文/段 潔

彬長集團檔案信息化系統(tǒng)的建設與應用

文/段 潔

隨著彬長集團發(fā)展戰(zhàn)略的逐步實施，全面推進公司檔案信息化建設，實現高效、準確、快速調取利用檔案，最大限度地提高和發(fā)揮檔案的利用效率和經濟效益顯得尤為重要和迫切。

一、彬長集團檔案信息化建設背景

陜西彬長礦業(yè)集團有限公司隸屬于世界五百強企業(yè)陜煤集團，下屬大佛寺礦、胡家河礦、孟村礦、小莊礦、文家坡礦等五對大型現代化礦井和七個輔助單位。由于所屬單位都處于基建向生產轉型的過程，短時間內積累了大量的檔案資料需要整理。同時，為完善各項目相關手續(xù)，檔案室承擔著大量的借閱任務，如果繼續(xù)按照傳統(tǒng)的檔案管理模式開展檔案管理借閱工作，即使增加人員也難以滿足巨大的數據管理要求，同時，檔案的查閱和利用也增加了難度。因此，建設創(chuàng)新、高效、便捷的檔案信息化系統(tǒng)顯得尤為重要和迫切。

二、彬長集團檔案信息化建設情況

按照全國檔案信息化建設指導意見，公司把檔案信息化納入彬長集團信息化建設的總格局，統(tǒng)一安排部署，統(tǒng)一開發(fā)建設，加快推進檔案資源數字化、信息管理標準化、信息管理標準化、信息服務網絡化的過程，促進檔案事業(yè)持續(xù)快速健康發(fā)展。目前，彬長集團分別于2012至2016年期間，相繼完成胡家河、文家坡、大佛寺和小莊煤礦的檔案電子信息化建設工作。實現了集團檔案管理電子化、工程檔案實時更新和精準查閱、檔案在線統(tǒng)一管理、檔案業(yè)務在線指導等功能，極大地優(yōu)化了檔案業(yè)務流程，有效保護檔案原件，同時投資效益也逐漸顯現。

三、彬長集團檔案信息化建設經驗

1.加大宣傳力度，提高全員檔案信息化認知度

一是加大檔案信息化業(yè)務宣傳力度，讓全員充分認識到檔案工作的重要性和建設檔案信息化的必要性；二是明確責任，抓好落實。組織協調各相關業(yè)務部門，全面推進檔案信息化工作；三是加大工作考核力度，制定相關獎懲措施并嚴格落實；四是完善檔案信息化管理制度，在紙質檔案管理標準的基礎上，結合國家檔案信息化相關要求，編制公司檔案信息化規(guī)劃和實施細則以及配套操作指南，確保有章可循，有據可依。

2.全面參與軟件開發(fā)全過程，配套建設相關硬件設施

一是引進先進的檔案管理軟件。集團檔案管理人員全面參與到軟件開發(fā)的全過程，要求軟件公司結合彬長集團實際情況，開發(fā)適合本集團的檔案信息化系統(tǒng)。集團檔案人員結合紙質檔案的管理規(guī)范，全面系統(tǒng)地提出用戶需求，確保軟件功能模塊符合要求。系統(tǒng)上線后，進行三個月的測試、調試工作，及時發(fā)現軟件漏洞和流程不合理的環(huán)節(jié)，并反饋軟件研發(fā)公司進行修改完善，確保了系統(tǒng)穩(wěn)定運行。二是高起點、高標準地配置檔案信息化相關硬件設備。選用了高頻、高并發(fā)處理、高性能計算、大儲量的服務器，高清晰度的掃描儀以及其他終端計算機、打印機等設備。

3.加大培訓力度，確保人員正確使用檔案信息化系統(tǒng)

一是要求軟件開發(fā)公司編制詳細的軟件使用手冊，并在此基礎上結合檔案管理業(yè)務知識，編制適合檔案人員閱讀和理解的業(yè)務培訓資料。二是集中開辦培訓班，邀請檔案信息化專家授課解讀相關政策、標準；同時要求軟件開發(fā)公司派駐人員全程參與培訓課程，講解軟件使用方法和技巧，全面提升操作水平。

4.加強業(yè)務學習，持續(xù)提升檔案管理人員業(yè)務水平

一是檔案人員加強個人學習，致力于把自身塑造成檔案信息化建設創(chuàng)新型人才和復合型應用人才，以適應不斷創(chuàng)新的檔案管理模式。二是集團檔案室牽頭組織專業(yè)培訓班、繼續(xù)教育等多種形式的培訓活動；同時加強集團檔案人員之間的相互交流學習，分享經驗，交流心得，促進檔案系統(tǒng)全體人員的素質提升。

三是建立檔案信息化復合型專業(yè)人才鼓勵、激勵機制，在崗位工資和職稱晉升等方面給予傾斜，提高工作積極性。

彬長集團積極應用現代化信息技術，推行檔案管理信息化工作，雖然取得了一定的階段性成果，但是離真正意義上的檔案管理信息化還有一定差距。但是，通過彬長集團全體檔案工作人員的共同努力，彬長集團檔案信息化管理將會更加適應集團整體工作需要，最大限度地發(fā)揮了檔案工作的社會效益和經濟效益。

(作者單位：陜西彬長礦業(yè)集團有限公司)