加強(qiáng)婚姻登記檔案管理之我見

文·高善環(huán)

加強(qiáng)婚姻登記檔案管理之我見

文·高善環(huán)

婚姻登記檔案是婚姻登記機(jī)關(guān)在辦理結(jié)婚登記、離婚登記、補(bǔ)發(fā)婚姻登記證的過程中形成的具有憑證作用的記錄。隨著社會(huì)的進(jìn)步與人們法律意識(shí)的提高，婚姻檔案應(yīng)用的范圍越來越來越廣，它可在辦理出國探親、經(jīng)濟(jì)索賠、遺產(chǎn)繼承、異地落戶、房產(chǎn)買賣、公證、計(jì)劃生育、旅游觀光等事項(xiàng)中起重要憑證作用。加強(qiáng)婚姻檔案的規(guī)范化管理，維護(hù)好婚姻檔案本質(zhì)特性，方便群眾查閱利用。這不僅拉近老百姓與檔案館的距離，也可以改變檔案館只為黨政機(jī)關(guān)服務(wù)的舊格局，拓展了檔案館的社會(huì)服務(wù)功能。榮成市檔案館現(xiàn)接收管理婚姻登記檔案3051卷，150828件，僅2015年通過查詢檔案出具證明的就有498件，足見婚姻登記檔案的利用率之高，與公民切身利益相關(guān)之切。筆者就婚姻登記檔案特點(diǎn)、現(xiàn)狀、管理措施談幾點(diǎn)粗淺的認(rèn)識(shí)。

一、婚姻登記檔案的特點(diǎn)

（一）婚姻登記檔案建檔對(duì)象具有特殊性

婚姻登記檔案是由具有辦理婚姻登記職能的登記機(jī)關(guān)在辦理婚姻登記的過程中形成的。其建檔的對(duì)象是有婚姻關(guān)系的人，或者是曾經(jīng)有過婚姻關(guān)系，其涉及的主體是一對(duì)，而不可能是單個(gè)的主體。這樣的現(xiàn)象，不論是辦理結(jié)婚、補(bǔ)發(fā)婚姻登記還是辦理離婚登記、撤銷登記關(guān)系的都普遍存在，不論是當(dāng)事人自己提供的資料，還是婚姻登記機(jī)構(gòu)形成的材料，都是針對(duì)一對(duì)當(dāng)事人的婚姻狀況形成的，所以，婚姻登記檔案與普通的人事檔案不同，其建檔對(duì)象特殊，不能為每一個(gè)人建檔，而是為一對(duì)主體建檔。

（二）婚姻登記檔案具有保密性

婚姻登記檔案記載了當(dāng)事人的許多個(gè)人信息，如姓名、出生日期、身份證號(hào)碼、婚姻狀況等，而這些信息內(nèi)容都是當(dāng)事人的隱私，具有保密性，不能隨意公開檔案內(nèi)容，僅供登記機(jī)關(guān)及婚姻當(dāng)事人使用。在查詢內(nèi)容上既要做到限制委托查詢的查詢內(nèi)容，又不影響婚姻檔案的利用效果。如果由于某些特殊情況，需要對(duì)檔案進(jìn)行利用，必須嚴(yán)格遵守有關(guān)的規(guī)章制度，防止當(dāng)事人的個(gè)人隱私受到侵犯，確保當(dāng)事人的合法權(quán)益。

（三）婚姻登記檔案具有廣范性

社會(huì)中每個(gè)公民結(jié)婚都是婚姻關(guān)系建立的過程，而離異則是婚姻關(guān)系解散的過程，這種關(guān)系是由法律程序來維護(hù)的，婚姻登記檔案則是書面憑證。結(jié)婚基本涉及到社會(huì)中的每個(gè)公民，所以婚姻登記檔案涉及范圍廣泛，應(yīng)該說目前它是涉及面最廣的檔案，因此，婚姻檔案形成量較大，增加了管理工作的難度。

二、婚姻登記檔案的現(xiàn)狀

（一）檔案資料保存不完整

一是婚姻登記檔案缺失。由于以前機(jī)制、體制的問題，婚姻登記檔案是在各鄉(xiāng)鎮(zhèn)辦理和保存的，后來各鄉(xiāng)鎮(zhèn)撤銷了登記處或人事變動(dòng)的原因，造成在移交過程中，很多檔案材料不完整，個(gè)別檔案缺失現(xiàn)象十分普遍。二是立檔材料不符合要求。主要表現(xiàn)為婚姻登記檔案的核心材料用紙、筆墨不規(guī)范，部分證件復(fù)印件模糊不清等，不利于檔案的長期保存。究其原因，客觀上是管理機(jī)制不健全，主觀上是管理人員素質(zhì)不高，檔案人員責(zé)任心不強(qiáng)，對(duì)檔案工作認(rèn)識(shí)不深，忽視了婚姻登記檔案對(duì)于構(gòu)建和諧社會(huì)的重大作用，導(dǎo)致立歸移交不及時(shí)，不完整，或不移交，人為造成損毀遺失。

（二）檔案利用工作不規(guī)范

據(jù)調(diào)查，婚姻登記檔案管理部門多數(shù)沒有建立檔案利用制度，沒有明確責(zé)任分工和工作流程，對(duì)利用者審查不明，保密措施不健全，利用情況不做登計(jì)，利用效果不做統(tǒng)計(jì)分析，造成在利用過程中對(duì)檔案內(nèi)容泄密，甚至造成原件遺失。這些問題既損害了婚姻登記當(dāng)事人的利益，又可能造成不良的社會(huì)影響，此種現(xiàn)象的存在，主要原因是沒有健全的管理制度，沒有相應(yīng)的評(píng)定標(biāo)準(zhǔn)、獎(jiǎng)懲措施及約束機(jī)制，即使建立了相關(guān)制度，也不能照章辦事，形同虛設(shè)。

（三）婚姻登記檔案的利用率高

目前我國的法律法規(guī)建立全面，法制社會(huì)不斷完善，隨著經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，社會(huì)生活也出現(xiàn)一些新情況，社會(huì)流動(dòng)人口增加，對(duì)外交流增多，人民群眾對(duì)婚姻登記檔案的利用需求不斷增長，如辦理調(diào)轉(zhuǎn)工作、居民動(dòng)遷、房屋買賣、異地落戶、子女上學(xué)、出國、貸款、結(jié)婚證丟失要補(bǔ)辦結(jié)婚證等方面都需要婚姻登記檔案出具證明，婚姻登記檔案的利用率日益上升，婚姻登記檔案已成為社會(huì)建設(shè)和管理中不可缺少的基礎(chǔ)信息。

三、加強(qiáng)婚姻登記檔案管理的措施

（一）思想重視，加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)

婚姻登記檔案是一項(xiàng)重要的民生檔案，婚姻檔案工作是一項(xiàng)基礎(chǔ)的管理工作，民政部門和檔案部門，要加強(qiáng)對(duì)婚姻登記檔案管理工作的協(xié)調(diào)溝通，將婚姻登記檔案管理工作作為落實(shí)十八大精神的重要內(nèi)容，不斷提高認(rèn)識(shí)，強(qiáng)化組織領(lǐng)導(dǎo)。各婚姻登記部門，要認(rèn)真學(xué)習(xí)和嚴(yán)格執(zhí)行《婚姻登記檔案管理辦法》，檔案行政管理部門，應(yīng)該跟進(jìn)監(jiān)督指導(dǎo)，切實(shí)將婚姻登記檔案管理工作納入規(guī)范化、制度化、科學(xué)化管理軌道。

（二）健全制度，狠抓落實(shí)

切實(shí)貫徹《婚姻登記檔案管理辦法》，嚴(yán)格依法辦事，為促進(jìn)婚姻登記檔案的接收工作，充分發(fā)揮婚姻登記檔案資源在和諧社會(huì)建設(shè)中的作用，特別是根據(jù)婚姻登記檔案目前利用率高的現(xiàn)狀，檔案部門必需根據(jù)《辦法》要求，結(jié)合本地實(shí)際，盡快制定出較為健全的婚姻登記檔案管理制度，加強(qiáng)業(yè)務(wù)指導(dǎo)，嚴(yán)格履行監(jiān)督職能，用制度管人，按程序辦事，確?；橐龅怯洸牧蠚w檔的時(shí)效性、完整性；管理的規(guī)范性、科學(xué)性；利用的便捷性，實(shí)用性。

（三）科學(xué)歸檔，分級(jí)管理

在整理檔案過程中，應(yīng)當(dāng)講究科學(xué)，簡化整理過程，便于工作人員操作，提高工作效率。結(jié)合婚姻登記檔案的特點(diǎn)及相關(guān)規(guī)定，婚姻登記檔案可以以年度和登記性質(zhì)為依據(jù)，以這兩個(gè)層次分類歸檔。按登記性質(zhì)可分為結(jié)婚登記、離婚登記、補(bǔ)發(fā)婚姻登記以及撤銷婚姻。一對(duì)當(dāng)事人的材料應(yīng)編為一卷，省去傳統(tǒng)的卷皮和卷內(nèi)目錄，取而代之的是在每卷的首頁蓋上歸檔章，使整理工作科學(xué)簡單。在管理方式上采取分級(jí)管理。根據(jù)相關(guān)婚姻登記條例的規(guī)定，只有在縣級(jí)以上的政府民政部門和有登記婚姻關(guān)系的鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府才能形成婚姻登記材料，經(jīng)法院審判無效的婚姻或被撤銷的婚姻判決副本也交給婚姻登記機(jī)關(guān)管理，所以，對(duì)于鄉(xiāng)鎮(zhèn)兩級(jí)政府形成的婚姻登記檔案，應(yīng)該按照分級(jí)管理的方式管理好，保證各自形成的檔案妥善管理，避免出現(xiàn)保管不當(dāng)?shù)膯栴}，侵害當(dāng)事人的合法權(quán)益。

（四）推進(jìn)婚姻登記信息化建設(shè)

打造符合時(shí)代要求的數(shù)字登記體系，信息化建設(shè)是提高婚姻登記機(jī)關(guān)辦事效率和質(zhì)量，滿足公眾婚姻出證需求的重要依據(jù)，是推動(dòng)婚姻管理和服務(wù)改革的技術(shù)支撐，也是有效預(yù)防重婚騙婚等違法行為的重要屏障。各級(jí)管理人員要高度重視婚姻檔案的信息化建設(shè)，加大信息化軟硬件的投入力度，建立和完善檔案信息管理體系，盡快建立省級(jí)婚姻登記工作平臺(tái)和數(shù)據(jù)中心，盡早實(shí)現(xiàn)全國婚姻登記數(shù)據(jù)聯(lián)網(wǎng)，信息共享，并逐步充實(shí)婚姻登記數(shù)據(jù)庫量。同時(shí)要加強(qiáng)婚姻登記信息化安全管理，增強(qiáng)安全意識(shí)，提高防范能力，防止失密、泄密事件發(fā)生，逐步完善信息安全管理體制。面對(duì)高速發(fā)展的經(jīng)濟(jì)社會(huì)形勢，我們應(yīng)當(dāng)在規(guī)范原有基礎(chǔ)檔案的同時(shí)，積極打造符合時(shí)代發(fā)展需要的數(shù)字化登記體系，以滿足全國信息資源共享的需求，為和諧社會(huì)建設(shè)提供高效優(yōu)質(zhì)服務(wù)。

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[1]張巧露． 論進(jìn)一步加強(qiáng)和完善婚姻登記檔案管理工作． 《大科技，科技天地》 2011（6）

[2]許春霞． 婚姻檔案管理工作淺談．《黑龍江檔案》2014（2）

（作者單位：榮成市檔案館）