孫 玲，張俊芳，劉曉鴻，黃少芳

中國地質(zhì)大學（北京）檔案館，北京 100083

高校館藏檔案數(shù)字化建設實踐與思考
——以中國地質(zhì)大學（北京）為例

孫 玲，張俊芳，劉曉鴻，黃少芳

中國地質(zhì)大學（北京）檔案館，北京 100083

高校館藏檔案是重要的文化、知識和信息資源，館藏檔案數(shù)字化是現(xiàn)今高校檔案信息化管理工作的一項重要內(nèi)容，也是高校檔案管理發(fā)展的必然趨勢和方向。本文根據(jù)高校館藏檔案數(shù)字化建設實踐，提出了高校檔案數(shù)字化建設工作三個階段（數(shù)字化前期準備工作、數(shù)字化過程及數(shù)字化后期管理工作），并針對高校檔案數(shù)字化過程存在的問題，提出了意見和建議。

高校檔案；檔案數(shù)字化；檔案管理

archives of universities; archival digitization ; archival management

檔案數(shù)字化建設是指利用計算機技術、掃描技術、數(shù)據(jù)庫技術、存儲技術等高新技術把各種紙介質(zhì)的檔案轉換為數(shù)字信息，利用網(wǎng)絡技術建立檔案數(shù)字信息庫[1]，實現(xiàn)檔案信息資源共享與快捷高效的利用。檔案數(shù)字化是實現(xiàn)高校檔案安全保護、科學管理、高效利用的重要手段，如何對大量館藏檔案進行系統(tǒng)、有效的數(shù)字化，進而提高檔案利用效率、最大限度發(fā)揮館藏檔案史料價值是高校檔案管理目前面臨的難題，也是信息社會大數(shù)據(jù)背景下對高校檔案管理提出的要求。中國地質(zhì)大學（北京）檔案館自2008年開始啟動“檔案數(shù)字化建設”工作，對館藏8萬余卷約180多萬頁紙質(zhì)檔案進行了系統(tǒng)核查和數(shù)字化工作，本文根據(jù)檔案館館藏檔案數(shù)字化建設的工作實踐，對館藏檔案數(shù)字化過程及有關問題做一討論，以對同類工作提供借鑒。

一、數(shù)字化前期工作

高校檔案館館藏檔案的數(shù)字化一般分為三個階段的工作，即數(shù)字化前期工作、數(shù)字化工作、數(shù)字化后期工作。數(shù)字化前期工作主要是對館藏檔案進行分析、鑒定、核查，這不僅對提高數(shù)字化工作效率和進程具有重要作用，同時也是檔案數(shù)字化工作的基礎。中國地質(zhì)大學（北京）檔案館館藏檔案類型多、信息量大，涵蓋學校管理、科研及教學等各個方面，具有很高的史料及學術價值，館藏有綜合檔案8萬余卷、人事檔案2千余卷、科研資料3萬余份。龐大的檔案數(shù)量給檔案的數(shù)字化帶來極大困難，為解決這一難題，我們具體開展了以下工作。

1.館藏檔案現(xiàn)狀綜合分析

在數(shù)字化前期，我們對館藏檔案進行了系統(tǒng)分析和評估，發(fā)現(xiàn)我校檔案主要存在如下問題。

（1）無保存價值的檔案入館。由于歷史原因，中國地質(zhì)大學（北京）經(jīng)歷了南遷，各類檔案也隨校南遷，1978年后京漢兩地辦學，館藏檔案也殘缺不齊。1987年檔案工作逐步步入正軌，寧多勿缺的思想指導著檔案人員歸檔工作。近幾年隨著國家高教事業(yè)的不斷發(fā)展，招生規(guī)模的不斷擴大，也帶動了學校各項工作的開展，各部門的行文數(shù)量增加，科研成果及學生論文也明顯增加，歸檔量大而專兼職檔案人員相應不足，部門立卷及入館檔案的鑒定工作不嚴，一些無保存價值的檔案入館保存起來，這樣給檔案數(shù)字化造成人力和財力的浪費。

（2）期滿的檔案無法銷毀。中國地質(zhì)大學（北京）檔案館8萬余卷的檔案，有大部分的檔案保管期是按永久、長期、短期來劃分的。長期檔案保存年限為16-50年，短期檔案為15年以下。有一些黨政類、教學類、科研類等檔案已過期，而且這部分過期檔案已沒有利用價值，查詢利用率幾乎為零，客觀上這些檔案已沒有它的檔案價值。在館藏已經(jīng)達到了相當數(shù)量的今天，就應該考慮對這部分檔案進行鑒定和銷毀。但要銷毀的手續(xù)繁多，工作量大，無法銷毀，造成了館藏無用的檔案數(shù)量越來越大，勢必增加數(shù)字化的工作量。

（3）檔案保管期確定不正確。在各門類的檔案中，相當數(shù)量的檔案沒有正確地給出保管期限。有些檔案屬于短期保存卻定為長期，有些長期保存的檔案卻定為永久，這樣沒有必要長期或永久保存的檔案人為地延長了保管期。還有一些檔案在立卷整理未按永久、長期、短期順序排列，檔案在鑒定銷毀后，使案卷出現(xiàn)了缺號或斷號。還有的檔案在立卷整理時沒有按保管期限分卷，這樣一個案卷中的檔案只能就長不就短，使一部分短期檔案保管期限人為地加長。如果沒有科學的保管期限界定，必然會給檔案的數(shù)字化工作帶來很大的困難，也會給學校造成很大的損失。

2.數(shù)字化之前鑒定核查工作

館藏檔案的鑒定、核查工作為檔案數(shù)字化奠定基礎，同時也提高檔案數(shù)字化建設質(zhì)量。針對上述問題，我們開展了對檔案的鑒定核查工作。具體措施如下： （1）制訂鑒定的原則和標準。主要從國家和學校的整體利益出發(fā)，采用全面的、歷史的、發(fā)展的、客觀的標準確定檔案的價值[2]，進行確定檔案數(shù)字化的價值。（2）對有保存價值的檔案劃分正確的保管期限，檔案的保管期限是檔案鑒定的標準，國家檔案局2006年第八號令《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》中，保管期限定為永久和定期兩種。檔案案卷在劃定正確的保管期限時，不僅要考慮它的完整性、成套性，還要考慮彼此之間的有機聯(lián)系，在不影響其自然形成規(guī)律的情況下按期限的順序排列，對短期保存的檔案一般不做數(shù)字化，個別對現(xiàn)實具有重要作用的可數(shù)字化。（3）對保管期限已滿，確定已失去保管價值的檔案進行剔除，對剔除的檔案填寫檔案銷毀清冊，報請有關領導批準，進行銷毀。對鑒定整理后的館藏檔案進行數(shù)字化，不僅節(jié)約成本，而且更有效地發(fā)揮數(shù)字化的效益。

高校檔案數(shù)字化是以館藏紙質(zhì)檔案為對象的數(shù)字化，本著能滿足長遠利用與服務的原則，使檔案信息資源在數(shù)量、種類、結構等方面與學校發(fā)展和教學、科研需求保持一致。對數(shù)量龐大的檔案進行細致的核查，不符合要求的、錯誤的應予以糾正。核查時主要注意以下幾個方面：（1）檢查案卷中是否有重份檔案，對重份檔案進行標記，用鉛筆注明不進行數(shù)字化。（2）檢查每份檔案的每一頁是否有破損，對破損及不符合掃描規(guī)定的紙張進行修復粘貼。（3）檢查紙質(zhì)檔案的頁號是否有誤，檔案的頁號按順序連續(xù)排列，對檔案中間任意兩頁之間出現(xiàn)漏編頁的需補編頁碼。出現(xiàn)跳號的檔案，則需在備考表中注明跳號頁數(shù)，無文字內(nèi)容。（4）檢查檔案卷內(nèi)目錄是否有誤，檔案卷內(nèi)目錄包括文件的題名、編號、責任者、日期、順序號、頁數(shù)。首先檢查檔案文件的題名是否準確、完整，不能隨意刪減、省略，始終要與原件題名一致。其次，題名中只寫了報到證、申請書、協(xié)議書等字樣的，必須重新擬寫一條簡潔的題名反映檔案的內(nèi)容，凡檔案內(nèi)容涉及有關人物姓名時必須在題名中全部著錄。

二、數(shù)字化工作

館藏的紙質(zhì)檔案數(shù)字化是為了使檔案信息資源準確、方便、快捷地提供利用，使可以公開的檔案信息資源得到共享[3]，以滿足社會對檔案利用的需求，同時館藏檔案的數(shù)字化，是為了更好地保護、管理及利用檔案，最大程度上延長紙質(zhì)檔案的壽命，在數(shù)字化過程中我們主要開展了以下工作。

1. 確定檔案數(shù)字化的原則

館藏檔案的數(shù)字化是一項系統(tǒng)工作，為了節(jié)約成本及時間，避免不必要的浪費，應當對所要進行數(shù)字化的對象遵循價值性、特色性及實用性原則。館藏紙質(zhì)檔案的數(shù)字化，必須符合國家檔案開放的有關規(guī)定，對檔案分批進行數(shù)字化，具有永久保存、利用頻率高的檔案優(yōu)先數(shù)字化，例如學校歷史珍品、學校管理文件及教學檔案等，以提高檔案的管理水平、工作效率及利用價值。

2.制定規(guī)范檔案數(shù)字化標準

數(shù)字化之前制定統(tǒng)一規(guī)范的檔案數(shù)字化標準是提高檔案數(shù)字化建設質(zhì)量的重要環(huán)節(jié)[4]。根據(jù)本校檔案工作實際情況，結合《紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術規(guī)范》制定了檔案圖像掃描標準及數(shù)字信息存儲標準：

（1）圖像標準。根據(jù)檔案幅面大小選擇相應規(guī)格的掃描儀進行掃描，包括平板掃描儀和零邊距掃描儀。圖像分辨率：黑白掃描圖像的分辨率300dpi，圖像壓縮后每幅最大不得超過100KB，除基建圖紙外；彩色掃描圖像的分辨率建議選擇大于400dpi，彩色掃描每幅最大不得超過300KB。

（2）掃描模式。對于一般的文字型檔案，可以采用黑白模式進行掃描，紅頭文件、紅章頁面、彩圖等檔案采用彩色掃描，基建檔案中基建圖紙掃描用工程掃描儀掃描，確保圖像的清晰。

（3）頁面要求。檔案頁面的版心居中，偏差不得大于1°，圖面清晰干凈，對圖面中出現(xiàn)的黑點、黑線等要進行去污處理。去污過程中要遵循在不影響真實性的前提下展現(xiàn)檔案原貌的原則。圖像中文字及公章的大小與實際檔案中保持的一致。

（4）掃描輸出格式。數(shù)字化后的檔案信息存儲格式為TIFF、JPEG或PDF格式。數(shù)字化后的檔案信息與檔案管理系統(tǒng)的掛接圖像為PDF格式。

三、數(shù)字化后期工作

數(shù)字化后期工作主要包括檔案的驗收和標準化管理。數(shù)字化后期工作中檔案的驗收工作分為兩個部分，第一部分為調(diào)出掃描的紙質(zhì)檔案驗收工作，清點案卷數(shù)、件數(shù)及頁數(shù)，進行入庫驗收。第二部分為電子文件的驗收工作，對加工完成的電子數(shù)據(jù)進行抽檢，在五個工作日內(nèi)書面通知對方抽檢結果。如掃描文件命名是否正確、掃描圖像是否合格、數(shù)據(jù)掛接是否正確等，錯誤率不高于所抽檢數(shù)據(jù)的萬分之五。經(jīng)抽檢后，錯誤率高于所抽檢數(shù)據(jù)的萬分之五，視為該批產(chǎn)品不合格，返回重新加工，須在七個工作日內(nèi)提交符合標準的成品。如錯誤率低于所抽檢數(shù)據(jù)的萬分之五，只需將不合格的檔案提出重新加工，再進行驗收，直至合格為止。最后對數(shù)字產(chǎn)品進行存儲和備份，建立數(shù)字信息的安全管理體系，確保數(shù)字信息的可讀性、可利用性及安全性。

四、數(shù)字化成果提升檔案服務效能

檔案數(shù)字化信息資源與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案在管理及利用方式上相比，其優(yōu)勢是顯而易見的。如我校館藏1955-1991年碩士論文檔案，是老一輩地質(zhì)學家在校學習所作論文的親筆手跡，非常珍貴，檔案數(shù)字化首先對其進行全文的掃描、圖像掛接。利用者在檔案數(shù)據(jù)庫中只需打開檔案網(wǎng)格管理系統(tǒng)，經(jīng)過檢索就可以查閱到這些珍貴的論文檔案信息資源并進行全文圖像的瀏覽。這樣既方便了利用者，又提高了利用效率，同時使檔案的原件安全地保存起來[5]。數(shù)字化信息資源為學校管理也提供了快捷的服務，學校各管理部門在工作中隨時都可查閱自己所需的檔案文件材料，在檔案管理系統(tǒng)中點擊圖像就可以進行全文的瀏覽，在查找及管理上都十分便捷，為學校領導的決策及工作參考都提供了極大的便利，減輕了檔案管理人員查找、復印等一系列耗時耗力的工作，同時也防止了紙張的浪費。這些都充分體現(xiàn)了檔案數(shù)字化成果利用快捷高效。

五、檔案數(shù)字化問題與建議

館藏檔案數(shù)字化是現(xiàn)今高校檔案信息化管理工作的一項重要內(nèi)容，也是高校檔案管理發(fā)展的必然趨勢和方向，但在檔案信息數(shù)字化時面對的主要問題有兩個：第一，數(shù)字化的對象問題。高校檔案館館藏檔案數(shù)據(jù)量龐大，鑒定哪些檔案數(shù)字化，哪些檔案不需要數(shù)字化。這就要求在數(shù)字化前期，配備具有較高管理水平的檔案人員，認真做好檔案的鑒定工作，正確地鑒定檔案的價值，根據(jù)檔案的價值決定檔案的數(shù)字化。第二，數(shù)字信息安全問題。海量的數(shù)據(jù)無論是存儲在硬盤還是光盤上，存儲設備都有失效性。這就要求檔案管理人員及時對電子文件進行備份并進行異地存儲，還要定期對數(shù)據(jù)讀取進行檢查，構建檔案信息的安全管理體系，確保數(shù)字化信息存儲設備及數(shù)據(jù)的安全性和可靠性。

[1] 馮惠玲，張輯哲.檔案學概論：第二版[M].北京：中國人民大學出版社，2006.

[2] 王向明.檔案管理學原理[M].上海：上海大學出版社，2009.

[3] 孫艷麗.高校數(shù)字化檔案館建設的可行性與實施策略研究[J].現(xiàn)代情報，2012,32(3)：150-152.

[4] 鄭晨.論高校檔案數(shù)字化建設的內(nèi)容和步驟[J].赤峰學院學報：自然科學版，2008,24(1)：124-125.

[5] 胡原林.對紙質(zhì)檔案數(shù)字化建設的幾點認識[J].黑龍江檔案，2013(6)：24-25.

G647

A

1006-9372（2017）02-0004-03

2016-09-12；

2016-12-12。

孫玲，女，館員，主要從事檔案管理與數(shù)字化工作。

投稿網(wǎng)址： www.chinageoeducation.net.cn 聯(lián)系郵箱：bjb3162@cugb.edu.cn

孫玲，張俊芳，劉曉鴻，等.高校館藏檔案數(shù)字化建設實踐與思考-以中國地質(zhì)大學（北京）為例[J].中國地質(zhì)教育，2017，26（2）：4-6.

Title:Practice and Consideration on Archival Digitization of Colleges and Universities——Taking China University of Geosciences(Beijing) as an Example

Author(s):SUN Ling,ZHANG Jun-fang,LIU Xiao-hong,HUANG Shao-fang