洪小康
(華僑大學(xué) 校辦黨辦,福建 泉州 362021)
高校保密工作協(xié)同化管理實(shí)踐研究
——以華僑大學(xué)為例
洪小康
(華僑大學(xué) 校辦黨辦,福建 泉州 362021)
高校保密管理工作對(duì)高校安全穩(wěn)定正常發(fā)展的影響日益凸顯,在新的形勢(shì)下也面臨更多問(wèn)題。華僑大學(xué)結(jié)合自身跨城性、地域性、涉僑性、開(kāi)放性等保密管理工作特點(diǎn),針對(duì)高校保密工作集中化管理模式帶來(lái)的弊端,提出運(yùn)用協(xié)同理論,嘗試推動(dòng)學(xué)校保密工作協(xié)同化管理實(shí)踐,建立保密管理主體縱向協(xié)同機(jī)制、保密管理對(duì)象橫向協(xié)同機(jī)制、保密管理資源共享協(xié)同機(jī)制的保密管理策略。
高校;保密;管理;協(xié)同;機(jī)制
高校保密管理工作作為高校管理的重要組成部分,長(zhǎng)期以來(lái)并未受到應(yīng)有重視,但對(duì)高校自身正常穩(wěn)定發(fā)展的影響卻日益凸顯,在新的形勢(shì)下也面臨更多的問(wèn)題。特別是在長(zhǎng)期的保密管理工作中,較多高校主要采用集中化的管理方式,根據(jù)“最小化”、“全程化”、“精細(xì)化”等保密工作原則和要求,開(kāi)展高校各項(xiàng)日常保密管理工作。這種集中化的管理方式,在保守高校國(guó)家秘密方面發(fā)揮了積極的作用,為維護(hù)校園安全穩(wěn)定提供了有力保障。但隨著高校內(nèi)外部環(huán)境的變化,特別是在新形勢(shì)下面臨保密管理中出現(xiàn)的一些新情況、新問(wèn)題,集中化的保密管理模式已經(jīng)未能很好的滿足現(xiàn)有的管理需求,不少方面都還有待進(jìn)一步理順,這些問(wèn)題制約了高校保密管理工作的進(jìn)一步發(fā)展。
(一)師生員工對(duì)保密工作的意識(shí)及其相關(guān)法規(guī)的認(rèn)識(shí)不斷弱化
由于采用集中化的保密管理模式,較多高校的日常保密業(yè)務(wù)工作長(zhǎng)期集中在校保密辦及若干涉密要害部門(mén),造成了大部分師生員工越來(lái)越認(rèn)為學(xué)校的保密工作就是校保密辦和個(gè)別部門(mén)的事,跟自己無(wú)關(guān)。由于集中化的管理,高校保密辦有限的精力更多是投入到具體的涉密業(yè)務(wù)工作中,對(duì)于保密意識(shí)、知識(shí)的“兩識(shí)”宣傳和普及基本少有涉及,導(dǎo)致師生員工對(duì)保密工作“無(wú)密可?!钡囊庾R(shí)傾向越來(lái)越明顯,實(shí)際的保密管理工作僅僅依靠校保密辦等少部分管理人員,又導(dǎo)致“有密難保”的現(xiàn)象也日益突出,學(xué)校整體保密工作氛圍由此呈弱化趨勢(shì)。
(二)保密管理業(yè)務(wù)在實(shí)際工作中呈現(xiàn)分散化
高校的校保密辦一般都掛靠在校黨辦,在日常保密管理實(shí)際工作中,主要的精力都投入在自身直接負(fù)責(zé)的文秘保密工作業(yè)務(wù)中,加之經(jīng)常還需從事辦公室的其他非保密業(yè)務(wù),其精力非常有限,基本無(wú)暇主動(dòng)顧及學(xué)校其他保密管理業(yè)務(wù)。更多的是相關(guān)涉密業(yè)務(wù)部門(mén)找上門(mén)來(lái)求助,保密辦再給予配合支持。這種“被動(dòng)”式的統(tǒng)籌全校保密管理業(yè)務(wù),導(dǎo)致在實(shí)際工作中,考試考務(wù)保密管理、科研保密管理、外事保密管理等其他保密業(yè)務(wù)“各自為政”,自行其是,各塊的兼職保密干部業(yè)務(wù)素質(zhì)又參差不齊、意識(shí)也有所差別。這種集中化的管理模式,實(shí)際上卻又呈現(xiàn)分散化的情況,容易產(chǎn)生涉密隱患。在原先保密業(yè)務(wù)不那么多的情況下,集中化的管理模式確實(shí)很好的為學(xué)校守住秘密;但隨著高校保密工作內(nèi)涵的不斷拓展,各類涉密業(yè)務(wù)事項(xiàng)的“分散化”,如與社會(huì)企業(yè)產(chǎn)學(xué)研的合作進(jìn)一步深化融合,科研保密的需求和范圍不斷擴(kuò)大,涉密科研人員不斷增多,原有的管理模式已無(wú)法滿足實(shí)際的保密工作需求。
(三)保密管理力量與日益增長(zhǎng)的保密工作量不平衡
高校負(fù)責(zé)保密管理的力量和相對(duì)具有專業(yè)保密業(yè)務(wù)水平的隊(duì)伍,主要集中在校保密辦等若干部門(mén),他們大部分是兼職從事保密工作,由于保密干部的職責(zé)分工、任務(wù)權(quán)限不夠明確,導(dǎo)致投入保密業(yè)務(wù)工作的精力有限;一些其他單位雖然也設(shè)有兼職保密干部,但基本形同虛設(shè),業(yè)務(wù)不熟練,保密能力弱,而且人員經(jīng)常變動(dòng)調(diào)整。校保密辦在校保密委的領(lǐng)導(dǎo)下負(fù)責(zé)全校的保密工作,已無(wú)太多精力再來(lái)從事自身建設(shè),管理制度也不夠健全,更多的是應(yīng)付日常的保密檢查等工作事務(wù)?,F(xiàn)有保密管理力量與迅速增長(zhǎng)的保密工作量不匹配,導(dǎo)致高校的保密辦等保密管理部門(mén)壓力巨大,開(kāi)展保密工作越來(lái)越力不從心。
(四)現(xiàn)有保密管理水平無(wú)法適應(yīng)新形勢(shì)發(fā)展需求
信息化時(shí)代背景下,隨著各項(xiàng)技術(shù)的廣泛應(yīng)用,在信息記錄和傳遞上衍生了很多新的載體和方式,更加便捷和快速。但與此同時(shí),也增加了更多的泄密方式和渠道,特別是通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)、移動(dòng)通訊、移動(dòng)介質(zhì)載體等造成的泄密問(wèn)題日益凸顯;在網(wǎng)絡(luò)信息化程度越來(lái)越高的環(huán)境下, 任何人都可能在完全秘密的情況下查閱別人的信息, 而又不會(huì)留下任何痕跡;高校教學(xué)、科研中的一些儀器設(shè)備,經(jīng)常交叉使用,多頭管理,使用人員變換頻繁,難以有效管制;高校廣大師生在日常的教學(xué)、學(xué)習(xí)以及生活中與網(wǎng)絡(luò)更加緊密聯(lián)系在一起,對(duì)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)設(shè)備的依賴程度越來(lái)越高;在涉及高校安全穩(wěn)定問(wèn)題上,一些境外的敵對(duì)勢(shì)力包括邪教組織、恐怖組織等反動(dòng)集團(tuán),也更加頻繁地對(duì)高校進(jìn)行滲透,大肆通過(guò)電子網(wǎng)絡(luò)對(duì)高校進(jìn)行反動(dòng)宣傳,對(duì)高校進(jìn)行文化腐蝕、制造消極情緒等等。綜上所述, 電子信息時(shí)代對(duì)保密管理水平和技術(shù)素質(zhì)要求越來(lái)越高,切切實(shí)實(shí)地重視和提高高校保密工作水平,已經(jīng)是對(duì)高校保密管理工作的迫切需求,是促進(jìn)高校穩(wěn)定和發(fā)展的一項(xiàng)重要而不可替代的工作。
協(xié)同的理論最早源于20世紀(jì)70年代,是原西德斯圖加特著名的物理學(xué)教授哈肯先生首先創(chuàng)立。在系統(tǒng)學(xué)理論的主要觀點(diǎn)中,所謂的協(xié)同著重在于強(qiáng)調(diào)事物或系統(tǒng)的內(nèi)部各要素或各子系統(tǒng)之間,要協(xié)調(diào)發(fā)展就始終必須保持合作性、集體性的狀態(tài)和趨勢(shì),各要素或各子系統(tǒng)之間要不斷整合、充分協(xié)作并且形成有效的一致性或和諧性,并且在某種模式的引導(dǎo)和管理下,形成新的效應(yīng),發(fā)生新的質(zhì)變,產(chǎn)生出優(yōu)于原來(lái)狀態(tài)的過(guò)程。簡(jiǎn)而言之,事物或系統(tǒng)中各要素或諸子系統(tǒng)間在運(yùn)行發(fā)展過(guò)程中進(jìn)行積極的合作、協(xié)調(diào)和同步即為協(xié)同。它既包括事物或系統(tǒng)內(nèi)部要素和要素之間的能動(dòng)配合,也包括事物或系統(tǒng)內(nèi)部的各個(gè)要素因其相對(duì)的獨(dú)立性從原本的無(wú)規(guī)則運(yùn)動(dòng)逐漸轉(zhuǎn)變?yōu)榛橄喔傻淖饔?,由此而產(chǎn)生新的質(zhì)的變化過(guò)程,達(dá)到了從一種序狀態(tài)到另一種序狀態(tài)的轉(zhuǎn)化。協(xié)同有助于事物或系統(tǒng)的有序、穩(wěn)定和發(fā)展,能分別從量變和質(zhì)變兩個(gè)途徑去產(chǎn)生效應(yīng),實(shí)現(xiàn)新的整體功能和效果。
高校保密管理工作與高校的其他各項(xiàng)業(yè)務(wù)緊密相聯(lián),滲透在各項(xiàng)業(yè)務(wù)的各方面和全過(guò)程,特別是新形勢(shì)下保密管理工作的內(nèi)涵不斷拓展,從而推動(dòng)了內(nèi)部實(shí)現(xiàn)更加積極的互動(dòng),同時(shí)也對(duì)組織管理中原本保持層級(jí)節(jié)制的集權(quán)體系形成沖擊,學(xué)校各相關(guān)職能部門(mén)在工作上的邊界有了更加緊密的銜接和交叉,彼此之間的合作不斷增強(qiáng),管理主體在構(gòu)成得到不斷強(qiáng)化。高校保密管理貫穿學(xué)校各部門(mén)和各項(xiàng)具體業(yè)務(wù),為高校保密的協(xié)同管理模式提供了重要基礎(chǔ)。協(xié)同化管理是高校保密工作從集中化管理向新的模式管理發(fā)展的一個(gè)趨勢(shì),高校內(nèi)部由多個(gè)部門(mén)組成,這些部門(mén)又都是一個(gè)相對(duì)獨(dú)立的系統(tǒng),形成一定的組織管理架構(gòu)、具有各自的資源,具有部分的完整性。它們同時(shí)又是構(gòu)成高校的完整系統(tǒng)的很多個(gè)子系統(tǒng),作為子系統(tǒng)之間,它們彼此之間又存在不同的差異性,體現(xiàn)在人員、資源等要素的不同,同時(shí)這些不同的人員、資源等要素又會(huì)互相交流、流動(dòng)等,不僅縱向上有交流,橫向上也有互動(dòng),因此高校的各個(gè)子系統(tǒng)之間又都是關(guān)聯(lián)的、開(kāi)放的、互相作用的系統(tǒng),這種狀態(tài)下的系統(tǒng)就很有協(xié)同的必要性和可行性。因此,要進(jìn)一步提高保密管理的效能,就要以協(xié)同論為指導(dǎo),從整體系統(tǒng)為站位和出發(fā)點(diǎn),以系統(tǒng)管理的戰(zhàn)略高度謀求各個(gè)子系統(tǒng)之間的有序協(xié)同,具體包括高校部門(mén)內(nèi)部的縱向分級(jí)協(xié)同管理、具體業(yè)務(wù)流程的橫向一體協(xié)同管理等。
(一)跨城性:多校區(qū)辦學(xué)模式使得保密管理難度更大
華僑大學(xué)在2006年正式啟用廈門(mén)新校區(qū)后,學(xué)校對(duì)于兩校區(qū)的管理模式,從剛開(kāi)始的“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、職能延伸、條塊結(jié)合、校區(qū)統(tǒng)籌”的管理運(yùn)作方針,到以“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、職能統(tǒng)籌、分區(qū)運(yùn)作、校區(qū)協(xié)調(diào)”為基本原則,通過(guò)積極探索、改革創(chuàng)新,形成了既“集權(quán)”又“分權(quán)”的較為科學(xué)合理的兩校區(qū)管理模式,進(jìn)一步提高了兩校區(qū)的管理效力,有效保證了兩校區(qū)正常的教學(xué)、科研和生活秩序,實(shí)現(xiàn)學(xué)校兩校區(qū)齊頭并進(jìn)、協(xié)調(diào)發(fā)展。
但對(duì)于保密管理工作而言,管理難度直接加大。學(xué)校的辦公、科研場(chǎng)所更加分散,行政、教學(xué)、教輔、科研人員往來(lái)兩校區(qū)頻繁,涉密文件需要在兩校區(qū)進(jìn)行流轉(zhuǎn)。保密管理的工作量、工作范圍、工作對(duì)象和更加捉襟見(jiàn)肘的保密管理力量的矛盾更加突出,跨城辦學(xué)、兩校區(qū)運(yùn)行模式給學(xué)校保密管理工作帶來(lái)的難度更加巨大。
(二)地域性:地處東南沿海,保密形勢(shì)較為復(fù)雜
學(xué)校地處東南沿海、海峽西岸,泉州、廈門(mén)兩地都是著名僑鄉(xiāng),福建是全國(guó)改革開(kāi)放先行先試區(qū),對(duì)外開(kāi)放程度高,境內(nèi)外人員往來(lái)頻繁,境外情報(bào)機(jī)關(guān)對(duì)我竊密和滲透策反活動(dòng)一直都未停止,而且呈現(xiàn)出領(lǐng)域更加寬廣、手法更加多樣、技術(shù)更加先進(jìn)、危害更加明顯的態(tài)勢(shì)。福建省網(wǎng)絡(luò)受攻擊位次在全國(guó)居于前列,網(wǎng)絡(luò)竊密案件處于上升狀態(tài),在這條隱蔽的戰(zhàn)線上,由于地理位置的特殊性,區(qū)域內(nèi)整體保密形勢(shì)更加嚴(yán)峻復(fù)雜,在保密壓力和保密要求雙重壓力之下,保密管理亟待加強(qiáng)。
(三)涉僑性:涉及國(guó)家僑務(wù)工作,部分工作更加敏感
華僑大學(xué)是部屬高校,直接由國(guó)務(wù)院僑務(wù)辦公室主管,是國(guó)家僑務(wù)系統(tǒng)的組成部分。長(zhǎng)期以來(lái),學(xué)校在國(guó)務(wù)院僑辦的領(lǐng)導(dǎo)下,積極致力于國(guó)家僑務(wù)工作之中,不斷發(fā)揮自身特色和優(yōu)勢(shì),服務(wù)國(guó)家工作大局。特別是近年來(lái),學(xué)校響應(yīng)國(guó)家需求和政策,設(shè)立了“華僑華人研究院”、“國(guó)際關(guān)系研究院”、“華文教育研究院”、“海上絲綢之路研究院”、“僑務(wù)公共外交研究所”、“中國(guó)海外發(fā)展研究中心”等研究院所,著力培養(yǎng)和打造高水平智庫(kù)隊(duì)伍,全面開(kāi)展國(guó)家僑務(wù)戰(zhàn)略、外交戰(zhàn)略、重大科技戰(zhàn)略、面向行業(yè)產(chǎn)業(yè)及區(qū)域發(fā)展戰(zhàn)略等系列研究,打造特色型國(guó)家級(jí)智庫(kù)。這些工作中,相當(dāng)部分的內(nèi)容也具有一定的特殊性和敏感性,成為學(xué)校保密管理工作中與眾不同的一部分。
(四)開(kāi)放性:學(xué)校外向型辦學(xué),開(kāi)放程度高
華僑大學(xué)長(zhǎng)期面向海外大力開(kāi)展全方位的華文教育,在境外設(shè)有多個(gè)辦事或招生機(jī)構(gòu),在開(kāi)展世界華文教育推廣方面逐步形成了自己的優(yōu)勢(shì)和特色;學(xué)校同時(shí)大力推行國(guó)際化辦學(xué)理念,目前在校的華僑華人、港澳臺(tái)和外國(guó)學(xué)生有4千多名,分別來(lái)自五大洲50多個(gè)國(guó)家和地區(qū),是全國(guó)擁有境外學(xué)生最多的大學(xué)之一。學(xué)校不僅設(shè)有國(guó)際學(xué)院,專門(mén)為學(xué)生創(chuàng)造赴境外高校學(xué)習(xí)的全方位拓展渠道和機(jī)會(huì),現(xiàn)今已有本科、碩士、博士等完整的各層次國(guó)際交流項(xiàng)目,同時(shí)與境外多個(gè)國(guó)家和地區(qū)的一百多所高校簽訂交換生及聯(lián)合培養(yǎng)等項(xiàng)目。這些大量的對(duì)外和國(guó)際交往活動(dòng),無(wú)論是教師的學(xué)術(shù)交流、人才引進(jìn)、對(duì)外派遣,還是科研合作項(xiàng)目的立項(xiàng)管理,以及各類學(xué)生的教育工作等等,也對(duì)學(xué)校保密工作提出了特別的要求。
(一)建立保密管理主體縱向協(xié)同機(jī)制:創(chuàng)立三級(jí)保密管理和責(zé)任體系
第一級(jí)是以學(xué)校保密委及校保密委領(lǐng)導(dǎo)下的保密辦為主的校級(jí)保密機(jī)構(gòu);第二級(jí)是以學(xué)校各部門(mén)、各學(xué)院保密工作領(lǐng)導(dǎo)小組為主的基層保密工作領(lǐng)導(dǎo)小組和兼職保密干部;第三級(jí)是相關(guān)科研課題組的負(fù)責(zé)人及兼職保密員。各級(jí)之間要求明確保密工作職能,形成各級(jí)有保密領(lǐng)導(dǎo)組織,層層有具體人員負(fù)責(zé)的工作格局, 構(gòu)筑一個(gè)縱向到底的保密網(wǎng)絡(luò),力爭(zhēng)學(xué)校保密工作的全覆蓋,切實(shí)加強(qiáng)和推進(jìn)學(xué)校的保密管理工作。
根據(jù)“業(yè)務(wù)工作誰(shuí)主管、保密工作誰(shuí)負(fù)責(zé)”的原則,結(jié)合學(xué)校實(shí)際工作情況,明確了學(xué)校、二級(jí)學(xué)院(機(jī)關(guān)部門(mén))、涉密人員的三級(jí)保密責(zé)任,層層落實(shí)保密責(zé)任。另外,通過(guò)明確各部門(mén)的保密職責(zé),學(xué)校還就重點(diǎn)涉密部門(mén)建立既相互協(xié)調(diào)又責(zé)任明確的保密工作機(jī)制。進(jìn)一步明確了各級(jí)單位和領(lǐng)導(dǎo)在保密工作中的責(zé)任和要求,初步形成各司其職、各負(fù)其責(zé)、齊心協(xié)力、齊抓共管的工作局面。
(二)建立保密管理對(duì)象橫向協(xié)同機(jī)制:推進(jìn)管理流程一體化建設(shè)
一方面,保密管理的各項(xiàng)業(yè)務(wù)同步化開(kāi)展,從保密宣教培訓(xùn)、制度規(guī)范建設(shè)、隊(duì)伍素質(zhì)建設(shè)到保密技術(shù)防范、監(jiān)督檢查等一抓到底,實(shí)行全程化管理,通過(guò)多樣的宣傳方式開(kāi)展保密“兩識(shí)”教育,切實(shí)增強(qiáng)師生保密工作意識(shí)和保密常識(shí);以制度建設(shè)為抓手推進(jìn)其他各項(xiàng)業(yè)務(wù)的規(guī)范化和科學(xué)化;加強(qiáng)隊(duì)伍建設(shè)不斷提高保密管理水平;豐富保密技術(shù)防范措施以適應(yīng)電子信息時(shí)代的發(fā)展需求;通過(guò)切實(shí)的監(jiān)督檢查,從源頭上控制泄密事件發(fā)生。通過(guò)保密管理的各項(xiàng)流程的強(qiáng)化和互為補(bǔ)充促進(jìn),推動(dòng)保密管理水平整體發(fā)展。
另一方面,逐步推進(jìn)保密管理業(yè)務(wù)的體系化建設(shè)。構(gòu)筑適應(yīng)高校特點(diǎn)的保密管理制度體系、宣傳教育體系、隊(duì)伍建設(shè)體系、技術(shù)防范體系、督查懲治體系等,以體系化的建設(shè)強(qiáng)化各項(xiàng)保密業(yè)務(wù)的管理和水平提升。高校保密事項(xiàng)事廣面雜,需要不斷豐富各項(xiàng)保密管理體系,以立體化、多樣化的手段,嚴(yán)格把控好每一個(gè)工作環(huán)節(jié),提高保密管理的效率和效果,確保國(guó)家秘密的安全。
(三)建立保密管理資源共享協(xié)同機(jī)制:創(chuàng)新保密工作新思路
保密管理工作在高校本身處于相對(duì)不受重視的地位,在人員配備、辦公條件、設(shè)備、經(jīng)費(fèi)、技術(shù)等各方面的資源都比較緊缺,人力、物力、財(cái)力都受到明顯限制,這些資源的匱乏某種程度上也是限制高校保密管理水平提升的原因之一。
華僑大學(xué)保密管理工作在積極爭(zhēng)取學(xué)校各方面支持的同時(shí),積極嘗試發(fā)揮資源共享作用,構(gòu)建資源協(xié)同機(jī)制,將各類資源利用最大化。一方面建立信息共享機(jī)制,充分利用現(xiàn)有發(fā)達(dá)的信息技術(shù),在全校的保密系統(tǒng)建立符合保密要求的安全的網(wǎng)絡(luò)平臺(tái),為保密資源共享搭建信息平臺(tái)基礎(chǔ)。另外設(shè)法打通各部門(mén)特別是學(xué)校保密管理部門(mén)及重要涉密部門(mén)的資源,因?yàn)閷W(xué)校的主要保密管理資源大多集中在這些部門(mén),對(duì)于保密力量較為薄弱的部門(mén)或個(gè)人,要形成資源共享機(jī)制,通過(guò)規(guī)范的程序,實(shí)現(xiàn)資源的共享,協(xié)助校內(nèi)兄弟部門(mén)保密工作的促進(jìn)提升。作為統(tǒng)籌學(xué)校保密管理工作的校保密辦,積極創(chuàng)新工作思路,通過(guò)加入福建省直保密工作協(xié)作組并擔(dān)任組長(zhǎng)單位、建立保密工作文件站、設(shè)立公共保密室等創(chuàng)新舉措,主動(dòng)加強(qiáng)與上級(jí)保密管理部門(mén)和兄弟院校聯(lián)系,獲取信息、技術(shù)、政策等支持;為學(xué)校各部門(mén)搭建平臺(tái),為各部門(mén)積極服務(wù)提供便利,實(shí)現(xiàn)資源的共享利用,推動(dòng)學(xué)校保密管理工作進(jìn)一步發(fā)展。
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[責(zé)任編輯陶愛(ài)新]
The study on the practice of collaborative management of security work in colleges and universities——Take Huaqiao University as an example
HONG Xiao-kang
(Presidents Office, Huaqiao University, Quanzhou 362021,China)
The influences of security management work of College and University on the normal and stable development to the College and University are becoming more and more visible and it's also facing more problems in the new situation. Huaqiao University, with its security management featuring cross-cities, regionalism, involvement of overseas Chinese, and openness, propose to apply the collaborative management theory to the work of confidential collaborative management practice in schools and universities, through analyzing disadvantages of centralized management of security work, to establish the vertical coordination mechanism of security management, the horizontal coordination mechanism, the security management strategy of the resource sharing and coordination mechanism.
college and university; security; management; collaborative; mechanism;
10.3969/j.issn.1673-9477.2017.01.013
C931.3
A
1673-9477(2017)01-042-04
[投稿日期]2016-11-10
福建省教育科學(xué)“十二五”規(guī)劃2015年度課題(編號(hào):FJJKCG15-188)
洪小康(1983-),男,福建泉州人,碩士,研究方向:高校行政管理。