醫(yī)院綜合檔案在“互聯(lián)網+”時代的管理創(chuàng)新分析

左曙東

（陜西省寶雞市婦幼保健院 寶雞 721000）

科學管理

醫(yī)院綜合檔案在“互聯(lián)網+”時代的管理創(chuàng)新分析

左曙東

（陜西省寶雞市婦幼保健院 寶雞 721000）

醫(yī)院綜合檔案工作不僅僅是檔案的制作、收集、整理、保管，而且還包含了檔案的利用，其管理與醫(yī)院各個科室、各個部門之間的關聯(lián)性很強。醫(yī)院綜合檔案管理水平的高低，一定程度上反映了該醫(yī)院服務質量水平的高低。文章分析了醫(yī)院綜合檔案管理的特征，并闡述了醫(yī)院綜合檔案網絡管理的內容，針對當前醫(yī)院綜合檔案網絡管理中存在的問題，提出完善對策。

醫(yī)院 綜合檔案 互聯(lián)網+ 綜合檔案網絡管理

近年來，隨著“互聯(lián)網+”時代到來，醫(yī)院綜合檔案管理面臨著更大的挑戰(zhàn)。因此，醫(yī)院綜合檔案管理必須要將現(xiàn)代化網絡技術運用其中，構建網絡化管理新體系，為醫(yī)院臨床實驗研究、護理、診治等提供更完善、更便捷、更系統(tǒng)的檔案服務，推動醫(yī)院綜合檔案管理向規(guī)范化、現(xiàn)代化方向轉變。

一、醫(yī)院綜合檔案管理的特征

醫(yī)院綜合檔案是指，醫(yī)院各個部門在日常工作中所收集、歸檔的各門類檔案的總稱，是醫(yī)院重要的信息載體。具體而言，醫(yī)院綜合檔案管理具有以下四個方面的特征：

1.綜合檔案搜索便捷化。在“互聯(lián)網+”時代，醫(yī)院綜合檔案的網絡化主要是以資源共享為目標，通過互聯(lián)網技術的運用，把分布于醫(yī)院各個部門的各類文字、病案等檔案進行整理，建立統(tǒng)一的管理平臺，使管理人員可以隨時隨地進行搜索查看，為醫(yī)護人員提供了便利，也使醫(yī)院綜合檔案管理更加便捷，推動了醫(yī)院檔案管理事業(yè)發(fā)展。

2.綜合檔案收集豐富化。檔案資料收集是醫(yī)院綜合檔案管理的基礎。在“互聯(lián)網+”時代，互聯(lián)網技術在各個行業(yè)得到廣泛應用。電子檔案比傳統(tǒng)紙質檔案具有更加明顯的優(yōu)勢，其檔案資料都可以實時收集和整理，在檔案資料的流轉和利用的同時，可以形成一條新的途徑。同時，醫(yī)院綜合檔案在進行信息收集、整理的時候，運用互聯(lián)網技術可以提高工作效率，節(jié)約工作時間，在有限的時空里，最大限度豐富綜合檔案收集內容。

3.綜合檔案服務多元化。在“互聯(lián)網+”時代，由于互聯(lián)網技術的運用，醫(yī)院綜合檔案搜索更加便捷，檔案資料收集的內容也更加廣泛，檔案服務更加多元化。特別是醫(yī)院傳統(tǒng)的綜合檔案服務方式已經很難跟隨時代發(fā)展要求，對其進行網絡化管理是必然要求，綜合檔案作為醫(yī)院重要信息載體，其網絡化管理直接擴大綜合檔案信息共享范圍，無形之中就增加了檔案服務途徑。而且通過互聯(lián)網技術的運用，醫(yī)院檔案管理人員可以通過不同渠道獲取檔案信息，發(fā)揮了網絡管理的優(yōu)勢，提高了醫(yī)院綜合檔案信息使用效率。

4.綜合檔案載體多樣化。在“互聯(lián)網+”時代，互聯(lián)網技術在醫(yī)院綜合檔案管理中的應用，使檔案管理形式更加多樣化，檔案不再拘泥于單一的載體，而是更多的以影音、聲音和圖像等形式呈現(xiàn)，為醫(yī)院綜合檔案服務對象提供了更多的選擇，檔案信息內容更加形象。醫(yī)院綜合檔案載體的多樣化，使檔案信息內容更加直接，綜合檔案資源得到更充分的利用。

二、醫(yī)院綜合檔案網絡管理的內容

1.檔案歸檔的網絡化。在醫(yī)院綜合檔案形成的過程中，檔案文書制作、流轉和歸檔是其基本內容，文書質量的好壞可能直接影響到綜合檔案管理水平的高低。在“互聯(lián)網+”時代，為了更好地滿足新醫(yī)改工作的要求，更好地推動醫(yī)院綜合檔案管理發(fā)展，更好地提高醫(yī)院醫(yī)療服務，其檔案管理者必須要對互聯(lián)網技術進行充分利用，對醫(yī)院醫(yī)療護理中的每日信息進行詳細記錄，并及時歸檔，使其成為電子檔案。醫(yī)院綜合檔案管理部門要對綜合檔案進行管理的時候，按照對應的時序將其傳入到醫(yī)院內部網絡上，便于制作者、使用者更好查閱使用，實現(xiàn)綜合檔案共享。

2.醫(yī)院人事檔案網絡化管理。在“互聯(lián)網+”時代，醫(yī)院人力資源管理部門對于醫(yī)院人事檔案制作、收集、歸檔、利用質量要求越來越高，人員流動性更加頻繁，對于人事檔案的存儲量也將隨著醫(yī)院綜合檔案數(shù)量的增加而快速增加，這就要求醫(yī)院在進行人事檔案管理過程中，充分使用互聯(lián)網技術，提供更好的信息檢索功能，在一定程度上為醫(yī)院人事檔案管理部門和本人查閱和使用人事檔案的過程中，提供更好的便利性。

3.醫(yī)院紙質檔案的網絡化管理。醫(yī)院傳統(tǒng)綜合檔案大多數(shù)采取紙質形式，雖然其真實性得到一定程度的保障，但是也存在著查詢和利用不便的問題。在“互聯(lián)網+”時代，醫(yī)院綜合檔案管理部門必須要把醫(yī)院綜合檔案中的傳統(tǒng)紙質檔案，包括照片、錄像、影音和文書等，通過互聯(lián)網技術，利用微縮掃描等先進手段，將其作數(shù)字化處理，然后進一步轉化成電子檔案，從而為醫(yī)院綜合檔案的規(guī)范化管理奠定基礎，大大提高了醫(yī)院綜合檔案查詢和利用效率，推動了醫(yī)院綜合檔案管理水平的提高。因此，在“互聯(lián)網+”時代，醫(yī)院綜合檔案管理通過對紙質檔案的網絡化管理，提高了綜合檔案管理效率、水平和質量。

三、醫(yī)院綜合檔案網絡管理存在的問題和完善對策

1.醫(yī)院綜合檔案網絡管理中存在的問題。第一，醫(yī)院綜合檔案網絡管理分工不明確。醫(yī)院綜合檔案管理涉及醫(yī)院各個部門和科室，涉及內容較為繁雜，在檔案網絡管理過程中，必須要按級別分檔，對檔案進行嚴格分類，便于后期快速檢索。但是，目前醫(yī)院綜合檔案網絡管理過程中，還存在著諸多的問題，特別是缺乏一個統(tǒng)一的檔案管理部門對檔案歸檔進行指導和管理，許多設備檔案和文書檔案只能進行一般檔案管理，對于那些具有重要意義的照片檔案和影像檔案則缺少有效管理。而且，在醫(yī)院綜合檔案網絡管理中，缺乏統(tǒng)一的專職管理人員，職責也沒有明確，績效考核機制缺乏，導致醫(yī)院綜合檔案網絡管理難度較大。

第二，醫(yī)院綜合檔案網絡管理基礎設施較為缺乏。在綜合檔案網絡管理過程中，必須要有相應的網絡管理基礎。但是，現(xiàn)實情況來看，許多醫(yī)院在綜合檔案數(shù)字化建設的過程中，由于缺少某個必備設備，導致基礎設施未能即時同步更新的問題，導致醫(yī)院綜合檔案網絡管理缺乏完善的基礎設施，綜合檔案網絡管理部門必須要加大投入，完善醫(yī)院綜合檔案網絡管理基本設施建設，引進國內外更為成熟的技術，提高醫(yī)院綜合檔案網絡管理水平。

第三，醫(yī)院綜合檔案網絡管理者專業(yè)技能缺少。“互聯(lián)網+”時代，網絡技術日新月異，為了更好提高醫(yī)院綜合檔案網絡管理水平，必須要不斷提高檔案管理人員專業(yè)技能，這是提高醫(yī)院綜合檔案管理水平的必然要求。但是，當前醫(yī)院綜合檔案管理部門有效經費投入不足，檔案管理人員缺乏，導致醫(yī)院綜合檔案管理人員很難在崗接受專業(yè)培訓，專業(yè)管理技能很難得到有效提升。

第四，醫(yī)院綜合電子檔案安全性難以得到保障。電子檔案是當前醫(yī)院綜合檔案最廣泛的檔案管理形式，其優(yōu)點十分明顯，但是在安全性方面也存在較多問題。首先，醫(yī)院綜合電子檔案本身就是通過網絡技術指定的，其穩(wěn)定性較差，而且檔案文書容易被更改。其次，隨著網絡技術的發(fā)展，病毒和黑客等網絡安全問題日益呈現(xiàn)，醫(yī)院電子綜合檔案存儲在電腦中，容易受到病毒和黑客攻擊，檔案數(shù)據容易丟失且無法修復，影響到醫(yī)院正常的醫(yī)療護理工作。

2.醫(yī)院綜合檔案在“互聯(lián)網+”時代的管理提升。第一，加大對綜合檔案投入，改善檔案管理基礎設施。醫(yī)院綜合檔案網絡管理水平的提升，其前提是要改善基礎設施。硬件設施是醫(yī)院綜合檔案網絡化發(fā)展的重要組成部分，所以要加大對綜合檔案管理投入力度，緊跟網絡發(fā)展步伐。醫(yī)院綜合檔案管理部門在進行基礎設施建設的過程中，一方面要考慮醫(yī)院現(xiàn)有的業(yè)務發(fā)展需要，另一方面要考慮網絡發(fā)展趨勢，確保在現(xiàn)有的綜合檔案管理基礎之上，不斷提升醫(yī)院綜合檔案網絡管理水平。

第二，不斷提高醫(yī)院綜合檔案管理人員專業(yè)技能。在醫(yī)院綜合檔案網絡管理過程中，硬件設施是基礎和先決條件，但是檔案管理人員業(yè)務素質和技能則是關鍵性的影響因素。作為醫(yī)院綜合檔案網絡管理的實施者，其檔案管理人員不僅要具有良好的職業(yè)道德，而且還要具有較高的業(yè)務水平，同時也要具備專業(yè)的檔案管理技能和專業(yè)的醫(yī)學知識，更要掌握較強的計算機網絡操作能力，順應時代發(fā)展潮流，主動掌握和創(chuàng)新綜合檔案網絡管理方式，研究網絡技術，把醫(yī)院的綜合檔案網絡管理不斷向前推進。醫(yī)院綜合檔案管理部門在進行人才引進和優(yōu)秀檔案人才培養(yǎng)的過程中，制定長期計劃，更好培養(yǎng)和吸收那些愿意投身于醫(yī)院綜合檔案網絡管理事業(yè)之中的有志青年，更好的儲備人才，為醫(yī)院綜合檔案網絡管理奠定堅實的人才基礎。醫(yī)院綜合檔案管理部門要強化對在崗位人員的在職培訓，并且要把實際操作水平和專業(yè)知識結合起來，為醫(yī)院綜合檔案網絡管理打造專業(yè)人才隊伍，不斷推動醫(yī)院醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的發(fā)展。

第三，強化網絡安全管理，為醫(yī)院綜合檔案網絡管理提供保障。醫(yī)院綜合檔案管理部門要針對電子檔案在收集和保管中可能出現(xiàn)的信息失真、資料丟失和檔案損毀等問題，特別是容易遭受黑客和病毒攻擊，強化保密意識和安全意識，要讓檔案管理人員認識到電子檔案安全工作的重要性，進而在醫(yī)院綜合檔案網絡管理過程中，不斷提升檔案安全度。首先，醫(yī)院綜合檔案網絡管理部門要在醫(yī)院所有的辦公電腦中安裝殺毒軟件，防止黑客和病毒對計算機電子檔案產生破壞作用，特別是要規(guī)劃建設醫(yī)院綜合檔案網絡化終端保護系統(tǒng)，對重點檔案和重點部門及重點人員進行安全防范，確保醫(yī)院綜合檔案安全性。其次，要對醫(yī)院綜合檔案進行加密處理，對于那些重要的資料和保密資料進行實時備份，確保這些重要檔案的安全。最后，醫(yī)院綜合檔案管理部門需要定期加強對綜合檔案的網絡化管理相關基礎設施進行安全維護和保養(yǎng)、升級換代，確保這些硬件基礎設施的存儲功能順利實施，不斷提高醫(yī)院綜合檔案網絡管理工作安全性。

第四，明確醫(yī)院綜合檔案網絡管理范圍。醫(yī)院綜合檔案管理涉及醫(yī)院各個部門和各個科室，必須要建立一套完整有序的管理制度和體系，確保醫(yī)院綜合檔案網絡管理有序開展。如何建立一整套完整有序的綜合檔案網絡管理體系，醫(yī)院綜合檔案管理部門必須要牽頭明確綜合檔案管理范圍，對不同類別的檔案按照類別劃分，把不同類別的檔案進行分類和分級，并且要利用計算機網絡技術，把這些紙質綜合檔案電子化，制作出一個詳細的索引目錄，建立一個完整的綜合檔案管理系統(tǒng)。醫(yī)院各個科室也要根據部門職責，及時、完整、準確收集業(yè)務工作中所形成的檔案資料，便于醫(yī)院綜合檔案管理部門及時整理歸檔。醫(yī)院綜合檔案管理人員要及時對檔案資料庫進更新，把最新形成的檔案資料搜集到檔案資料庫中，防止重要檔案資料丟失。

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G271

A

2016-11-15

10.16565/j.cnki.1006-7744.2017.05.13

左曙東，檔案館員，研究生學歷。研究方向：機關事業(yè)單位文書檔案、醫(yī)德醫(yī)風檔案、廉政檔案、黨員檔案、黨建檔案、精神文明建設檔案以及檔案信息化系統(tǒng)的管理、建設與開發(fā)。