疾病預防控制中心檔案管理研究

莊勇

摘要：隨著疾病預防控制事業(yè)的不斷發(fā)展，檔案管理已經(jīng)成為疾控事業(yè)不可缺少的一部分，并且是非常重要的一環(huán)。在當下，做好檔案管理工作是搞好疾病預防控制的重要途徑，疾病預防控制中心檔案管理也必須與時俱進、加快發(fā)展。

關鍵詞：疾控中心 預防控制 檔案管理

中圖分類號：G2759文獻標識碼：A文章編號：1009-5349（2016）11-0254-01

疾病控制檔案是指在從事疾病防治衛(wèi)生監(jiān)測及其他各項工作活動中形成的具有保存價值的各種文字、圖表、聲像、計算機磁盤、光盤等不同載體和形式的歷史記錄。

一、疾病預防控制檔案管理工作的基本內容和要求

疾病預防控制檔案主要是指各級疾病預防控制中心在疾病控制、衛(wèi)生監(jiān)督以及各種文體事物中形成的檔案材料。一是有關綜合管理方面檔案。包括上級下達的指令性、指導性文件，各種傳染病、計劃免疫工作規(guī)劃，衛(wèi)生監(jiān)督、監(jiān)測質量的要求，工作規(guī)劃、總結，各項規(guī)章制度以及在工作中形成的各種會議通知紀要等資料。二是疾病預防控制管理方面的檔案。包括疾病預防控制工作中形成的各種資料。如：兒童預防接種疫苗的管理材料，衛(wèi)生監(jiān)督材料，疫情、感染事故、食物中毒、個別違法案例分析材料，以及各種毒理檢驗材料、化驗材料。各種傳染病、地方病、慢性非傳染的防治規(guī)劃方案，控制措施及防治效果評價，流行病學調查分析、個案調查、專題總結及傳染病死因報告卡。常規(guī)“四苗”接種率的有關表、簿，以及預防接種異常反應的調查和處理報告。三是衛(wèi)生監(jiān)督監(jiān)測的各種法律文件和各種規(guī)范的文書。如：各種發(fā)放證照的書面申請、現(xiàn)場監(jiān)測數(shù)據(jù)、樣品檢驗、實驗結果報告。開展各項疾病預防控制工作形成的照片、錄音、錄像等材料。

二、疾控中心檔案管理體制及其職責

第一，檔案工作實行分級負責制，由一名中心主任負責領導檔案管理工作，并列入分管主任崗位職責。本中心設立檔案室，負責中心文書檔案管理，對各種門類、載體的檔案由各科所進行管理。中心檔案室的主要任務是：

（1）負責建立健全本中心檔案管理工作的各項規(guī)章制度，指導和檢查各科室文件資料的收集、整理、立卷、歸檔工作等

（2）負責中心文書檔案資料的接收、整理、分類、鑒定、統(tǒng)計、保管。

（3）負責組織本中心各科所檔案管理員的業(yè)務培訓，開展檔案信息交流。

第二，各部門的檔案工作實行科主任負責制，設1-2名兼職檔案員，具體負責本科室檔案材料的收集、整理和歸納工作。

第三，將檔案工作列入各科室工作人員崗位職責范圍，每個工作人員應做好檔案材料的形成、積累、整理、歸納工作，將工作中產(chǎn)生的檔案材料工作完成順序，及時整理齊全，交本科室檔案員整理后歸檔，任何個人不得據(jù)為己有。

三、檔案材料的歸檔范圍主要有

凡是反映本中心工作活動，具有查考利用價值的文字、照片、錄音帶、光盤等不同載體的文件均應收集歸檔。

（1）上報、下發(fā)的文件及下級單位的有關資料，請示與上級的批復。

（2）本中心的工作計劃、總結、報告、條例、規(guī)章、制度、組織沿革、大事記等。

（3）本中心召開的黨政職工代表大會，業(yè)務會議通知、記錄、紀要等會議材料。上級頒發(fā)的獎狀、榮譽證書等。

（4）各種國產(chǎn)和國外進口的儀器設備的全套隨機文件材料，主要包括購買申請、批復、大型設備的招標書、合同、圖紙、說明書、合格證、裝箱單、校準證書、使用、校查、保養(yǎng)、隨機軟件等。

（5）疾病預防控制的法律、法規(guī)、標準及各項規(guī)章制度、傳染病和慢性病的流行病學調查、防治規(guī)劃、總結和監(jiān)測點的記錄。

（6）計免、疫情、計劃免疫方案，免疫效果觀察和接種事故調查，疫情報表和統(tǒng)計分析。

（7）消毒殺蟲滅鼠計劃，實驗數(shù)據(jù)標本，監(jiān)督審批材料。

（8）空氣、水和公共場所監(jiān)測記錄、報告。預防性衛(wèi)生評價材料。

（9）農(nóng)村改水改廁等調查評價材料。

（10）電離輻射防護與安全監(jiān)測評價材料，防護措施研究材料。

（11）檢測使用的各種標準方法、非標準方法及相關資料，檢測報告存根。

（12）質量體系文件及質量體系運行產(chǎn)生的相關記錄。

（13）宣傳教育規(guī)劃，宣傳手冊、照片、錄像等材料。

三、結語

綜上所述，隨著防病形勢和人民群眾需求的不斷變化，疾病預防控制工作不斷拓寬，業(yè)務管理也在由粗放式轉向精細化。為了使疾病預防控制檔案的信息資源得到充分開發(fā)和利用，為了提高疾病預防控制檔案的使用效率和作用，必須加強建設疾病預防控制中心檔案管理，并且充分利用檔案管理，為我國的疾控事業(yè)作出貢獻。

責任編輯：孫瑤