芻議高校研究生學(xué)位檔案部門(mén)立卷策略

馬燕婷

（華南理工大學(xué)檔案館廣州510641）

芻議高校研究生學(xué)位檔案部門(mén)立卷策略

馬燕婷

（華南理工大學(xué)檔案館廣州510641）

部門(mén)立卷是高等學(xué)校檔案工作的基本制度。文章分析了高校研究生學(xué)位檔案實(shí)施部門(mén)立卷歸檔制度的現(xiàn)實(shí)意義，提出包括加強(qiáng)檔案法規(guī)宣傳、制定部門(mén)立卷實(shí)施方案、定期提供檔案技術(shù)支援、專人監(jiān)管部門(mén)立卷流程、形成部門(mén)立卷激勵(lì)機(jī)制等研究生學(xué)位檔案部門(mén)立卷策略。

高校研究生學(xué)位檔案部門(mén)立卷

G275.9

A

2017-06-15

高校部門(mén)立卷歸檔工作是指高等院校各二級(jí)單位將一定年度內(nèi)辦理完畢的、具有查考和保存價(jià)值的文件材料等，按照高校檔案立卷的方法和要求立成案卷，定期移交到學(xué)校檔案館的工作。國(guó)家檔案局自1955年推行文書(shū)處理部門(mén)立卷；2008年教育部令第27號(hào)《高等學(xué)校檔案管理辦法》（簡(jiǎn)稱“27號(hào)令”）第十六條規(guī)定“高等學(xué)校實(shí)行檔案材料形成單位、課題組立卷的歸檔制度”。無(wú)疑，部門(mén)立卷是高等學(xué)校檔案工作的基本制度，從檔案產(chǎn)生的源頭開(kāi)展部門(mén)立卷工作，有助于提升檔案的完整性，減輕檔案管理部門(mén)的立卷壓力，保證了檔案的高質(zhì)量征集和保管利用。然而在實(shí)際工作中，高校檔案部門(mén)立卷的推進(jìn)存在著各種各樣的困難，很多高校檔案只能實(shí)現(xiàn)小范圍或小規(guī)模的部門(mén)立卷，甚至許多檔案館不得不自行承擔(dān)起全校檔案的立卷歸檔工作，部門(mén)立卷制度的推進(jìn)任重而道遠(yuǎn)。

隨著各高校教學(xué)科研工作不斷向前發(fā)展，高校檔案的收集數(shù)量日漸增長(zhǎng)，以華南理工大學(xué)檔案館為例，2016年全館接收紙質(zhì)檔案數(shù)總計(jì)42016件，8349卷，折合49691件。檔案收集數(shù)量與日俱增，然而我國(guó)眾多高校檔案館管理人員的編制卻并不充裕，有限的人力、物力難以承擔(dān)不斷增長(zhǎng)的高校檔案工作發(fā)展要求。就研究生學(xué)位檔案這一門(mén)類而言，2016年華南理工大學(xué)有近4500人獲授碩士學(xué)位，近500人獲授博士學(xué)位，研究生學(xué)位檔案以每年近5000卷的幅度穩(wěn)定增長(zhǎng)。研究生學(xué)位檔案作為高校檔案中數(shù)量、質(zhì)量數(shù)一數(shù)二的特色檔案門(mén)類，僅靠人手單薄的檔案館專職工作人員整理立卷顯然是不現(xiàn)實(shí)的，學(xué)位檔案推行部門(mén)立卷勢(shì)在必行，意義重大。

一、研究生學(xué)位檔案實(shí)施部門(mén)立卷歸檔制度的現(xiàn)實(shí)意義

研究生學(xué)位檔案主要是指高校或科研機(jī)構(gòu)在培養(yǎng)研究生的過(guò)程中產(chǎn)生的有價(jià)值的材料和歷史記錄[1]73。以華南理工大學(xué)為例，一份完整的研究生學(xué)位檔案包括有碩/博士學(xué)位（畢業(yè)）論文答辯及授予學(xué)位審批材料、學(xué)位論文評(píng)閱書(shū)、學(xué)位論文答辯表決票、學(xué)位論文、畢業(yè)研究生登記表等等，學(xué)位檔案囊括了研究生從研究生培養(yǎng)階段，到論文撰寫(xiě)、評(píng)閱、答辯直至獲授學(xué)位的整個(gè)過(guò)程中產(chǎn)生的大量紙質(zhì)和電子材料。高校檔案館推行部門(mén)立卷制度以前，學(xué)位材料一般由研究生院負(fù)責(zé)歸集成套，再移交至檔案館整理立卷和錄入數(shù)據(jù)，最終形成一人一卷的規(guī)范統(tǒng)一的學(xué)位檔案，以便長(zhǎng)期保存和利用。由此可見(jiàn)，學(xué)位材料雖然數(shù)量、質(zhì)量龐大，其檔案內(nèi)容卻具有成套性和規(guī)范性的特性，檔案來(lái)源部門(mén)單一穩(wěn)定，立卷模式也較為固定統(tǒng)一，且研究生院作為各高校研究生教育培養(yǎng)工作的主管部門(mén)，擁有高度負(fù)責(zé)任的教工隊(duì)伍、數(shù)量穩(wěn)定且高素質(zhì)的研究生勤工儉學(xué)群體，研究生院兼職檔案員與學(xué)生助理足以承擔(dān)學(xué)位檔案部門(mén)立卷的相關(guān)任務(wù)，可以說(shuō)，研究生學(xué)位檔案擁有推行部門(mén)立卷制度的先天條件。

研究生學(xué)位檔案作為高層次人才培養(yǎng)過(guò)程的結(jié)晶，不僅反映了研究生個(gè)人的受教育經(jīng)歷與學(xué)術(shù)科研水平，也反映了高等院校多年來(lái)研究生教育與管理的基本概況、育人成果及發(fā)展變遷，因此學(xué)位檔案具有深遠(yuǎn)的保存和利用價(jià)值。多年來(lái)，高校檔案館中主管學(xué)位檔案的檔案管理人員，長(zhǎng)年忙于從事數(shù)量龐大的研究生學(xué)位檔案的收集整理和立卷保管，而疏于對(duì)學(xué)位檔案的利用研究和價(jià)值發(fā)掘，這些數(shù)量龐大、價(jià)值深遠(yuǎn)的研究生學(xué)位檔案不得不長(zhǎng)期深鎖庫(kù)房，未能很好地實(shí)現(xiàn)它們的保存價(jià)值，造成嚴(yán)重的資源浪費(fèi)。一旦研究生學(xué)位檔案實(shí)施了規(guī)范合理的部門(mén)立卷歸檔制度，將大幅縮減檔案收集整理環(huán)節(jié)，提升了檔案產(chǎn)生源頭的管理力度，保障了檔案的完整性、安全性、有序性，成功實(shí)現(xiàn)學(xué)位檔案的收集、整理、立卷一體化科學(xué)管理，有利于促進(jìn)研究生學(xué)位檔案的保護(hù)與開(kāi)發(fā)利用；更重要的是，部門(mén)立卷制度的推行可大幅降低高校檔案管理部門(mén)的立卷壓力，將高校檔案管理人員從無(wú)限冗長(zhǎng)、不斷重復(fù)的學(xué)位檔案立卷工作中解脫出來(lái)，繼而參與檔案利用、檔案編研等其他工作，從而發(fā)掘研究生學(xué)位檔案的更大價(jià)值。

二、研究生學(xué)位檔案部門(mén)立卷相關(guān)策略

研究生學(xué)位檔案的立卷管理大致包括以下流程：材料收集、整理立卷、數(shù)據(jù)著錄/補(bǔ)錄、檔案運(yùn)送、上架庫(kù)存，除上架庫(kù)存以外，其他流程均可利用研究生院的場(chǎng)地、人力和物力，通過(guò)部門(mén)立卷的方式成功實(shí)現(xiàn)。顯然，部門(mén)立卷工作將為檔案產(chǎn)生部門(mén)帶來(lái)更多的人力、物力消耗，對(duì)他們現(xiàn)有的工作內(nèi)容提出更多、更高的要求，且?guī)?lái)新的工作壓力。如何促使研究生院配合部門(mén)立卷相關(guān)工作、保證部門(mén)立卷的各個(gè)環(huán)節(jié)暢通運(yùn)行、實(shí)現(xiàn)研究生學(xué)位檔案部門(mén)立卷的科學(xué)管理，高校檔案管理部門(mén)可適當(dāng)采用以下策略：

1.加強(qiáng)相關(guān)檔案法規(guī)宣傳。部門(mén)立卷制度在我國(guó)推行多年，各級(jí)檔案管理部門(mén)早已就部門(mén)立卷工作的推進(jìn)建立了一系列法規(guī)保障。為進(jìn)一步做好學(xué)校部門(mén)立卷歸檔工作，2011年，華南理工大學(xué)檔案館也根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書(shū)檔案保管期限規(guī)定》（國(guó)家檔案局第8號(hào)令）、《高等學(xué)校檔案管理辦法》（教育部第27號(hào)令）及《華南理工大學(xué)檔案管理辦法》（華南工校[2010]41號(hào)）等，成功制定了《華南理工大學(xué)部門(mén)立卷歸檔工作規(guī)范》，使本校的部門(mén)立卷工作有法可依、有章可循。

就高校檔案特殊的工作環(huán)境而言，研究生院、檔案館同屬高校內(nèi)部的平級(jí)單位，雙方擁有友好溝通、長(zhǎng)期合作的基礎(chǔ)。研究生學(xué)位檔案部門(mén)立卷工作的推進(jìn)，難免為研究生院相關(guān)工作部門(mén)帶來(lái)新的工作壓力，雙方事前的友好磋商必不可少。高校檔案館與研究生院擁有做好研究生學(xué)位檔案工作的共同目標(biāo)，在雙方溝通合作的過(guò)程中，檔案館應(yīng)注重對(duì)部門(mén)立卷相關(guān)法規(guī)的積極宣傳和內(nèi)容解讀，動(dòng)之以情，曉之以理，努力取得研究生院的理解和配合，友好的溝通合作基礎(chǔ)將大大有助于部門(mén)立卷工作的進(jìn)一步推進(jìn)。

2.制定部門(mén)立卷實(shí)施方案。研究生學(xué)位檔案的部門(mén)立卷需要研究生院派出兼職檔案員與學(xué)生助理共同參與，這兩類人員學(xué)習(xí)能力強(qiáng)、工作效率高，卻都有著工作內(nèi)容多、范疇廣、流動(dòng)性強(qiáng)等特點(diǎn)。尤其在部門(mén)立卷的起步推廣階段，部分兼職檔案員和學(xué)生助理對(duì)部門(mén)立卷的相關(guān)工序一竅不通，又不能長(zhǎng)時(shí)間專職參與其中，這種困境之下，一套科學(xué)合理的部門(mén)立卷實(shí)施方案顯然是必不可少的?！皺n案部門(mén)應(yīng)就檔案材料的整理質(zhì)量要求向歸檔部門(mén)提供相應(yīng)的業(yè)務(wù)操作指南，包括卷內(nèi)材料的排序、案卷目錄設(shè)置、檔案盒規(guī)格、檔號(hào)編排等內(nèi)容。歸檔部門(mén)在收集各類檔案材料的同時(shí)，也應(yīng)向研究生本人及相應(yīng)的培養(yǎng)單位提出質(zhì)量要求，做好前期控制，層層把關(guān)，確保檔案移交質(zhì)量?！盵2]43

為保證部門(mén)立卷工作的順利進(jìn)行，減少乃至杜絕立卷過(guò)程中可能出現(xiàn)的工作差錯(cuò)，高校檔案館不僅需要制定具體的業(yè)務(wù)操作指南，更應(yīng)主動(dòng)制定一整套完整細(xì)致的部門(mén)立卷實(shí)施方案，包括研究生學(xué)位檔案歸檔范圍、各部門(mén)人員分工、碩（博）士學(xué)位檔案立卷教程、各年度研究生學(xué)位檔案部門(mén)立卷工作計(jì)劃表等，通過(guò)制定內(nèi)容具體、分工細(xì)致的實(shí)施方案，明確人員職責(zé)、劃定工作范疇、限定工作進(jìn)度，從而有效地制止立卷過(guò)程中相互推諉、工序拖沓、粗制濫造等情況的發(fā)生，保證研究生學(xué)位檔案部門(mén)立卷工作能夠高效率、嚴(yán)要求、強(qiáng)質(zhì)量地開(kāi)展。

3.定期提供檔案技術(shù)支援。高校檔案館擁有專業(yè)而豐富的檔案管理人員，在研究生學(xué)位檔案部門(mén)立卷的過(guò)程中，檔案館應(yīng)主動(dòng)向研究生院的兼職檔案員、學(xué)生助理提供立卷過(guò)程所需的各類技術(shù)支援，包括解說(shuō)立卷流程、提供立卷范例、維護(hù)檔案管理系統(tǒng)、檢修數(shù)據(jù)網(wǎng)絡(luò)等等。在部門(mén)立卷工作的初始階段，專業(yè)檔案管理人員應(yīng)召集研究生院兼職檔案員、學(xué)生助理，以開(kāi)展專業(yè)培訓(xùn)的方式詳細(xì)講解和示范學(xué)位材料收集整理、蓋檔號(hào)章、編寫(xiě)檔號(hào)、撰寫(xiě)封皮、數(shù)據(jù)著錄/補(bǔ)錄等一系列研究生學(xué)位檔案立卷的標(biāo)準(zhǔn)流程。進(jìn)入正式的部門(mén)立卷程序以后，專業(yè)檔案管理人員更應(yīng)手把手參與其中，樹(shù)立正確優(yōu)秀的立卷范例，從中教導(dǎo)和激勵(lì)從事部門(mén)立卷的研究生院師生工作人員。

研究生院兼職檔案員與學(xué)生助理均具有流動(dòng)性大的特點(diǎn)，尤其是學(xué)生助理，幾乎每一學(xué)期便更換一批，因此高校檔案館應(yīng)定期向參與學(xué)位檔案部門(mén)立卷的研究生院工作人員開(kāi)展業(yè)務(wù)培訓(xùn)，建議每學(xué)期舉行一次大型培訓(xùn)，小型培訓(xùn)不定期舉行。部門(mén)立卷屬跨部門(mén)的異地作業(yè)模式，為保障數(shù)據(jù)著錄和補(bǔ)錄等工序不受網(wǎng)絡(luò)因素影響，檔案管理系統(tǒng)維護(hù)、數(shù)據(jù)網(wǎng)絡(luò)檢修等工作還需檔案館長(zhǎng)期派人跟蹤維護(hù)，檔案系統(tǒng)和計(jì)算機(jī)技術(shù)支援應(yīng)貫徹至研究生學(xué)位檔案部門(mén)立卷工作的始終。部門(mén)立卷實(shí)施過(guò)程中，高校檔案館要明確內(nèi)部檔案專職管理人員的崗位職責(zé)和具體分工，保證向研究生院長(zhǎng)期提供專業(yè)負(fù)責(zé)的檔案技術(shù)支援。

4.專人監(jiān)管部門(mén)立卷流程。研究生學(xué)位檔案部門(mén)立卷制度的成功實(shí)施，并不意味著高校檔案館專職管理人員從此能夠甩手不干，徹底“擺脫”繁瑣的立卷工作。事實(shí)上，部門(mén)立卷的每一步驟都至關(guān)重要，關(guān)系著研究生學(xué)位檔案最終的歸檔質(zhì)量，高校檔案館應(yīng)主動(dòng)做到領(lǐng)導(dǎo)監(jiān)督、專人負(fù)責(zé)，派出專職管理人員長(zhǎng)期監(jiān)管部門(mén)立卷工作流程，保證研究生學(xué)位檔案部門(mén)立卷的各個(gè)環(huán)節(jié)少出差錯(cuò)乃至不出任何差錯(cuò)，避免產(chǎn)生不必要的工序浪費(fèi)。

研究生學(xué)位檔案在研究生院經(jīng)部門(mén)立卷組卷完成以后，將盡快送往檔案館檢查簽收并庫(kù)存上架。送至檔案館的學(xué)位檔案經(jīng)檢查一旦發(fā)現(xiàn)立卷錯(cuò)誤，需要兩個(gè)部門(mén)共同協(xié)商解決問(wèn)題，如果研究生學(xué)位檔案立卷錯(cuò)誤率較高，甚至需要“返修”處理，兩地反復(fù)運(yùn)送不利于學(xué)位檔案的安全保管，還為辛勤從事部門(mén)立卷的研究生院相關(guān)工作人員帶來(lái)了更大的壓力。為減少研究生學(xué)位檔案“返修”情況的發(fā)生，流程監(jiān)管便成為了部門(mén)立卷工作中十分重要的一環(huán)。高校檔案館派出的專職管理人員應(yīng)嚴(yán)格做好部門(mén)立卷的流程監(jiān)管，立卷現(xiàn)場(chǎng)針對(duì)對(duì)方咨詢提供立卷建議的同時(shí)，更應(yīng)定期開(kāi)展大面積的成品抽查，盡量將問(wèn)題和差錯(cuò)控制在部門(mén)立卷的第一現(xiàn)場(chǎng)，減少雙方的人力、物力消耗，提高研究生學(xué)位檔案的完整度與安全性。

5.形成部門(mén)立卷激勵(lì)機(jī)制。在高校檔案館與研究生院的共同努力下，研究生學(xué)位檔案可最終實(shí)現(xiàn)規(guī)范穩(wěn)定的部門(mén)立卷歸檔制度。部門(mén)立卷并非一朝一夕的實(shí)踐嘗試，它作為一種科學(xué)先進(jìn)、行之有效的歸檔制度，應(yīng)堅(jiān)持不懈、長(zhǎng)期穩(wěn)定地推行下去。為吸引校內(nèi)各部門(mén)以更加積極的態(tài)度參與部門(mén)立卷工作，高校檔案館還可向?qū)W校申請(qǐng)“將檔案工作納入到各部門(mén)的年終考核指標(biāo)體系之中，建立起對(duì)立卷部門(mén)和兼職檔案員最有效的約束機(jī)制；此外，高校檔案館每年還應(yīng)開(kāi)展檔案工作先進(jìn)集體和先進(jìn)個(gè)人評(píng)選，學(xué)校行文表彰，對(duì)立卷部門(mén)和兼職檔案員給予激勵(lì)?！盵3]36

由于高校研究生學(xué)位檔案數(shù)量龐大的特點(diǎn)，研究生院推行部門(mén)立卷所承受的工作壓力不容小覷，相關(guān)工作人員孜孜不倦投入部門(mén)立卷工作的態(tài)度與做法應(yīng)該受到校方和檔案管理部門(mén)的表彰，這種表彰既是對(duì)他們努力工作的認(rèn)可和獎(jiǎng)勵(lì)，也是激勵(lì)他們繼續(xù)推行部門(mén)立卷工作的動(dòng)力。高校檔案館專業(yè)指導(dǎo)和表彰激勵(lì)雙管齊下，促使研究生院工作人員長(zhǎng)期不懈、認(rèn)真努力投入到部門(mén)立卷工作中，才能保證部門(mén)立卷制度長(zhǎng)期穩(wěn)定地推行下去，開(kāi)創(chuàng)研究生學(xué)位檔案科學(xué)管理的穩(wěn)定新局面。

[1]馬林剛.館藏研究生學(xué)位檔案工作面臨的困境和管理創(chuàng)新[J].蘭臺(tái)世界,2014（9）.

[2]鄭奇茹.高校研究生學(xué)位檔案歸檔模式研究[J].蘭臺(tái)世界,2013（7）.

[3]楊艷.高校部門(mén)立卷制度的創(chuàng)新[J].中國(guó)檔案,2015（8）.

Strategies of Department Filing of Postgraduates Degree Archives in Colleges and Universities

Ma Yanting
(Archives of South China University of Technology,Guangzhou 510641,China)

Department filing is a basic regulation of archival work in colleges and universities.The paper analyses the practical meaning of carrying out department filing of postgraduates degree archives,and puts forward some strategies for department filing of postgraduates degree archives,such as strengthening archival rules publicity,formulating a scheme,providing technical support regularly,assigning specific people to supervise the filing process,forming incentive mechanism of department filing,and so on.

colleges and universities;postgraduate;degree archives;department filing

10.16565/j.cnki.1006-7744.2017.20.25

廣東省檔案局科研項(xiàng)目（YDK-169-2017）。

馬燕婷，華南理工大學(xué)檔案館助理研究員，研究方向?yàn)闄n案管理。