關(guān)于如何做好檔案管理工作探究

楊 鈴

佛山市三水區(qū)交通基礎(chǔ)建設(shè)集團(tuán)公司

關(guān)于如何做好檔案管理工作探究

楊 鈴

佛山市三水區(qū)交通基礎(chǔ)建設(shè)集團(tuán)公司

作為一名檔案管理人員，要做好檔案管理工作必須做到自身專業(yè)知識、服務(wù)意識強(qiáng)、政治素質(zhì)良好等。本文只要針對檔案管理工作進(jìn)行闡述，對檔案管理人員的素質(zhì)建設(shè)和創(chuàng)新管理工作措施進(jìn)行總結(jié)，通過對檔案管理工作的分析，旨在提高自身的素養(yǎng)。

檔案管理；素質(zhì)；措施

1.檔案管理

檔案管理亦稱檔案工作。是檔案館(室)直接對檔案實體和檔案信息進(jìn)行管理并提供利用服務(wù)的各項服務(wù)工作的總稱，也是國家檔案事業(yè)最基本的組成部分。作為一名檔案管理人員，做好服務(wù)工作至關(guān)重要。

2.檔案管理人員要具備的素質(zhì)

2.1 檔案管理工作人員的政治素質(zhì)

檔案管理工作人員必須具備社會上各類專業(yè)工作人員所應(yīng)共同具備的基本政治素質(zhì)，即堅持四項基本原則，熱愛黨，熱愛社會主義，熱愛祖國和人民，堅決執(zhí)行黨和國家的各項法律和各項方針政策，講道德，守紀(jì)律，不為名，不為利，不計較個人利益，有獻(xiàn)身精神。由于檔案工作具有一定的機(jī)密性和較強(qiáng)的政治性，因此，檔案專業(yè)工作人員尤應(yīng)具備守口如瓶、嚴(yán)守國家秘密的政治素質(zhì)。同時，檔案工作的服務(wù)性特點還特別要求檔案專業(yè)工作人員應(yīng)具有良好的為人民服務(wù)的精神。

2.2 檔案管理工作人員的專業(yè)素質(zhì)

檔案管理工作人員應(yīng)該安心本職工作，熱愛檔案事業(yè)，有較強(qiáng)的事業(yè)心，懂得文書學(xué)、檔案管理學(xué)、檔案文獻(xiàn)編纂學(xué)、檔案保護(hù)技術(shù)學(xué)、中外檔案史等檔案專業(yè)基本知識，熟悉黨和國家有關(guān)檔案工作的各項法規(guī)和方針政策，熟悉上級檔案行政管理部門的各種業(yè)務(wù)規(guī)定，熟悉自己所從事的業(yè)務(wù)工作；能把檔案專業(yè)法規(guī)、政策和檔案專業(yè)基本知識以及其他專業(yè)知識靈活運用于自己的工作實際，熟練完成自己的業(yè)務(wù)工作。

2.3 過硬的業(yè)務(wù)技能

文件材料的收集工作除了建立健全文件資料的收集歸檔制度、取得領(lǐng)導(dǎo)重視、各部門配合外，更重要的是專職檔案人員要做到“三勤”，即腦勤、手勤、腿勤，愛崗敬業(yè)，盡職盡責(zé)。檔案管理人員應(yīng)根據(jù)檔案材料來源廣、范圍大的特點，主動上門，跟蹤收集。首先根據(jù)文件材料形成時間的規(guī)律主動收集，把握文件收集的主動權(quán)，把反映主要職能活動和歷史面貌的重要材料都收集起來。要加強(qiáng)與各部門的溝通，避免歸檔時遺漏。階段工作結(jié)束或年度工作完結(jié)，專職檔案管理人員應(yīng)主動上門將所形成的文件材料收集歸檔，把大量分散的檔案資料進(jìn)行加工、分析鑒別、歸檔集中，從中找出規(guī)律性的材料和數(shù)據(jù)，變死材料為活信息，為開展各項管理工作服務(wù)，為各項管理工作提供齊全、完整、準(zhǔn)確、可靠的檔案信息資源。同時檔案管理工作應(yīng)加強(qiáng)宣傳，通過多種渠道、多種形式、多種場合適時宣傳檔案知識和檔案法規(guī)，增強(qiáng)全員的檔案管理意識，使其自覺地配合好文件資料的收集和歸檔工作，以有利于檔案工作的順利開展。

2.4 檔案人員的服務(wù)意識

檔案管理者要建立健全檔案管理模式，保證檔案的安全與高效。還要與時俱進(jìn)，樹立新的科學(xué)發(fā)展觀，正確的掌握和應(yīng)用現(xiàn)代科學(xué)的方法和理論，在新的領(lǐng)域中不斷的創(chuàng)新，使傳統(tǒng)的人工管理方法與現(xiàn)在的科學(xué)信息方法完美結(jié)合，運用現(xiàn)代的網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)，來吸納新知識，引進(jìn)先進(jìn)的科學(xué)理論觀念，加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)信息服務(wù)，增強(qiáng)檔案管理的質(zhì)量。檔案工作管理工作人員還要增強(qiáng)服務(wù)意識，以“主動服務(wù)”作為工作的出發(fā)點。只有做到了明確服務(wù)的方向，端正服務(wù)的態(tài)度，提高服務(wù)的質(zhì)量，才能充分發(fā)揮檔案信息資源的作用，為社會主義現(xiàn)代化建設(shè)服務(wù)。

3.創(chuàng)新我國檔案管理工作的措施

3.1 強(qiáng)化檔案的信息化好網(wǎng)絡(luò)化進(jìn)程

傳統(tǒng)的檔案管理主要是進(jìn)行手工管理，這種管理方式管理效率低，已經(jīng)不適應(yīng)我國社會生產(chǎn)力發(fā)展的需要，因此需要提高檔案管理的效率，提高信息化和網(wǎng)絡(luò)化技術(shù)在信息管理中的應(yīng)用，電子信息技術(shù)的發(fā)展為檔案管理的信息化進(jìn)程提供了技術(shù)支持，在計算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)發(fā)展的前提下，電子文件的生成、運用以及后期的銷毀工作都可以通過網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行，提高了檔案管理的效果，形成了檔案管理的新模式，也減輕了管理人員的工作負(fù)擔(dān)，解放了勞動力。

3.2 對檔案管理工作的職能進(jìn)行合理開發(fā)和利用

檔案管理人員應(yīng)對本單位的發(fā)展現(xiàn)狀進(jìn)行充分了解，并對檔案管理工作的職能進(jìn)行合理開發(fā)和利用，從某種意義上來講，每一項檔案管理工作都有自身存在的價值。此外檔案管理人員應(yīng)意識到自身職責(zé)的重要性，對相關(guān)檔案信息進(jìn)行科學(xué)、合理、有序的編排，實現(xiàn)“死檔案”向“活資料”的轉(zhuǎn)化，從而更好地服務(wù)于單位，為各項工作的開展提供相關(guān)的數(shù)據(jù)參考。與此同時，檔案管理機(jī)構(gòu)還需結(jié)合先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，建立單位與檔案管理信息的共享平臺，使其能夠更好地進(jìn)行檔案管理咨詢工作，促進(jìn)單位的穩(wěn)步發(fā)展。

3.3 加強(qiáng)檔案信息化管理

檔案管理電子化是檔案管理工作的必然趨勢。單位應(yīng)該充分的意識到檔案信息化的重要作用，保證重要檔案的安全性。首先單位在檔案查詢上加強(qiáng)電子檢索，通過系統(tǒng)軟件支持，實現(xiàn)檔案管理資料查詢的方便性。其次，在實施檔案信息化的過程中，要確保檔案的安全。為了應(yīng)對這一點，檔案資料采集要做到采集真實、管理規(guī)范。同時，檔案管理人員也要做好電子檔案的保存工作，將每一類檔案的密級程度劃分好，對檔案進(jìn)行全面的掌控。不僅可以節(jié)約成本還可以減少風(fēng)險。最后，改善單位現(xiàn)有檔案管理設(shè)施，加大檔案管理設(shè)備投入，提高工作人員的工作質(zhì)量和效率。單位應(yīng)該在檔案室配備數(shù)碼相機(jī)、掃描儀等。全面實現(xiàn)電子文檔一體化管理，步入檔案辦公管理自動化軌道。同時，檔案的更新是一份工作量很龐大的工作，單位檔案管理工作人員要及時收集新的檔案完善檔案庫，及時的更新檔案信息、檔案內(nèi)容，對于廢棄的檔案另作封存，才能更好的提高工作效率。

4.結(jié)束語

隨著以辦公自動化、社會信息化為核心的企業(yè)檔案管理模式的深入發(fā)展，檔案在企業(yè)的生產(chǎn)和經(jīng)營過程中起著特備重要的作用。因此，要不斷的學(xué)習(xí)檔案管理的相關(guān)知識，為企業(yè)做出應(yīng)有的價值。

[1]巴依爾.新形勢下如何加強(qiáng)檔案管理工作人員的自身建設(shè)[J].中外企業(yè)家，2013(19).