高校學(xué)籍檔案信息化管理探討

文/陳露露

高校學(xué)籍檔案信息化管理探討

文/陳露露

由學(xué)生個(gè)人基本信息部分、學(xué)生在校信息部分和學(xué)生個(gè)人心理信息部分共同構(gòu)成的高校學(xué)籍檔案資源，可以有效地反映高校學(xué)生的整體學(xué)籍情況，不僅十分便于高校的學(xué)籍管理工作，更為重要的是可以通過對(duì)其分析研究，及時(shí)掌握學(xué)生的思想、學(xué)習(xí)、社交和各種動(dòng)態(tài)信息，為將來(lái)學(xué)生畢業(yè)后，就學(xué)籍檔案轉(zhuǎn)變?yōu)槿耸聶n案提供良好的基礎(chǔ)。

一、高校學(xué)籍檔案的構(gòu)成

高校學(xué)籍檔案是指高校學(xué)生由個(gè)人基本信息資源檔案和學(xué)生在校期間所從事各種教育、學(xué)習(xí)經(jīng)歷活動(dòng)中所形成的具有保存價(jià)值的不同形式和載體的原始記錄信息資源。目前一般由三部分構(gòu)成，即學(xué)生個(gè)人基本信息部分，包括學(xué)生個(gè)人的姓名、曾用名、性別、民族、出生日期、籍貫、血型、家庭住址、身份證號(hào)等基本個(gè)人信息；學(xué)生在校信息部分，包括學(xué)生的入校時(shí)間、所屬年級(jí)、專業(yè)、班級(jí)、政治面貌、各科學(xué)習(xí)成績(jī)記錄、參加的社團(tuán)組織及其擔(dān)任職務(wù)、受到的各種獎(jiǎng)懲記錄、升學(xué)及保送情況；以及學(xué)生個(gè)人心理信息部分。包括學(xué)生的心理素質(zhì)、心理特征、心理類型、血型心理特征、性格特征、性取向類型、在校表現(xiàn)類型、學(xué)習(xí)適應(yīng)性分析、心理觀察記錄、心理測(cè)試記錄、心理咨詢記錄等。由學(xué)生個(gè)人基本信息部分、學(xué)生在校信息部分和學(xué)生個(gè)人心理信息部分共同構(gòu)成的高校學(xué)籍檔案資源，可以有效地反映高校學(xué)生的整體學(xué)籍情況，不僅十分便于高校的學(xué)籍管理工作，更為重要的是可以通過對(duì)其分析研究，及時(shí)掌握學(xué)生的思想、學(xué)習(xí)、社交和各種動(dòng)態(tài)信息，為將來(lái)學(xué)生畢業(yè)后，就學(xué)籍檔案轉(zhuǎn)變?yōu)槿耸聶n案提供良好的基礎(chǔ)。

隨著社會(huì)科技水平的發(fā)展以及各種新媒體形式的介入，高校學(xué)籍檔案的載體形式出現(xiàn)了許多新的變化，變得更加豐富多彩。如包括文字檔案、圖表檔案、圖片檔案、照片檔案、音頻檔案、視頻檔案、動(dòng)畫檔案、3D虛擬檔案、多媒體檔案等。

二、高校學(xué)籍檔案的信息化管理

1.高校學(xué)籍檔案的數(shù)字化管理與網(wǎng)絡(luò)化管理

高校學(xué)籍檔案信息資源的數(shù)字化建設(shè)是信息化建設(shè)和管理的核心內(nèi)容之一。傳統(tǒng)意義上的高校學(xué)籍檔案是以紙質(zhì)載體為主，需要占用大量的庫(kù)房、檔案柜和密集架等保管空間。而數(shù)字化的高校學(xué)籍檔案由于具有存儲(chǔ)密度大、占用存儲(chǔ)空間小、查詢檢索準(zhǔn)確方便的突出特點(diǎn)，可以在高校學(xué)籍檔案建設(shè)過程中節(jié)省大量的人力資源、設(shè)備資源和財(cái)力資源，而且可以方便地實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)程傳送。對(duì)傳統(tǒng)的紙質(zhì)學(xué)籍檔案信息資源進(jìn)行數(shù)字化處理，使之轉(zhuǎn)化為數(shù)字化的學(xué)籍檔案，是目前高校學(xué)籍檔案信息化管理中的一項(xiàng)重要工作。尤其是當(dāng)引進(jìn)智能化文獻(xiàn)掃描機(jī)器人技術(shù)后，由紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字化檔案的進(jìn)度大大加快。

經(jīng)過數(shù)字化建設(shè)所形成的高校學(xué)籍檔案信息資源，需進(jìn)行聯(lián)網(wǎng)才可以實(shí)現(xiàn)用戶對(duì)學(xué)籍檔案資源的共享利用。所以，高校學(xué)籍檔案的網(wǎng)絡(luò)化管理是最終實(shí)現(xiàn)其資源共享利用的必備技術(shù)條件。高校學(xué)籍檔案信息資源的網(wǎng)絡(luò)利用功能有多種，包括網(wǎng)絡(luò)查詢類的網(wǎng)絡(luò)檢索、網(wǎng)絡(luò)調(diào)檔、網(wǎng)絡(luò)借閱，網(wǎng)絡(luò)管理類的網(wǎng)絡(luò)組卷、網(wǎng)絡(luò)歸檔、網(wǎng)絡(luò)復(fù)制、網(wǎng)絡(luò)存儲(chǔ)，網(wǎng)絡(luò)傳輸類的網(wǎng)絡(luò)上傳、網(wǎng)絡(luò)下載、網(wǎng)絡(luò)傳送。

2.高校學(xué)籍檔案的安全化管理與服務(wù)化管理

高校學(xué)籍檔案信息資源的安全問題是其網(wǎng)絡(luò)化帶來(lái)的最為突出的問題，需要在工作中通過升級(jí)軟硬件管理系統(tǒng)、改進(jìn)管理技術(shù)手段、加強(qiáng)分級(jí)保密措施等方法加以解決。首先是安全保護(hù)問題，要防止人為操作失誤，網(wǎng)絡(luò)黑客攻擊，以及設(shè)備網(wǎng)絡(luò)故障和計(jì)算機(jī)病毒等因素造成的學(xué)籍檔案數(shù)據(jù)損毀和遺失。其次是安全保密問題，對(duì)于包括個(gè)人隱私在內(nèi)的涉密高校學(xué)籍檔案信息資源，需要采取相應(yīng)的分級(jí)保密管理措施。所以，高校學(xué)籍檔案信息資源的安全管理，適宜分為完全公開、部分公開和涉密有限公開三個(gè)等級(jí)進(jìn)行管理。

對(duì)高校學(xué)籍檔案進(jìn)行管理的最終目的是為用戶提供服務(wù)，這種服務(wù)既包括為校內(nèi)外的用戶服務(wù)，也包括為用戶提供高校學(xué)籍檔案相關(guān)內(nèi)容信息服務(wù)。高校學(xué)籍檔案管理部門是高校學(xué)籍檔案信息資源的發(fā)布中心，可以通過校園網(wǎng)和互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行高校學(xué)籍檔案信息資源的網(wǎng)絡(luò)發(fā)布，并可以同時(shí)開展對(duì)校內(nèi)外學(xué)生、學(xué)校、社會(huì)各類用戶的學(xué)籍檔案網(wǎng)絡(luò)服務(wù)。高校學(xué)籍檔案信息資源服務(wù)的方式根據(jù)用戶的需求可有多種，如信息查詢、數(shù)據(jù)檢索、內(nèi)容復(fù)制、文件下載、檔案?jìng)魉偷取?/p>

(作者單位：西安翻譯學(xué)院)