信息時代檔案管理工作創(chuàng)新思考

張春子山東歌舞劇院

信息時代檔案管理工作創(chuàng)新思考

張春子
山東歌舞劇院

一直以來，在各個單位發(fā)展過程中檔案管理都是十分重要的一項內(nèi)容及任務(wù)，可為單位各項工作的較好開展提供一定理論依據(jù)。在現(xiàn)代社會信息技術(shù)快速發(fā)展的大形勢下，在檔案管理工作過程中，應(yīng)當(dāng)結(jié)合信息技術(shù)進行檔案管理，從而實現(xiàn)檔案管理創(chuàng)新，使檔案管理信息化得以更好實現(xiàn)，從而促進檔案管理工作得以更加良好的發(fā)展。

檔案管理；信息化；創(chuàng)新

在當(dāng)前社會信息技術(shù)快速發(fā)展的大背景下，在社會上各個領(lǐng)域及行業(yè)內(nèi)信息技術(shù)均有著越來越廣泛的應(yīng)用。在現(xiàn)代檔案管理工作過程中，傳統(tǒng)工作模式及方法已經(jīng)無法滿足實際需求，因而應(yīng)當(dāng)以信息技術(shù)為基礎(chǔ)，實現(xiàn)檔案管理工作創(chuàng)新，積極加強檔案管理信息化，從而使檔案管理信息化水平得以提升，使其能更好符合社會發(fā)展實際需求及要求，使檔案管理在單位發(fā)展過程中發(fā)揮出更好作用。

一、信息時代檔案管理工作創(chuàng)新的必要性及重要性

首先，檔案管理工作創(chuàng)新符合當(dāng)前社會發(fā)展趨勢。隨著現(xiàn)代社會上各個行業(yè)及領(lǐng)域內(nèi)信息技術(shù)越來越廣泛的應(yīng)用，整個社會上的信息化水平也不斷提升，在這種大背景下，對于檔案管理工作效率及質(zhì)量也有著越來越高的要求，而傳統(tǒng)檔案管理模式不但需要耗費較多人力及物力，并且工作效率比較，與社會要求及需求不符。而通過結(jié)合信息技術(shù)進行檔案管理工作創(chuàng)新，可使以往檔案管理工作情況得以改變，提升工作效率，符合社會發(fā)展趨勢。

其次，檔案管理工作創(chuàng)新可提升檔案安全性。在檔案管理工作股從中，十分必要的一個方面就是保證檔案安全性，然而，在傳統(tǒng)檔案管理工作過程中，對于檔案錄入都是通過手工錄入方式，這種方式不不但效率比較低，并且很容易出現(xiàn)錯誤，而通過結(jié)合信息技術(shù)實現(xiàn)創(chuàng)新，可改變這種收入錄入方式，可提升其效率及安全性。另外，在傳統(tǒng)檔案保存都是紙質(zhì)保存方式，這種保存方式受外界環(huán)境影響較大，很容易出現(xiàn)檔案意識及損害情況，最終會影響檔案信息安全性，導(dǎo)致檔案管理工作很難得以較好開展，而信息化技術(shù)的應(yīng)用可使電子檔案得以實現(xiàn)及應(yīng)用，使這一情況得以改變。

第三，檔案管理工作創(chuàng)新可提升檔案利用率。對于檔案管理工作而言，其主要目的就是對檔案資源進行應(yīng)用。在傳統(tǒng)檔案管理工作中，由于均為紙質(zhì)化檔案，因而檔案的查詢及調(diào)用均比較麻煩，這對檔案資源的利用會造成嚴(yán)重影響。而通過結(jié)合信息技術(shù)進行檔案管理工作創(chuàng)新，可使檔案信息資源實現(xiàn)信息化管理，可在計算機中以電子檔案形式進行儲存，因而查閱及調(diào)用均比較方面，并未可隨時隨地實現(xiàn)檔案資源查詢及利用，在此基礎(chǔ)上可使檔案資源利用率得以有效提升[1-2]。

二、信息時代檔案管理工作創(chuàng)新有效途徑及策略

2.1 創(chuàng)新檔案管理工作思想及意識

在當(dāng)前檔案管理工作過程中，為能夠使檔案管理工作實現(xiàn)創(chuàng)新，首要任務(wù)就是應(yīng)當(dāng)在管理思想及管理意識方面實現(xiàn)創(chuàng)新。作為檔案管理工作人員而言，應(yīng)當(dāng)具備創(chuàng)新意識及改革意識，對于先進管理理念及方法應(yīng)當(dāng)加強了解，并且應(yīng)當(dāng)積極學(xué)習(xí)及掌握，在此基礎(chǔ)上才能夠更好實現(xiàn)創(chuàng)新。另外，檔案管理工作人員應(yīng)當(dāng)具備檔案管理信息化思想及意識，積極學(xué)習(xí)有關(guān)信息化檔案管理的知識，并且在實際檔案管理工作中對其進行應(yīng)用，在此基礎(chǔ)上才能夠使傳統(tǒng)檔案管理工作狀況得以改變，才能夠為更好實現(xiàn)檔案管理創(chuàng)新奠定良好的支持。

2.2 構(gòu)建網(wǎng)上服務(wù)平臺

在檔案管理實際工作過程中，為能夠結(jié)合信息技術(shù)實現(xiàn)管理工作創(chuàng)新，另外比較重要的一個方面就是應(yīng)當(dāng)構(gòu)建網(wǎng)上服務(wù)平臺。在檔案管理部門內(nèi)部，應(yīng)當(dāng)由專業(yè)人員進行相關(guān)網(wǎng)站建設(shè)，并通過搜索引擎實施推廣，積極創(chuàng)建數(shù)字化檔案，從而提供較好網(wǎng)絡(luò)平臺服務(wù)。檔案管理部門可先構(gòu)建內(nèi)部局域網(wǎng)，通過整理及分析相關(guān)數(shù)據(jù)及信息，使檔案信息能夠?qū)崿F(xiàn)網(wǎng)上搜索及查詢。在檔案收集及管理完成之后，則應(yīng)當(dāng)構(gòu)建檔案數(shù)據(jù)庫，利用數(shù)據(jù)庫整理及歸納檔案資源，從而使檔案資料能夠在數(shù)據(jù)庫中儲存，更加便于查詢及調(diào)用。

2.3 積極開展在線服務(wù)

對于傳統(tǒng)檔案利用方式而言，其具有十分明顯的封閉性特點，在流通及推廣方面相對而言比較困難，對于檔案資源充分利用會造成很大不良影響，導(dǎo)致信息資源浪費情況十分嚴(yán)重。在傳統(tǒng)檔案信息利用過程中，檔案信息查詢及獲取均需在檔案部門內(nèi)才能夠進行，這對檔案信息的查詢及調(diào)用十分不利。通過在信息技術(shù)基礎(chǔ)上對檔案管理進行創(chuàng)新，可使檔案管理及網(wǎng)絡(luò)平臺之間實現(xiàn)有效結(jié)合，從而使檔案查詢及使用能夠突破時間限制及地域限制，使檔案信息流通更加快速及高效。在實際管理工作過程中，檔案管理工作人員可在網(wǎng)絡(luò)平臺上設(shè)置專門網(wǎng)頁，創(chuàng)建搜索引擎及關(guān)鍵詞，可對相關(guān)專題進行匯編及設(shè)置，對一些具有較高價值，具備較大作用及自身特點的檔案，可進行分類提供，從而可使用戶查詢及使用更加方便。

2.4 積極實現(xiàn)檔案產(chǎn)業(yè)化管理

在當(dāng)前信息時代的大形勢下，對檔案信息管理而言，其已經(jīng)不再單純是檔案保存，更加重要的一點是檔案資源的充分合理應(yīng)用，檔案信息已經(jīng)成為十分重要的一種資源財富，具有十分重要的價值。所以，在當(dāng)前檔案管理工作過程中，為能夠使以往單純保存檔案信息情況得以改變，應(yīng)當(dāng)積極改變以往檔案信息管理模式，實現(xiàn)檔案產(chǎn)業(yè)化管理，在此基礎(chǔ)上才能夠使檔案信息資源得以更好利用，使其作用得以更好發(fā)揮。在實際管理工作過程中，相關(guān)管理工作人員應(yīng)當(dāng)將檔案管理工作中在各個部分融合為一體，使檔案管理能夠真正實現(xiàn)產(chǎn)業(yè)化，同時能夠通過信息技術(shù)的利用，加強不同檔案管理部門之間的聯(lián)系，實現(xiàn)檔案資源共享，從而使信息資源能夠得到更好利用，使其作用及價值得以更好發(fā)揮[2-3]。

三、結(jié)語

隨著當(dāng)前社會已經(jīng)進入信息時代，信息技術(shù)在社會上各個領(lǐng)域內(nèi)也得到越來越廣泛的應(yīng)用，并且發(fā)揮著十分重要的作用。在當(dāng)前檔案管理工作過程中，相關(guān)工作人員應(yīng)當(dāng)充分結(jié)合信息技術(shù)進行檔案管理創(chuàng)新的必要性，并且應(yīng)當(dāng)積極通過有效措施在信息時代大背景下實現(xiàn)檔案管理創(chuàng)新，為更好開展檔案管理工作奠定理想的基礎(chǔ)，使其得以更好發(fā)展。

[1]張玲.分析信息時代下檔案管理工作的創(chuàng)新發(fā)展[J].赤子（上中旬）,2015（1）.

[2]李成.論信息時代檔案管理工作的創(chuàng)新與實踐[J].電腦知識與技術(shù),2013（31）.

[3]屈希陽.淺析信息時代下檔案管理工作的創(chuàng)新[J].勞動保障世界（理論版）,2012（10）.