馬振錕

（南京大學(xué)信息管理學(xué)院 南京 210023）

效益原理在檔案整理工作中的指導(dǎo)作用
——以檔案利用工作為例

馬振錕

（南京大學(xué)信息管理學(xué)院 南京 210023）

效益原理在當(dāng)代檔案工作中具有重要的地位。主要在了解現(xiàn)代管理工作的基礎(chǔ)上，由效益原理的概念入手，分析效益原理是如何通過檔案利用工作發(fā)揮其重要作用的。并且介紹了效益評價的具體方法。

效益原理 檔案工作 現(xiàn)代管理工作 檔案利用工作

在封建社會，文書檔案工作不是一種具有社會性質(zhì)的工作，其作用一直是作為維護統(tǒng)治階級政權(quán)的工具，只單純?yōu)榻y(tǒng)治階級而服務(wù)，尋常百姓是沒有資格參與檔案工作也沒有資格從檔案工作中獲取有用的信息。但是隨著社會不斷地向前發(fā)展，現(xiàn)代文書檔案已經(jīng)不再是服務(wù)于某一特定階層和人群的工具，取而代之的是作為一種服務(wù)于全社會，服務(wù)于廣大群眾的工具而存在。1985年2月8日，中共中央、國務(wù)院批轉(zhuǎn)《關(guān)于調(diào)整我國檔案工作領(lǐng)導(dǎo)體制的請示》的通知中指出：“檔案工作是維護黨和國家歷史真實面貌的重要事業(yè)，是黨和國家各項建設(shè)事業(yè)必不可少的環(huán)節(jié)。”[1]106由此可見，檔案工作在當(dāng)代社會處于一個非常重要的地位。

我國“十二五”規(guī)劃實施以來，檔案事業(yè)取得了長足的發(fā)展，究其原因是因為我國檔案事業(yè)創(chuàng)新思路，轉(zhuǎn)變觀念，提出了三大戰(zhàn)略來促進(jìn)檔案事業(yè)又好又快發(fā)展。其中，“服務(wù)為先”戰(zhàn)略提出：“服務(wù)是檔案工作的立身之本。要想提高社會的檔案意識，必先提高檔案部門的服務(wù)意識。只有通過服務(wù)充分體現(xiàn)檔案和檔案工作的價值，檔案事業(yè)才能得到黨和政府的進(jìn)一步重視，才能得到社會各方面的更大支持，才能贏得更加有利的發(fā)展環(huán)境?！盵2]18然而，要想更加合理地服務(wù)社會、服務(wù)大眾，檔案工作就避免不了涉及經(jīng)濟問題，如何通過提高服務(wù)效率和擴大服務(wù)效果實現(xiàn)檔案工作發(fā)展和服務(wù)社會目標(biāo)就成為了當(dāng)代社會檔案工作一個需要重視的問題。所以，利用效益原理對檔案管理工作進(jìn)行有效直接的指導(dǎo)是非常必要的。

一、檔案效益原理的概念

效益是指勞動占用、勞動消耗與獲得的勞動成果之間的比較。效益是管理工作中永遠(yuǎn)不變的重要問題，任何現(xiàn)代管理工作都與效益有著密不可分的關(guān)系，現(xiàn)代檔案工作也不例外。如果將效益放在檔案工作中來看的話，檔案工作的效益就是對檔案工作的重視與檔案部門對社會反饋其滿意的檔案信息之間的關(guān)系[3]27。換句話說，就是檔案的有效產(chǎn)出與投入之間的一種比例關(guān)系，在對檔案工作的投入方面固定不變，檔案部門對社會反饋的檔案越有效，則效益越高；檔案部門對社會反饋的檔案有效程度一定，對檔案工作方面的投入越少，則效益越高[4]125。

從古至今，無論在任何條件下開展任何工作都是存在投入的，至于產(chǎn)出則需要依據(jù)其特定的環(huán)境來進(jìn)行具體的分析。封建社會檔案工作是作為維護皇家地位和權(quán)利的工具而存在，只要是需要無論投入都少多在所不惜，所以對檔案工作的投入與檔案工作獲得的效果并沒有直接的聯(lián)系，效益也不被重視。建國初期，為了維護社會和國家的穩(wěn)定，檔案工作被視為鞏固政權(quán)的重要保障，國家對其大力投入，只求效果顯著，所以這之中也無法用效益去衡量。隨著社會的發(fā)展，不能將檔案部門只看做享有一定優(yōu)先權(quán)的一個部門，而應(yīng)把它看做改善國家政治、經(jīng)濟和行政管理工作的一個基本手段，其效果是能為國家削減開支，從而對國家政治、經(jīng)濟等各個領(lǐng)域產(chǎn)生影響。

二、檔案工作的投入與效益

檔案工作能否有效地開展離不開對其進(jìn)行的投入，只有對檔案工作進(jìn)行一定有效的投入才能使其正常的開展。一般投入的資源可分為有形的和無形的兩類，有形資源可分為人、財、物等；無形資源可分為時間、信息等等。在有形資源中，檔案工作中人力資源的投入一般指對檔案進(jìn)行管理的部門或者機構(gòu)以及負(fù)責(zé)檔案相關(guān)工作的人員；財力資源的投入一般指進(jìn)行檔案工作時所包含的所有花費包括檔案的材料費用以及其他相關(guān)費用；物力資源的投入一般指檔案館、檔案庫房的建設(shè)以及數(shù)字化電子化的相關(guān)載體以及設(shè)備。在無形資源中，檔案工作中時間資源的投入主要指開展檔案工作前期的培訓(xùn)時間、開發(fā)時間以及后期的維護時間和保管時間等等；信息資源的投入一般指在檔案信息資源維護與整合的過程中花費的一些必要的信息資源，主要是存在于數(shù)據(jù)的整合、加工、統(tǒng)計和整理等方面中。

既然有了投入，那么就需要檔案工作能產(chǎn)生效益，這樣才能形成一個有益的循環(huán)，維護國家的穩(wěn)定，推動社會的發(fā)展。總的說來，檔案工作主要產(chǎn)生的效益有兩種，分別是社會效益和經(jīng)濟效益。

社會效益是組織行為為社會所做的產(chǎn)出，是一種間接的經(jīng)濟效益。對于企業(yè)來說，經(jīng)濟效益是一個企業(yè)最為重要的目標(biāo)，而對于以服務(wù)為目標(biāo)的檔案工作來說，社會效益則是衡量其檔案工作好壞的標(biāo)準(zhǔn)。檔案具有多種價值和作用，無論是其憑證價值，還是情報價值，或是文化作用、法律作用以及教育作用，其目的都是為社會和群眾提供服務(wù)。以公共檔案館為例，利用其檔案為社會和大眾提供服務(wù)就是公共檔案館最主要的社會功能。如何利用檔案為公共服務(wù)的功能創(chuàng)造社會效益是公共檔案館的職責(zé)所在。公共檔案館普及文化傳播科學(xué)的任務(wù)特點使其檔案工作必須以社會效益為主，從長期的保管工作與利用工作實踐來看，檔案館的功能仍然體現(xiàn)出的是檔案工作的社會效益。在這里，檔案館的經(jīng)濟效益是次要的。雖然社會效益是檔案工作的主要目標(biāo)，但是社會效益是隱性的，不容易通過各種測量以及評估來衡量其產(chǎn)生的價值，必須經(jīng)過長時間的積累才能展現(xiàn)出來。而且一般來說，檔案的社會效益會直接影響檔案的經(jīng)濟效益。

經(jīng)濟效益的產(chǎn)生是檔案工作在現(xiàn)有經(jīng)濟環(huán)境下的一種必然的發(fā)展趨勢。雖然檔案工作所產(chǎn)生的效益是間接性的，檔案的收集、整理、鑒定、保管和統(tǒng)計都是依靠最后利用來產(chǎn)生經(jīng)濟效益[5]34。例如，檔案機構(gòu)在為大眾提供利用的時候可以實行有償服務(wù)，向利用者收取相應(yīng)的費用，這就是一種檔案工作經(jīng)濟效益的來源。再如，企業(yè)利用企業(yè)檔案為自身發(fā)展制定發(fā)展道路，設(shè)定未來發(fā)展規(guī)劃，幫助企業(yè)在市場競爭中規(guī)避風(fēng)險，贏得先機，這都是一種隱形的經(jīng)濟效益。小到企業(yè)，大到國家利用檔案為自己制定發(fā)展規(guī)劃，這個可以說是一種經(jīng)濟效益，也可以理解為一種社會效益。國家檔案部門不能單純依靠國家對檔案工作的投入來開展日常工作，這樣畸形的發(fā)展不利于我國檔案工作的健康成長。在當(dāng)前社會環(huán)境下，必須要將檔案工作作為一種獨立的能產(chǎn)生經(jīng)濟效益的獨立個體來看待，才能促進(jìn)檔案事業(yè)的蓬勃發(fā)展。

三、效益原理對檔案利用工作的意義

近年來，社會在不斷發(fā)展，群眾的檔案意識也不斷提高，檔案工作的重要地位也越發(fā)凸顯，但是在檔案工作中存在著的越來越多的問題也漸漸暴露出來。在檔案利用工作中，檔案利用程序普遍十分煩瑣，檔案利用者在對自己所需要的檔案進(jìn)行查找時都是希望用最快的速度查找出自己所需要的檔案，可是檔案利用程序的煩瑣以及檔案檢索工具檢索效率的低下導(dǎo)致了檔案效益的無法提高。這只是檔案利用工作中暴露出來的一個問題，還有許多影響檔案工作效益的問題在慢慢出現(xiàn)，所以如何提高檔案工作效益是一個急需解決的問題。

從檔案管理工作的全構(gòu)成來看，一般可分為收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計、利用六個環(huán)節(jié)，其中利用環(huán)節(jié)可包括編研、檢索等內(nèi)容。效益在檔案利用工作中可以通過社會和群眾對檔案部門提供的材料進(jìn)行利用所產(chǎn)生的對社會、經(jīng)濟和群眾自身所產(chǎn)生的效果來進(jìn)行評估。

由于其特殊性，檔案利用工作直接面對社會，其直接目的就是滿足社會和大眾的服務(wù)和利用。對檔案利用工作完成的好壞不能單單只通過簡單的對利用人次和利用卷數(shù)的統(tǒng)計來評價，而是要以用戶實際受益的程度來評價。如果檔案館在一定時間內(nèi)接待了大量的人次，為這些人提供了大量的檔案資料，但是用戶評價卻平平，因為這些大量的資料中用戶并沒用獲得與他們所花費時間所匹配的有用信息，這樣的情況我們只能認(rèn)為該檔案館的利用工作效益比較低下。對檔案利用工作進(jìn)行評估有助于改進(jìn)檔案利用工作服務(wù)質(zhì)量[6]。

另外，通過效益觀點對檔案利用工作進(jìn)行評價，不僅可以暴露出檔案管理人員在檔案工作中所產(chǎn)生的失誤與不足，同時也可以用一種量化的眼光來對在檔案工作中所取得的成績進(jìn)行審查。由于檔案的隱形效益多于其顯性效益，也就是說檔案工作最主要的目標(biāo)就是為社會服務(wù)而不僅僅是為了取得經(jīng)濟效益，所以在檔案工作中很難通過以獲得經(jīng)濟利益的眼光去衡量其取得的成績。通過效益評價可以評價利用工作的效果，這樣不僅為改善檔案利用工作的形式，提升工作效果，加強工作的滿意度，克服盲目性、主觀隨意性提供了理論依據(jù)，又可以發(fā)揮人力、物力的作用，激發(fā)檔案工作者不斷總結(jié)利用經(jīng)驗促進(jìn)整個檔案利用工作水平提高。

四、利用效益原理評價檔案工作的方法

評價一個工作的效益有許多種方法，我們應(yīng)該依靠工作的特點采用相對應(yīng)的方法對其進(jìn)行評價。檔案管理工作中利用環(huán)節(jié)是比較特殊的一個環(huán)節(jié)，因為檔案的利用工作不僅需要檔案工作者采用合理的方法和適合的理論對其進(jìn)行管理，利用工作還需要為社會和大眾提供服務(wù)，這是檔案的其他管理工作環(huán)節(jié)所不具備的。所以，在運用效益的原理來評價檔案利用工作時不僅需要對檔案工作者的工作效率進(jìn)行統(tǒng)計和評估，還需要對檔案對社會和群眾的利用程度進(jìn)行統(tǒng)計和評估。畢竟檔案工作是以服務(wù)為最終目標(biāo)的，所以用戶的利用程度和滿意度也是評價檔案利用工作好壞的重要因素。

1.檔案利用工作用戶利用效果評價方法。檔案工作的效益主要有兩方面，分別是社會效益和經(jīng)濟效益，所以在評價檔案利用工作的用戶利用效果方面需要采用兩種不同的方法分別對這兩種效益進(jìn)行評價。

（1）定性評價方法。檔案利用工作中的很大一部分是很難用定量的方法去進(jìn)行評價的。例如社會效益，這部分效益一般不能在用戶進(jìn)行檔案利用后直接產(chǎn)生效果，而是轉(zhuǎn)化成知識或有用信息被用戶獲取，在用戶以后的社會活動中間接發(fā)揮作用。在檔案的教育和文化傳播作用中表現(xiàn)得尤其明顯，檔案工作通過展覽以及講座等方式進(jìn)行宣傳教育，這形式無法采用量化的形式進(jìn)行統(tǒng)計和評價，只能通過調(diào)查活動開展情況以及用戶滿意度等定性的方法進(jìn)行比較。

（2）定量評價方法。檔案利用工作中也有一部分是可以通過量化進(jìn)行評估的，這一部分主要屬于經(jīng)濟效益的方面。檔案館在提供服務(wù)的同時可以向需要利用檔案的人員收取一定的服務(wù)費用，這些費用是作為經(jīng)濟效益的一個方面來評價檔案利用工作開展的情況。但是由于經(jīng)濟效益不是檔案工作的主要目標(biāo)，也不是檔案工作的主要收入來源所以不會對用戶索取過多的服務(wù)費用。所以，在用定量方法衡量檔案利用工作時，不能采用普通企業(yè)以及機構(gòu)所采用的收入減去成本就是所獲得的利潤的方法。目前，還沒有確切的方法來規(guī)定如何通過定量的方法對利用工作進(jìn)行確切的評價，但是國家在1994年出臺的《開發(fā)利用科技檔案所創(chuàng)經(jīng)濟效益計算方法的規(guī)定（試行）》[7]53對科技檔案所獲得經(jīng)濟效益的計算辦法進(jìn)行了規(guī)定，雖然該規(guī)定已經(jīng)被廢除，但是其中的計算方法可以給我們一定的參考。

該規(guī)定中規(guī)定開發(fā)利用科技檔案所創(chuàng)經(jīng)濟效益（J），等于科技檔案作用系數(shù)（α）乘以某項科技措施獲得的全部經(jīng)濟收入（S），減去開發(fā)利用科技檔案的成本費用（C）（以下簡稱成本）。公式：J=αS-C。不同部門可以設(shè)定不同的α系數(shù)來計算經(jīng)濟效益[8]。

2.檔案利用工作效益評價方法。檔案利用工作的環(huán)節(jié)主要由編研、檢索兩部分組成，除過檔案利用工作所產(chǎn)生的經(jīng)濟效益和社會效益之外，對檔案利用工作中各項工作內(nèi)容的具體效果進(jìn)行統(tǒng)計和調(diào)查，這樣可以了解工作中還存在哪些漏洞，還有哪些工作內(nèi)容存在不足，可以幫助檔案工作人員更好地發(fā)現(xiàn)問題并改進(jìn)現(xiàn)有方案。

檔案管理部門一直屬于負(fù)效益領(lǐng)域部門，負(fù)效益的意思就是不通過直接產(chǎn)生經(jīng)濟效益來保證工作的正常開展，而是通過工作削減成本、減少開支從而獲得效益。因此檔案管理部門“產(chǎn)出”往往難以估量，所以需要依靠“投入量”來對其工作效益進(jìn)行評估。本文將從檔案利用工作的兩部分分別進(jìn)行分析。

（1）編研。檔案編研是為了滿足社會多樣的和廣泛利用檔案的需求，檔案館利用自己現(xiàn)有的檔案，研究其內(nèi)容，經(jīng)過整合以及加工后出版各種檔案參考資料、檔案文件、編史修志以及論文專著等。檔案原本都是一些原始材料，經(jīng)過編研后提煉出來有用信息進(jìn)行匯總并提供利用。所以應(yīng)對檔案文獻(xiàn)資料的開發(fā)情況進(jìn)行調(diào)查統(tǒng)計，并與檔案原件資料的總數(shù)進(jìn)行對比，研究檔案的開發(fā)情況。另外，對編研文件的利用情況進(jìn)行調(diào)查，并與被編研文獻(xiàn)總數(shù)進(jìn)行對比，研究編研文獻(xiàn)的利用情況。對檔案的開發(fā)情況和編研利用情況進(jìn)行統(tǒng)計后，分別與對該工作的投入量進(jìn)行對比，就可以得到該工作的效益。

（2）檢索。檔案數(shù)量極其龐大，經(jīng)過編目后，檔案為了適應(yīng)社會對其多樣性的需求所以按一定的體系進(jìn)行存放。為了能夠從眾多的檔案中提取出自己所需要的檔案為自己所用，就必須要依靠好的檢索工具為檔案的查找提供手段。所以，快速地查找到用戶所需要的信息是衡量檢索好壞的標(biāo)準(zhǔn)，所以應(yīng)對平均檢索到一件自己所需要的檔案的時間進(jìn)行統(tǒng)計，研究檔案檢索的情況。對檔案檢索的情況進(jìn)行統(tǒng)計后，對該工作的投入量進(jìn)行對比，就可以得到該工作的效益。

在檔案工作中檔案管理人員應(yīng)著眼于社會和大眾對檔案利用工作的需求，從社會發(fā)展的各個方向去尋求全面提高檔案工作效益的有效途徑，并在檔案工作中重視協(xié)調(diào)社會的公共關(guān)系，加強檔案工作效益的推廣與普及，從而為檔案工作的健康、持續(xù)發(fā)展形成一個有益的社會環(huán)境[9]19。

[1]馮慧玲，張輯哲.檔案學(xué)概論[M].北京：中國人民大學(xué)出版社，2001.

[2]楊冬權(quán).在全國檔案局長館長會議上的講話[J].中國檔案,2011（1）.

[3]周彩英,高松俊.檔案信息利用服務(wù)評價指標(biāo)個體評析與體系構(gòu)建[J].蘭臺世界,2012（26）.

[4]趙婷.淺談檔案開放利用工作的經(jīng)濟效益[J].黑龍江科技信息, 2013（6）.

[5]張偶.檔案工作效益實現(xiàn)及評價研究[J].蘭臺世界，2013（5）.

[6]陸懿琦.新時期高校檔案利用服務(wù)工作初步研究[D].上海：上海交通大學(xué),2010.

[7]吳春娥,孫雪梅,解廣平.淺談檔價值對社會的有用性[J].黑龍江史志,2009（13）.

[8]法律圖書館.開發(fā)利用科技檔案所創(chuàng)經(jīng)濟效益計算方法的規(guī)定（試行）[EB/O L].ht t p：//w w w.l aw-l i b.com/l aw/l aw_vi ew.as p?i d= 311743

[9]王寺凡.論檔案工作與社會環(huán)境的互動性關(guān)系[J].山東檔案,2015（2）.

★作者馬振錕為南京大學(xué)信息管理學(xué)院碩士研究生，研究方向為檔案管理。

The G ui di ng Rol e oft he Pri nci pl e ofBenefi ti n A rchi valA rrangem ent——Il l ust rat ed by t he exam pl e ofA rchi valU t i l i zat i on W ork

M a Zhenkun

（Inform at i on M anagem entSchoolofN anj i ng U ni versi t y,N anj i ng 210023,Chi na）

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2016-10-09