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      新形勢下高校人事檔案管理問題與對策

      2017-01-28 21:02:56屈俊華
      山西檔案 2017年1期
      關(guān)鍵詞:管理工作信息管理

      文 / 屈俊華

      新形勢下高校人事檔案管理問題與對策

      文 / 屈俊華

      在高校管理工作中,人事檔案管理不容忽視,是推動(dòng)高校建設(shè)與發(fā)展的基礎(chǔ)性工作。妥善管理并且合理應(yīng)用人事檔案,可促進(jìn)高校人力資源的開發(fā)與利用。由于現(xiàn)代社會(huì)的大發(fā)展和經(jīng)濟(jì)水平的快速提升,過去的高校人事檔案管理方案已無法滿足新時(shí)代下的需求,在實(shí)際工作中出現(xiàn)了許多新問題,構(gòu)建新型人事檔案管理模式,提升高校人事檔案管理效率已迫在眉睫。文章首先簡要分析了高校人事檔案管理工作的必要性,然后深入探討了高校人事檔案管理工作中存在的新問題,并根據(jù)這些問題制定了相應(yīng)的解決對策。

      高校;人事檔案;管理工作;新問題

      在高校人事管理過程之中,高校人事檔案管理的重要性不言而喻。它是用來記錄反應(yīng)個(gè)人閱歷與才智品德,以個(gè)人為單位所整合起來用以考察的相關(guān)資料。其主要是由勞資部門和人事部門在選拔以及培養(yǎng)人的工作中形成的,是個(gè)人參與社會(huì)活動(dòng)的全面記載以及個(gè)人實(shí)際情況的真實(shí)反映。高校人事檔案是引進(jìn)人才、任免干部的重要依據(jù)和憑證。科學(xué)管理并且合理利用人事檔案,可以有效促進(jìn)人力資源的開發(fā)。隨著人事制度改革的深入以及信息技術(shù)的發(fā)展,高校人事檔案的管理方式也面臨著許多新的問題,原有的管理模式已難以滿足發(fā)展的需求,眾多弊端也逐漸凸顯,嚴(yán)重阻礙了人事檔案的建設(shè)和科學(xué)使用,并且束縛了我國高校的健康可持續(xù)發(fā)展。

      一、高校人事檔案管理工作的重要性

      著名學(xué)者吳寶康曾經(jīng)在《檔案學(xué)概論》這本書中提出,檔案的本質(zhì)就是歷史的原始記錄。所謂的高校人事檔案,指的是在高校人事管理過程中產(chǎn)生的反應(yīng)個(gè)人閱歷與才智品德,以個(gè)人為單位所整合起來用以考察的相關(guān)資料。在整個(gè)高校人事工作之中,高校人事檔案是已處理完善可用于保存的文獻(xiàn)資料。

      作為高校管理工作中不可或缺的一部分,高校人事檔案管理工作是組建教師團(tuán)隊(duì)的基礎(chǔ),對科學(xué)研究和教學(xué)工作都具有非常重要的作用,而且也是評價(jià)高校工作能力的重要指標(biāo)之一。除此之外,高校的人事檔案也是調(diào)整薪酬、選拔干部以及評價(jià)整體教學(xué)水平的重要依據(jù)。高校對于人事工作的宏觀調(diào)控所需要的資源和根據(jù)也是由人事檔案所提供的。高校當(dāng)中的人事檔案工作完全是為了貫徹我黨的方針、政策服務(wù)的,從而促進(jìn)高校的改革以及服務(wù)的多樣化。該項(xiàng)工作是否處理得當(dāng),將會(huì)直接對高校的整體工作產(chǎn)生重要影響,并會(huì)影響組織決策以及廣大教育工作者的自身利益。真實(shí)有效的人事檔案材料可以將準(zhǔn)確的人員信息提供給上方,防止出現(xiàn)用人錯(cuò)誤的情況。在選拔領(lǐng)導(dǎo)人員的過程之中,倘若出現(xiàn)用人不明的情況,將會(huì)阻礙高校的發(fā)展道路,造成利益的損失,甚至危及我黨與整個(gè)國家的事業(yè)。由此可見,完善高校人事檔案管理工作具有非常重要的理論意義和現(xiàn)實(shí)意義[1]。

      二、高校人事檔案管理工作存在的新問題

      (一)檔案內(nèi)容不豐富,評價(jià)性材料過于片面

      在很長一段時(shí)間里,高校人事檔案的主要內(nèi)容強(qiáng)調(diào)的是記錄和體現(xiàn)教育工作者個(gè)人的社會(huì)閱歷、思想行為以及政治成分等方面的具體內(nèi)容,展現(xiàn)的歷史情況占絕大多數(shù),近期情況微乎其微。有很多僵化死板的材料,很少有可以反映出鮮活現(xiàn)實(shí)的內(nèi)容。個(gè)人的知識水平、能力范圍、專業(yè)特長以及工作業(yè)績等具有價(jià)值的實(shí)質(zhì)性信息嚴(yán)重缺乏。對教育工作者的品德、能力以及業(yè)績等情況的評價(jià)材料都是一成不變的,所運(yùn)用的也都是僵化呆板的套話和政治性官方用語,無法體現(xiàn)出教育工作者的個(gè)性,毫無特征可言,既不全面也不準(zhǔn)確。

      (二)材料欠完整且缺乏真實(shí)性

      工作人員在收集和管理人事檔案材料的過程中,嚴(yán)重缺乏檔案管理的基礎(chǔ)知識,應(yīng)當(dāng)存檔的沒有及時(shí)存檔,工作過程中不按照相關(guān)規(guī)定辦理借閱手續(xù),導(dǎo)致檔案材料不完整或完全丟失。事主沒有在第一時(shí)間報(bào)告檔案管理部門,而是自己收藏起來,將上級的表揚(yáng)或者更高的學(xué)歷證書等檔案留在自己手中[2]。

      存檔材料要素不足,內(nèi)容存在嚴(yán)重錯(cuò)誤。很多管理人員在書寫有關(guān)人事報(bào)表時(shí),存在極大的隨意性,沒有認(rèn)真考慮填報(bào)要素,很多主要信息都存在錯(cuò)誤,在沒有審核的情況下就隨便裝進(jìn)了檔案袋。事主的信息填寫存在問題,那么出生時(shí)間、參加工作時(shí)間以及文化水平等信息自然也就會(huì)和前后記載存在出入。

      (三)人才流動(dòng)過于頻繁,很多人無視檔案的存在

      隨著社會(huì)主義市場經(jīng)濟(jì)的建立,各行各業(yè)的競爭也日趨激烈,很多國企以及事業(yè)單位的人才均放棄了穩(wěn)定的工作,成為了自由職業(yè)者。市場經(jīng)濟(jì)愈發(fā)繁榮,人才的流動(dòng)性也就越強(qiáng),自由職業(yè)者的數(shù)量在集聚增加。特別是近些年來,利用人才市場實(shí)現(xiàn)流動(dòng)的人員數(shù)量日益上升。這些流動(dòng)人員的人事檔案管理中出現(xiàn)了眾多新問題,對人事部門的工作帶來了許多困難,阻礙了人才的合理流動(dòng)。自從實(shí)施改革開放以來,我國高等教育的規(guī)模呈現(xiàn)出逐漸擴(kuò)大的趨勢,尤其是隨著市場經(jīng)濟(jì)的確立,其發(fā)展速度驚人。對高校教師的需求量也在日益擴(kuò)大,高校人才流動(dòng)的數(shù)量也隨之激增。為了獲取高素質(zhì)人才,高校與眾多科研機(jī)構(gòu)展開了激烈的競爭。很多高校為了引進(jìn)大量優(yōu)秀的人才,制定了許多新的規(guī)章制度,甚至無需檔案與人事關(guān)系,出現(xiàn)了許多“人檔分離”的情況,有些人則將檔案放在人才市場置之不管[3]。

      (四)缺乏資金,管理方式過于老舊

      首先是缺乏必不可少的硬件設(shè)施。有很多高校的人事檔案室均缺乏大量的資金與設(shè)施,沒有獨(dú)立的檔案室、閱覽室以及辦公室,充其量只是做到了辦公室和檔案室的分離,空調(diào)以及其余的硬件設(shè)備就更是空談妄想。人事檔案管理?xiàng)l件落后的高校,僅用小小的木柜存放人事檔案。其次是現(xiàn)代化水平極低。由于互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的飛速發(fā)展,采用網(wǎng)絡(luò)化的手段管理人事檔案信息已經(jīng)是大勢所趨。然而,有些高校的檔案管理人員故步自封,毫無新時(shí)代的思想觀念,依舊被過去的條條框框所束縛,脫離了信息時(shí)代的軌道,檔案的管理依舊停留在紙質(zhì)檔案的建立與保存上,實(shí)體管理依舊是重心所在。大部分統(tǒng)計(jì)工作仍然依靠手工作業(yè)。工作人員的工作重心始終是材料的整合與存檔,僅僅追求表面上的整齊劃一,沒有強(qiáng)調(diào)內(nèi)在的整體把握和動(dòng)態(tài)管理,導(dǎo)致了嚴(yán)重的人力資源浪費(fèi)。某些高校配有微機(jī),但是其只能打印檔案目錄,無法搜索或者查找詳細(xì)的人事信息,其僅僅是一種工具,不可進(jìn)行檔案管理。部分高校雖然成立了電子數(shù)據(jù)庫,但是因?yàn)殚_發(fā)的軟件功能很少,和上級配備的軟件難以共存,做不到對復(fù)雜人事信息的分類和匯總。

      (五)過度強(qiáng)調(diào)檔案的保存,沒有進(jìn)行合理開發(fā)與利用

      首先是對人事檔案的充分開發(fā)與合理利用沒有給予高度重視,不符合新時(shí)代下人事制度的改革趨勢。過度強(qiáng)調(diào)檔案的保存和歸檔,沒有進(jìn)行合理的開發(fā)與利用。其次是很多的檔案材料都被置若罔聞,而且使用頻率較高的材料都是關(guān)于工資調(diào)整、黨團(tuán)材料以及解決待遇等方面的,真正用于選拔人才和預(yù)測領(lǐng)域的微乎其微。再次是檔案的使用始終處于被動(dòng)位置,通常都是領(lǐng)導(dǎo)安排或者上級下達(dá)指示之后,有關(guān)工作人員才會(huì)匆匆忙忙地整理文獻(xiàn)資料,完全沒有主動(dòng)性和敬業(yè)精神。最后是人事檔案的開放利用方式有限?,F(xiàn)階段人事檔案管理部門的工作方式已經(jīng)難以滿足時(shí)代的需求了,僅重視紙質(zhì)檔案,忽略了電子檔案的存在。把互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)僅僅用在存檔方面,沒有充分發(fā)揮其優(yōu)勢,導(dǎo)致檔案的利用率極其低下[4]。

      三、處理高校人事檔案管理中新問題的主要對策

      (一)強(qiáng)化培訓(xùn)力度,提升高校人事檔案管理團(tuán)隊(duì)的素質(zhì)

      由于現(xiàn)代社會(huì)的發(fā)展和科技水平的提升,人事檔案管理的手段也日趨多樣化,使用人事檔案的要求也在逐漸增多。檔案管理工作的信息容量以及服務(wù)領(lǐng)域也在逐漸拓展。檔案資源的使用、服務(wù)方法以及基礎(chǔ)業(yè)務(wù)的構(gòu)建均發(fā)生了徹底改變,這就表明人事檔案管理人員必須快速提升自身的綜合素質(zhì):一方面,要轉(zhuǎn)變思想,讓高校人事檔案管理團(tuán)隊(duì)成員具有一種緊迫感;另一方面,通過強(qiáng)化學(xué)習(xí)培訓(xùn),科學(xué)系統(tǒng)地將檔案領(lǐng)域的專業(yè)理論知識與組織人事的規(guī)則,傳授給所有高校人事檔案管理團(tuán)隊(duì)成員,提升他們的思想道德素質(zhì)和淵博的知識水平,培養(yǎng)良好的工作心態(tài)以及高度的責(zé)任感。并且在此基礎(chǔ)上不斷拓展專業(yè)知識的深度和廣度,從而達(dá)到新時(shí)代經(jīng)濟(jì)發(fā)展和高校教育對人事檔案管理的新要求。

      (二)加大資金的投入,完善高校人事檔案管理的硬件設(shè)施

      如果要高校人事檔案管理系統(tǒng)照常運(yùn)作,必不可少的硬件設(shè)施就是基本保障。所以,必須根據(jù)檔案管理的有關(guān)文件要求,將高校人事檔案管理的硬件設(shè)施納入學(xué)校的總體建設(shè)之中,把人事檔案的費(fèi)用歸入單位財(cái)務(wù)預(yù)算之中。在人才的配備以及資金的投入上給予保障,辦公室、專用庫房以及檔案室的建設(shè)需嚴(yán)格按照標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行,引進(jìn)復(fù)印機(jī)、打印機(jī)、檔案柜、電腦、掃描儀以及裝訂機(jī)等不可或缺的辦公設(shè)備,配置必不可少的檔案保護(hù)設(shè)施,并且根據(jù)實(shí)際工作的需要,在第一時(shí)間更新升級設(shè)備[5]。

      (三)強(qiáng)化信息化建設(shè),提升高校人事檔案管理效率

      所謂的人事檔案信息化,就是將過去的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子化檔案或者數(shù)字化檔案,將靜態(tài)信息轉(zhuǎn)化為動(dòng)態(tài)信息??茖W(xué)管理紙質(zhì)檔案是人事檔案信息化的基石,科學(xué)整合檔案資源,比方說,將每個(gè)人對應(yīng)的信息輸入計(jì)算機(jī)中,構(gòu)建個(gè)人的檔案信息庫,主要的檢索信息姓名、職業(yè)、籍貫所在地、身份證號碼以及本人相片等等,條目鏈接為人事檔案的目錄列表,隨意可以利用電腦增加或修改個(gè)人的動(dòng)態(tài)信息。從而逐漸實(shí)現(xiàn)檔案的信息化,用微機(jī)操作檔案的查閱、存檔以及統(tǒng)計(jì)等等,摒棄以往僅靠紙質(zhì)檔案獲取檔案信息的方式,保障檔案信息的真實(shí)性和可靠性,提升高校人事檔案管理的效率。除此之外,還可以靈活運(yùn)用互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù),創(chuàng)新人事檔案管理,向社會(huì)提供高質(zhì)量的人才檔案信息服務(wù),從而實(shí)現(xiàn)信息資源的有效共享。

      (四)建立科學(xué)的管理機(jī)制,推動(dòng)人事檔案管理工作系統(tǒng)化運(yùn)作

      首先,要加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)。高校的領(lǐng)導(dǎo)層要對人事檔案管理工作給予重視,將其歸入重要日程之中。成立人事檔案管理團(tuán)隊(duì),對檔案的管理工作進(jìn)行周期性的檢查和指導(dǎo),發(fā)現(xiàn)新問題時(shí)要在第一時(shí)間進(jìn)行處理。對人事檔案工作進(jìn)行定性考核,實(shí)施分類指點(diǎn)和動(dòng)態(tài)管理,促進(jìn)推動(dòng)人事檔案管理工作系統(tǒng)化運(yùn)作。其次,要建立科學(xué)的管理機(jī)制,因?yàn)槿耸聶n案工作較為復(fù)雜,如果沒有制度的約束,將會(huì)失去方向性。必須結(jié)合工作的實(shí)際情況和社會(huì)的具體需求,健全檔案管理制度,完善人事檔案整理的規(guī)則。嚴(yán)格審核檔案材料的整合、存檔以及轉(zhuǎn)出檔案等各個(gè)環(huán)節(jié),盡可能阻止偽造材料入檔,讓檔案的整理更加科學(xué)化、系統(tǒng)化,保障檔案材料的準(zhǔn)確性、真實(shí)性以及實(shí)用性。

      (五)統(tǒng)籌規(guī)劃,確保高校人事檔案工作協(xié)調(diào)可持續(xù)發(fā)展

      作為一項(xiàng)系統(tǒng)工程,高校人事檔案管理工作和別的工作之間存在著千絲萬縷的聯(lián)系。所以必須樹立全局觀念,統(tǒng)籌規(guī)劃,深入思考,研究出科學(xué)的方案。在資金注入、團(tuán)隊(duì)組建、人員配置以及檔案的開發(fā)利用等方面,均要統(tǒng)籌規(guī)劃,用最科學(xué)的集成狀態(tài),實(shí)現(xiàn)高校人事檔案管理的高校運(yùn)作,建立起完整的檔案資料系統(tǒng),充分發(fā)揮人事檔案的參考作用[6]。從本質(zhì)上提升高校人事檔案的服務(wù)質(zhì)量,確保高校人事檔案工作協(xié)調(diào)可持續(xù)發(fā)展。

      四、結(jié)語

      由于我國社會(huì)主義市場經(jīng)濟(jì)的建立,各專業(yè)人才之間的競爭也日趨激烈,推動(dòng)了高校人事制度的改革創(chuàng)新,與此同時(shí)也給高校人事檔案管理工作帶來了嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)與無窮的機(jī)遇。高校人事檔案管理者應(yīng)當(dāng)抓住機(jī)會(huì),在新形勢下針對工作中出現(xiàn)的新問題,積極探索有效的解決對策,改變過去陳舊的思想觀念,為高校人事檔案管理模式注入新的活力,滿足高校建設(shè)發(fā)展的具體需要。

      [1]李雪云,饒圓.高校干部人事檔案專項(xiàng)審核中的問題及對策[J].山西檔案,2016,(2):124-126.

      [2]楊仁輝.從《勞動(dòng)合同法》看高校編制外聘用人員檔案管理[J].山西檔案,2012,(5):51-53.

      [3]姚紅,陳嵐.對高校干部人事檔案工作的幾點(diǎn)思考[J].山西檔案,2015,(6):91-93.

      [4]秦茂盛,趙文娟.高校出版社人事代理制人才機(jī)制研究[J].出版廣角,2015,(11):44-45.

      [5]羅雯瑤.高校學(xué)報(bào)編輯職業(yè)發(fā)展的困境與對策[J].出版廣角,2015,(2):96-98.

      [6]徐軍玲.云計(jì)算環(huán)境下高校圖書館功能拓展與改變[J].出版廣角,2013,(15):63-65.

      G275.9;G647.1

      A

      1005-9652(2017)01-0058-03

      青海省社科基金項(xiàng)目“青海藏區(qū)民間力量在生態(tài)治理中的理性選擇研究”的階段性研究成果,項(xiàng)目編號:15042;教育部學(xué)位與研究生發(fā)展中心項(xiàng)目“中加優(yōu)秀研究生導(dǎo)師德性培育比較研究”,項(xiàng)目編號:2015Y0803。

      (責(zé)任編輯:魏登云)

      屈俊華(1978-),女,陜西西鄉(xiāng)人,青海大學(xué),館員,研究方向:人事檔案。

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