運(yùn)用Excel優(yōu)化設(shè)計(jì)料賬管理工作

陳紅濤(勝利油田物資供應(yīng)處，山東 東營(yíng) 257000)

運(yùn)用Excel優(yōu)化設(shè)計(jì)料賬管理工作

陳紅濤(勝利油田物資供應(yīng)處，山東 東營(yíng) 257000)

本文根據(jù)Excel在料賬管理中的應(yīng)用現(xiàn)狀，提出了優(yōu)化設(shè)計(jì)的思路，詳細(xì)的設(shè)計(jì)方案。有利于提高料帳管理工作的準(zhǔn)確率和效率。通過實(shí)例詳細(xì)介紹設(shè)計(jì)系統(tǒng)工作簿的方法，通過[選擇性粘貼]實(shí)現(xiàn)各工作表間的數(shù)據(jù)同步，運(yùn)用各種函數(shù)和公式取代計(jì)算過程，提高運(yùn)算效率，最終達(dá)到只操作基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的目標(biāo)。應(yīng)用這些方法，不需要專門學(xué)習(xí)復(fù)雜的數(shù)據(jù)庫(kù)知識(shí)，根據(jù)實(shí)際工作需要即可在Excel界面設(shè)計(jì)和開發(fā)簡(jiǎn)單的數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)，根據(jù)需要隨時(shí)擴(kuò)展系統(tǒng)功能，創(chuàng)造性的高效完成數(shù)據(jù)處理工作。

數(shù)據(jù)處理；料帳；函數(shù)；公式；鏈接

近年來，Excel軟件以其強(qiáng)大的數(shù)據(jù)處理功能和簡(jiǎn)便易用的特點(diǎn)在辦公領(lǐng)域得到普遍應(yīng)用，逐漸成為倉(cāng)儲(chǔ)人員日常工作的得力助手[1]。運(yùn)用Excel可以在一定程度上減輕倉(cāng)儲(chǔ)人員的工作量，提高倉(cāng)儲(chǔ)管理的效率?，F(xiàn)在我們使用Excel的水平一般比較低，不能充分發(fā)揮Excel的潛力，因此有必要對(duì)Excel在倉(cāng)儲(chǔ)管理上的應(yīng)用作出一個(gè)總結(jié)，使Excel強(qiáng)大的數(shù)據(jù)處理功能得到充分發(fā)揮。

1 應(yīng)用現(xiàn)狀

(1)由于套管規(guī)格多，發(fā)放量非常大，只能累計(jì)一周結(jié)一次帳,導(dǎo)致許多套管收結(jié)不及時(shí)，因此月結(jié)比較復(fù)雜。

(2)月結(jié)沿用手工方法，單據(jù)多而且易出差錯(cuò)，有時(shí)因?yàn)橐粋€(gè)數(shù)字敲錯(cuò)，需要反復(fù)查幾遍。

(3)套管每月收發(fā)量在3萬噸左右，產(chǎn)生巨額勞務(wù)費(fèi)，在卸車、倒運(yùn)和裝車三種情況下，首先要單井核對(duì)，然后累積計(jì)算工作量，最后依據(jù)勞務(wù)費(fèi)率計(jì)算實(shí)際費(fèi)用。

2 優(yōu)化設(shè)計(jì)月結(jié)系統(tǒng)

2.1 新建“月結(jié)管理系統(tǒng)”工作簿

2.2 在系統(tǒng)工作簿內(nèi)建立“上年結(jié)轉(zhuǎn)”表格。

(1)根據(jù)需要建列，選取70行作為數(shù)據(jù)區(qū)域，以應(yīng)變1年內(nèi)的物資增減。

(2)手工鍵入物碼、規(guī)格、單價(jià)和庫(kù)存數(shù)量。

(3)“序號(hào)”列A3位置輸入1，其余向下用拖動(dòng)柄填充，實(shí)現(xiàn)了快速輸入數(shù)字序列。

(4)“庫(kù)存金額”列F3位置插入公式“=D3*E3”（單價(jià)*數(shù)量）自動(dòng)計(jì)算庫(kù)存金額，其余用拖動(dòng)柄快速填充。

(5)設(shè)計(jì)總計(jì)行。E1位置插入公式“=SUM（E3：E72）”計(jì)算總庫(kù)存數(shù)量，將E1公式拖入F1自動(dòng)計(jì)算總庫(kù)存金額。

(6)“庫(kù)存項(xiàng)數(shù)”運(yùn)用統(tǒng)計(jì)函數(shù)COUNTIF計(jì)算區(qū)域內(nèi)符合給定條件的單元格的數(shù)量，在圖中G1位置輸入“=COUNTIF(F3: F72,"＜＞0")”自動(dòng)計(jì)算，顯示當(dāng)月庫(kù)存項(xiàng)數(shù)。

COUNTIF是一個(gè)統(tǒng)計(jì)函數(shù)，用于統(tǒng)計(jì)滿足某個(gè)條件的單元格的數(shù)量；例如，統(tǒng)計(jì)特定城市在客戶列表中出現(xiàn)的次數(shù)。COUNTIF(range,criteria)，其中range指明要統(tǒng)計(jì)數(shù)量的單元格的組，可以包含數(shù)字、數(shù)組或包含數(shù)字的引用，將忽略空白和文本值。criteria用于決定要統(tǒng)計(jì)哪些單元格的數(shù)量的數(shù)字、表達(dá)式、單元格引用或文本字符串。COUNTIF僅使用一個(gè)條件。如果要使用多個(gè)條件，請(qǐng)使用COUNTIFS。

2.3 復(fù)制生成“1月”月結(jié)表格

(1)選擇“上年結(jié)轉(zhuǎn)”表格中“序號(hào)、物碼、規(guī)格、單價(jià)”數(shù)據(jù)區(qū)塊，[復(fù)制]→[選擇性粘貼]→[粘貼鏈接]至“1月”中的對(duì)應(yīng)單元格。

(2)“庫(kù)存數(shù)量”K3位置輸入公式“=上年結(jié)轉(zhuǎn)!E3+E3-H3”（期初+收入-發(fā)出）自動(dòng)生成庫(kù)存數(shù)量，核對(duì)此列與ERP是否一致。如果“庫(kù)存數(shù)量”不一致，需要檢查收發(fā)數(shù)量是否準(zhǔn)確；如果“庫(kù)存數(shù)量”一致，“庫(kù)存金額”不一致時(shí)，可以判定有調(diào)價(jià)，需要手工輸入新單價(jià)。

(3)“庫(kù)存金額”N3位置輸入公式“=L3+J3-G3-上年結(jié)轉(zhuǎn)! G3”自動(dòng)計(jì)算價(jià)差。收發(fā)金額列里輸入相應(yīng)公式“=E3+O3”“= P3+J3”自動(dòng)生成調(diào)價(jià)后金額。

(4)設(shè)月計(jì)行，E1位置插入公式“=SUM（E3：E72）”自動(dòng)生成當(dāng)月“收入數(shù)量”，將E1公式向右拖至L1自動(dòng)完成月計(jì)。

2.4 復(fù)制“1月”生成“2月”。

調(diào)整“庫(kù)存數(shù)量”和“調(diào)價(jià)”公式，鏈接到“1月”對(duì)應(yīng)數(shù)據(jù)。增設(shè)累計(jì)收發(fā)列，Q3位置輸入公式“=E3+'1月'!E3”自動(dòng)生成累計(jì)收發(fā)數(shù)量。其余公式使用填充柄拖動(dòng)，迅速填充。

2.5 復(fù)制“2月”依次生成“3～12月”，圖4所示。表中鏈接對(duì)應(yīng)調(diào)整，依次鏈接。

2.6 軟件調(diào)試

在“1月”表格輸入數(shù)據(jù)，“2～12月”同步更新。大大降低了勞動(dòng)強(qiáng)度，避免手工計(jì)算的差錯(cuò)，提高月結(jié)的工作效率，準(zhǔn)確率100%。

3 優(yōu)化設(shè)計(jì)勞務(wù)費(fèi)結(jié)算

(1)新建“勞務(wù)費(fèi)結(jié)算系統(tǒng)”工作簿。

(2)建“單重”和“費(fèi)率”表格。手工輸入規(guī)格、噸/米列。

(3)建“1月六隊(duì)”表格。

①選擇“單重”的“規(guī)格型號(hào)”列區(qū)域[復(fù)制]→[選擇性粘貼]→[粘貼鏈接]將“1月六隊(duì)”表格的規(guī)格鏈接到“單重”表格，便于維護(hù)。

②在“噸位”列E2位置輸入公式“=C2*單重!C2”（數(shù)量*單重）自動(dòng)生成噸位，其余拖動(dòng)填充柄向下填充。

③在“分類總計(jì)”G2位置輸入公式“=(ROUND(SUM(E2: E12),0))”將合計(jì)噸位四舍五入到整數(shù)。

ROUND用來返回某個(gè)數(shù)字按指定位數(shù)取整后的數(shù)字。ROUND(number,num_digits)，其中Number指明需要進(jìn)行四舍五入的數(shù)字。Num_digits指明指定的位數(shù)，按此位數(shù)進(jìn)行四舍五入。

ROUND函數(shù)和SUM函數(shù)聯(lián)合使用時(shí)節(jié)省統(tǒng)計(jì)求和的步驟直接得到需要的結(jié)果。便于檢查。

④應(yīng)用費(fèi)率鏈接到“費(fèi)率”表，便于維護(hù)。

⑤“金額”列K12位置輸入公式“=G12*I12”（總價(jià)=噸位*費(fèi)率）自動(dòng)生成總價(jià)。

⑥復(fù)制“1月六隊(duì)”生成“1月五隊(duì)”表格。

⑦依次建立2～12月計(jì)費(fèi)表格。至此“勞務(wù)費(fèi)結(jié)算系統(tǒng)”完成。

4 結(jié)語

改進(jìn)后效果顯著，原來結(jié)賬需要4小時(shí)，現(xiàn)在對(duì)賬以后僅用1小時(shí)就可以完成結(jié)賬，提速75%。

應(yīng)用上述方法，不需要專門學(xué)習(xí)復(fù)雜的數(shù)據(jù)庫(kù)知識(shí)，根據(jù)實(shí)際工作需要即可在Excel界面設(shè)計(jì)和開發(fā)簡(jiǎn)單的數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)，根據(jù)需要隨時(shí)擴(kuò)展系統(tǒng)功能，創(chuàng)造性的高效完成數(shù)據(jù)處理工作[1]。

[1]《利用Excel軟件實(shí)現(xiàn)簡(jiǎn)單數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與開發(fā)》，薛轉(zhuǎn)花，《中國(guó)科技信息》，2010年21期.