檔案利用服務(wù)視閾下新媒體應(yīng)用研究

高琪翔

（黑龍江大學(xué)信息管理學(xué)院 哈爾濱 150080）

研究探索

檔案利用服務(wù)視閾下新媒體應(yīng)用研究

高琪翔

（黑龍江大學(xué)信息管理學(xué)院 哈爾濱 150080）

基于對(duì)新媒體的概念、特征及其形式進(jìn)行簡(jiǎn)要概述，理清新媒體相關(guān)概念，描述目前新媒體環(huán)境。研究將新媒體應(yīng)用于檔案利用服務(wù)工作的可行性，并對(duì)目前檔案利用服務(wù)中應(yīng)用新媒體的現(xiàn)狀進(jìn)行分析，列舉出在新媒體環(huán)境中出現(xiàn)的問題，圍繞問題提出了針對(duì)性的措施與解決方法。通過對(duì)目前新媒體環(huán)境下檔案利用服務(wù)方式的利弊分析，結(jié)合檔案利用服務(wù)工作性質(zhì)，以尋求一個(gè)最優(yōu)的檔案利用服務(wù)模式，充分發(fā)揮檔案價(jià)值，促進(jìn)檔案事業(yè)發(fā)展。

新媒體 檔案利用 新媒體應(yīng)用 服務(wù)方式

新媒體是依托網(wǎng)絡(luò)環(huán)境能與用戶進(jìn)行有效互動(dòng)的傳播媒介，其具有的交互性、及時(shí)性、融合性等特點(diǎn)，能為用戶提供大量資訊并方便用戶使用。新媒體不是一種設(shè)備，它是一種服務(wù)方式。新媒體是依托于互聯(lián)網(wǎng)，通過電腦、移動(dòng)終端等設(shè)備來提供服務(wù)。

一、新媒體應(yīng)用于檔案利用服務(wù)的可行性

檔案具有“孤本”屬性，首先，當(dāng)某份檔案的利用需求增多時(shí)，該檔案很難同時(shí)滿足利用者的需要，并且在不斷提供利用的過程中，檔案自身也會(huì)出現(xiàn)損耗。其次，隨著我國(guó)網(wǎng)民不斷增多，利用者更傾向于使用網(wǎng)絡(luò)查找所需求的信息。這些客觀條件都催促著檔案利用服務(wù)工作方式的轉(zhuǎn)變，也為新媒體應(yīng)用于檔案利用服務(wù)工作提供了可行性。

1.相關(guān)技術(shù)支持。（1）Web2.0。Web2.0概念處于不斷發(fā)展完善中，它不是單純的技術(shù)或解決方案，而是一套可執(zhí)行的理念體系。Web2.0是一個(gè)利用Web平臺(tái)，由用戶主導(dǎo)而生成內(nèi)容的互聯(lián)網(wǎng)產(chǎn)品模式。Web2.0網(wǎng)站給予用戶更多的參與機(jī)會(huì)，其內(nèi)容通常是由用戶發(fā)布的，用戶既是網(wǎng)站內(nèi)容的瀏覽者同時(shí)也是網(wǎng)站內(nèi)容的制造者[1]。對(duì)于Web1.0而言，Web2.0更注重交互性，它可以為檔案工作提供一個(gè)交互性平臺(tái)，用戶參與其中，通過在線創(chuàng)造、組織、編輯、評(píng)論來分享信息。主要的Web2.0工具有博客（Blog）、微博、RSS（簡(jiǎn)易資訊聚合）、百科、P2P（點(diǎn)對(duì)點(diǎn)）、各類社交網(wǎng)站、IM（即時(shí)通訊）等，其隊(duì)伍也在不斷發(fā)展壯大，但這些應(yīng)用工具在理念和特點(diǎn)上始終保持一致性[2]。（2）移動(dòng)終端。移動(dòng)終端包括智能手機(jī)和平板電腦，在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中移動(dòng)終端具有使用便捷、不受時(shí)空限制的特點(diǎn)，可以隨時(shí)隨地上網(wǎng)獲取信息分享資源，其中智能手機(jī)除具有無線接入互聯(lián)網(wǎng)的功能，還可以通過3G、4G網(wǎng)絡(luò)獲取資訊。用戶可以在移動(dòng)終端設(shè)備中自由安裝自己需要的應(yīng)用軟件。隨著我國(guó)手機(jī)網(wǎng)民的不斷增加，各類應(yīng)用比如商務(wù)類、休閑娛樂類、信息獲取類、交流溝通類等的使用率也在快速增長(zhǎng)，可以說移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)帶動(dòng)了整體互聯(lián)網(wǎng)各類應(yīng)用的發(fā)展。

2.政策法規(guī)支持。自1987年《中華人民共和國(guó)檔案法》頒布以來，檔案事業(yè)有了自己的法律依據(jù)，各項(xiàng)工作也在法律的保證下得以有效地開展。根據(jù)利用和公布的原則，檔案館應(yīng)當(dāng)定期公布開放檔案的目錄，并為檔案的利用創(chuàng)造條件，簡(jiǎn)化手續(xù)，提供方便。隨著需要公布的檔案日益增多，檔案涉及的領(lǐng)域也越來越寬，為了更好地保護(hù)和利用檔案，緊跟信息化時(shí)代的發(fā)展，我國(guó)陸續(xù)頒布了多項(xiàng)條例保障檔案利用服務(wù)工作的有效開展。目前在互聯(lián)網(wǎng)管理領(lǐng)域，已頒布的法規(guī)條例有《中華人民共和國(guó)計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)安全保護(hù)條例》《計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)保密管理暫行規(guī)定》《互聯(lián)網(wǎng)信息服務(wù)管理辦法》《中國(guó)互聯(lián)網(wǎng)域名管理辦法》《互聯(lián)網(wǎng)新聞信息服務(wù)管理規(guī)定》《信息網(wǎng)絡(luò)傳播權(quán)保護(hù)條例》等等。這些制度規(guī)范了網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、域名管理、信息服務(wù)等諸多內(nèi)容，為我國(guó)信息網(wǎng)絡(luò)的規(guī)范化傳播提供了有力的支持，起到了良好的推動(dòng)作用。

3.價(jià)值觀念支持。（1）以用戶為中心，重塑“檔案”形象。便于社會(huì)各方面對(duì)檔案的利用，滿足社會(huì)對(duì)檔案的需要，是檔案工作的根本目的。在封建時(shí)期，檔案是維護(hù)帝王統(tǒng)治的重要工具，平民沒有機(jī)會(huì)接觸檔案，這使得檔案工作重保管輕利用的風(fēng)氣延續(xù)至今。而群眾對(duì)檔案的認(rèn)識(shí)程度也不高，不會(huì)利用檔案資源。在這種情況下，利用新媒體去傳播檔案信息，既能充分宣傳檔案工作，使大眾了解檔案，擴(kuò)大檔案的影響力，又能根據(jù)用戶的需求，有針對(duì)性地提供檔案利用服務(wù)。（2）拓展檔案信息傳播渠道，提高檔案影響力。傳統(tǒng)媒體在宣傳檔案信息時(shí)，在不同程度上存在著更新緩慢、影響范圍小、內(nèi)容單一等缺陷。而在新媒體的帶動(dòng)下，通過一系列Web2.0應(yīng)用來傳播信息，既可以使檔案工作者及時(shí)發(fā)布相關(guān)信息，又可以使用戶隨時(shí)隨地去獲取、利用信息。新媒體打破了傳統(tǒng)媒體宣傳的局限性，節(jié)省了宣傳成本同時(shí)也擴(kuò)大了檔案影響力，使得公眾獲取檔案的途徑更便捷、操作更簡(jiǎn)單。

二、檔案利用服務(wù)中新媒體應(yīng)用現(xiàn)狀及問題

1.新媒體應(yīng)用的現(xiàn)狀分析。（1）檔案網(wǎng)站建設(shè)現(xiàn)狀。筆者通過調(diào)查全國(guó)檔案館網(wǎng)站建設(shè)情況，發(fā)現(xiàn)我國(guó)各省級(jí)檔案館（不包括港、澳、臺(tái)）除了西藏自治區(qū)之外，均有良好的檔案網(wǎng)站建設(shè)，部分城市和一些高校也建立了自己的檔案網(wǎng)站。在檔案館網(wǎng)頁中有數(shù)字化的館藏檔案，公開的政務(wù)法規(guī)信息、檔案編研成果等，檔案館可以充分利用主頁來發(fā)布信息，實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上檢索信息的可行性。（2）檔案博客應(yīng)用現(xiàn)狀。創(chuàng)建檔案博客的主要是檔案學(xué)者，其中比較活躍的，知名度較高的有遼寧大學(xué)丁海斌老師的“丁氏花園”和趙彥昌老師的“中國(guó)檔案學(xué)研究”，湖北大學(xué)任漢中老師的博客“rhzds”，曾用名“任大叔的博客”等[3]。檔案博客具有信息傳遞迅速、更新周期短、宣傳面廣等優(yōu)勢(shì)。博客文章專業(yè)性較強(qiáng)，適合學(xué)者和檔案專業(yè)人員進(jìn)行討論與互動(dòng)分享，但是這類學(xué)術(shù)性較高的文章可能與普通受眾的閱讀習(xí)慣不相符合，在大眾傳播的角度上考慮還存在著不足[4]。（3）移動(dòng)終端應(yīng)用現(xiàn)狀。根據(jù)移動(dòng)終端用戶的特點(diǎn)，檔案館可以通過建設(shè)檔案APP，或在微博與微信平臺(tái)中，建立自己的官方微博和微信公眾號(hào)來進(jìn)行檔案推送服務(wù)。關(guān)于檔案APP建設(shè)，遼寧省檔案館推出了自己的APP檔案史料，通過網(wǎng)站鏈接掃描二維碼即可下載。在微博建設(shè)中，部分省級(jí)檔案館如江蘇省、浙江省、福建省等開通了本省檔案館官方微博。在微信平臺(tái)中，有省級(jí)檔案館創(chuàng)建的公眾號(hào)，如上海市的檔案春秋、湖北省的讀檔、天津市的天津市檔案館等；此外還有由學(xué)生團(tuán)體及個(gè)人創(chuàng)建的公眾號(hào)，如中山大學(xué)檔案學(xué)專業(yè)學(xué)生創(chuàng)辦的檔案小報(bào)、河南省的老檔員等。

2.新媒體應(yīng)用存在的問題。（1）新媒體對(duì)檔案的真實(shí)可靠性體現(xiàn)不夠。國(guó)內(nèi)對(duì)于放到網(wǎng)上的文件形式并沒有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，以檔案館網(wǎng)站來說，目前對(duì)于一些相關(guān)文件，大多都是附著在網(wǎng)站頁面上的文本信息，問題是把檔案內(nèi)容信息重新打印出來放到網(wǎng)站上，這則信息還算不算是原始信息，是否還具有真實(shí)可靠性。首先在檔案從被制作成文本到發(fā)布到網(wǎng)上的這一過程中，是不能完全杜絕錯(cuò)誤的存在，有錯(cuò)誤出現(xiàn)，這份檔案就失去了準(zhǔn)確性，同時(shí)也失去了作為檔案存在的憑證價(jià)值。其次網(wǎng)頁上呈現(xiàn)的檔案信息并不是檔案的原貌，頁面信息與檔案原件是否具有等同的效力也需要我們進(jìn)行更深的探討。除此之外，還有以word形式上傳的供用戶下載的檔案。在網(wǎng)站上下載相應(yīng)檔案，打開后可看到檔案內(nèi)容是以正規(guī)文件格式排版的，如同見到正式文件一般。但是這個(gè)word文檔是可以編輯的，這也使得檔案內(nèi)容會(huì)被篡改后再發(fā)布，對(duì)檔案的真實(shí)性帶來威脅。（2）新媒體應(yīng)用的發(fā)展不均衡與用戶參與度不高。①應(yīng)用的發(fā)展不平衡。從目前網(wǎng)站建設(shè)的程度來看，其主體主要包括檔案學(xué)機(jī)構(gòu)、綜合檔案館、高校檔案館。其中綜合檔案館是指我國(guó)各省、直轄市、自治區(qū)（不包括港、澳、臺(tái)）的檔案網(wǎng)站建設(shè)，大部分省市均有良好的檔案館網(wǎng)站并且內(nèi)容較豐富。與檔案網(wǎng)站建設(shè)相比，針對(duì)移動(dòng)終端的檔案建設(shè)普及度顯得有些不足。基于對(duì)我國(guó)省級(jí)檔案館的調(diào)查，目前建有檔案APP的為4所，開通官方微博的為10所，開通微信公眾號(hào)的為16所。相對(duì)于檔案網(wǎng)站建設(shè)而言，移動(dòng)終端的建設(shè)還需要進(jìn)一步發(fā)展。②應(yīng)用間聯(lián)系不夠強(qiáng)。關(guān)于國(guó)家層面的檔案網(wǎng)站，筆者以我國(guó)國(guó)家檔案局網(wǎng)站和美國(guó)國(guó)家檔案館網(wǎng)站進(jìn)行對(duì)比。美國(guó)國(guó)家檔案館在主頁上列出可以聯(lián)系的方式，有Blogs, Facebook,Ficker,RSSFeeds,Twitter,Youtube等21個(gè)web2.0工具。而我國(guó)檔案局主頁不僅沒有web2.0工具鏈接，而且連基礎(chǔ)的留言板或聯(lián)系郵箱也沒有，與用戶的交互性差。關(guān)于學(xué)術(shù)性網(wǎng)站，筆者查找的是中國(guó)檔案學(xué)術(shù)網(wǎng)和檔案知網(wǎng)。前者學(xué)術(shù)性比較強(qiáng)，但不支持用戶參與，后者比較注重交互性能為用戶提供多種參與途徑，但和前者比學(xué)術(shù)性略低。國(guó)外的學(xué)術(shù)網(wǎng)站筆者參考的是H-net:HumanitiesandSocialSciences OnLine（http://www.h-net.msu.edu/）。H-net作為一個(gè)國(guó)際跨學(xué)科組織，學(xué)者們不僅可以實(shí)現(xiàn)本學(xué)科或跨學(xué)科的資源共享，還可以與同事或?qū)Υ烁信d趣的公眾相互交流，編輯出版網(wǎng)絡(luò)同行評(píng)論的文章，多媒體資料[5]。此外H-net還提供RSS服務(wù)，讀者通過訂閱RSSFeeds，可以直接取得感興趣的資訊，節(jié)省大量時(shí)間和精力。③用戶的參與度不高。大多數(shù)檔案館網(wǎng)站都有留言問答一類的版塊，意在使用戶與網(wǎng)站有一個(gè)良好的聯(lián)系，從而針對(duì)用戶的需求提供相應(yīng)服務(wù)，這個(gè)做法體現(xiàn)出與用戶的交互性但對(duì)于新媒體而言還遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠。通過瀏覽各檔案網(wǎng)站，可以看出對(duì)于一些檔案網(wǎng)站而言，其建設(shè)網(wǎng)站的目的并不是與用戶建立良好的互動(dòng)關(guān)系，而僅是作為發(fā)布信息的窗口，雖然部分網(wǎng)站使用新媒體來宣傳自己，但并沒有發(fā)揮出新媒體所具有的特性。

三、檔案利用服務(wù)中新媒體應(yīng)用的策略分析

我國(guó)目前檔案利用服務(wù)工作并沒有將新媒體的作用有效發(fā)揮出來，多數(shù)的檔案網(wǎng)站還停留在表層建設(shè)，其所提供的信息與利用者主要利用的方面還不相吻合，不能滿足利用者所需。我們應(yīng)將檔案館視為文獻(xiàn)遺產(chǎn)和社會(huì)記憶保存地，館藏建設(shè)力求反映社會(huì)生活方方面面，豐富館藏?cái)?shù)量和門類，政治、經(jīng)濟(jì)、軍事、科學(xué)、文化、藝術(shù)、體育檔案無所不包，紙質(zhì)檔案、聲像檔案、電子文件也均有收藏，利用新媒體的優(yōu)勢(shì)，將豐富的館藏資源推向大眾[6]。

1.提高認(rèn)識(shí)水平，促進(jìn)新媒體廣泛應(yīng)用。首先從提高檔案機(jī)構(gòu)領(lǐng)導(dǎo)者的認(rèn)識(shí)水平做起，使領(lǐng)導(dǎo)層重視檔案利用服務(wù)工作，進(jìn)而給予必要的支持，加強(qiáng)新媒體的廣泛應(yīng)用。從把對(duì)民生有重要作用的檔案一步步公開在網(wǎng)站上開始，讓公眾了解檔案的作用和價(jià)值，開始逐漸嘗試?yán)脵n案。與此同時(shí)，在網(wǎng)站上及時(shí)發(fā)布政務(wù)公開信息，并對(duì)本省市檔案資源進(jìn)行積極整理，將信息及時(shí)發(fā)布到網(wǎng)上，吸引公眾關(guān)注，逐漸地使檔案館鮮活起來，充滿活力。其次從轉(zhuǎn)變檔案人員思想觀念做起。作為檔案工作者，不能還局限在保管檔案的階段，要以用戶為核心，積極去提供檔案利用服務(wù)。檔案工作者要通過網(wǎng)站與公眾進(jìn)行溝通，了解用戶需求，對(duì)用戶需要的檔案如沒有保密要求，可以將電子版發(fā)送至對(duì)方郵箱。并且對(duì)公眾的提問要耐心解答，傳播檔案方面的知識(shí)，對(duì)網(wǎng)站進(jìn)行定期的維護(hù)。檔案工作者要時(shí)時(shí)記住，利用新媒體提供利用服務(wù)，關(guān)鍵不是信息量發(fā)布的多少，而是是否與用戶進(jìn)行良好互動(dòng)，提高檔案工作的服務(wù)質(zhì)量。

2.完善法規(guī)建設(shè)，確保新媒體合理利用。檔案利用服務(wù)工作的有效開展，離不開良好的法律法規(guī)建設(shè)與制度建設(shè)。首先應(yīng)制定一個(gè)統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，檔案應(yīng)以何種形式上傳，網(wǎng)頁上的檔案是否與原件具有同等法律效力等等，只有基于一個(gè)統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，執(zhí)行才能得以有效運(yùn)行。由于新媒體強(qiáng)調(diào)用戶的參與，在這之中會(huì)出現(xiàn)許多我們之前沒遇到也沒有考慮周到的并且用現(xiàn)有法律也不好處理的情況，比如法律上的空白地帶，灰色部分，信息公開范圍不統(tǒng)一，交流失當(dāng)?shù)葐栴}。這既需要不斷完善服務(wù)規(guī)章制度，為新媒體環(huán)境下的檔案利用服務(wù)工作提供相應(yīng)保障，也需要檔案工作者加強(qiáng)自身修養(yǎng)，遇到相應(yīng)問題能盡快想出最為妥善的解決方法，把損失控制到最小。

3.擴(kuò)展內(nèi)容服務(wù)，發(fā)揮新媒體技術(shù)優(yōu)勢(shì)。對(duì)于檔案網(wǎng)站來說，應(yīng)適當(dāng)開設(shè)交流論壇區(qū)，讓利用者可以相互討論，在向管理員詢問之前就能掌握有關(guān)檔案方面的知識(shí)，遇到問題可以自己解決。這樣做一方面減少了管理人員在普及基礎(chǔ)檔案知識(shí)時(shí)所需要的時(shí)間，使管理人員有更充裕的時(shí)間回答相對(duì)有價(jià)值的提問，另一方面可以提高用戶的參與度，提高民眾利用檔案意識(shí)與獲取檔案信息的能力。除此之外，網(wǎng)站應(yīng)設(shè)有訪問統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)，這樣能直觀反映出該網(wǎng)站的利用度，根據(jù)數(shù)據(jù)來不斷調(diào)整網(wǎng)站的板塊，豐富信息資源，從而打造用戶體驗(yàn)性好、滿意度高的網(wǎng)站。對(duì)于移動(dòng)終端來說，應(yīng)利用微博、微信等交流平臺(tái)擴(kuò)大自己的影響力。首先要豐富完善自身，每天推送有較高價(jià)值的信息，如歷史檔案匯編、名人檔案展、與社會(huì)生活相關(guān)的檔案信息等。其次與知名的官博進(jìn)行互動(dòng)，如人民日?qǐng)?bào)，借助影響力高的官博宣傳自己，來獲得粉絲數(shù)，從而一步步提升自己微博的人氣。

4.加強(qiáng)信息安全，消除新媒體應(yīng)用安全顧慮。對(duì)于發(fā)布的檔案信息而言，應(yīng)保證放到網(wǎng)頁的信息是經(jīng)過技術(shù)加密的，利用者下載該信息后也不能對(duì)其進(jìn)行修改。還要注意所發(fā)布的信息是否含有密級(jí)，對(duì)有密級(jí)或部分涉密的檔案，不能對(duì)外公開。對(duì)雖然沒有密級(jí)，但有限制利用的檔案，要對(duì)利用者進(jìn)行身份驗(yàn)證，根據(jù)利用者不同，控制開放范圍。對(duì)于網(wǎng)站而言，在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，隨著交互性的提高，各類應(yīng)用增加，計(jì)算機(jī)病毒感染的比重也在加大。面對(duì)信息安全的威脅，需要管理員定期對(duì)網(wǎng)站進(jìn)行維護(hù)，確保網(wǎng)站安全，加強(qiáng)檔案信息安全建設(shè)，建立嚴(yán)密的安全保障機(jī)制，面對(duì)各種突發(fā)網(wǎng)絡(luò)問題，隨時(shí)做好準(zhǔn)備。

5.優(yōu)化人才隊(duì)伍，增強(qiáng)新媒體服務(wù)團(tuán)隊(duì)建設(shè)。目前，雖然社會(huì)對(duì)檔案的重視程度在不斷提高，但由于在此之前社會(huì)長(zhǎng)期對(duì)檔案認(rèn)識(shí)不足，使大多缺乏相應(yīng)的檔案學(xué)知識(shí)的人員從事檔案管理。由于檔案管理這項(xiàng)工作自身具有的穩(wěn)定性，使得檔案學(xué)專業(yè)的畢業(yè)生，在畢業(yè)后并不一定能找到本專業(yè)對(duì)口工作。這種現(xiàn)象既使得檔案服務(wù)跟不上，又造成了人才資源浪費(fèi)。

針對(duì)這種情況，需要管理者具有長(zhǎng)遠(yuǎn)的檔案利用意識(shí)，主動(dòng)引進(jìn)檔案學(xué)專業(yè)人才。檔案學(xué)專業(yè)人才既可以對(duì)檔案網(wǎng)站建設(shè)提出相應(yīng)意見，又可以對(duì)原有檔案資源進(jìn)行整理匯編，在管理檔案的同時(shí)，也能對(duì)利用者在利用檔案中出現(xiàn)的各種問題進(jìn)行解答。優(yōu)秀的人才促進(jìn)技術(shù)的不斷發(fā)展，好的技術(shù)也需要優(yōu)秀的人才來管理，由此形成良性循環(huán)，提高適應(yīng)新媒體環(huán)境下的團(tuán)隊(duì)，打造用戶滿意度高的網(wǎng)站。

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G273.5

A

2016-11-29

10.16565/j.cnki.1006-7744.2017.05.07

信息文化視域下檔案價(jià)值認(rèn)知轉(zhuǎn)型研究（13BTQ066）。

高琪翔，黑龍江大學(xué)信息管理學(xué)院學(xué)生，研究方向?yàn)闄n案學(xué)理論與實(shí)踐。