檔案管理體系建設(shè)創(chuàng)新研究

王娜

摘 要：檔案是國家機關(guān)、事業(yè)等單位在從事各種社會活動、生產(chǎn)活活動過程中，形成具有價值的材料，而且還是人類共同的精神財富。建立檔案管理體系是檔案改革的一項重要措施，也是檔案工作保持健康發(fā)展的必要手段。因此，要想能夠?qū)崿F(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化，就需要建立科學(xué)的檔案管理體系。

關(guān)鍵詞：檔案 管理 建設(shè) 體系

一、加強檔案資源基礎(chǔ)體系建設(shè)

要加強檔案收集整理工作，力爭檔案的門類、載體齊全完整。只有掌握豐富、齊全、完整的原始資料，才能形成高質(zhì)量的檔案，才能在提供利用上掌握主動權(quán)。要強化檔案資源管理，加強檔案管理人員逐一深入各部門，與各部門主要人員面對面溝通，了解應(yīng)歸檔文件內(nèi)容，實地查看文件材料，指導(dǎo)相關(guān)人員制定文件歸檔范圍和保管期限表，確保檔案收集有據(jù)可依，應(yīng)歸盡歸。要有計劃地征集散存在國內(nèi)外的珍貴檔案資料，特別注意收集重大事件、重要活動等和關(guān)系人民群眾切身利益的檔案信息，并對檔案實體和檔案信息進行科學(xué)整合。要強化檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，建設(shè)專門的檔案室。并按照檔案管理相關(guān)規(guī)定，配備防盜門窗、空調(diào)、檔案柜、滅火器等必要的檔案安全保管設(shè)施和用品，保證了檔案室的防火、防盜、防鼠、防光、防蟲、防潮和防高溫，確保檔案安全。要把握好全面統(tǒng)籌、整體推進，更要突出和明確重點、抓住關(guān)鍵，從符合檔案事業(yè)科學(xué)發(fā)展的實際去衡量，創(chuàng)新工作思路、突出工作重點。

二、整理精細(xì)化體系建設(shè)

要從思想上樹立起高度的責(zé)任感和強烈的事業(yè)心，工作中做到一絲不茍、認(rèn)真負(fù)責(zé)，電子臺賬等資料要與檔案室存檔資料做到一一對應(yīng)，有據(jù)可查。要對檔案進行分類整理，按順序排列，檢查日期、編號是否齊全，是否缺頁、露編。要嚴(yán)格履行交移交、調(diào)閱、入庫、銷毀等環(huán)節(jié)手續(xù)。要不斷仔細(xì)梳理業(yè)務(wù)操作流程，做到移交資料全而準(zhǔn)，審核嚴(yán)而精，操作細(xì)而快，不斷提高檔案入庫質(zhì)量。要不斷完善檔案管理流程，落實檔案管理崗位職責(zé)，嚴(yán)格檔案整理、移交、調(diào)閱行為，實現(xiàn)歸檔有交接、保管有目錄等細(xì)則。要組織檔案管理人員參加上級組織的各類培訓(xùn)，不斷提升能力素質(zhì)，使檔案管理工作逐步步入規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的軌道。要進一步提高檔案工作管理水平，在規(guī)范的基礎(chǔ)上通過對檔案閱讀、管理、分析，用足、用活、用好檔案，有效地借鑒、活化檔案。嚴(yán)格對照歸檔清單，規(guī)范順序排列，確保檔案完整，使檔案工作向標(biāo)準(zhǔn)化、精細(xì)化、規(guī)范化管理方向扎實推進。所以，只有整個單位實施檔案精細(xì)化管理，其他的管理環(huán)節(jié)才能環(huán)環(huán)相扣、相輔相成，使精細(xì)化管理步入常規(guī)化、規(guī)范化的軌道，共同組成一個緊密的精細(xì)化管理整體。

三、完善安全保密體系建設(shè)

要強化人們特別是檔案工作者的安全意識，把檔案安全第一當(dāng)作檔案事業(yè)的一項重要戰(zhàn)略，把檔案安全上升到戰(zhàn)略的高度來認(rèn)識，為檔案安全構(gòu)筑起堅固的思想防線。做好檔案安全和保密工作，減少政治泄密事件的發(fā)生，有利于政府以及事業(yè)單位工作的順利開展。因此，要建立檔案安全保障體系，要經(jīng)常對已配備設(shè)施設(shè)備，進行檢查，并安排專人落實、做好檔案庫房的“八防”和電子、紙質(zhì)等各種檔案的保密工作，切實保障檔案安全工作的順利開展。要以信息化建設(shè)為要務(wù)，以建設(shè)智慧檔案館為目標(biāo)，加快建立體系完備的檔案數(shù)據(jù)庫和綜合查詢服務(wù)平臺，以科技化引領(lǐng)檔案工作上水平，強服務(wù)。這些工作舉措就是要采取主動防御的策略，著力消除可能發(fā)生的各種安全隱患，防患于未然。

四、管理制度化體系建設(shè)

制度是進行高效管理的有效手段。任何一個組織的正常運行，都需要以相應(yīng)的制度做保障。制定規(guī)范的檔案工作制度，對檔案工作具有約束和導(dǎo)向作用。制定檔案管理制度，是為了加強檔案管理工作，提高檔案管理質(zhì)量，更好地為社會、為民眾、為企事業(yè)服務(wù)。進一步健全關(guān)于檔案管理的各項規(guī)章制度，建立一套包括借閱制度、查詢制度、保管制度、檔案管理員崗位職責(zé)等在內(nèi)的科學(xué)完備的規(guī)章制度，并強化制度貫徹執(zhí)行，夯實檔案管理基礎(chǔ)。由此可見，現(xiàn)代檔案管理制度體系的建設(shè)應(yīng)包含檔案工作規(guī)章、檔案管理制度、檔案業(yè)務(wù)規(guī)范和重點檔案工作制度等方面的內(nèi)容。因此，必須要通過進一步完善制度規(guī)定，確立了“制度健全、管理規(guī)范、調(diào)用方便”的檔案管理長效機制，以此保證檔案管理工作的安全，提高了檔案管理工作效率，發(fā)揮了檔案在單位管理中的作用。

五、提高檔案利用體系建設(shè)

檔案利用是檔案工作的核心環(huán)節(jié)，也是檔案搜集、整理、保管、鑒定各個環(huán)節(jié)完成后最終價值的實現(xiàn)過程。檔案利用體系建設(shè)是檔案事業(yè)發(fā)展的效益工程，在創(chuàng)新方式、豐富內(nèi)容上下功夫，著力拓展檔案利用體系建設(shè)。檔案管理者可以主動為檔案利用者服務(wù)，檔案人員可以走出檔案館的大門開展形式多樣、豐富多彩的宣傳活動，擴大檔案信息的利用范圍，提高人們的檔案意識，引導(dǎo)人們利用檔案，只有通過宣傳檔案利用事例比其他形式的宣傳更生動，更有說服力，更能喚起大家的檔案管理意識，使大家都來支持和理解檔案工作，不斷促進檔案事業(yè)的發(fā)展。要打破一些“條條框框”的束縛，拓展檔案服務(wù)領(lǐng)域，豐富檔案服務(wù)內(nèi)容，創(chuàng)新檔案服務(wù)機制，完善檔案服務(wù)手段，提高檔案服務(wù)質(zhì)量，改善檔案服務(wù)條件，變被動服務(wù)為主動服務(wù)，變被動利用為主動利用。要本著“以人為本，服務(wù)至上”的服務(wù)理念，把不斷滿足全社會人民群眾對檔案信息的需求作為檔案工作的重要環(huán)節(jié)，以創(chuàng)新理念和創(chuàng)新行為來加強檔案管理，開辟檔案管理發(fā)展的新途徑。

六、結(jié)束語

總之，和諧社會背景下需要對檔案管理工作進行全新的思考和改革，這既是社會主義和諧社會民主法治、公平正義、誠實守信等社會內(nèi)涵對檔案管理工作的內(nèi)在要求，又是社會主義市場經(jīng)濟體制對檔案管理工作提出的新的挑戰(zhàn)。因此，我們要不斷提高檔案管理建設(shè)，從而促進檔案管理各項工作的不斷發(fā)展與進步。

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