信息化背景下高校檔案館信息服務(wù)策略研究

孫 焱

(吉林工程技術(shù)師范學(xué)院，長(zhǎng)春 130052)

信息化背景下高校檔案館信息服務(wù)策略研究

孫 焱

(吉林工程技術(shù)師范學(xué)院，長(zhǎng)春 130052)

檔案是社會(huì)發(fā)展中的重要組成，其管理方式會(huì)隨著時(shí)代的變化而發(fā)生改變，因此，應(yīng)充分結(jié)合實(shí)際情況，采取科學(xué)措施進(jìn)行改革，以保證檔案管理工作的有效性。高校在進(jìn)行檔案管理信息化建設(shè)時(shí)面臨著新挑戰(zhàn)，高校應(yīng)采取有效的服務(wù)策略對(duì)檔案進(jìn)行管理，以滿足各層次用戶對(duì)檔案信息的個(gè)性化、多樣化需求，更好地推動(dòng)各大高校的信息化建設(shè)。通過(guò)分析高校檔案館的服務(wù)現(xiàn)狀，闡述高校檔案信息化的機(jī)遇與挑戰(zhàn)，提出提高高校檔案館信息服務(wù)質(zhì)量的對(duì)策。

信息化；高校檔案館；管理信息化；服務(wù)策略

從古至今，無(wú)論是國(guó)家、群體、單位還是個(gè)人，都會(huì)有自己的檔案、自己的信息。在信息化社會(huì)背景下，高校檔案館管理為廣大師生提供了高效、方便的檔案信息服務(wù)。高校檔案不僅是我國(guó)檔案系統(tǒng)的重要組成部分，也是學(xué)校行政體系不可或缺的重要組成。應(yīng)努力實(shí)現(xiàn)各高校檔案服務(wù)的社會(huì)共享化，這是當(dāng)前高校檔案館的一項(xiàng)重要任務(wù)。應(yīng)持續(xù)提升高校檔案的服務(wù)建設(shè)水平，完善相關(guān)體系和制度，體現(xiàn)高校檔案的重要價(jià)值。同時(shí)，拓展高校檔案館信息服務(wù)的功能和范圍，充分滿足各層次的需求，保證信息資源的充分利用，實(shí)現(xiàn)資源的優(yōu)化配置。信息化社會(huì)使檔案館信息服務(wù)逐漸向多元化方向發(fā)展，以實(shí)現(xiàn)不同形式的服務(wù)，以滿足各級(jí)用戶對(duì)檔案信息的個(gè)性化需求，應(yīng)不斷提高檔案館的地位，推動(dòng)其更好地面向社會(huì)。

1 高校檔案館的服務(wù)現(xiàn)狀

1.1 管理員的服務(wù)理念落后

目前，我國(guó)高校檔案館的管理理念無(wú)法滿足廣大師生的需求，且多數(shù)檔案館資源很少，阻礙了高校檔案館的信息化建設(shè)進(jìn)程。之前很長(zhǎng)一段時(shí)間內(nèi)，高校檔案館都是服務(wù)于政治，導(dǎo)致其服務(wù)理念較差。我國(guó)高校檔案建設(shè)在信息化進(jìn)程中暴露了很多服務(wù)能力不足的問(wèn)題，除此之外，高校檔案在建設(shè)時(shí)也出現(xiàn)了只重收藏而忽略服務(wù)的問(wèn)題。

1.2 檔案管理人員素質(zhì)問(wèn)題

檔案服務(wù)已不是簡(jiǎn)單的審查工作，更多的是利用計(jì)算機(jī)技術(shù)、數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)對(duì)檔案信息進(jìn)行梳理、挖掘和探索，這對(duì)管理人員的素質(zhì)提出了更高的要求。但是部分高校檔案管理人員的知識(shí)結(jié)構(gòu)不合理，整體素質(zhì)有待提高，導(dǎo)致信息服務(wù)觀念和方法落后。

1.3 檔案信息服務(wù)內(nèi)容的發(fā)展趨向多元化

21世紀(jì)是信息時(shí)代，在信息化時(shí)代中，互聯(lián)網(wǎng)漸漸融入人們的生產(chǎn)生活。因此，與互聯(lián)網(wǎng)相關(guān)專業(yè)的信息技術(shù)也迅速發(fā)展，人們對(duì)檔案信息服務(wù)也提出了更高的要求，對(duì)于不同層次的用戶，他們都有自己的使用目的，因此對(duì)檔案服務(wù)的要求也存在一定的差異性。在信息化的推動(dòng)下，檔案用戶的信息需求呈現(xiàn)多樣化特點(diǎn)。目前，檔案儲(chǔ)存方式除了傳統(tǒng)紙質(zhì)形式外，還有電子文件，不僅需要簡(jiǎn)單零散的檔案原件查詢，還有查詢深層次、系統(tǒng)的專題檔案信息。高校檔案館信息服務(wù)的功能仍在不斷拓展，信息化服務(wù)的范圍也在漸漸擴(kuò)增，這樣才能滿足用戶的不同個(gè)人需求。

1.4 服務(wù)管理工作沒(méi)有落到實(shí)處

我國(guó)高校檔案包含了許多私密內(nèi)容，因此，高校檔案館的服務(wù)更為復(fù)雜和特殊。我國(guó)已加大了對(duì)檔案服務(wù)的重視，在爭(zhēng)取高校資金支持的同時(shí)，通過(guò)共同努力，保證了檔案服務(wù)的質(zhì)量。隨著高校檔案管理內(nèi)容的增多，管理方法也需要更具科學(xué)性，檔案管理工作地位需要加強(qiáng)和鞏固。

2 提高高校檔案館信息服務(wù)質(zhì)量的對(duì)策

2.1 加強(qiáng)信息服務(wù)理念

高校檔案館相關(guān)人員要改變觀念，加強(qiáng)信息服務(wù)理念。開(kāi)展檔案信息服務(wù)是高校檔案館存在和發(fā)展的基礎(chǔ)，基礎(chǔ)打牢了才能更好地實(shí)現(xiàn)服務(wù)的高效與高質(zhì)，才能更好地服務(wù)于學(xué)校的建設(shè)和發(fā)展。高校應(yīng)堅(jiān)持以人為本的原則，以用戶的滿意度來(lái)衡量服務(wù)質(zhì)量，檔案管理人員要密切關(guān)注、分析和研究用戶的需求，制定合理的、多樣化的個(gè)性化服務(wù)。

2.2 明確高校檔案館信息服務(wù)工作發(fā)展方向

提高高校檔案館對(duì)學(xué)校內(nèi)部信息的服務(wù)能力。要把檔案館中的檔案分類整理，將工作細(xì)化，在收集檔案時(shí)，要做到嚴(yán)謹(jǐn)、清晰。隨著大數(shù)據(jù)時(shí)代的發(fā)展，檔案管理也要充分發(fā)揮數(shù)據(jù)庫(kù)的作用，建立完善的檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，加強(qiáng)對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)內(nèi)容的管理，使信息服務(wù)變得更有特色，使高校信息資源庫(kù)的檔案信息更詳細(xì)、更明確，便于高校檔案信息的隨時(shí)調(diào)用。

提高檔案館對(duì)學(xué)校外部的信息服務(wù)能力。隨著科技的不斷進(jìn)步，高校面對(duì)的不僅僅是學(xué)校的人員，更多的是要面對(duì)社會(huì)。越來(lái)越多的畢業(yè)生走向社會(huì)，但是他們和母校的聯(lián)系不會(huì)因?yàn)楫厴I(yè)而終止。學(xué)校還需要與更多部門打交道，這些人群讓檔案館的信息服務(wù)不再只是面對(duì)廣大師生，而是越來(lái)越面向社會(huì)、走向社會(huì)。因此，高校檔案館應(yīng)使信息服務(wù)更豐富、更具體，拓寬服務(wù)面，讓信息服務(wù)能夠面向社會(huì)各個(gè)層面，要充分體現(xiàn)現(xiàn)代社會(huì)資源共享的特點(diǎn)。

2.3 加強(qiáng)信息資源建設(shè)

第一，要廣泛開(kāi)展宣傳和培訓(xùn)工作，使學(xué)校各部門充分認(rèn)識(shí)電子文件收集的重要意義。第二，健全電子文件管理制度，確保學(xué)校電子文件收集齊全。高校檔案館需要充分考慮用戶的需求，對(duì)癥下藥，提高信息的利用率，對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，豐富館藏?cái)?shù)字化資源。第三，應(yīng)以用戶需求為導(dǎo)向開(kāi)展館藏資源建設(shè)。了解檔案用戶的真實(shí)需求，從而有效加強(qiáng)館藏資源建設(shè)。

3 高校檔案信息化的機(jī)遇與挑戰(zhàn)

3.1 信息服務(wù)工作的機(jī)遇

隨著信息時(shí)代的到來(lái)，各種信息管理技術(shù)迅速發(fā)展。學(xué)校是學(xué)習(xí)教育、科學(xué)研究的場(chǎng)所，各高校對(duì)檔案信息服務(wù)工作進(jìn)行了大量的改革創(chuàng)新，信息服務(wù)系統(tǒng)逐漸完善，學(xué)校也建立了校園網(wǎng)，全面覆蓋教師的辦公區(qū)域、教學(xué)樓及學(xué)生公寓等，讓學(xué)校的各個(gè)教育教學(xué)部門都能通過(guò)信息服務(wù)系統(tǒng)上傳或下載資源，實(shí)現(xiàn)資源共享。

3.2 信息服務(wù)工作的挑戰(zhàn)

隨著電子信息技術(shù)的發(fā)展，互聯(lián)網(wǎng)融入人們的生活，為人們提供了便利。但同時(shí)也給傳統(tǒng)檔案信息管理帶來(lái)了一定的挑戰(zhàn)。檔案信息不僅要在內(nèi)容方面更加完善，記載檔案信息內(nèi)容的載體也要隨之改變。傳統(tǒng)的檔案信息大部分都是紙質(zhì)記載，但是在信息時(shí)代，電子技術(shù)不斷進(jìn)步，檔案信息服務(wù)載體也應(yīng)與時(shí)俱進(jìn)，從紙質(zhì)向電子轉(zhuǎn)變。高校檔案信息管理工作要勇于接受挑戰(zhàn)，開(kāi)拓檔案信息服務(wù)的新領(lǐng)域。

4 結(jié)語(yǔ)

信息化背景下，要注重提高高校檔案館的信息服務(wù)能力。信息服務(wù)策略不是一成不變的，應(yīng)順應(yīng)時(shí)代變化，依據(jù)師生的群體特征和特別需求，對(duì)癥下藥，使檔案信息服務(wù)具有多樣性，充分滿足用戶的個(gè)性化需求。同時(shí)，要保障用戶的信息安全，讓用戶舒心、放心。

[1] 曹興華．對(duì)信息化背景下高校檔案館信息服務(wù)工作的思考[J]．秘書之友，2012，(05)：41-43.

[2] 王海燕．基于信息化背景下高校檔案館信息服務(wù)策略分析[J]．西部皮革，2016，38(24)：247.

[3] 范桂紅．信息化背景下的高校檔案館信息服務(wù)工作探析[J]．黑龍江史志，2013，(15)：208.

[4] 李葉舟．信息化背景下高校檔案館服務(wù)模式的轉(zhuǎn)變[J]．產(chǎn)業(yè)與科技論壇，2016，15(9)：230-231.

[5] 藍(lán)皚珠．信息化背景下的高校檔案服務(wù)策略分析[J]．科技創(chuàng)新導(dǎo)報(bào)，2014，(35)：255-256.

[6] 白麗，曹玉，趙憲珍．信息化背景下我國(guó)綜合檔案館導(dǎo)入ISO9000標(biāo)準(zhǔn)研究[J]．北京檔案，2013，(03)：37-39.

Research on information service strategy of archives in colleges under the background of informatization

SUN Yan

(Jilin Engineering Normal University, Changchun 130052, China)

Archives are the important component of social development, and the management methods will change with the times. Therefore, it is necessary to take scientific measures to ensure the effectiveness of archives management. Colleges are facing new challenges in archives management information construction, and they should take an effective service strategy to manage the file to meet the users at all levels of the file information personalized, diversified needs, and better promote information construction. Through the analysis of the status quo of the archives of colleges, the paper expounds the opportunities and challenges of the archives informatization in colleges, and puts forward the countermeasures to improve the information service quality of archives.

Informatization; University archives; Management information; Service strategy

2017-04-13

孫焱(1980-)，女，館員，本科。

G273.5

A

1674-8646(2017)13-0106-02

本文是2014年度吉林省教育廳“十二五”社會(huì)科學(xué)研究項(xiàng)目“信息化背景下高校檔案館信息服務(wù)策略研究”(吉教科文合字【2014】第454號(hào))的重要研究成果