論檔案管理的信息化建設(shè)

石砂石

黑龍江省農(nóng)墾牡丹江管理局辦公室

論檔案管理的信息化建設(shè)

石砂石

黑龍江省農(nóng)墾牡丹江管理局辦公室

檔案信息化，就是在國家檔案行政管理部門的統(tǒng)一規(guī)劃與組織下，在檔案管理活動中全面應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)，對檔案信息資源進行處理、管理和提供利用服務(wù)。換言之，檔案信息化是指檔案管理模式從過去的以檔案實體保管為重點向以檔案實體這種主要形式向社會提供服務(wù)為重點的轉(zhuǎn)變過程。

檔案；管理；信息化

1、業(yè)檔案信息化建設(shè)的主要內(nèi)容

檔案信息化建設(shè)的主要內(nèi)容是通過運用終端設(shè)備的信息化采集(收集)工具，以數(shù)據(jù)中心的存儲為載體，以數(shù)據(jù)庫建立起來的檔案信息庫為系統(tǒng)核心，采用檔案信息管理軟件系統(tǒng)為應(yīng)用管理的平臺，進而實現(xiàn)信息化信息在終端與數(shù)據(jù)中心之間進行互聯(lián)，以達到管理人員或一般用戶對檔案相關(guān)資源進行Internet/LAN的應(yīng)用管理的目的，以實現(xiàn)信息化管理模式和輔助實體管理模式的最優(yōu)結(jié)合。積極推進各類檔案的數(shù)據(jù)庫建設(shè)，加速局域網(wǎng)建設(shè)，將檔案數(shù)據(jù)庫作為重要信息。將傳統(tǒng)的檔案信息通過計算機、系統(tǒng)等軟硬件的處理，轉(zhuǎn)化為相對應(yīng)的數(shù)字信息，并存儲于檔案館數(shù)據(jù)信息中心，管理人員或者一般人員可以根據(jù)相應(yīng)的權(quán)限在客戶端對其進行信息的調(diào)用、借閱及處理等，使檔案資源得到了最大功能的發(fā)揮。造就一支高素質(zhì)的檔案信息化人才隊伍。人才是最寶貴的資源，是檔案信息化建設(shè)成功與持續(xù)發(fā)展的關(guān)鍵。

2、檔案信息化建設(shè)的重要性

隨著互聯(lián)網(wǎng)應(yīng)用的廣泛普及和深入，網(wǎng)絡(luò)化工作模式已經(jīng)滲入到當今社會各行各業(yè)，人們必須以網(wǎng)絡(luò)的高效率來適應(yīng)社會的發(fā)展需要。但是由于種種原因，我國的檔案管理在信息化和信息化的進程中普遍處于相對滯后的階段。隨著我國企業(yè)各項管理工作向信息化發(fā)展，企業(yè)檔案信息在企業(yè)日常管理中的地位越來越重要。為了更有效、更快捷地開發(fā)和應(yīng)用檔案信息資源，充分發(fā)揮企業(yè)檔案在企業(yè)管理工作中的作用，就必須實現(xiàn)檔案管理的信息化來逐漸替代和優(yōu)化傳統(tǒng)的檔案管理模式。這其中包括運用網(wǎng)絡(luò)信息檢索技術(shù)實現(xiàn)檔案檢索的自動化、運用縮微技術(shù)實現(xiàn)檔案存貯的縮微化、運用現(xiàn)代通訊技術(shù)實現(xiàn)檔案信息的網(wǎng)絡(luò)化等。檔案工作的信息化已經(jīng)成為檔案人員不得不面對的新課題，企業(yè)檔案工作的信息化建設(shè)己成為企業(yè)檔案的發(fā)展趨勢。

3、檔案管理信息化的現(xiàn)狀

3.1 社會的現(xiàn)代化發(fā)展管理軟件缺乏統(tǒng)一性

檔案部門使用的計算機型號不一，規(guī)格各異，各自開發(fā)的軟件不能互用，并且沒有一個既適用于文件檢索又可用于檔案信息管理的計算機管理軟件系統(tǒng)，由于不能互調(diào)，就不能利用電腦完成信息管理工作，不能快捷地出版信息編輯成果，這制約了檔案信息電子化的進程。

3.2 檔案管理基礎(chǔ)工作標準化規(guī)范化仍需改進

檔案信息管理電于化的前提是基礎(chǔ)工作的規(guī)范化和標準化。但由于歷史原因，館藏檔案業(yè)務(wù)基礎(chǔ)差。案卷質(zhì)量不高，特別是各類檔案的著錄細則相容性不強，系統(tǒng)軟件移植性差；檔案自動化工作尚無統(tǒng)一標準，僅著眼于某一個館或某個專業(yè)系統(tǒng)，無法全面實施、推廣統(tǒng)一標準，這也制約了檔案信息工作電子化。

3.3 檔案管理的技術(shù)標準

組織工作程序標準未從計算機信息處理技術(shù)特點和發(fā)展考慮，越來越多的歸檔“文件資料”是磁盤、光盤，現(xiàn)行的檔案整理、分類方法、著錄標準及有關(guān)規(guī)定已不能完全適應(yīng)。

3.4 檔案信息管理人員的素質(zhì)有待提高

實現(xiàn)檔案信息電于化。首先要有現(xiàn)代化的人，管理人員要有較高的知識層次和先進技術(shù)水平，不能僅僅滿足于一般的計算機操作。從目前看，許多檔案部門缺乏現(xiàn)代高技術(shù)人才，其中檔案、信息處理復(fù)合型人才就更奇缺，大部分檔案人員現(xiàn)代技術(shù)水平偏低。甚至有現(xiàn)代文盲現(xiàn)象。盡管引進了現(xiàn)代化設(shè)備，仍不能充分發(fā)揮作用，就談不上檔案信息電子化了。

4、檔案信息化的建設(shè)

4.1 建立檔案網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)

檔案網(wǎng)站是檔案機構(gòu)在互聯(lián)網(wǎng)上建立的站點，是發(fā)布各類檔案信息并提供檔案利用服務(wù)，構(gòu)成信息網(wǎng)絡(luò)的一個節(jié)點，在檔案系統(tǒng)內(nèi)建設(shè)數(shù)字化綜合應(yīng)用平臺。建立健全內(nèi)部服務(wù)網(wǎng)和公眾服務(wù)網(wǎng)，發(fā)揮網(wǎng)站的作用，使檔案網(wǎng)站成為宣傳檔案工作、探討檔案業(yè)務(wù)交流、開展檔案信息服務(wù)的窗口，這項工作，極大地促進了檔案信息化的建設(shè)。在此基礎(chǔ)上，根據(jù)系統(tǒng)建設(shè)需求，采購必要的硬件設(shè)備，為系統(tǒng)提供硬件基礎(chǔ)。提高檔案管理軟件的技術(shù)和應(yīng)用水平，為保證檔案信息交換、實現(xiàn)檔案信息資源共享創(chuàng)造條件。制定相應(yīng)的策略、保障檔案資源的原始性、安全性、可靠性。

4.2 加強電子文件的管理

一是隨著計算機信息管理網(wǎng)的建立與發(fā)展，越來越多的重要文件被傳輸上網(wǎng)。上網(wǎng)前，又按照信息管理部門的統(tǒng)一要求進行了文件格式的轉(zhuǎn)換，在一定程度上保證了數(shù)據(jù)的可靠性和通用性。對那些未輸送到計算機信息管理網(wǎng)上的具有保存價值的電子文檔，應(yīng)由電子文件形成部門編目整理，也利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)向檔案部門傳輸，也可以借助信息管理網(wǎng)絡(luò)在各業(yè)務(wù)管理機構(gòu)與檔案部門之間開通電子文件歸檔專遞網(wǎng)線，建立依附在信息管理網(wǎng)上的歸檔專用子系統(tǒng)。將上網(wǎng)與未上網(wǎng)的具有保存價值的電子文件通過此系統(tǒng)傳輸給檔案部門。

4.3 強化檔案隊伍建設(shè)，提高業(yè)務(wù)素質(zhì)

檔案人員必須從雜業(yè)型轉(zhuǎn)向?qū)I(yè)型。保證檔案系統(tǒng)現(xiàn)代化管理工作有序、正常、持續(xù)的發(fā)展，人的因素是主要的。檔案管理領(lǐng)域缺乏懂軟件開發(fā)又精通檔案專業(yè)知識的復(fù)合型人才；提高整個檔案隊伍素質(zhì)，創(chuàng)造條件有針對性適合不同的工作崗位。進行知識更新，適應(yīng)對外指導(dǎo)工作和內(nèi)部基礎(chǔ)管理工作；建立競爭機制，克服人的惰性，充分發(fā)揮人的主觀能動性，有他們的用武之地和舒展才能的場所；建立激勵機制，合理設(shè)置崗位。工作科學(xué)量化，體現(xiàn)一個單位內(nèi)工作量大與小不一樣、專與不專不一樣，有利于工作人員的積極性和創(chuàng)造性充分發(fā)揮。

結(jié)束語：

總之，為了適應(yīng)國家信息化建設(shè)和檔案工作可持續(xù)發(fā)展要求，各企業(yè)應(yīng)以網(wǎng)絡(luò)建設(shè)為基礎(chǔ)，以檔案信息資源開發(fā)為中心，以提高檔案利用率為目的，把檔案信息建設(shè)納入到公司信息化建設(shè)的總格局，把網(wǎng)絡(luò)技術(shù)應(yīng)用于檔案信息管理工作中。因此，我們必須加快檔案的現(xiàn)代化管理進程，逐步實現(xiàn)企業(yè)檔案的信息化建設(shè)。

[1]姚小娟.檔案信息化管理探討[J].廣東水利水電；2006年04期

[2]李妍.淺談我國檔案信息化建設(shè)與管理[J].黑龍江科技信息；2011年11期