng)絡(luò)硬件支持，這些設(shè)備需要學(xué)校有較大的資金投入，這些在高職院校緊缺的資金下都是難以保障的。

三、加強高職院校教學(xué)檔案管理的措施

(一)領(lǐng)導(dǎo)重視，提高全員檔案管理認識

高職院校的領(lǐng)導(dǎo)首先要重視教學(xué)檔案的建設(shè)，要改變傳統(tǒng)的檔案管理思想。做好一件事情，重要是思想要先有所認識，思想先行。教學(xué)檔案主要是在教學(xué)和實踐中產(chǎn)生，需要每一位教職工了解黨和國家關(guān)于檔案工作政策規(guī)定，清楚檔案管理工作也是自己應(yīng)盡的責(zé)任和義務(wù)，形成規(guī)范的文件材料審批流向。

(二)完善教學(xué)檔案管理制度建設(shè)

以制度來規(guī)范約束教學(xué)檔案建設(shè)，是檔案建設(shè)工作取得重要成績的堅實基礎(chǔ)。高職院校要建立檔案管理的規(guī)章制度，要將檔案工作納入績效考核評價。二級教學(xué)單位還可以根據(jù)自身特點制定教學(xué)檔案管理的各項規(guī)定，包括從材料的原始收集、整理、建卷、歸檔，檔案的分類辦法、細則、存儲、使用、保密等制度。在實施中引入激勵機制，設(shè)置專業(yè)的檔案管理人員。把教學(xué)材料的歸檔工作與教職工的年度考核、崗位聘任、職稱評定等掛鉤。通過制度建設(shè)的獎懲機制，進一步增強教職工的檔案管理責(zé)任感和積極性。

(三)做好教學(xué)檔案材料的關(guān)鍵環(huán)節(jié)

分管檔案工作的二級教學(xué)單位領(lǐng)導(dǎo)首先要保障檔案管理人員必要工作時間和條件，抓好教學(xué)檔案管理的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。教學(xué)檔案管理的核心工作是收集檔案資料和進行材料的歸檔工作。檔案管理員要有很高的檔案意識和工作責(zé)任心，采取有效措施，在本單位內(nèi)各專業(yè)團隊、實驗實訓(xùn)室、教師個人中收集分散的有價值材料，核查材料是否齊全、完整、規(guī)范，材料之間的關(guān)聯(lián)性，有無遺漏及其他不需歸檔材料，確保歸檔之后的材料準(zhǔn)確、完整和系統(tǒng)。對紙質(zhì)材料以外其他各種不同載體形式材料要重點加強收集，如照片、實物、獎狀、獎杯等，實現(xiàn)檔案載體形式多樣化。檔案管理員還要做好實體材料、電子材料(照片、音頻、視頻等)的數(shù)據(jù)錄入、處理、備份和保密等工作。

(四)開展檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)

檔案管理的工作專業(yè)性強，管理方法不斷進步發(fā)展，需要檔案管理人員不斷培訓(xùn)學(xué)習(xí)。高職院校檔案管理負責(zé)部門要經(jīng)常對二級教學(xué)單位專、兼職檔案管理人員開展業(yè)務(wù)培訓(xùn)，結(jié)合具體案卷，進行詳細講解和操作指導(dǎo)。有條件的學(xué)院還應(yīng)經(jīng)常選派學(xué)校檔案管理人員到外面專業(yè)機構(gòu)、檔案主管相關(guān)單位等進行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，不斷學(xué)習(xí)和借鑒別的單位成果和經(jīng)驗，提高專兼職檔案管理員的業(yè)務(wù)水平。

(五)積極推行現(xiàn)代化辦公技術(shù)，引入信息化、網(wǎng)絡(luò)化檔案管理方式

在網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和信息技術(shù)飛速發(fā)展歷程中，傳統(tǒng)的檔案管理方式不能適應(yīng)新時期的要求。高職院校一般建立了自己的數(shù)字化校園平臺，利用平臺可以進行數(shù)字化辦公、數(shù)字化課程建設(shè)，過程中產(chǎn)生的教學(xué)資料可以利用平臺進行處理、存儲、查詢、備份、訪問權(quán)限設(shè)置，可以方便生成各種報表。

對于普通教師可以利用Word、Excel等一些常用電腦辦公軟件進行檔案的處理，如編寫教案、繪制圖表、撰寫學(xué)術(shù)論文和專著等。而對于檔案管理員需要熟練使用掃描儀、數(shù)碼相機、3D打印機及專業(yè)軟件，對有長久保存價值的、有特色的紙質(zhì)檔案還要進行數(shù)字化加工，轉(zhuǎn)換為數(shù)據(jù)文件儲存磁盤、光盤上。

檔案管理員如果只是簡單地把紙質(zhì)教學(xué)檔案資料進行電子化，然后又存儲到硬盤或者光盤里，依然會是資料雜亂無章，檢索、維護困難，無法真正共享資源。所以，檔案管理人員不僅僅要將教學(xué)檔案資料數(shù)據(jù)化、信息化，還要充分利用網(wǎng)絡(luò)管理平臺，利用現(xiàn)代教學(xué)管理方式快速、準(zhǔn)確、及時提供使用者檔案信息，提高查詢速度，提升服務(wù)質(zhì)量。

現(xiàn)在高職院校中一般都使用了教務(wù)管理系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)教學(xué)平臺，這兩個系統(tǒng)平臺在教學(xué)檔案的管理中起到了很大的作用。在常規(guī)教學(xué)中，學(xué)生學(xué)籍信息、教師的個人信息、學(xué)生的選課信息、教師的任課信息、排課、學(xué)生成績管理都反映在教務(wù)管理系統(tǒng)里，老師可以及時更新個人信息，提交授課計劃、教材計劃、選課計劃等資料，可以隨時查詢和共享。網(wǎng)絡(luò)教學(xué)平臺存儲了任課教師的所有相關(guān)教學(xué)材料，如課程介紹、課程標(biāo)準(zhǔn)、教案、講義、課件、視頻資料、課后練習(xí)、單元測試、拓展資料、素材、課后答疑、在線測試等，學(xué)生登錄網(wǎng)絡(luò)教學(xué)平臺和老師互動學(xué)習(xí)，共享資源。這兩個系統(tǒng)平臺產(chǎn)生了大量的教學(xué)檔案，通過系統(tǒng)平臺功能就非常方便管理了檔案資料，突出了教學(xué)檔案的分類管理和頂層管理。

四、總結(jié)

總之，教學(xué)檔案是高職院校教學(xué)改革與發(fā)展重要內(nèi)容之一，反映了學(xué)校的內(nèi)涵建設(shè)水平，我們要高度重視教學(xué)檔案管理。

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[責(zé)任編輯：曹俊明]

2016-11-06

滿學(xué)璐，女，內(nèi)蒙古赤峰人，講師。研究方向：教學(xué)管理、檔案管理。

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10.3969/j.issn.1672-1047.2016.06.21