人事檔案管理問題及創(chuàng)新研究

毛惠英

(陜西省渭南高新區(qū)檔案室，陜西 渭南 714000)

人事檔案管理問題及創(chuàng)新研究

毛惠英

(陜西省渭南高新區(qū)檔案室，陜西 渭南 714000)

在人事制度改革的今天，對(duì)人事檔案管理提出了新的要求，傳統(tǒng)的人事檔案管理模式及方法逐漸顯露出了諸多弊端，需要通過(guò)對(duì)人事檔案管理進(jìn)行創(chuàng)新，以適應(yīng)社會(huì)發(fā)展需要，在分析人事檔案管理存在問題的基礎(chǔ)上，提出了人事檔案創(chuàng)新策略，具有一定的實(shí)際借鑒價(jià)值。

人事檔案；管理；創(chuàng)新

完善人事檔案管理，提高人事檔案管理效率，實(shí)現(xiàn)人事檔案管理效益的最大化，對(duì)于我國(guó)檔案管理來(lái)說(shuō)具有重要的意義。這就要求開展人事檔案甄別、核查工作，切實(shí)保證人事檔案信息的全面確切、切實(shí)可信，提高人事檔案工作的可信度，確保人事檔案管理工作的長(zhǎng)效機(jī)制。

1 人事檔案管理存在的問題

1.1 收集方面

第一，管理意識(shí)淡薄。據(jù)筆者了解，很多從事人事檔案管理工作的人員都是兼任，不僅本身對(duì)工作內(nèi)容并不了解，同時(shí)也并不重視這個(gè)工作。人事檔案管理是非常重要的一環(huán)，直接關(guān)系著社會(huì)的進(jìn)步和國(guó)家的發(fā)展，因此對(duì)其重視是應(yīng)該的。人事檔案管理并不僅僅意味著保管，還要求注重信息的收集、整理和歸類。而目前人事檔案管理的現(xiàn)狀是很多檔案遺失，甚至有些檔案還存在著涂抹等不良現(xiàn)象。這不利于人事檔案的真實(shí)性和完整性，進(jìn)而無(wú)法發(fā)揮人事檔案在人才塑造及人才培養(yǎng)方面的關(guān)鍵作用。

第二，材料缺失嚴(yán)重。基于人事檔案在人力資源管理中關(guān)鍵作用，必須保證人事檔案信息收集的完整性，但目前很多人事信息沒有被收集到檔案中，這造成了人事信息的斷層和不全，影響其信息利用及參考價(jià)值。

1.2 保管方面

第一，機(jī)構(gòu)精簡(jiǎn)，人員短缺。隨著知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代的到來(lái)，很多部門進(jìn)行了深度改革和機(jī)構(gòu)精簡(jiǎn)。受傳統(tǒng)觀念的影響，人事檔案管理部門被精簡(jiǎn)得更為廣泛和徹底，很多人事檔案管理部門只有少數(shù)人從事檔案管理工作。在這樣的人員配置下，人事檔案管理根本無(wú)法滿足知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代對(duì)人事信息的系統(tǒng)性及全面性需求，甚至連基本的人事檔案保管任務(wù)也無(wú)法完整完成，更談不上其他職能的體現(xiàn)。

第二，經(jīng)費(fèi)不足，條件落后。由于對(duì)人事檔案管理工作的長(zhǎng)期不重視，導(dǎo)致資金投入的不足，不僅人員配備不齊，相關(guān)設(shè)備也不充足。隨著當(dāng)前人事檔案管理作用的日益凸顯，需要投入一定的資金來(lái)滿足人事檔案管理人力、設(shè)備、環(huán)境等方面的需求。特別是在人事檔案放置場(chǎng)所方面，要保證其安全性，這是目前人事檔案保管過(guò)程中存在的普遍問題。

1.3 信息技術(shù)應(yīng)用方面

目前，人事檔案管理主要還是采取紙質(zhì)的方式進(jìn)行收集和保存，計(jì)算機(jī)信息的錄入和存儲(chǔ)還未全面性、深入性和廣泛性的開展。這與目前辦公自動(dòng)化的現(xiàn)狀完全不符，也造成了一些人事檔案信息化管理問題。由于我國(guó)地域分布散落、人口龐大、行業(yè)眾多，導(dǎo)致人事檔案不僅缺乏總體的信息化應(yīng)用規(guī)劃和戰(zhàn)略發(fā)展目標(biāo)，還未采用一個(gè)統(tǒng)一、規(guī)范的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行信息化管理，阻礙了人事檔案信息的交流與共享，不利于人事檔案信息整體利用效率的提高。

2 人事檔案管理創(chuàng)新策略

2.1 收集工作的完善

第一，收集信息的完整詳盡。每個(gè)人的工作信息不是一成不變的，這種動(dòng)態(tài)性要求人事檔案工作人員要及時(shí)收集各種人事信息，通過(guò)表格等形式記錄職位、學(xué)歷、職稱、工作經(jīng)歷、職位狀況、職業(yè)技能、學(xué)習(xí)情況、獎(jiǎng)懲、興趣愛好、勞動(dòng)合同、體檢表等信息，以保證信息的真實(shí)性和全面性。具體而言，可以結(jié)合社會(huì)及崗位對(duì)職員的具體要求，對(duì)原有收集的各種人事信息進(jìn)行合理的豐富和擴(kuò)展，使收集來(lái)的人事信息可以更為豐富，同時(shí)可以使收集的信息應(yīng)用于其他方面，充分發(fā)揮人事信息內(nèi)在價(jià)值和各項(xiàng)功能。

第二，收集方式的靈活多樣。對(duì)于新職業(yè)及新入職人員要及早完善各方面信息，當(dāng)然也要考慮具體情況，對(duì)于一些不能及時(shí)獲得信息的職員，需及時(shí)聯(lián)系和提醒，盡早完成人事檔案的建設(shè)。為了避免人事信息的丟失，應(yīng)采取臨時(shí)記錄等方式以保證人事信息的完整性。在人事檔案的收集過(guò)程中，往往有許多資料信息產(chǎn)生，通常這些資料信息的獲取途徑是各不相同的，這就要求相關(guān)工作人員通過(guò)收集方式的靈活運(yùn)用，并分散收集、密切配合，提高信息收集效率，確保信息存貯的及時(shí)性，以便后期正常使用。

第三，收集歸檔聯(lián)系網(wǎng)絡(luò)的建立。暢通人事信息收集通道，確保人事檔案記錄信息的有據(jù)可查，也是完善人事檔案的基本要求。通常收集人員的工作信息，需要各個(gè)部門的協(xié)調(diào)合作，互相配合，這是完善人事檔案各方面信息的基本保障。各部門應(yīng)和檔案收集部門配合，實(shí)現(xiàn)資源共享和信息公開，以確保收集信息部門和其他部門之間有一個(gè)共同的溝通渠道。

第四，收集工作模式的轉(zhuǎn)變。改變僅被動(dòng)接受人事材料的方式，采取主動(dòng)獲取或兩者結(jié)合的方式來(lái)收集人事信息。同時(shí)，相關(guān)人事檔案工作人員要與時(shí)代緊密結(jié)合，依據(jù)現(xiàn)實(shí)狀況及時(shí)調(diào)整工作方式，優(yōu)化工作模式，做到多種收集方式相結(jié)合，及時(shí)收集信息資料對(duì)人事檔案內(nèi)容進(jìn)行補(bǔ)充，以保證人事檔案的完整充實(shí)。

2.2 保管工作的改進(jìn)

第一，堅(jiān)持集中統(tǒng)一，分級(jí)管理的原則。將需要集中管理的人事檔案，交由相關(guān)人事檔案管理部門進(jìn)行統(tǒng)一管理，不應(yīng)當(dāng)分散放置，當(dāng)然交由個(gè)人或采用其他方式保管是不符合規(guī)定的。更新和改善保管人事檔案的場(chǎng)所及設(shè)備，盡量利用現(xiàn)代科技進(jìn)行保管，保證室內(nèi)沒有光、熱、濕度等不利因素的影響，確保檔案存放環(huán)境的穩(wěn)定性。同時(shí)嚴(yán)格控制人員往來(lái)，保證檔案保管場(chǎng)所的整潔，及早發(fā)現(xiàn)檔案的損壞部分，并及時(shí)處理，以防止人事檔案損壞的進(jìn)一步擴(kuò)大。

第二，完善檔案各項(xiàng)保護(hù)制度。將人事檔案保管上升到制度層面，從而確保人事檔案保管的各項(xiàng)工作可以有序進(jìn)行。同時(shí)，為了減少人事檔案損毀、缺少或其他狀況的出現(xiàn)，應(yīng)定期對(duì)人事檔案保管相關(guān)設(shè)備進(jìn)行檢修，以避免安全隱患。另外，人事檔案保管場(chǎng)所的各種警報(bào)裝置是必不可少的，建立一個(gè)完善的保護(hù)系統(tǒng)，確保各種設(shè)備可以正常運(yùn)轉(zhuǎn)，從而保證人事檔案處在一個(gè)安全、穩(wěn)定的環(huán)境中。

第三，建立檔案接收、查借閱系統(tǒng)。對(duì)于人事檔案來(lái)說(shuō)，信息的真實(shí)性非常重要，脫離了現(xiàn)實(shí)情況就無(wú)法準(zhǔn)確開展各項(xiàng)工作。我國(guó)相關(guān)法律在這方面也有規(guī)定，規(guī)定檔案中記錄的信息應(yīng)當(dāng)規(guī)范，符合法律，同時(shí)確保信息安全、準(zhǔn)確、完整，不會(huì)外泄給他人?；谶@種要求，相關(guān)工作人事檔案管理工作人員應(yīng)嚴(yán)格遵守各種規(guī)定，不人為破壞規(guī)則，在遵守檔案查借閱審批制度的同時(shí)，對(duì)保存的人事檔案定期查閱，從源頭遏制損壞因素。對(duì)于自帶檔案的現(xiàn)象，應(yīng)加大監(jiān)管，要求檔案?jìng)鬟f必須由相關(guān)人員或?qū)ｉT機(jī)構(gòu)處理。

2.3 信息化水平的提高

第一，人事檔案管理系統(tǒng)相關(guān)目錄必須細(xì)化和歸類，并標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范錄入信息。同時(shí)設(shè)立人事檔案移交標(biāo)準(zhǔn)，檔案及時(shí)移交處理，使整個(gè)信息系統(tǒng)更加規(guī)范，也利于系統(tǒng)人事信息的完整性。

第二，通過(guò)如人工錄入、機(jī)器掃描等手段對(duì)室藏檔案進(jìn)行規(guī)范統(tǒng)一的電子化處理，將室藏檔案數(shù)字化。首先，改變?nèi)耸滦畔⒐芾矸绞剑蓚鹘y(tǒng)手工管理轉(zhuǎn)變化電腦數(shù)字化管理，從而實(shí)現(xiàn)信息系統(tǒng)的自動(dòng)化管理。其次，利用各種技術(shù)手段，將原本龐大的紙質(zhì)檔案毫無(wú)遺漏地錄入到信息化系統(tǒng)中去。通過(guò)各類高科技手段將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)為電子檔案，這樣既方便保存又利于今后的各項(xiàng)工作開展。

第三，相較于紙質(zhì)檔案，電子檔案存在的優(yōu)點(diǎn)顯而易見，建立嚴(yán)謹(jǐn)?shù)匿浫肟己藱C(jī)制，進(jìn)行強(qiáng)有力的監(jiān)督，保證由紙質(zhì)檔轉(zhuǎn)換為電子檔時(shí)的真實(shí)性和完整性。

第四，隨著信息化的高速發(fā)展，對(duì)信息安全的防護(hù)也日益重要。需要建立一套完整的安全機(jī)制以防止人事消息泄露，加強(qiáng)對(duì)數(shù)據(jù)安全的管控，建立和完善相關(guān)數(shù)據(jù)網(wǎng)絡(luò)防火墻，提高人事檔案信息系統(tǒng)的安全性能。

[1] 李新倉(cāng).信息化視域下高校人事檔案的創(chuàng)新管理研究[J].蘭臺(tái)世界，2013，(11)：89-90.

Personnelfilemanagementandinnovationresearch

MAO Hui-ying

(Archives Office, Weinan High-tech Zone of Shaanxi Province, Weinan 714000, China)

With the reform of the personnel system, new requirements for the management of personnel files have been put forward. There are many problems in the traditional personnel file management mode and method, so it is necessary to innovate the personnel file management in order to meet the needs of social development. Based on the brief analysis of the existing problems in personnel file management, this paper puts forward the innovation strategy of personnel archives, which has certain practical reference value.

Personnel files; Management; Innovation

2017-10-14

毛惠英(1976-)，女，本科，助理館員。

G275.9；F272

A

1674-8646(2017)23-0034-02