高職院校檔案庫房管理中存在的問題及對策探析

周宗相

[摘要]：本文立足我國高職院校檔案管理工作的現狀，結合檔案庫房管理中存在落實不夠、缺乏有效保障措施的弊端與問題進行了認真分析、文章提出了高職院校檔案管理的完整和安全的具體性工作，闡述了檔案庫房管理的相應對策。

[關鍵詞]：高校檔案庫房管理 存在問題 對策

一、引言

高職院校檔案是學校以黨政管理、教學、科研、等活動中形成的，具有參考、保存價值的各種形式與載體的歷史記錄。是記載學校發(fā)展建設的歷史過程，也是高職院校領導決策的重要依據，更是對學校工作查證的憑證。同時，也是做好單位工作的基礎和前提。做好日常的、具體的庫房管理工作，是做好檔案保管工作的基礎，是整個檔案工作順利進行的必要因素。做好檔案保密、維護檔案安全，也要正確理解保密與利用的關系，注重檔案密級變化，做好檔案降解密工作，作重加強高密級檔案的管理。高職院校檔案庫房是集中統一保管儲藏永久放置學校檔案的重地。檔案庫房管理工作做得好與不好，直接影響到學校檔案管理工作的質量，同時，也是衡量學校檔案管理工作及辦學水平的重要標志。檔案庫房管理是學校檔案工作的重要內容。為學校黨代會、教代會、工代會、校慶等重大活動提供有效資料保障。也給高校管理好檔案庫房提出了更高的要求。

二、檔案庫房管理存在的問題

1、人員的配備不齊造成的不良現象

許多高職院校沒有按照相關規(guī)定設置檔案庫房管理的專職管理人員，有些檔案管理人員政治素質不高，工作原則性不強，業(yè)務不熟悉，工作不踏實，部分工作人員工作不安心的現象，大多數是由檔案館（室）負責人、科長和檔案專業(yè)管理人員來代替完成檔案庫房管理專職人員的職責與任務。配備人員少，由于檔案專業(yè)人員工作任務繁重，收集、整理、編號、統計、計算機輸入等工作。檔案館（室）負責人綜合管理事務龐雜，有些對檔案庫房管理工作不夠細致的現象。只是把歸檔文件資料放入庫房密集架（柜），沒有把文件材料進行收齊、分類、整理、編號歸檔就直接裝入庫房密集架（柜）的現象，嚴重影響了檔案管理的水平。而導致檔案庫房零亂的狀態(tài)。在部分高職院校檔案管理人員當中有文化水平參差不齊、專業(yè)管理知識不夠扎實的現象。給檔案管理工作造成一定的困境。

2、對檔案庫房的設施設備落實不夠完整

檔案庫房的設施設備沒有及時按照標準配備，落實不到位；然而是有些領導口頭要求信息化管理，比如基本的設備，計算機都還處于很早期使用的、有些設備處于嚴重老化。沒有及時更新。有的電線未按照國標布線、沒有安裝滅火自動噴淋、沒有配備冷殺蟲設備。

3、對檔案庫房管理發(fā)生安全事故時的處置不夠理想

有部分學校的檔案管理部門對檔案庫房發(fā)生災情時。不知道怎樣應對所發(fā)生的災情進行及時有效處置，沒有健全檔案庫房安全事故預防、報告機制，沒有完善應急預報案，沒有組織演練、示意圖不齊，門窗不是防火、防盜門，而且還有木門窗。有些檔案庫房沒有按照國家標準修建。通風效果不好、未有進行對庫房防潮防水處理；更有的檔案庫房下雨天甚至還有水滲透進入檔案庫房地面。導致檔案庫房地面長期處于潮濕狀態(tài)。有的庫房沒有過度間，窗戶較多較大、質量較差、不符合使用要求。而有些學校對檔案庫房管理工作更是不被重視，檔案（館）室管理負責人員沒有向上級主管部門報告保管實際情況。應該報廢的設備沒有按規(guī)定辦理報廢手續(xù)。有部分過期檔案沒有按時或按檔案相關法律法規(guī)銷毀；出現蟲蛀了。檔案庫房庫藏一直處于隱患狀態(tài)，造成檔案損毀的現象。

三、做好檔案庫房管理的對策

1、做好檔案人員的配備及相應待遇問題

鑒于目前檔案庫房管理工作基本上是檔案館（室）負責人、檔案專業(yè)人員兼任。學校在人員配備時，應嚴各按照檔案管理要求和相規(guī)定配齊工作人員。比如制定提高檔案專業(yè)人員的政治待遇和國家政策允許范圍內的經濟待遇等措施，落實人員編制、檔案庫房所需要的設備以及經費。

2、規(guī)范和完善檔案管理制度

規(guī)范和完善高職院校檔案庫房的規(guī)章制度是制度建設的必要因素，因此，在制度建設中要進一步創(chuàng)新和深化。如檔案庫房管理工作列入考核，在每年，每季度對檔案庫房管理的情況進行檢查、驗收、總結。明確檔案庫房管理人員的職責，讓檔案庫房管理人員有較強的責任感、事業(yè)心。提高他們的積極性。由學校的分管領導負責組織建立工作制度，需高度重視，要經常到基層調研，廣泛征求第一線工作人員意見的基礎上，抓好制度建設。具體起草制定由檔案館（室）負責。更好地推動檔案庫房管理工作的開展。

3、提高檔案管理人員的綜合素質

首先，要把檔案管理人員的思想覺悟進一步提高；然而，檔案庫房管理人員要以高度的政治責任感來重視檔案安全。對本職工作要認真負責。要有較強的責任心和事業(yè)心，要愛崗敬業(yè)，無私奉獻。對于檔案庫房管理人員專業(yè)知識不強的問題，各單位要對他們做好再教育工作，如進修、培訓、自學等方式來提高他們的專業(yè)知識水平，爭取成為全方位的業(yè)務能手，更好地履行“以黨管檔、為國守史、為民服務”的圣神使命。從而使其實現高校檔案庫房管理現代化建設的需要。因此，檔案管理人員的綜合素質提高非常重要。

4、檔案庫房管理中應注意幾個細節(jié)

（1）檔案庫房不能長久關閉門窗，由于保護檔案的特殊要求，應用樟腦精等化學箹品防蟲滅菌。庫房需要嚴密封，首先是放射性氣體——氡，氡是一種放射線性元素，符號Rn，無色無臭，不易跟其他元素化合，在真空玻璃管中能發(fā)螢光。在通風條件良好的建筑物中，氡則隨空氣流動而散發(fā)出去。若關閉時間較長，也會增大了庫房里面的空氣污染程度，檔案庫房空氣中所含有的微生物不緊是對檔案載體造成危害，還會導致檔案工作者、利用者身體健康造成危害。它們會隨著在空氣中的漂浮塵上、被人體通過呼吸道吸入或附著在暴露的皮膚上很多。同時，檔案庫房空氣中還含有甲醛、三笨污染較為明顯使人出現皮膚過敏、眼睛及呼吸道有刺激癥狀，致使人的免疫系統也會受到一定程度的影響。

（2）根據庫房檔案已有藏量，應排列有序，整齊，充分利用庫房的面積，每年做好檔案的統計與鑒定銷毀工作，

（3）對庫房案卷總清點、檢查帳、卡、物是否相符，嚴格履行借閱手續(xù)。出庫的檔案最好不要超過一周，回庫（入庫）的檔案一定要經過紅外線殺蟲和冰櫥冷凍除理。

（4）檔案庫房的防火安全納入議事日程，要以：預防為主、防消結合的原則。我們必須采取適宜檔案庫房的消防裝置。最適合檔案庫房防火滅火的當首推二氧化碳滅火劑。

（5）檔案庫房的溫度、濕度超過允許值范圍之外就會對檔案的保管影響比較大，會出現害蟲繁殖快；生霉變質的現象，會使日光中的紫外線光化作用增強；使有害氣體和灰塵呼吸附力增大，所以一般認為不適宜的溫度、濕度，是各種有害自然因素中的主要危害，在各檔案保護工作中，調節(jié)好庫房適宜的溫度、濕度將起主導作用。

（6）為提高檔案庫房的安全保證，應采取有效措施和方法；安全使用電器設備，定期檢查電器線路。同時做好“八防”工作、技術管理，達到溫度、濕度適宜（標準溫度14-24C。，標準相對濕度45-60%）。，庫房內不得存放與檔案無關的任何物品。。

（7）由于現在高科技在管理中的作用，所對檔案庫房信息的采集、分析反饋的要求越來越高，即強調及時準確。數字化改變檔案館（室）的傳統服務功能應成為現實。有一個新的突破。更好地對檔案庫房實現網絡化、信息化管理來提高檔案庫房管理的效率。

總之，高職院校檔案庫房管理的提升，需要我們對現在存在的問題有一個清醒的認識，每個檔案管理的負責人、庫房管理的專職人員和檔案專業(yè)人員都應盡其職責，不斷提高自己的業(yè)務技能和理論知識以及管理水平。要以《中華人民共和國檔案法》與《普通高等學校檔案管理辦法》為準繩，以依法治檔的思維，科學的管理好庫房，就是要有很強的預見能力來進行庫房管理的一切活動，不斷改變，不斷創(chuàng)新，在實際工作中創(chuàng)造新的方法、新的管理模式，更好地促進檔案庫房管理上一個新臺階。

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