文/南京水利科學(xué)研究院 王維平

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做好貫標(biāo)認(rèn)證工作全面提高檔案質(zhì)量

文/南京水利科學(xué)研究院 王維平

【摘要】本文根據(jù)該院宣貫ISO9001標(biāo)準(zhǔn)和認(rèn)證的實踐，論述檔案部門做好貫標(biāo)認(rèn)證工作的認(rèn)識和體會。

【關(guān)鍵詞】ISO9001；認(rèn)證工作；檔案質(zhì)量；體會

ISO9000系列國際標(biāo)準(zhǔn)的核心是質(zhì)量管理和質(zhì)量保證標(biāo)準(zhǔn)。我院在1999年開始宣傳貫徹ISO9001國際標(biāo)準(zhǔn)，2001年3月通過質(zhì)量體系認(rèn)證?，F(xiàn)根據(jù)我院宣貫ISO9001標(biāo)準(zhǔn)和認(rèn)證的實踐，談一下檔案部門做好貫標(biāo)認(rèn)證工作的一點體會。

一、貫徹ISO9001標(biāo)準(zhǔn)是發(fā)展的必然趨勢

上世紀(jì)90年代以來，隨著我國社會主義市場經(jīng)濟的建立和國際貿(mào)易的發(fā)展，市場競爭越來越激烈，建立起經(jīng)過認(rèn)證的符合ISO9000系列標(biāo)準(zhǔn)的質(zhì)量體質(zhì)是進入國際市場的必備條件。我院是一個面向國內(nèi)外的綜合性水利科研機構(gòu)，主要從事基礎(chǔ)理論、應(yīng)用基礎(chǔ)研究和高新技術(shù)開發(fā)，承擔(dān)水利、交通、能源等領(lǐng)域中具有前瞻性、基礎(chǔ)性和關(guān)鍵性的科學(xué)研究任務(wù)，在國際上具有較高知名度。ISO9001是設(shè)計開發(fā)、生產(chǎn)、安裝和服務(wù)的質(zhì)量保證模式，是質(zhì)量認(rèn)證標(biāo)準(zhǔn)的三種模式之一，貫徹ISO9001標(biāo)準(zhǔn)是我院秉承“勤奮、嚴(yán)謹(jǐn)、求實、創(chuàng)新”的科研精神，堅持“科學(xué)、規(guī)范、誠信、卓越”的質(zhì)量方針，適應(yīng)社會主義市場經(jīng)濟，增強國際競爭能力，提高管理水平的需要。由此可見，貫徹ISO9001標(biāo)準(zhǔn)，取得質(zhì)量體系認(rèn)證是我院發(fā)展的必然趨勢。

二、檔案部門在貫標(biāo)中的職責(zé)

檔案部門在貫標(biāo)中的主要職責(zé)，一是：文件和資料控制；二是檔案控制。

“文件和資料控制”是ISO9001標(biāo)準(zhǔn)中的一個重要要素，也是要求必須形成的程序文件。該程序文件對貫標(biāo)單位文件和資料的控制范圍、批準(zhǔn)發(fā)布、登記分發(fā)、更改回收、作廢處理、歸檔管理等問題作出明確規(guī)定，以確保與質(zhì)量體系有關(guān)的文件和資料處于受控狀態(tài)，保證質(zhì)量體系運行中的各個場所使用有效的版本，同時也是科研質(zhì)量追溯的主要依據(jù)、文件和資料最終形成檔案的基礎(chǔ)。對其進行有效的控制，可以提高檔案的質(zhì)量、發(fā)揮檔案的作用。

“檔案控制”包括歸檔控制、反饋控制?！皻w檔”是文件材料向檔案過渡的質(zhì)變過程，這個過程包括兩部分工作，一是對文件材料的審查、鑒定和挑選。二是對文件材料的整理、加工，提供檢索利用?！胺答伩刂啤笔且詸n案的實際質(zhì)量為依據(jù)，對歸檔工作進行調(diào)整。它有兩個途徑：一是從檔案利用中發(fā)現(xiàn)問題，例如：檔案中數(shù)據(jù)的完整性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性問題，往往是通過利用環(huán)節(jié)才能發(fā)現(xiàn)，檔案或文件的價值往往也是通過利用才能了解。二是通過對歸檔工作進行自查以及上級部門的抽查發(fā)現(xiàn)問題。通過對檔案的控制，使檔案質(zhì)量的整體水平有一個大的提高，具有一定的現(xiàn)實價值和歷史意義

三、檔案部門如何做好檔案貫標(biāo)

貫標(biāo)ISO9001標(biāo)準(zhǔn)的核心，是根據(jù)ISO9001標(biāo)準(zhǔn)及其所列的要求，結(jié)合本單位實際，制定系列的質(zhì)量手冊和質(zhì)量體系程序文件。我院共編寫質(zhì)量體系文件26個，其中質(zhì)量手冊1個，程序文件25個，除應(yīng)共同遵守的手冊外，涉及檔案管理程序文件主要有《記錄控制程序》、作業(yè)文件有《科技檔案管理暫行辦法》《文書檔案管理辦法》（試行）、《電子檔案管理暫行辦法》等。

如何編寫好這些質(zhì)量體系文件，使質(zhì)量體系文件既要依據(jù)質(zhì)量體系的狀況，又要符合檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范。我們的體會是：要做到傳統(tǒng)管理與貫標(biāo)相結(jié)合。在傳統(tǒng)的檔案管理工作中有許多行之有效的管理方法，他們是以往工作經(jīng)驗的積累和總結(jié)，在過去的工作中曾發(fā)揮過重要的作用。貫標(biāo)不排斥原有的好的管理辦法，相反要對原有的實踐證明有效的管理制度要加以借鑒、吸收或改造，為我所用?！犊萍紮n案管理暫行辦法》和《文書檔案管理辦法》正是根據(jù)貫標(biāo)的要求，在原有的基礎(chǔ)上編制而成，同時對一些原有的與質(zhì)量活動有關(guān)的又不需要改動的制度規(guī)定。

四、應(yīng)注意的問題及體會

（一）檔案部門領(lǐng)導(dǎo)成為貫標(biāo)“行家”有利于體系文件的運行。要貫徹好質(zhì)量體系文件首先要掌握標(biāo)準(zhǔn)文件的內(nèi)容，明確文件的要求，因此，學(xué)習(xí)掌握文件是質(zhì)量體系文件運行的基礎(chǔ)。檔案部門領(lǐng)導(dǎo)通過學(xué)習(xí)取得內(nèi)審員資格，成為貫標(biāo)“行家”，能解決部門貫標(biāo)過程中遇到的各種難題，并對涉及部門之間的問題能夠加以協(xié)調(diào)解決，同時能抓好對檔案人員質(zhì)量體系文件的學(xué)習(xí)，貫徹好質(zhì)量體系文件。

（二）文件質(zhì)量體系管理方法與檔案管理原則相一致。質(zhì)量管理強調(diào)的是以供方為中心，領(lǐng)導(dǎo)作用、全員參與、分層負(fù)責(zé)、過程控制、系統(tǒng)管理、持續(xù)改進、重記錄、互利的供方關(guān)系等。而檔案工作實行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理原則，控制檔案質(zhì)量有“三納入”制度，即把科技文件材料的形成、積累和歸檔納入科技工作程序，納入工作計劃、納入科技人員職責(zé)。和“四同步”措施，即下達計劃任務(wù)與提出科研文件材料要求同步；檢查計劃進度與檢查科技文件材料形成情況同步；驗收、鑒定科研成果與驗收鑒定科技文件材料同步；上報登記和評審獎勵科技成果以及科技人員晉級考核與檔案部門出具專題歸檔情況證明材料同步。這些都與質(zhì)量管理方法相一致。

（三）適應(yīng)新形勢，提高檔案質(zhì)量。我國已加入世貿(mào)組織，貫標(biāo)認(rèn)證工作顯得尤為重要，它可以促進我院加強管理，增強國際競爭能力。作為檔案部門要適應(yīng)新的形勢，不斷改進管理方式，將檔案工作的內(nèi)容納入各有關(guān)單位的職責(zé)、制度和程序中，對文件和資料從一開始形成就加以有效控制，形成完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)的檔案，配合其它部門作好貫標(biāo)認(rèn)證工作，全面提高檔案質(zhì)量水平，在提高科研質(zhì)量和參與激烈市場競爭中，為我院的發(fā)展壯大盡自己的一份力量。