呂 婷

湖北師范大學(xué)，湖北 黃石 435002

?

數(shù)字信息化背景下高校檔案管理的創(chuàng)新路徑研究

呂 婷

湖北師范大學(xué)，湖北 黃石 435002

隨著經(jīng)濟(jì)的發(fā)展以及科技的進(jìn)步，中國的數(shù)字信息發(fā)展的也越來越迅速，現(xiàn)在數(shù)字信息化已經(jīng)運(yùn)用到許多地方，例如建筑、醫(yī)學(xué)、教育等各個(gè)領(lǐng)域，我們這篇文章所要研究的是在數(shù)字信息化背景下對高校檔案管理的創(chuàng)新。如何使高校檔案管理更加高效以及更加便捷，如何使高校檔案管理工作更加順暢，我們運(yùn)用數(shù)字化技術(shù)使高校檔案管理工作更加節(jié)省人力、時(shí)間，這是我們這篇文章所要研究的主要內(nèi)容。

數(shù)字化；信息化；高校檔案；管理

我們要研究數(shù)字信息化背景下高校檔案管理的創(chuàng)新路徑，就首先需要介紹什么是數(shù)字信息化以及它的特點(diǎn)，再結(jié)合當(dāng)下高校檔案管理工作的一些問題，利用數(shù)字信息化的特點(diǎn)對這些問題進(jìn)行梳理，從而找出創(chuàng)新的路徑。所以我們這篇文章將會(huì)按照這個(gè)邏輯來完成這一創(chuàng)新路徑的探索，從而找到提高檔案管理工作的效率，使數(shù)字信息化運(yùn)用到現(xiàn)實(shí)生活中，使我們的工作更加高效，從而創(chuàng)造更大的價(jià)值。

一、數(shù)字信息化的特點(diǎn)

數(shù)字信息化是在現(xiàn)代互聯(lián)網(wǎng)社會(huì)極為普及的一種技術(shù)，是一種聯(lián)網(wǎng)或者運(yùn)用編程進(jìn)行操作的一種計(jì)算機(jī)技術(shù)。數(shù)字信息化的最大的特點(diǎn)就是極為高效，這是一種智能化的技術(shù)，可以極大地節(jié)省人力資源。所以數(shù)字信息化的特點(diǎn)就是：迅捷、高效、程序化以及標(biāo)準(zhǔn)化。這些特點(diǎn)分別展現(xiàn)在我們搜索、整理以及標(biāo)記等各個(gè)方面。例如：如果我們將一組我們所需要完成的工作編入程序，自動(dòng)生成一個(gè)窗口，當(dāng)我們需要時(shí)輸入我們所要搜索的內(nèi)容即可查詢我們需要的事物，這可以節(jié)省大部分的時(shí)間來挨個(gè)查詢。因此在我們的檔案管理過程中，可以通過數(shù)字信息化來管理檔案。

二、高校檔案管理工作的問題

(一)缺乏主動(dòng)性

高校檔案管理工作長期以來都處在比較被動(dòng)的局面，是指我們只有當(dāng)學(xué)生來提調(diào)檔案時(shí)，我們會(huì)提取學(xué)生的檔案，而平時(shí)學(xué)生的檔案就放在檔案室中，這種局面難以適應(yīng)畢業(yè)季，因?yàn)樵诋厴I(yè)季會(huì)有一個(gè)年級(jí)的學(xué)生來提調(diào)檔案，或者需要發(fā)放至學(xué)生的工作單位，而當(dāng)大規(guī)模的學(xué)生來提取檔案時(shí)，平時(shí)的管理工作不到位，勢必會(huì)造成人手缺乏，所以要主動(dòng)調(diào)整這種局面，使學(xué)生能夠享受更快捷的服務(wù)，而檔案管理人員自身也不會(huì)手忙腳亂。而數(shù)字信息化是一種適應(yīng)這種管理工作需要的技術(shù)，當(dāng)我們將學(xué)生檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字信息時(shí)，學(xué)生的檔案既可以是一紙文書，也可以是網(wǎng)絡(luò)上的幾個(gè)網(wǎng)頁，檔案管理工作也會(huì)變得非常輕松。

(二)慣性思維

高校是一種事業(yè)單位，并且高校也是一個(gè)擁有自己校園文化的地方，眾所周知一旦一種文化形成，那么要改變它將非常困難，高校的檔案管理工作也是如此，傳統(tǒng)的一些管理思維對新時(shí)代的高校的檔案管理工作有非常深刻的影響，傳統(tǒng)思維認(rèn)為檔案管理工作就要按部就班，靠人力來查閱，因?yàn)闄n案管理工作非常重要，而重要的事情沒有辦法“偷工減料”，所以大多數(shù)都還在利用人力管理，受限于慣性思維，而我們目前的工作就是要將這種慣性思維打破，重新梳理，最終確立適應(yīng)時(shí)代需求的一種管理模式。

(三)固步自封，無創(chuàng)新性

我們上文提到現(xiàn)在的高校檔案管理工作運(yùn)用一種慣性思維模式，這就造成了它的第三個(gè)特點(diǎn)，即：固步自封，毫無創(chuàng)新可言?，F(xiàn)代高校是整個(gè)社會(huì)先進(jìn)技術(shù)的引領(lǐng)者，但是高校內(nèi)部的檔案管理工作卻因?yàn)閼T性思維，因循守舊，固步自封這與高校的身份并不相符，所以現(xiàn)代高校要自己發(fā)揮主動(dòng)性，改變自己的思維模式，打破束縛，實(shí)現(xiàn)創(chuàng)新。

三、利用數(shù)字信息化管理高校檔案管理工作的意義

(一)資源共享

高校檔案管理工作并不僅僅是上述我們舉例子時(shí)所講的那樣，僅僅是管理學(xué)生的檔案，這一工作其實(shí)有很多，例如學(xué)校的圖書館的檔案管理工作、學(xué)生發(fā)表論文的檔案管理工作，這些都包括在檔案管理工作之內(nèi)，這些工作如果利用原有的思維來進(jìn)行管理，是非常浪費(fèi)人力的，而且一個(gè)學(xué)校的檔案管理工作完成得即便是非常出色，也只是局限于一個(gè)學(xué)校的范圍之內(nèi)，但是利用數(shù)字化信息化，創(chuàng)新高校檔案管理工作，通過網(wǎng)絡(luò)編程，共享學(xué)校資源，尤其是一些優(yōu)秀的高等院校，非常適合進(jìn)行數(shù)字信息化管理檔案，以使國家的資源得以充分利用。

(二)節(jié)約人力，提高效率

利用數(shù)字信息化高效管理檔案，毫無疑問這將能夠極大地提高檔案管理工作的效率，因?yàn)闄n案管理工作是極為枯燥且耗費(fèi)時(shí)間的工作，我們往往會(huì)投入比較大的人力來管理高校檔案，一些檔案管理工作有時(shí)會(huì)經(jīng)常容易出錯(cuò)，如果我們能夠?qū)n案數(shù)字化，也許前期的投入會(huì)非常的大，但這卻是一勞永逸的一個(gè)過程，當(dāng)我們把檔案進(jìn)行數(shù)字化，我們能夠輸入命令來調(diào)整檔案，再也不用人工進(jìn)行核對，從而節(jié)約了大量的人力，而且也提高了工作效率。

(三)未來趨勢

現(xiàn)代社會(huì)是網(wǎng)絡(luò)的社會(huì)，是數(shù)字信息化的社會(huì)，這代表著未來的發(fā)展趨勢，數(shù)字信息化在未來成為必然，只有我們提前轉(zhuǎn)變我們的態(tài)度以及我們的思維方式，對檔案進(jìn)行數(shù)字信息化處理，我們才能夠跟上時(shí)代的步伐，我們才能夠適應(yīng)未來互聯(lián)網(wǎng)思維的發(fā)展，從而使我們的高校檔案管理工作更加順暢，所以我們需要做的就是順應(yīng)時(shí)代的潮流，把握未來的趨勢，對檔案進(jìn)行數(shù)字信息化處理。

四、結(jié)語

互聯(lián)網(wǎng)科技發(fā)展到今天，我們完全有能力利用互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行數(shù)字信息化管理我們的檔案，而且當(dāng)我們與互聯(lián)網(wǎng)對接成功之后會(huì)使我們自身的工作更加高效順暢，信息化技術(shù)的發(fā)展就是為了人類服務(wù)的，所以我們要盡可能地利用互聯(lián)網(wǎng)，利用數(shù)字信息化帶給我們的便捷，尤其是在這些需要大量人力的工作中，在處理檔案管理工作時(shí)，我們要主動(dòng)創(chuàng)新，提升我們的服務(wù)水平，改變我們的思維，把握時(shí)代的發(fā)展趨勢，將檔案管理工作更好更快地完成好，才能使我們高校的各項(xiàng)工作順利展開，使我們大跨步向前。所以數(shù)字信息化對高校檔案管理工作的路徑創(chuàng)新很有必要。

[1]俞娜.數(shù)字信息化背景下高校檔案管理的創(chuàng)新[J].信息化建設(shè)，2016(06)：173-174.

[2]馮曙光.基于數(shù)字信息化條件下的高校檔案管理創(chuàng)新研究[J].科技經(jīng)濟(jì)導(dǎo)刊，2015(13)：180+46.

[3]郝丹梅.數(shù)字信息化背景下高校檔案管理的創(chuàng)新措施[J].企業(yè)改革與管理，2015(08)：215.

呂婷，女，漢族，湖北鄂州人，湖北師范大學(xué)，檔案初級(jí)，研究方向：教學(xué)檔案管理。

G647.24；G

A

1006-0049-(2017)12-0198-01