醫(yī)療設備檔案信息化管理的探討

姚文坡，黃亞萍，孫濤，徐達軍

1.南京軍區(qū)南京總醫(yī)院 醫(yī)學工程科，江蘇 南京 210002；2.南京市第二醫(yī)院 設備科，江蘇 南京 210003；3.亳州職業(yè)技術學院 電子系，安徽 亳州236800

醫(yī)療設備檔案信息化管理的探討

姚文坡1，黃亞萍1，孫濤2，徐達軍3

1.南京軍區(qū)南京總醫(yī)院 醫(yī)學工程科，江蘇 南京 210002；2.南京市第二醫(yī)院 設備科，江蘇 南京 210003；3.亳州職業(yè)技術學院 電子系，安徽 亳州236800

醫(yī)療設備檔案的管理是醫(yī)療設備全生命周期管理中的重要內容，本文通過對醫(yī)療設備全生命周期的分析，從申請購買、維護保修至報廢等多個環(huán)節(jié)產生的文件資料對醫(yī)療設備的檔案按照靜態(tài)和動態(tài)進行分析討論，探究了全生命周期各個環(huán)節(jié)醫(yī)療設備檔案信息化的相關內容問題。通過對醫(yī)療設備檔案內容以及信息化涉及問題的研究，可以發(fā)現(xiàn)檔案信息化有利于醫(yī)療設備相關信息的檢索查閱，對醫(yī)療設備智能化管理的發(fā)展起到極大的促進作用，能夠有效地提高檔案管理的效率。

醫(yī)療設備檔案；全生命周期；醫(yī)院數(shù)字化；信息化管理；醫(yī)院資產管理

引言

醫(yī)療設備是醫(yī)院固定資產中的主要內容，也是醫(yī)院診斷治療經營任務展開的基礎，在醫(yī)療設備全生命周期的管理過程中會產生很多相關的資料檔案，因此醫(yī)療設備檔案的管理是醫(yī)院管理中的重要部分。醫(yī)療設備檔案信息化管理的實現(xiàn)是醫(yī)院信息化、智能化管理的重要途徑，是強化醫(yī)院醫(yī)療設備管理的重要內容。

醫(yī)療設備檔案管理為設備管理提供信息數(shù)據(jù)基礎[1-3]，隨著醫(yī)療設備規(guī)模的發(fā)展以及信息化程度的加深，醫(yī)療設備檔案信息化管理已成為各醫(yī)療衛(wèi)生單位的研究重點。湯黎明等[4]對醫(yī)院固定資產信息化管理平臺的建立進行研究，劃分兩級管理平臺，對平臺信息要素和影響固定資產價值實現(xiàn)的因素進行篩選，并分析了管理平臺的應用效果。徐世寧等[5]則從建檔過程出發(fā)，對醫(yī)療設備所處的3個階段產生的檔案信息化的內容進行詳細的研究。金鑫等[6]從檔案信息化管理系統(tǒng)的網絡構架、權限設置和系統(tǒng)的各個功能模塊進行詳細的分析設計。居益君等[7]從資產信息化管理的使用角度研究了采購計劃、庫房管理、在用管理和資產報銷4個方面，對申購、預算、合同、檔案和效益分析等內容進行介紹分析。隨著科技的發(fā)展，RFID等物聯(lián)網技術[8-10]也不斷引入檔案信息化管理中，不斷提高管理的智能化程度，提高管理的效率。

本文從醫(yī)療設備的全生命周期出發(fā)，分析各個階段產生的醫(yī)療設備檔案并從靜態(tài)和動態(tài)檔案的角度進行區(qū)分實現(xiàn)信息化管理，最后對現(xiàn)存檔案信息化管理中的問題進行討論和總結。

1 醫(yī)療設備檔案

1.1 醫(yī)療設備全生命周期

醫(yī)療設備全生命周期[11-12]過程包括購買論證、采購執(zhí)行、設備建賬、折舊維修和設備報廢等幾個環(huán)節(jié)，李建生等[13]給出的定義為：醫(yī)療設備全生命周期是指醫(yī)療設備以科室發(fā)展的需求作為起點，以購置論證、經濟效益和社會效益預計評估、擬定采購計劃及采購計劃作執(zhí)行為醫(yī)療設備生命的起始階段，以安裝驗收、人員培訓、應用評價與管理、設備折舊、預防性維護與維修管理作為醫(yī)療設備生命的應用階段，以設備調撥及報廢管理作為醫(yī)療設備的生命的后期管理階段，見圖1。

圖1 醫(yī)療設備全生命周期

1.2 檔案元素

在醫(yī)療設備的全生命周期的各個階段都會產生相應的資料，下面分析檔案元素[14]的組成。

1.2.1 起始階段

在設備購置過程中，根據(jù)醫(yī)療技術和科室發(fā)展的需要，對醫(yī)療設備進行引進論證，包括科室需求、經濟效益分析以及經費來源等幾個方面，產生的檔案為醫(yī)療設備引進論證申請表。對于大型設備需要專門的購置請示報告、上級主管部門對購置該設備的立項批復文件等。醫(yī)院采購部門根據(jù)科室申請擬定醫(yī)療設采購計劃文件，并按照規(guī)定執(zhí)行設備采購計劃。

醫(yī)療設備采購計劃執(zhí)行過程中產生檔案的過程包括制訂相關的采購文件、收集公司資質以及整理談判記錄紀要等。采購文件的制訂包括對投標商的要求、設備技術參數(shù)的限定等相關規(guī)定。投標商公司資質包括經營許可證、稅務登記證、組織機構代碼，醫(yī)療設備注冊證（醫(yī)院對設備的采購主要針對醫(yī)療設備，對于部分科研設備、制劑類等無注冊證，可有供應商開具證明）以及相關的資質證明材料。設備采購中需要保留設備談判記錄、會議紀要等相關文件。另外可根據(jù)實際情況保留工程科論證證明文件，如應標廠家數(shù)量是否到位、公司資質是否符合要求以及單一來源是否真實有效等。簽訂銷售協(xié)議，部分合同外的承諾可附件備忘錄。

1.2.2 應用階段

設備使用階段的檔案資料[15]：根據(jù)設備銷售合同對設備進行現(xiàn)場驗收安裝，其中使用交流電設備需要對其進行電氣安全檢測，科室對設備確認后簽收器械領發(fā)單，工程科人員在設備驗收安裝過程中收集設備維修手冊、使用說明、產品合格證、驗收報告等等全套隨機資料作為檔案備份。對于大型設備，配置許可證、應用許可證的復印件。做外貿設備，除上述必要資料，還要收集機電設備進口證明、報關單、外貿合同、發(fā)票、質量保證書、裝箱單、貨物運輸單等。對于享受國家免稅政策的醫(yī)療設備還需保存海關免稅證明。

醫(yī)療設備運行中出現(xiàn)故障，會產生相關的維護資料，如科室的報修申請，工程人員的檢定資料、維修費用的相關資料。對于一些大型設備，自主維修的周期無法滿足科室使用的要求，通常需要和供應商簽訂維保合同、甚至需要對個別問題上會談判。

1.2.3 后期管理階段

后期管理主要負責設備退出使用管理范圍的相關內容，包括設備的調撥和報廢等環(huán)節(jié)。設備的調撥主要是因相關規(guī)定需求將醫(yī)療設備轉至其他單位部門，因而退出原單位的管理范圍。當設備超出使用周期后，故障率迅速提高，出現(xiàn)維護成本超過其產生的經濟、社會效益，經過使用科室、工程人員的共同檢定，然后將報廢設備轉交至專門的保管部門最終實現(xiàn)設備的報廢程序。后期管理階段的檔案主要包括退出本單位使用管理的相關鑒定文件，如調撥批示、交接文件以及報廢鑒定等資料。

部分設備相關資料相對獨立，或是平時對資料的利用過程具有一定的特殊性，因此可單獨分離出來有針對性地管理，如醫(yī)療設備引進論證申請表、設備計量、維修維保等資料。

2 檔案信息化管理

2.1 檔案信息化

檔案信息化的基礎是檔案的數(shù)據(jù)化，檔案數(shù)據(jù)化主要兩個途徑：一是可直接搜集的電子化資料，如初期科室提供的引進論證申請表和技術參數(shù)、公司電子應標標書等；二是掃描紙質資料。為實現(xiàn)檔案管理的有效性，將醫(yī)療設備檔案按照其產生方式分為靜態(tài)檔案和動態(tài)檔案。靜態(tài)檔案生成后一般不再發(fā)生變化，如醫(yī)療設備全生命周期起始階段產生的論證申請表、批復件等資料。動態(tài)檔案通常隨著醫(yī)療設備的使用發(fā)生變換或更新，如應用階段中設備計量檢定、折舊、設備效益階段性評估的資料等。圖2展示了醫(yī)療設備靜態(tài)和動態(tài)檔案的分類情況，動態(tài)檔案通常產生于全生命周期的應用階段，可以單獨保存管理，提高檔案使用價值。

圖2 醫(yī)療設備靜態(tài)和動態(tài)檔案分類

靜態(tài)資料的信息化管理。提供多種檢索字段，年份、科室、設備名稱或是招標類型等多種檢索方式。每臺設備需要附相關的論證、審批報告、供應商資質、設備資質、合同等。按照要求審查資料，掃描或是上傳電子資料?？蓪崿F(xiàn)直接查詢設備檔案的電子資料，并設定智能提醒相關設備檔案是否齊全，以及時通知管理人員補充資料。對于靜態(tài)資料可統(tǒng)一安排在檔案的基本信息內，內部設置幾個字段，逐一安排，方便查詢，對于缺失部分，需要明確地顯現(xiàn)出來待補齊，或是說明原因。

動態(tài)資料信息化管理。和靜態(tài)不同，動態(tài)檔案會隨著設備的使用不斷更新，為方便管理查閱，其相關的紙質檔案通常采用單獨統(tǒng)一管理的方式。在信息化管理平臺中科設計單獨的管理模塊對動態(tài)信息進行統(tǒng)計分析，如設備折舊、經濟效益分析等內容。

醫(yī)療設備維護是設備應用階段重要的保障，如維修檔案、醫(yī)療設備不良事件[16]等資料，可在管理軟件中將與維護相關的幾個環(huán)節(jié)相關聯(lián)，實現(xiàn)動態(tài)檔案的智能化管理，見圖3。設備運行過程中的維護非常重要，通過系統(tǒng)對維修流程進行管理，進而對檔案資料進行信息化管理，維護中統(tǒng)計整理不良事件是醫(yī)療設備檔案的一個重要內容，建立醫(yī)療設備的不良事件數(shù)據(jù)庫，為提高醫(yī)療水平、保障患者健康安全提供保障。

圖3 醫(yī)療設備流程

2.2 檔案信息化管理系統(tǒng)的實現(xiàn)

根據(jù)對醫(yī)療設備檔案管理的經驗，檔案的管理限定在設備部門，并不開放至醫(yī)院其他科室或是供應商，因此采用封閉式的網絡構架。醫(yī)療設備檔案管理系統(tǒng)模塊具有的主要功能之一為信息查詢，是實現(xiàn)設備檔案的檢索。信息分析和數(shù)據(jù)導出功能也是在醫(yī)療設備管理過程中常用的功能，通過分析功能提供各類分析報表，如經濟效益分析、折舊等。另外常需要對相關信息進行統(tǒng)計分析，需要導出設備檔案管理系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)作進一步處理，因此系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)應該可以導出為較為方便處理的文件，如Excel、txt等格式。隨著醫(yī)療設備管理需求的變化，根據(jù)實際需求不斷根據(jù)在醫(yī)療設備全生命周期中運行過程中的操作經驗對管理系統(tǒng)進行升級和權限調整。

醫(yī)療設備管理系統(tǒng)和紙質檔案的使用情況相結合，因此檔案根據(jù)對檔案的查詢使用經驗進行編碼。檔案編碼方式采用3級編碼模式：以年份為第一層，編號4位如2014年設備采購計劃中的設備編號為“2014”；第二層為科室，可采用兩種，一種利用病區(qū)名稱的拼音縮寫，如呼吸科，可為“HX”，第二種則利用醫(yī)院自身對相關科室的數(shù)字編號，如23區(qū)，編號為“23”；第三層則為具體設備信息可采用4位順序編碼。

3 討論

醫(yī)療設備檔案信息化管理的宗旨是實用性，最大限度地提高檔案的利用率。從醫(yī)療設備檔案信息化管理角度出發(fā)，目前各醫(yī)療衛(wèi)生單位現(xiàn)有的設備管理系統(tǒng)并非針對設備檔案的管理而開發(fā)，雖然實現(xiàn)檔案管理的部分內容，但是沒有專門的檔案管理模塊。部分單位存在多套設備管理系統(tǒng)，系統(tǒng)相互之間的連通性較差，無法有效整合各個管理系統(tǒng)之間檔案內容，從而降低了檔案的利用率。因此針對醫(yī)療設備檔案信息化管理的研究重點在于如何充分利用現(xiàn)有檔案資源，從醫(yī)療設備全生命周期角度出發(fā)，為現(xiàn)有管理系統(tǒng)增添專用管理模塊，按照檔案屬性將靜態(tài)和動態(tài)資料統(tǒng)一起來管理，為醫(yī)療設備檔案管理提供便利。

醫(yī)療設備檔案屬于醫(yī)療單位內部資料，其管理系統(tǒng)對安全性有較高的要求同時對操作人員的權限有一定的限制，因此系統(tǒng)開發(fā)的權限需要根據(jù)本單位自身的特點進行專門的設定。管理范圍較小時可采用封閉式系統(tǒng)設計，即僅授權給本單位甚至部門人員操作相應的操作權限，有利于內部資料的安全性。對于管理資源較大的醫(yī)療衛(wèi)生單位，為方便和單位其他部門以及供應商的資料信息交換，可采用開放式系統(tǒng)設計，但是代價是系統(tǒng)設計維護成本較大。

4 結論

醫(yī)療設備檔案信息化管理是設備管理中的一部分，但是在醫(yī)療設備整個全生命周期中占有重要的位置，是對醫(yī)療設備經濟效益評估、價值利用率等指標衡量的基礎。如今隨著醫(yī)療設備規(guī)模的增加，尤其是大型醫(yī)療設備的購置，需要對醫(yī)療設備檔案的管理進行專門的研究以適應發(fā)展的需要。檔案信息化是提供使用價值的途徑，可實現(xiàn)快速的檔案檢索、數(shù)據(jù)分析，是今后醫(yī)療設備檔案管理發(fā)展的必然趨勢。

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本文編輯 王博潔

Discussion of Informatization Management of Medical Equipment Archives

YAO Wen-po1, HUANG Ya-ping1, SUN Tao2, XU Da-jun3
1. Department of Medical Engineering, Nanjing General Hospital of Nanjing Military Command, PLA, Nanjing Jiangsu 210002, China; 2. Department of Medical Equipment, the Second Hospital of Nanjing, Nanjing Jiangsu 210003, China; 3. Department of Electronics, Bozhou Vocational and Technical College, Bozhou Anhui 236800, China

The management of medical equipment archives is an important part of total life cycle management. Through analysis of documents produced from the medical equipment total life cycle which includes purchase requirement, maintenance and abandonment, static and dynamic medical equipment archives and the related informatization issues covering each link of the total life cycle are studied. The study of archives content and informatization issues of archives management shows that archives informatization is benefit for retrieving and reviewing medical equipment related information, greatly promotes the development of intelligent management of medical equipment and improves efficiency of equipment archives management.

medical equipment archives; total life cycle; hospital digitalization; informatization management; hospital asset management

R197.323.1

C

10.3969/j.issn.1674-1633.2017.01.037

1674-1633(2017)01-0136-03

2015-12-29

2016-01-22

作者郵箱：yaowen512@163.com