文 / 弓順芳

大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案管理模式的創(chuàng)新研究

文 / 弓順芳

文章從技術(shù)瓶頸、檔案部門的職能義務(wù)、相關(guān)法律規(guī)范三個(gè)方面詳細(xì)研究大數(shù)據(jù)時(shí)代下檔案管理中存在的問題。針對(duì)大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案管理模式中出現(xiàn)的問題，從管理體系、數(shù)據(jù)資源體系、利用服務(wù)體系、安全保密等方面進(jìn)行了詳細(xì)管理模式的創(chuàng)新研究，對(duì)于新形勢(shì)下檔案資源管理效率和管理水平的提高都具有重要的意義。

大數(shù)據(jù)時(shí)代；檔案管理模式；變革

大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來沖擊著整個(gè)世界，變革著人們的生活、工作和思維方式，同時(shí)，對(duì)檔案管理工作也產(chǎn)生了很大的影響，對(duì)檔案部門的檔案管理能力和水平來說，也是一個(gè)全新的考驗(yàn)。大數(shù)據(jù)時(shí)代下檔案管理模式的變化，有利于保護(hù)各類檔案文化資源，優(yōu)化檔案業(yè)務(wù)流程，挖掘檔案增值信息，加強(qiáng)檔案管理機(jī)構(gòu)的職能建設(shè)，以期達(dá)到促進(jìn)檔案事業(yè)發(fā)展的目的。為了科學(xué)應(yīng)對(duì)大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案管理模式的變化，尋求大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案管理的有效路徑，需要從拓寬檔案資源的收集類別、改變檔案資源采集方式和建立健全法律規(guī)范等方面進(jìn)行完善，從而建立一種覆蓋人民群眾的檔案數(shù)據(jù)資源體系。

一、檔案管理時(shí)代的大數(shù)據(jù)觀分析

大數(shù)據(jù)時(shí)代具有諸多特點(diǎn)，其中最為顯著的一點(diǎn)就是數(shù)據(jù)在短時(shí)間內(nèi)出現(xiàn)海量級(jí)的增加，以至利用普通的技術(shù)無法對(duì)其進(jìn)行有效處理[1]。著名學(xué)者維克托指出：大數(shù)據(jù)的本質(zhì)是利用所有的數(shù)據(jù)對(duì)問題進(jìn)行描述與研究，即大數(shù)據(jù)時(shí)代利用的數(shù)據(jù)不再使用傳統(tǒng)的抽樣方法來獲得，而是使用所有已知數(shù)據(jù)。在大數(shù)據(jù)時(shí)代，力求每一個(gè)數(shù)據(jù)對(duì)所研究的問題都具有一定的作用。目前，由于大數(shù)據(jù)的出現(xiàn)時(shí)間較短，多數(shù)人對(duì)其理解還存在偏差，對(duì)其所能研究的問題也存在一定的困惑，主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：（1）具有龐大的數(shù)據(jù)量。大數(shù)據(jù)所描述的不僅僅是數(shù)據(jù)量的大小，它還要從速度和時(shí)間的維度上進(jìn)行相應(yīng)的描述。（2）數(shù)據(jù)的量越大解決問題越容易。利用大數(shù)據(jù)來解決問題，所需要的數(shù)據(jù)量可以用一個(gè)閾值來描述，當(dāng)獲得的數(shù)據(jù)小于這個(gè)閾值的時(shí)候，所要研究的問題不能夠解決；當(dāng)數(shù)據(jù)量達(dá)到這個(gè)值時(shí)就能很快地將問題解決；當(dāng)超過這個(gè)值時(shí)，問題解決的難易程度并沒有相應(yīng)的提升。所以數(shù)據(jù)量的大小要根據(jù)所要研究的問題適可而止[2]，數(shù)據(jù)量過大反而增加了系統(tǒng)的存儲(chǔ)難度。（3）大數(shù)據(jù)定義明確。作為新興的概念，大數(shù)據(jù)至今并沒有一個(gè)嚴(yán)格的定義，大數(shù)據(jù)也是根據(jù)當(dāng)今已存在的思維、方法和技術(shù)而定義的。隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，數(shù)據(jù)的存儲(chǔ)技術(shù)、計(jì)算機(jī)處理能力和互聯(lián)網(wǎng)的快速性發(fā)展，大數(shù)據(jù)的定義也會(huì)相應(yīng)地發(fā)生改變[3]。

本文所要研究的內(nèi)容為大數(shù)據(jù)時(shí)代下的檔案管理，在對(duì)檔案進(jìn)行整理時(shí)，希望能將所有的檔案信息進(jìn)行歸檔。然而，由于部門存在各種人、財(cái)、時(shí)間等方面的壓力，在對(duì)檔案進(jìn)行歸檔時(shí)普遍使用的是去粗取精法，即從館中所有的數(shù)據(jù)信息中找出最有用的信息進(jìn)行歸檔，其余檔案信息將被丟棄。采取此種處理方式，雖然省時(shí)省力，但是從長遠(yuǎn)來看，此處理方式將會(huì)丟棄很多有用信息。在當(dāng)下大數(shù)據(jù)時(shí)代，每一個(gè)數(shù)據(jù)都是一份檔案，可以將零碎信息進(jìn)行整合，從而使看似無用的信息產(chǎn)生巨大的宏觀效應(yīng)，因此，檔案部門在當(dāng)今時(shí)代下應(yīng)該利用好大數(shù)據(jù)的優(yōu)點(diǎn)，盡快建立大數(shù)據(jù)觀[4]。

二、數(shù)據(jù)資源體系的變化性分析

檔案部門運(yùn)行的前提是掌握龐大的數(shù)據(jù)量和資源。擁有的數(shù)據(jù)量越大，此部門在檔案管理領(lǐng)域所處的地位也就越高，就能夠擁有開展檔案服務(wù)的資本。在大數(shù)據(jù)時(shí)代，檔案部門保留數(shù)據(jù)呈現(xiàn)指數(shù)級(jí)增加，不再缺乏數(shù)據(jù)量的積累，檔案部門獲取數(shù)據(jù)的途徑越來越多，獲得內(nèi)容越來越大，數(shù)據(jù)的采集方式也相應(yīng)地發(fā)生了巨大變化[5]。

檔案館是一個(gè)用來長時(shí)間保存國家相關(guān)機(jī)構(gòu)檔案的事業(yè)單位，所保存的數(shù)據(jù)主要用作科學(xué)研究和供社會(huì)各界查閱檔案史料。在過去，檔案的功能主要是用來傳承黨和國家的記憶，檔案來源受到諸多限制，其大多是機(jī)關(guān)、事業(yè)單位經(jīng)過多年的精挑細(xì)選而得到的成品。而在當(dāng)今大數(shù)據(jù)時(shí)代，獲取的途徑逐漸傾向于網(wǎng)絡(luò)、社會(huì)和普通平民，檔案部門越來越關(guān)注民生和民意，說明其獲取來源發(fā)生了較大變化。近年來，在國家相關(guān)政策規(guī)定下[6]，檔案部門獲取信息的內(nèi)容逐漸傾向于普通民眾的利益。從國際檔案日所宣傳的主題由“檔案在你身邊”到“走近檔案”可以看出，增強(qiáng)普通民眾檔案意識(shí)，引導(dǎo)民眾關(guān)注檔案是目前非常重要的目標(biāo)。在日常生活中，每天的日記、旅游照片、獲獎(jiǎng)獲優(yōu)證書、就診記錄等等都跟自己存在著密切的關(guān)系。從信息的內(nèi)容來看，此類對(duì)他人毫無意義，但它是個(gè)人生活的一部分，記錄著自己一生的點(diǎn)點(diǎn)滴滴，因此對(duì)自己具有非常重要的意義。在國家倡導(dǎo)每個(gè)家庭甚至個(gè)人都要建立相應(yīng)檔案的號(hào)召下，“全民皆檔”變的越來越普遍化[7]。

三、檔案管理新問題研究

（一）技術(shù)瓶頸有待解決

雖然大數(shù)據(jù)能夠在一定程度上解決檔案管理存在的問題，但是，其在應(yīng)用上依然存在諸多挑戰(zhàn)。例如：庫房的資源管理是檔案存儲(chǔ)的瓶頸，怎樣利用大數(shù)據(jù)的方案來與傳統(tǒng)檔案資源、存儲(chǔ)和應(yīng)用進(jìn)行無縫對(duì)接是一個(gè)極大的挑戰(zhàn)。所以說，研究一個(gè)合理的分層、分級(jí)方法是對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行管理、服務(wù)的關(guān)鍵技術(shù)。

（二）職能義務(wù)需落實(shí)

檔案部門所要承擔(dān)的責(zé)任不僅是保存完整的檔案資料，更要承擔(dān)著各種資源的有效利用、產(chǎn)出更多社會(huì)效益的重任。面對(duì)大數(shù)據(jù)時(shí)代給檔案部門帶來的各種挑戰(zhàn)和機(jī)遇，檔案部門目前正向著知識(shí)管理、信息服務(wù)等多維度進(jìn)行發(fā)展，利用大數(shù)據(jù)帶來的便利，在確保國家信息安全、商業(yè)機(jī)密、個(gè)人隱私等前提下，全面對(duì)信息進(jìn)行處理，使信息為全社會(huì)所擁有，進(jìn)而發(fā)揮出檔案部門的主要作用，是目前亟待解決的問題。

（三）法律規(guī)范需完備

目前各種有利的條件，使得每一個(gè)使用大數(shù)據(jù)進(jìn)行檔案管理的部門都能夠進(jìn)行信息的共享。虛擬世界信息的交互也相應(yīng)地帶來了數(shù)據(jù)的安全、隱私以及傳輸可靠性等一系列問題。從現(xiàn)有的大數(shù)據(jù)使用實(shí)例來看，相應(yīng)的法律法規(guī)存在明顯的滯后性，在準(zhǔn)入的信息是否安全方面也沒有很好的管理制度。

四、檔案管理模式創(chuàng)新策略研究

（一）加強(qiáng)資源聚集

作為檔案工作的基礎(chǔ)，檔案資源是檔案事業(yè)能夠持續(xù)發(fā)展的關(guān)鍵。增強(qiáng)檔案資源的建設(shè)力度是完善館藏結(jié)構(gòu)、服務(wù)經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展和保障人民群眾利益的最根本途徑。在虛擬化的大數(shù)據(jù)時(shí)代下，每時(shí)每刻都會(huì)產(chǎn)生結(jié)構(gòu)化、半結(jié)構(gòu)化和非結(jié)構(gòu)化的海量數(shù)據(jù)。對(duì)于檔案資源的快速建設(shè)，除了檔案部門進(jìn)行資源的獲取和整理外，還要倡導(dǎo)社會(huì)組織、家庭和個(gè)人也能夠參與其中，將獲取的信息以某種合理的方式存放到檔案館、數(shù)據(jù)庫以及各種云端。

（二）創(chuàng)新服務(wù)內(nèi)容

對(duì)于檔案管理來說，目前所存儲(chǔ)的數(shù)據(jù)還未明確顯示出其價(jià)值，必須建立健全服務(wù)體系、創(chuàng)新服務(wù)內(nèi)容。檔案部門只有加快檔案資源的開放進(jìn)程、健全其知識(shí)服務(wù)框架、改善服務(wù)方式，才能體現(xiàn)出檔案資源的大價(jià)值。在大數(shù)據(jù)時(shí)代下，檔案部門主要有兩方面的壓力：一是與社會(huì)其它機(jī)構(gòu)進(jìn)行競爭，二是伴隨著政府相關(guān)規(guī)章制度的實(shí)施，政府的一些信息逐步對(duì)公民、法人和相關(guān)組織公開，此種權(quán)利的獲得使知情人士對(duì)信息的知情要求變得越來越高，都想通過此種途徑獲得更多有用的信息，進(jìn)而檔案的更新與開放也成了不可避免的趨勢(shì)。對(duì)于信息的公開，工作人員要堅(jiān)持保密期外信息及時(shí)公開，保密期內(nèi)的信息堅(jiān)決不公開原則[8]。

大數(shù)據(jù)時(shí)代下要達(dá)到資源盡可能被大量使用，充分展現(xiàn)其價(jià)值，就必須要求對(duì)其包含的內(nèi)容進(jìn)行最大限度利用，做成完整的知識(shí)庫體系。當(dāng)然，對(duì)于檔案的使用者來說，也會(huì)隨著時(shí)代的發(fā)展相應(yīng)地提高對(duì)檔案服務(wù)的要求，檔案部門也會(huì)根據(jù)客戶需求實(shí)時(shí)改善單位的服務(wù)態(tài)度，并對(duì)服務(wù)途徑進(jìn)行調(diào)整，即利用新的思維方法來提高服務(wù)的水平。針對(duì)使用者對(duì)于服務(wù)提出的諸多需求，檔案部門需要針對(duì)性地完善三種服務(wù)理念，即人性化服務(wù)、個(gè)性化服務(wù)和智能化服務(wù)。

（三）建立檔案安全體系

安全對(duì)于檔案資源來說是檔案管理中最為重要的一環(huán)，其與黨、國家和人民的利益息息相關(guān)。在大數(shù)據(jù)時(shí)代下，錯(cuò)綜復(fù)雜的環(huán)境嚴(yán)重侵害著檔案資源的安全，為此，檔案部門應(yīng)該努力做好防范工作，最大限度地保證數(shù)據(jù)安全。

（四）完善檔案行政管理體系

根據(jù)不同行業(yè)的需求，檔案行政管理對(duì)所有的檔案工作實(shí)施了統(tǒng)一規(guī)劃、組織，監(jiān)督指導(dǎo)，這是行政工作最為重要的組成部分之一。為了精簡機(jī)構(gòu)，減少資金支出，我國實(shí)行“局館合一”的模式。雖然這個(gè)模式能夠?qū)C(jī)構(gòu)進(jìn)行簡化，在一定程度上降低財(cái)政支出，但是也顯現(xiàn)出了其本身所存在的一些缺點(diǎn)，即事務(wù)性強(qiáng)、行政性弱。當(dāng)與其他類似機(jī)構(gòu)比較時(shí)，會(huì)顯得價(jià)值性明顯不足。形成檔案管理體制的優(yōu)劣直接決定了檔案事業(yè)能否安全穩(wěn)定的向前發(fā)展。在當(dāng)今大數(shù)據(jù)時(shí)代，也是我國深化體制改革，加快各類建設(shè)的時(shí)代，這兩種發(fā)展趨勢(shì)的碰撞為我國檔案的管理體制改革帶來前所未有的契機(jī)，因此，相關(guān)機(jī)構(gòu)應(yīng)該適時(shí)轉(zhuǎn)變相應(yīng)職能、增強(qiáng)與對(duì)應(yīng)機(jī)構(gòu)合作，努力建設(shè)一個(gè)為民務(wù)實(shí)的檔案管理體系。

當(dāng)檔案部門的性質(zhì)明確后，館主和相關(guān)工作人員的職能也就變得更加清晰，避免了工作人員在過去要針對(duì)每一項(xiàng)工作進(jìn)行處理的狀況。當(dāng)某一管理人員離職后，對(duì)應(yīng)的服務(wù)就需要其他工作人員或單位來完成，這時(shí)社會(huì)中介就開始發(fā)揮作用。社會(huì)力量融入檔案管理事務(wù)是當(dāng)今社會(huì)發(fā)展的需求，因此相關(guān)部門應(yīng)該適應(yīng)當(dāng)今社會(huì)發(fā)展的需求及時(shí)轉(zhuǎn)變自己的職能，努力配合并引導(dǎo)社會(huì)人員加入，最大限度地發(fā)揮好檔案館的作用，并對(duì)檔案相關(guān)行業(yè)進(jìn)行最大限度的扶持；另外，檔案部門也需要對(duì)其他一些機(jī)構(gòu)進(jìn)行規(guī)范和宣傳，以保證這些機(jī)構(gòu)能以最好的方式加入檔案管理工作中，這樣不僅可以利用其他一些機(jī)構(gòu)的專業(yè)團(tuán)隊(duì)對(duì)檔案進(jìn)行整理，并且能夠提高檔案行政所具有的權(quán)威性。

五、結(jié)論

大數(shù)據(jù)時(shí)代的出現(xiàn)，給檔案管理帶來了不可小覷的影響，為此，本文對(duì)大數(shù)據(jù)時(shí)代下檔案管理模式變化以及應(yīng)對(duì)策略進(jìn)行了深入的分析與研究，相應(yīng)地得出了如下結(jié)論：（1）檔案管理的變化主要表現(xiàn)為五個(gè)方面，即管理體系、數(shù)據(jù)資源體系、利用服務(wù)體系、安全保密以及行政管理體制；（2）采取合理的方式應(yīng)對(duì)大數(shù)據(jù)時(shí)代下檔案管理模式的改變，進(jìn)而獲得檔案管理最為有效的途徑，需要從四個(gè)方面來增強(qiáng)檔案資源的聚集，即拓寬其類比、完善其建設(shè)主體、改變其采集方式以及對(duì)其進(jìn)行科學(xué)的整合；（3）在大數(shù)據(jù)時(shí)代下，由于管理工作存在許多變數(shù)，檔案部門很難在短時(shí)間內(nèi)對(duì)其適應(yīng)，切實(shí)建立確保檔案安全保密的檔案安全體系，從轉(zhuǎn)變行政職能、強(qiáng)化行政執(zhí)法水平、提高業(yè)務(wù)指導(dǎo)水平、加強(qiáng)與社會(huì)合作來強(qiáng)化檔案行政機(jī)構(gòu)的能力，以建立為民務(wù)實(shí)高效的檔案行政管理體系。

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G270.7

A

1005-9652（2017）01-0064-03

2016年度河南省政府決策研究招標(biāo)課題“河南省創(chuàng)新發(fā)展理念下河南人才支撐問題研究 ”的階段性研究成果，項(xiàng)目編號(hào)：2016B251。

（責(zé)任編輯：魏登云）

弓順芳（1980-），女，河南鄭州人，中共鄭州市委黨校公共管理教研部，碩士，講師，研究方向：檔案與行政管理。