論獨(dú)立學(xué)院評(píng)估工作對(duì)高校檔案管理工作的促進(jìn)

朱進(jìn)

（河北工程大學(xué) 科信學(xué)院，河北 邯鄲 056038）

論獨(dú)立學(xué)院評(píng)估工作對(duì)高校檔案管理工作的促進(jìn)

朱進(jìn)

（河北工程大學(xué) 科信學(xué)院，河北 邯鄲 056038）

文章分析了檔案管理工作與獨(dú)立學(xué)院評(píng)估的相互促進(jìn)關(guān)系，論述了獨(dú)立學(xué)院評(píng)估工作對(duì)高校檔案管理工作的促進(jìn)作用。

高等院校；獨(dú)立學(xué)院；評(píng)估工作；檔案管理

一、關(guān)于獨(dú)立學(xué)院評(píng)估以及檔案管理工作的相關(guān)分析

（一）獨(dú)立學(xué)院及獨(dú)立學(xué)院評(píng)估

獨(dú)立學(xué)院與普通高校具有一定的區(qū)別，其是由一些普通本科高等院校按照相關(guān)的機(jī)制以及模式，在社會(huì)力量的支持下所建立的，能夠達(dá)到本科層次的獨(dú)立辦學(xué)實(shí)體。

通常所提到的獨(dú)立學(xué)院評(píng)估工作，即在一定的教育目標(biāo)下，對(duì)獨(dú)立學(xué)院教育教學(xué)方面的相關(guān)信息進(jìn)行系統(tǒng)性地搜集，并對(duì)學(xué)院發(fā)展的實(shí)際情況進(jìn)行具體準(zhǔn)確地了解，再對(duì)其進(jìn)行科學(xué)地分析，從而對(duì)學(xué)院的辦學(xué)能力和辦學(xué)水平做出綜合性的評(píng)價(jià)。

評(píng)估工作很好地推動(dòng)了獨(dú)立學(xué)院相關(guān)工作的開展，對(duì)于學(xué)校在教育教學(xué)方面的改革以及對(duì)管理部門相關(guān)工作的完善均具有重要的意義，這些意義既有宏觀性，又有微觀性，其為學(xué)校今后良好的發(fā)展提供了正確的方向。

（二）檔案管理工作與獨(dú)立學(xué)院評(píng)估的相互促進(jìn)

對(duì)于任何單位或者是企業(yè)來(lái)說(shuō)，檔案便是單位或者企業(yè)發(fā)展的真實(shí)記錄，其全面、真實(shí)地記錄了某個(gè)組織的發(fā)展?fàn)顩r。檔案管理是對(duì)相關(guān)資料的保存和整理工作。從檔案管理工作的特點(diǎn)來(lái)說(shuō)，其具有政策敏感性強(qiáng)、機(jī)密性高、專業(yè)性強(qiáng)等特點(diǎn)。檔案是對(duì)一個(gè)集體成長(zhǎng)和發(fā)展的寫照，包含了集體所有的信息，具有較強(qiáng)的社會(huì)價(jià)值。因此，在獨(dú)立院校發(fā)展的過(guò)程中要做好檔案管理工作，發(fā)揮其在學(xué)校發(fā)展中的重要作用。

隨著信息技術(shù)的發(fā)展，在社會(huì)事業(yè)和經(jīng)濟(jì)建設(shè)進(jìn)行的過(guò)程中，對(duì)于已有的檔案管理工作的方法方式以及管理的理念也在不斷地提出新要求。傳統(tǒng)的檔案管理形式已經(jīng)開始被時(shí)代所淘汰，人們開始傾向于新的管理方法和方式。如何實(shí)現(xiàn)先進(jìn)技術(shù)以及設(shè)備在檔案管理工作的應(yīng)用，使其能夠更好地推進(jìn)檔案管理工作的進(jìn)行，是目前各大機(jī)構(gòu)組織在檔案管理方面所思考的方向。就目前我國(guó)的高等院校來(lái)說(shuō)，其規(guī)模與機(jī)構(gòu)的設(shè)置是極為復(fù)雜的，這也就意味著檔案管理工作的繁重和復(fù)雜。

對(duì)當(dāng)前獨(dú)立學(xué)院的辦學(xué)情況進(jìn)行分析不難發(fā)現(xiàn)，在其辦學(xué)的過(guò)程中無(wú)論是教師資源的變動(dòng)，還是學(xué)生的流動(dòng)都是極為頻繁的。在該種情況下，能夠做好獨(dú)立學(xué)院檔案管理工作，及時(shí)更新信息，保證檔案資料的時(shí)效性，對(duì)于獨(dú)立學(xué)院在評(píng)估工作中取得良好的成績(jī)具有極大的促進(jìn)作用。從當(dāng)前獨(dú)立學(xué)院的辦學(xué)狀況來(lái)看，想要使其能夠在教研工作、教學(xué)等方便取得相應(yīng)的成績(jī)，做好檔案管理工作都是必要之舉。對(duì)于獨(dú)立學(xué)院在檔案管理方面的工作人員來(lái)說(shuō)應(yīng)該要積極地結(jié)合獨(dú)立學(xué)院在現(xiàn)階段的具體狀況以及檔案管理工作的實(shí)際情況，在此基礎(chǔ)之上，運(yùn)用先進(jìn)的管理技術(shù)，對(duì)學(xué)院相關(guān)教學(xué)院部的相關(guān)檔案資料進(jìn)行整理、搜集、鑒定和利用。獨(dú)立學(xué)院在經(jīng)過(guò)評(píng)估工作之后，檔案管理方面的相關(guān)工作人員在專業(yè)素質(zhì)和服務(wù)意識(shí)上均能有較大程度的提高。

二、獨(dú)立學(xué)院評(píng)估工作對(duì)高校檔案管理工作的促進(jìn)

（一）提升檔案管理工作地位，促進(jìn)宣傳檔案服務(wù)意識(shí)

從當(dāng)前獨(dú)立學(xué)院檔案管理工作開展的實(shí)際情況來(lái)看，很大一部分檔案資料在管理過(guò)程中并沒(méi)有得到正確、合理的管理，甚至正處于消逝的邊緣。在進(jìn)行檔案資料的收集過(guò)程中，目前獨(dú)立學(xué)院所采取的依舊是以紙質(zhì)檔案為主，而對(duì)于音頻檔案資料的收集仍然是舉步維艱。因此，該方面需要相關(guān)部門的工作人員能夠具有較強(qiáng)的責(zé)任意識(shí)，做到主動(dòng)作為，積極地參與到檔案管理工作中來(lái)。在評(píng)估工作進(jìn)行的過(guò)程中，檔案管理工作人員要以此為契機(jī)，積極地發(fā)動(dòng)廣大教師參與到檔案管理工作中，進(jìn)行相關(guān)資料的存檔和整理。在該過(guò)程中使其能夠更好地認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性和工作的復(fù)雜、困難，此外還有利于相關(guān)教師自評(píng)自建意識(shí)的培養(yǎng)，能夠促使檔案管理工作變得更加的規(guī)范完善。獨(dú)立學(xué)院評(píng)估前，為了能夠使學(xué)校在評(píng)估中取得好成績(jī)，學(xué)校往往會(huì)大力宣傳檔案整理的重要意義，并以評(píng)估的指標(biāo)來(lái)明確進(jìn)行評(píng)估工作中所涉及檔案資料的整理和細(xì)化，督促各教學(xué)院部做好檔案資料的整理、補(bǔ)充、規(guī)范，使獨(dú)立學(xué)院的檔案資料更進(jìn)一步地趨向規(guī)范化。

此外，為了保證評(píng)估工作中的檔案查閱過(guò)程中獨(dú)立學(xué)院能夠取得好成績(jī)，獨(dú)立學(xué)院往往會(huì)提前對(duì)評(píng)估所涉及的檔案資料進(jìn)行自我檢查。重點(diǎn)檔案重點(diǎn)查閱，不足之處重點(diǎn)糾正。在這種層層落實(shí)的基礎(chǔ)之上，獨(dú)立學(xué)院在整個(gè)評(píng)估工作之后檔案管理工作將會(huì)取得很大的進(jìn)步。為了能夠?qū)崿F(xiàn)評(píng)估過(guò)程中對(duì)檔案資料查閱的便捷，獨(dú)立學(xué)院在檔案管理方面往往會(huì)進(jìn)行極大的改進(jìn)。在評(píng)估過(guò)程中，評(píng)估的高要求往往會(huì)進(jìn)一步加強(qiáng)檔案管理人員的責(zé)任意識(shí)，使其在工作中能夠更好地發(fā)揮服務(wù)作用，使檔案管理工作由管理型轉(zhuǎn)變?yōu)榉?wù)型，能夠更好地為學(xué)校師生提供更及時(shí)、全面的服務(wù)。

（二）增強(qiáng)了院部合作，完善了建檔歸檔，以評(píng)促建

在高校進(jìn)行評(píng)估的過(guò)程中，評(píng)估小組將會(huì)對(duì)獨(dú)立學(xué)院各方面的情況進(jìn)行了解。評(píng)估的內(nèi)容涉及到了獨(dú)立學(xué)院的辦學(xué)情況和發(fā)展?fàn)顩r，具體還會(huì)從獨(dú)立學(xué)院辦學(xué)的指導(dǎo)思想，學(xué)校師資隊(duì)伍的具體情況，教學(xué)管理水平，學(xué)生的人文素養(yǎng)以及道德素養(yǎng)，學(xué)校的整體衛(wèi)生環(huán)境等方面來(lái)進(jìn)行細(xì)致的考核，可以說(shuō)評(píng)估工作的進(jìn)行涉及到了獨(dú)立學(xué)院工作的方方面面。為了能夠便于評(píng)估小組對(duì)獨(dú)立學(xué)院相關(guān)方面情況的了解，在進(jìn)行評(píng)估前，獨(dú)立學(xué)院往往會(huì)需要對(duì)各方面的檔案資料進(jìn)行積極的搜集整理完善并分類歸納。以河北工程大學(xué)科信學(xué)院為例，包括教育部評(píng)估、每四年學(xué)位辦對(duì)新招收專業(yè)進(jìn)行的評(píng)估以及每年學(xué)校學(xué)期中和學(xué)期末、年終考核的自查評(píng)估等等，在評(píng)估工作開展前，全院上下動(dòng)員，需要認(rèn)真地準(zhǔn)備大量的工作。評(píng)估工作主要從四方面進(jìn)行：一是聽取學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)工作匯報(bào)；二是進(jìn)行校園情況的實(shí)際考察；三是進(jìn)行師生問(wèn)卷調(diào)查以及開展座談會(huì)；四是進(jìn)行檔案資料的查閱工作。其中，檔案工作是重中之重。通過(guò)評(píng)估，科信學(xué)院建立了各種相關(guān)資料室，充實(shí)和完善了各方面資料的建檔歸檔工作，如：科信學(xué)院教務(wù)部除每年每學(xué)期固定編制課程表外，另還以總校資料為藍(lán)本，結(jié)合本學(xué)院實(shí)際情況編制出了24個(gè)專業(yè)的教學(xué)計(jì)劃、教學(xué)大綱及實(shí)習(xí)實(shí)驗(yàn)大綱，并印刷成冊(cè)，從而完善了各專業(yè)的教學(xué)計(jì)劃資料，為各專業(yè)的教學(xué)發(fā)展進(jìn)行打下了良好的基礎(chǔ)，很好地促進(jìn)了學(xué)院的建設(shè)。

由于獨(dú)立學(xué)院評(píng)估所涉及到的資料范圍廣，因此在進(jìn)行相關(guān)檔案的收集、整理、歸檔、立卷過(guò)程中工作量很大，需要整個(gè)學(xué)院各職能部門的良好配合，同時(shí)也會(huì)涉及到主校區(qū)的各職能部門。因此，在進(jìn)行評(píng)估工作中，需要加強(qiáng)學(xué)院內(nèi)部的團(tuán)結(jié)協(xié)作，以及其他學(xué)院各職能部門與獨(dú)立學(xué)院之間的聯(lián)系，利用一切先進(jìn)的技術(shù)對(duì)檔案資料進(jìn)行管理，從而為評(píng)估工作做好全面的服務(wù)。因此，為了保證在評(píng)估過(guò)程中獨(dú)立學(xué)院能夠取得好的成績(jī)，在日常工作中，各學(xué)院各部門之間應(yīng)該要協(xié)調(diào)好工作，對(duì)于各學(xué)院部門內(nèi)部的檔案資料進(jìn)行全面完善，對(duì)于一些重要的資料信息進(jìn)行及時(shí)地歸檔、立卷，以方便日后的提取，為迎評(píng)做好準(zhǔn)備。

（三）改進(jìn)檔案管理方法，規(guī)范檔案管理工作

通過(guò)對(duì)傳統(tǒng)檔案管理過(guò)程以及相關(guān)方法的論述不難發(fā)現(xiàn)，面對(duì)高校檔案管理工作中繁重的任務(wù)，傳統(tǒng)的管理方法不僅費(fèi)時(shí)費(fèi)力，還增加了管理成本，很難實(shí)現(xiàn)檔案管理的科學(xué)化合理化。此外，傳統(tǒng)的檔案管理暴露出諸多問(wèn)題，例如：檔案的書寫、形式的規(guī)范問(wèn)題、歸檔、查閱問(wèn)題等。在評(píng)估過(guò)程中，由于會(huì)涉及到檔案管理工作，這勢(shì)必會(huì)對(duì)獨(dú)立學(xué)院的檔案管理工作提出新的要求，促使學(xué)校不得不對(duì)檔案管理工作加以改進(jìn)和完善。

在獨(dú)立學(xué)院評(píng)估過(guò)程中，評(píng)估小組的相關(guān)成員往往會(huì)對(duì)獨(dú)立學(xué)院各職能部門的檔案庫(kù)進(jìn)行全面、深入的了解，從而保證評(píng)估結(jié)果的公平公正。鑒于評(píng)估中相關(guān)指標(biāo)要求，為了能夠更好地通過(guò)評(píng)估，各獨(dú)立學(xué)院往往對(duì)檔案管理人員的專業(yè)技能和管理理念提出相應(yīng)的要求。進(jìn)入21世紀(jì)后，隨著計(jì)算機(jī)應(yīng)用的普及，計(jì)算機(jī)已經(jīng)成為了重要的辦公工具，計(jì)算機(jī)技術(shù)的引用極大地提高了辦公效率，改善了辦公效果。在現(xiàn)今的檔案管理工作中，部分獨(dú)立學(xué)院已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了電子檔案的建立，并正式運(yùn)行，這為獨(dú)立學(xué)院的檔案管理工作帶來(lái)了極大的便利，使得檔案管理工作更加趨向于科學(xué)化和規(guī)范化。在電子檔案管理中，為了使工作人員能夠更好地開展相關(guān)工作，往往需要對(duì)工作人員進(jìn)行集中培訓(xùn)，使其能夠規(guī)范地進(jìn)行檔案資料的電子化管理。因此，近幾年在獨(dú)立學(xué)院評(píng)估工作中，電子檔案的應(yīng)用又逐漸趨向于平?；?。

從目前獨(dú)立學(xué)院檔案管理工作開展的情況來(lái)看，其有待改進(jìn)的地方還比較多。對(duì)于檔案管理部門來(lái)說(shuō)，評(píng)估工作的開展為檔案管理工作的整體改善提供了良好的契機(jī)。在評(píng)估小組開展評(píng)估工作期間，相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)當(dāng)積極關(guān)注事態(tài)發(fā)展，引導(dǎo)好相關(guān)部門做好檔案管理工作，并加大對(duì)檔案管理工作重要性的宣傳，使其能夠正確地認(rèn)識(shí)檔案管理工作，同時(shí)保證檔案管理工作的科學(xué)性，管理方法的合理性。同時(shí)需加強(qiáng)各教學(xué)院部之間的聯(lián)系，通過(guò)新興技術(shù)的應(yīng)用，來(lái)推動(dòng)檔案管理工作朝更好的方面發(fā)展。

[1]莫月紅.高校檔案管理工作的優(yōu)化建設(shè)分析[J].現(xiàn)代經(jīng)濟(jì)信息.2014，9（11）：62-62.

[2]所敏.中心衛(wèi)生院檔案管理工作的現(xiàn)狀和與發(fā)展策略[J].辦公室業(yè)務(wù).2014,6（15）：202-202.

[責(zé)任編輯陶愛新]

Theory of independent college evaluation work for the promotion of college archives management work

ZHU Jin
（Kexin College of Hebei University of Engineering, Handan 056038, China）

this paper analyzes the mutual promotion between archives management and independent college evaluation work, discussing the influence and promotion of evaluation work on archives management.

colleges and universities; independent college; evaluation work; archives management work

10.3969/j.issn.1673-9477.2017.01.014

G271

A

1673-9477(2017)01-046-03

[投稿日期]2016-11-07

河北省檔案局科技計(jì)劃項(xiàng)目

朱進(jìn)（1981-），女，河北邯鄲人，館員，研究方向：檔案管理。